Código: ES- DE-IN01 Página: 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para efectuar y facilitar el diligenciamiento del procedimiento y formato de registro del plan Indicativo por parte de los órganos de dirección de la Universidad del Pacífico bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación. 2. ALCANCE Este instructivo inicia con el conocimiento de los Objetivos estratégicos definidos en el Plan de Desarrollo Institucional, por porte de todos los órganos de Dirección y Administración, con responsabilidad en la formulación del Plan de desarrollo institucional conforme a su programa de gestión para una vigencia de tres años, y termina cuando se describe la concordancia entre los programas, subprogramas y metas para la vigencia respectiva. Este instructivo aplica para la elaboración de todos los formatos de registro del plan operativo anual de inversión, del Sistema de Gestión de Calidad, de la Universidad del Pacifico. 3. DEFINICIONES. INSTRUCTIVO.- Documento que describe en detalle el que y el como de una actividad o proceso específico, puede utilizarse también para describir como diligenciar un formato y analizar la información consignada en los mismos. PROBLEMA.- En general, puede entenderse como un desfase entre la realidad y una situación deseable. Los problemas evidencian una situación deficiente o negativa o el exceso de un factor indeseado que genera efectos negativos en la población afectada. PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En el Plan de Desarrollo Institucional se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley Orgánica de Planeación, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de 3 años.
Código: ES- DE-IN01 Página: 2 de 7 PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral. OBJETIVOS.- Es la finalidad última. Es el objetivo de desarrollo, al cual el propósito pretende contribuir. Es de largo alcance. Es el impacto esperado. Responde al eje estratégico. PROGRAMA.- Es la unidad lógica de acciones, dirigidas al logro de los Objetivos establecidos en los Ejes Estratégicos conforme este estructurado el PDI, los cuales de acuerdo a su complejidad requieren del establecimiento de uno o varios subprogramas. SUBPROGRAMA.- Es una unidad lógica de acciones, dirigidas al logro de los programas. Es decir, dependiendo del alcance de los programas, se generan uno o más subprogramas, que se despliegan luego en proyectos. PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES. Instrumento que permite articular la parte estratégica del plan del desarrollo institucional con los recursos de inversión que se ejecutarán en el período rectoral, en el cual se especifican cada una de las vigencias, y se identifican las posibles fuentes de financiación y los responsables de su ejecución. PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION.- permite programar anualmente los proyectos de inversión clasificados o consignados en el plan de desarrollo institucional, por los órganos de dirección, dependencias y oficinas asesoras. Este plan guarda concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones. METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan METAS DE RESULTADO: Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir,
Código: ES- DE-IN01 Página: 3 de 7 durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente en la Universidad del Pacífico. META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico. 4. CONDICIONES GENERALES. Para el diligenciamiento del procedimiento y formato de registro del plan operativo anual de inversión, cada responsable debe tener conocimiento, tanto del Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo rectoral, el cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. Se requiere la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), para la vigencia correspondiente, como base para la definición del presupuesto. Este Plan, determina los proyectos de inversión a ejecutar durante una vigencia fiscal, identificando las posibles fuentes de financiación y la entidad responsable de su ejecución. Se debe tener en cuenta La clasificación de los recursos de inversión, según la fuente de financiación: Ordinarios y/o Crédito, destinación especial, Sistema g Es la finalidad última. Es el objetivo de desarrollo, al cual el propósito pretende contribuir. Es de largo alcance. Es el impacto esperado. Responde al eje estratégico General de participaciones, Recursos de Gestión (Cofinanciación nacional y/o Cooperación internacional. 5. CONTENIDO/DESARROLLO: PLAN INDICATIVO PARTE A: OBJETIVO.- Escriba uno de los objetivos consignados en el Plan Estratégico de la Universidad el cual contiene 9 grandes ejes estratégicos, los cuales agrupan 24 objetivos Estratégicos.
Código: ES- DE-IN01 Página: 4 de 7 PONDERACION.- Repita el porcentaje de ponderación que le asigno al programa al momento de elaborar el Plan Indicativo. Haga lo mismo para la ponderación del subprograma y meta de producto. PROBLEMA.- Escriba la situación critica o compleja que impide alcanzar el logro propuesto y/o genera distorsión en la consecución del objetivo trazado según el eje estratégico. PROGRAMA.- Traslade o transcriba el nombre del programa tal como este establecido en el Plan Indicativo para vigencia del periodo rectoral, bajo su responsabilidad. (EJ: Programa de Mejoramiento de la Calidad). SUBPROGRAMA.- Transcriba el nombre correspondiente al subprograma tal como este establecido en el Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI. (EJ: Subprograma de Aseguramiento de Programas Académicos). PONDERACION.-Repita el porcentaje de ponderación que le asigno al programa al momento de elaborar el Plan Indicativo. Haga lo mismo para la ponderación del subprograma y meta de producto. META.- Escriba en porcentaje o numero, las metas expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan META RESULTADO.- Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir, durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente en la Universidad del Pacífico. SUBPROGRAMA.- Transcriba el nombre correspondiente al subprograma tal como este establecido en el Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI. (EJ: Subprograma de Aseguramiento de Programas Académicos). INDICADOR DE RESULTADO:
Código: ES- DE-IN01 Página: 5 de 7 Nombre. Escriba el nombre del indicador que permitirá medir el grado de avance en la materialización de las distintas estrategias a implementar (EJ: Numero de talleres de socialización realizados) Línea Base.- Registre el valor inicial (al inicio de la vigencia) correspondiente a la Línea Base de la meta, es decir, desde donde parte el valor de la meta a evaluar. y proyecte el resultado espera al final de la vigencia fiscal. Valor Esperado.- Proyecte el resultado de la meta esperada al final de la vigencia fiscal. PLAN INDICATIVO PARTE B: META DE PRODUCTO Registre la meta de producto tal como aparece en el subprograma del Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI, bajo su materialización. (EJ: A diciembre 31 de 2011 tres (3) de los cinco (5) actuales programas académicos cuentan con una Acreditación de Alta Calidad) PONDERACION.- Repita el porcentaje de ponderación que le asigno al programa al momento de elaborar el Plan Indicativo. Haga lo mismo para la ponderación del subprograma y meta de producto. INDICADOR DE PRODUCTO: Nombre.- Escriba el nombre del indicador que permitirá medir el grado de avance en la materialización de las distintas estrategias a implementar (EJ: Numero de talleres de socialización realizados) Línea Base.- Registre el valor inicial (al inicio de la vigencia) correspondiente a la Línea Base de la meta, es decir, desde donde parte el valor de la meta a evaluar. y proyecte el resultado espera al final de la vigencia fiscal. Valor Esperado del Indicador al final de la vigencia fiscal.- Valor esperado Anual.-Escriba el valor esperado para cada año, dentro de la vigencia fiscal respectiva.
Código: ES- DE-IN01 Página: 6 de 7 APORTE A LA META DE RESULTADO.- Escriba la relación entre la meta de resultado y la meta de producto, al final del trienio. DESCRIPCION DEL RESULTADO ESPERADO.-Describa el efecto que debe resultar trascurrido el periodo rectoral. COSTO DE LOS PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS POR VIGENCIA.- Cuantifique y escriba por cada año el costo de los programas y subprogramas a desarrollar para cada año. (Millones de $). TOTAL COSTO META DE PRODUCTO CUATRENIO.- Cuantifique y escriba el costo total de la meta para los cuatro años, según el resultado. RESPONSABLE.- Registre el nombre del responsable de ejecutar las estrategias o actividades, el cual puede corresponder al responsable de ejecutar el Eje Estratégico del PDI o a un responsable de las áreas o dependencias bajo su dirección. (EJ: Dr. Ideal Acosta Fuerte, Director del CEPA). SINERGIA.- Escriba la correlación entre las metas de resultado, las metas de producto y los resultados esperados. DIAGRAMA DE FLUJO. 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 7. ANEXOS: Plan de Desarrollo Institucional Plan Indicativo Trienal Formato Elaboración Plan Operativo anual de Inversión (ES-DE-FO06) Instructivo para diligenciamiento del plan Operativo anual de Inversión Formato (ES DE-IN08) Formato Concepto de Procedencia (ES-DE-FR05) Procedimiento Elaboración Plan Operativo Anual de Inversiones (ES- DE-PR04)
Código: ES- DE-IN01 Página: 7 de 7 Instructivo diligenciamiento POAI (ES-DE-IN8) Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Equipo Operativo de Calidad Norby Ramírez Calle Cargo Equipo Operativo de Calidad Jefe de la oficina de archivo y correspondencia Floresmiro Murillo Hinojosa Representante de la dirección Fecha de aprobación 03 /03/2009