PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CREDITOS ICETEX

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1 PÁGINA: 1 DE 5 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CREDITOS ICETEX Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para adoptar medidas tendientes a mejorar el proceso de gestión de créditos educativos Convenio Uniatlántico-Icetex Aplica desde la Vicerrectoría de Bienestar Universitario a la Comunidad de la Universidad del Atlántico Inicia con la asesoría de créditos educativos, legalización de créditos aprobados, seguimiento y control de los mismos 31 VICERRECTOR (A) DE BIENESTAR UNIVERSITARIO: l proceso Coordinador del proceso de Gestión de créditos ante la supervisión y control de los procesos relacionados con la gestión de créditos 32 RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DESARROLLO ESTUDIANTIL: Es la persona encargada de brindar asesoría en relación al proceso de gestión de créditos a los estudiantes y desarrollar las demás actividades relacionadas con el mismo Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: 41 IES: Instituciones de Educación Superior 1 OBJETIVO 2 ALCANCE 3 RESPONSABLES 4 GLOSARIO 42 COORDINADOR DE IES: Es la persona que responde y certifica las operaciones sistematizadas de la gestión de créditos, entiéndase Vicerrector (a) de Bienestar Universitario, quien realiza ésta labor apoyado del profesional universitario responsable de la Sección de Desarrollo Docente y Administrativos 43 ICETEX: Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior regulado por la ley 1002 de 2005 que lo define como una entidad financiera de naturaleza especial, descentralizada del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyo objeto es el fomento social de la educación superior priorizando la población de bajos recursos económicos y con méritos académicos en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y permanencia de la personas a la educación superior 44 LEGALIZACIÓN: Proceso mediante el cual el estudiante cuyo crédito fue aprobado, remite los documentos del solicitante y deudor solidario exigidos por el ICETEX a las IES, para que éstas se encarguen de corroborar los datos suministrados en la solicitud del crédito realizado a través del sistema con los documentos aportados 45 ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Proceso en el cual el estudiante actualiza su información personal ante el ICETEX vía web en la página wwwicetexgovco, manifestando sus intenciones de

2 PÁGINA: 2 DE 5 renovar, aplazar o terminar su crédito educativo activo Se debe entregar a la IES el documento que soporta dicha actualización para que se proceda al proceso de Renovación de Crédito 46 RENOVACION DE CREDITO: Proceso en el que el responsable de la certifica ante el ICETEX, que el estudiante cumple con todos los requisitos para renovar su crédito De la misma forma, informa al ICETEX de aquellos estudiantes que soliciten el aplazamiento o terminación de su crédito 47 ENVÍO A CUSTODIA: Proceso mediante el cual el coordinador de la IES relaciona los créditos que se remiten al Icetex vía web y envía para su custodia las carpetas rotuladas por estudiante mediante un sistema de marcado y empaque 5 POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: 51 Los estudiantes interesados en solicitar el crédito educativo deben tener un promedio igual o superior a 34, si la solicitud la van a hacer para cursar tercer semestre en adelante Para primer y segundo semestre el estudiante debe cumplir con el puntaje mínimo en la prueba Saber que exija 52 Se requiere que los estudiantes estén matriculados académicamente en el periodo vigente, por lo cual se recomienda a los estudiantes que estén solicitando el crédito de matrícula, que además soliciten un pago por cuotas ante el Departamento de Admisiones y Registro Académico para que puedan cancelar la primera cuota y que se les permita realizar su matrícula académica, todo esto para evitar complicaciones en el desarrollo de las actividades académicas del estudiante debido a al tiempo que toma ICETEX para hacer efectivo el desembolso del dinero 53 Luego de que se cumplan los tiempos para el otorgamiento de los créditos, los estudiantes deben continuar el proceso en las entidades bancarias determinadas por 6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Brindar asesoría a los estudiantes interesados en acceder al crédito ICETEX en la modalidad 1 Mediano Plazo, ACCES- Crédito de matrículas y sostenimiento a estudiantes de pregrado; 2 Mediano plazo estudiantes de postgrado, en los temas relacionados con los requisitos y la diligencia de los formularios para la solicitud, con base en el convenio marco con esta entidad Solicitar el crédito vía web en la página wwwicetexgovco, siguiendo las indicaciones que allí se encuentran Revisar en las fechas de comités establecidas por ICETEX, las aprobaciones de crédito s y Formato de Asistencia/Format o de registro diario, volante de información Volante de Pago Estudio de Deudor Formulario de Solicitud de Crédito

3 PÁGINA: 3 DE 5 estudiante Entablar comunicación con los estudiantes de manera telefónica o electrónica para recordar la entrega de documentos Se le informa al estudiante que en caso de inconsistencia de nombre y número de identidad entre los documentos de identificación y la información suministrada en la solicitud, de aviso, debe entregar copia del documento de identidad para iniciar la respectiva solicitud de corrección Si no se presenta inconsistencia en los datos, paso 6 Si se presenta inconsistencia, paso 5 Solicitar corrección de nombre o números de identificación al funcionario de ICETEX encargado, con la fotocopia del documento de identidad del estudiante, y dar aviso al estudiante cuando se realicen las correcciones pertinentes Entregar los documentos requeridos para la legalización (Pagaré y Carta de Instrucciones) a los estudiantes solicitantes de crédito Entregar documentación requerida para legalización en la Vicerrectoría de Bienestar al Verificar los documentos del deudor y del estudiante para corroborar si están completos, cotejar los documentos de identidad del estudiante y deudor con la información en el pagaré verificar si diligenciaron correctamente el pagaré y la carta de instrucciones Si lo anterior no se diligenció de manera correcta continúa en el paso 7 Legalizar el crédito en el Sistema de Gestión de Crédito de Obtener por parte de ICETEX una tarjeta, con la cual se realizarán los futuras transacciones, a través del Banco Popular Luego de que la tarjeta sea habilitada, se procede al proceso de giro Rotular las carpetas de cada uno de los estudiantes con crédito aprobado que se preparan para enviar a custodia a ICETEX 12 Enviar a custodia carpetas de ICETEX Fotocopia de documento de identidad Pagaré y Carta de Instrucciones Formatos requeridos y suministrados por Archivos compartidos Profesional del Área Formato de rótulos Sellos y guías preimpresas suministradas por

4 PÁGINA: 4 DE Coordinar junto con Posgrados y el Departamento de Gestión Financiera acerca de los desembolsos de dinero y los tiempos de giro de matrícula por parte de ICETEX para los estudiantes de postgrados Para los estudiantes de pregrado se debe seguir las indicaciones del numeral 52 Políticas y condiciones de operación del presente procedimiento Relacionar el listado de estudiantes con ICETEX para agilizar el trámite de los giros que a la fecha no han sido desembolsados para solucionar las dificultades En caso que la dificultad amerite una diligencia del estudiante se contacta de inmediato a éste para solucionar la situación Realizar seguimiento académico y financiero a los estudiantes con crédito En el cual se generará un listado con los estudiantes que se encuentren en Bajo Rendimiento, para remitirlos al Departamento de Desarrollo Humano Actualizar datos para renovación de crédito y entregar formato en la Vicerrectoría de Bienestar Universitario para su respectiva firma Verificar los promedios académicos y el semestre a cursar, el cual indica si el estudiante se encuentra nivelado con su crédito Si el estudiante cumple con los requisitos de promedio y semestre se le renueva el crédito o por el contrario se aplaza o se termina por voluntad propia o por terminación de materias Evaluar si se va a renovar el crédito o a aplazar o terminar el crédito Si es renovar se regresa al paso 13 si es aplazar o terminar se va al FIN Informe de giros de matrícula Listado de giros pendientes por desembolso Base de datos con estado académico de los estudiantes Formato de actualización de datos para renovación, aplazamiento o terminación Base de datos academusoft 7 NORMATIVA Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 PÁGINA: 5 DE 5 rma NTC GP 1000:2009 Ley 1002 de 2005 Reglamento de crédito educativo: acuerdo 029 de 20 de junio de 2007 Acuerdo 057 de viembre de 2007, por el cual se modifica el reglamento de crédito educativo Convenio IES ICETEX Constitución Nacional de 1991 Ley 30 de 1992 Estatuto de Bienestar Universitario Acuerdo Superior de Julio 26 de 2010 Reglamento estudiantil, Acuerdo 010 de Agosto 3 de REGISTROS Formato de instructivo del crédito Base de datos estudiante interesados en solicitud del crédito educativo Carta de Instrucciones y Pagaré Formato de Actualización de datos Relación de créditos enviados a custodia Sellos y Guías preimpresas 9 CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 viembre 24 de 2009 Ing Orlenys Díaz Dra Anabella Martinez Dra Julia Páez VERSIÓN ORIGINAL 1 Julio 4 de 2014 Jaime de Santis Jennifer Gómez Se ajusta este procedimiento según los nuevos términos del ICETEX, adicionando las condiciones y términos generales para desarrollar las actividades