CÓDIGO PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS CORTEACEROS S.A FECHA: VERSIÓN: 01 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. TERMINOS Y DEFINICIONES 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 FLUJOGRAMA 7. ANEXOS 8. CONTROL DE CAMBIOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO Identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otra índole en materia de SGI que apliquen a las actividades desarrolladas por la empresa de igual manera fijar los lineamientos para mantener, actualizar, coordinar y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a toda la organización desde la identificación de normatividad y legislación hasta la actualización de la matriz de requisitos legales y normatividad aplicables a la empresa. 3. RESPONSABILIDADES. Coordinador de SGI. 4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC ISO 9001: 2008 Sistema de Gestión de Calidad NTC ISO 14001: 2004 Sistema de Gestión Ambiental NTC OHSAS 18001. 2007 Sistema de Gestión de seguridad y salud ocupacional GTC 10013: 2002 5. TERMINOS Y DEFINICIONES Ley: Norma expedida por el congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal. Requisito Legal: Condiciones que establece la ley para el ejercicio de los derechos de la organización. Licencia: Contrato mediante el cual una persona recibe de otra, recibe el derecho de uso de varios de sus bienes, normalmente de carácter no tangible o intelectual. Acuerdo: Una decisión tomada en común por dos o más personas. Resolución: Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las peticiones de las partes. Circular: Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa.
Decreto: Tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo o reglamentario. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 FLUJOGRAMA INICIO INVESTIGAR LEGISLACION Y NORMATIVIDAD ANALIZAR INFORMACION ES ADECUADA LA INFORMACION SI NO ELABORAR MATRIZ VALIDAR MATRIZ ES VALIDADA LA MATRIZ SI APLICAR MATRIZ NO COMUNICAR MATRIZ ACTUALIZAR SEGUIMIENTO FIN
6.2 MATRIZ DETALLADA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Investigar Legislación y Normatividad: Buscar e identificar las legislaciones y normatividades colombiana que sean aplicables a corteaceros s.a de acuerdo a su objeto social. Esta investigación se realizará en internet o entes reguladores. N/A Analizar información: Al determinar las legislaciones y normatividades, se analizara cada una de ellas con el fin de establecer la aplicabilidad en corteaceros s.a en el objeto o campo de acción. Elaborar matriz: Ya analizada las legislaciones y normatividades se procede a desarrollar la matriz de identificación de requisitos normativos y aplicativos. Coordinador sgi N/a Coordinador sgi Matriz de identificación de requisitos normativos y aplicativos. Validar matriz: Se revisara la matriz entre el gerente de corteaceros s.a y el coordinador sgi para validar la información plasmada en la matriz de identificación de requisitos normativos y aplicativos, para dar inicio a la implementación matriz en corteaceros s.a Matriz de identificación de requisitos normativos y aplicativos con la respectiva revisión y aprobación. Aplicar matriz: Se dará inicio a aplicar la matriz de identificación de requisitos normativos y aplicativos, con relación a los procesos y actividades desarrolladas en corteaceros s.a. Coordinador sgi N/a
Comunicar matriz: Se realizarán capacitaciones de información de la matriz desarrollada a todos los empleados de corteaceros S.A para la comunicación de la legislación que deben aplicar por proceso. Actualizar: Esta matriz se debe actualizar cada seis meses, para evitar sanciones por el incumplimiento de leyes, normas vigentes o futuras. Seguimiento: Se realizara seguimiento al cumplimiento de la legislación por cada uno de los proceso Lista de asistencia Registro de actualización Lista de chequeo 7. ANEXOS Matriz de identificación de requisitos normativos y legales. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SOLICITADO POR