PRO-21-6-1-3 12/12/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 3.2. Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del proceso:... 2 4.2. Responsabilidades:... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo - Preselección y Selección QEE... 3 5.2. Descripción de actividades - Preselección y Selección QEE... 3 6. DEFINICIONES... 6 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7 8. INDICADORES... 7 9. RIESGOS... 7 1. CONTROL DE CAMBIOS... 7 11. APROBACIÓN... 8 1
PRO-21-6-1-3 1. OBJETIVO 12/12/214 Explicar el proceso de evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento del Programa QEE para mantener una Beca con Compromiso a un estudiante vinculado. 2. ALCANCE Desde que se verifican los requisitos para la renovación y se efectúa la renovación preliminar hasta que el estudiante cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento del Programa para mantener una Beca con Compromiso y se hace efectiva la renovación. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala 3.2. Lineamientos Protocolo de Recaudo 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de Apoyo Financiero 4.2. Responsabilidades: El Comité CADE: Realizar la renovación definitiva de la Beca con compromiso para cada semestre, de acuerdo con el estudio de cumplimiento de los requisitos del programa aplicado a cada estudiante. El Jefe de Apoyo Financiero: Supervisar que el proceso de renovación se realice en los tiempos estipulados y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. 2
PRO-21-6-1-3 12/12/214 Garantizar que la verificación de todos los requisitos se realice de igual forma para cada uno de los estudiantes y se exija el cumplimiento de las condiciones establecidas por la Universidad. Coordinador de Apoyo Financiero: Asegurar que el cargue de los descuentos en el sistema de información se realice correctamente. Gestor CADE: Realizar el estudio de cada estudiante verificando el cumplimiento de los requisitos exigidos para la renovación de la beca y asegurando que no se comentan actos de fraude o irregularidades en el proceso. Enviar la información de la renovación a las partes correspondientes. Estudiante: Cumplir con los requisitos exigidos para asegurar la renovación de la Beca con compromiso, en caso de solicitar apelación de la renovación debe garantizar los soportes. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Renovación 5.2. Descripción de actividades - Renovación 3
PRO-21-6-1-3 12/12/214 Entrada Proveedor Salida Cliente Necesidad de renovar la Beca QEE a los estudiantes activos para continuar con la ayuda económica del beneficio. Apoyo Financiero. Listado de estudiantes con becas renovadas. Apoyo Financiero, Estudiante. No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos 1 Verificar los requisitos 2 Apelar la no renovación ante el comité CADE 3 Realizar comité CADE 4 5 Realizar renovación preliminar Revisar cumplimiento de los requisitos Se verifican los requisitos de inscripción de créditos, información de cumplimiento de las actividades de acompañamiento, del pago de las cuotas de reciprocidad FOPRE, de los requisitos de idiomas y el promedio académico. Se notifica al comité CADE a través de un correo electrónico la apelación de la decisión de no renovación de la beca para que se realice el estudio del caso. Se realiza el comité CADE para analizar los casos de los estudiantes que apelaron la no renovación de la matrícula y se toma la decisión definitiva de última instancia. Se selecciona el primer filtro de estudiantes que tendrán oportunidad de renovárseles la beca con compromiso QEE. Se envía un correo electrónico a Cartera y Apoyo Financiero con el listado de estudiantes preliminares a la renovación y al estudiante un correo personalizado comunicándole la decisión tomada. Luego que el estudiante haya realizado el pago de la matrícula, se revisa el cumplimiento de los siguientes aspectos para conceder la renovación de la Beca con compromiso: a. No tenga suspensión académica vigente. b. Cursado y aprobado durante cada periodo académico un Gestor CADE Estudiante Comité CADE Gestor del comité CADE y renovaciones Gestor del comité CADE y renovaciones Listado preliminar de estudiantes para renovación 4
PRO-21-6-1-3 12/12/214 6 Seleccionar renovaciones definitivas 7 Cargar descuentos 8 Legalizar matrículas de estudiantes mínimo de doce (12) créditos. c. Cursar y aprobar durante cada periodo académico subsiguiente un mínimo de catorce (14) créditos. (Solo estudiantes de Medicina). d. Cursado una práctica (profesional o social). e. Cumplido con los requisitos de idioma. f. Cumplido con el aporte mensual de reciprocidad al FOPRE según lo dispuesto en el Reglamento. Se seleccionan los estudiantes a los cuales se les renovará la beca con compromiso QEE. Se envía un correo electrónico a Cartera y Apoyo Financiero con el listado de estudiantes con Beca renovada y al estudiante un correo personalizado comunicándole la decisión tomada. Se ingresa a SAP al módulo ZEP6 y se realiza la aplicación de los descuentos Quiero Estudiar Escala para cada estudiante. Se envía la notificación del cargue al correo electrónico del Gestor de Comité CADE y renovaciones, al Coordinador de Apoyo Financiero, y al Asistente Financiero para la legalización de la matrícula. Se revisa que se hayan aplicado los descuentos en SAP y según el caso de cada estudiante se realiza la legalización de la matrícula en el sistema SAP módulo FICA. Gestor del comité CADE y Renovaciones Gestor de Apoyo Financiero Asistente Financiero SAP SAP Listado oficial de estudiantes con beca renovada 5
PRO-21-6-1-3 12/12/214 6. DEFINICIONES Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo de Recaudo. Beca con Compromiso: Apoyo económico que otorgará el Programa Quiero Estudiar Escala a cada estudiante vinculado, en el marco de un acuerdo de reciprocidad para que curse un programa de pregrado en la Universidad de los Andes. El apoyo tendrá una duración igual a la del programa al que fue admitido el estudiante y podrá extenderse hasta cuatro semestres adicionales. El apoyo estará destinado a cubrir el 95% de la matrícula del estudiante. CADE: Centro de Atención de la Decanatura de Estudiantes de la Universidad de los Andes, encargado de atender a los estudiantes que reciben algún tipo de ayuda financiera que ofrece la Universidad. El CADE cumple funciones de orientación, acompañamiento y seguimiento a esos estudiantes, procurando su adecuado desempeño académico y facilitando su adaptación a la vida universitaria. Comité CADE: Instancia encargada de proponer las políticas de selección, lineamientos y normas que regulan cada uno de los programas de ayuda financiera que ofrece la Universidad, incluido el Programa Quiero Estudiar Escala. También estudia y resuelve los casos personales y académico-administrativos que no puede resolver el CADE debido a su complejidad. Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas, que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa. Fondo Quiero Estudiar Escala: Fondo de Apoyo Financiero conformado por recursos de la Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los apoyos económicos de los estudiantes vinculados. 6
Macroproceso PRO-21-6-1-3 Fecha publicación Tipo Documento 12/12/214 Renovación: Proceso de evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento del Programa para mantener una Beca con Compromiso a un estudiante vinculado. Período académico: Tiempo en que el estudiante está matriculado como alumno en la Universidad de los Andes (semestres regulares, semestre intersemestral y práctica académica). 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala Protocolo de Recaudo 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN Elaboración Publicación FECHA 29/1/214 12/12/214 7
PRO-21-6-1-3 11. APROBACIÓN 12/12/214 Elaboró Revisó Aprobó Nombre Cargo Fecha Karen Plazas Ingeniero de procesos 29/1/214 Tatiana Robayo Coordinador de Apoyo financiero 27/1/214 Ana Maria Neiza Jefe de Apoyo Financiero 18/11/214 8