1 de 11 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: División de Bibliotecas Vicerrectoría Académica Arqueológico Jefe División de Bibliotecas TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS... 2 2. ALCANCE... 2 3. DEFINICIONES... 2 3.1. División de Bibliotecas... 2 3.2. Exposiciones... 2 3.4. Museo Arqueológico Julio César Cubillos... 3 3.5. Patrimonio Arqueológico... 3 3.6. Prospección Arqueológica... 3 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES... 4 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL... 5 6. PROCEDIMIENTOS... 6 6.1. Exposiciones del Museo Arqueológico Julio César Cubillos... 6 6.2. Publicaciones del Museo Arqueológico Julio César Cubillos... 7 6.3. Prospección Arqueológica... 7 6.4. Excavaciones Arqueológicas... 8 6.5. Conservación de las colecciones del Museo Julio César Cubillos... 9 7. PROCESOS RELACIONADOS... 10 8. FORMATOS... 10 9. DOCUMENTOS EXTERNOS... 10 10. ANEXOS... 10
2 de 11 1. OBJETIVOS Elaborar un documento que permita conocer los procesos que se llevan a cabo para la investigación, protección y difusión del material arqueológico y cultural que se encuentra en el Museo Julio César Cubillos de la Universidad del Valle. Definir los objetivos, actividades, normatividad y responsables de los procesos que se realizan para investigar, proteger y difundir el patrimonio arqueológico y cultural. Servir como punto de referencia documental en la inducción, capacitación y la consulta de la comunidad científica, los estudiantes y las personas que lo requieran. Servir como apoyo para el análisis, revisión y mejoramiento de los procedimientos realizados. 2. ALCANCE Comprende las actividades necesarias para adquirir, registrar, clasificar, conservar, exponer y difundir el patrimonio arqueológico y cultural del Museo Arqueológico de la Universidad del Valle. 3. DEFINICIONES 3.1. División de Bibliotecas La División de Bibliotecas es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Académica que tiene como función general, la gestión de las actividades relacionadas con los procesos bibliográficos necesarios para el normal desarrollo de las actividades académicas, de investigación y extensión de la Universidad. Es el órgano central bibliotecario y bibliográfico de la Universidad, el cual estará al servicio de la Comunidad Universitaria y de las personas e instituciones de la región. 3.2. Exposiciones Las exposiciones del Museo Arqueológico Julio César Cubillos consisten en la exhibición al público, de las diferentes colecciones y de objetos del museo, hallazgos arqueológicos, resultados de investigaciones, etc. que gozan de un interés cultural por parte de la comunidad en general.
3 de 11 3.3. Guión Museográfico Como trabajo previo a la exposición arqueológica, se debe elaborar un Guión Museográfico, que es un documento en el cual se organiza, de una forma sencilla, ordenada, precisa y directa, los paneles y gráficos que deberán ser utilizados en la exposición. Por otra parte, sugiere de una forma clara, cómo debe ser tratado el tema. En el guión también se especifica el recorrido que se propone realizar el público, la iluminación de los objetos, el color de las paredes, y la ambientación en general. 3.4. Museo Arqueológico Julio César Cubillos Es un organismo científico y cultural adscrito a la División de Bibliotecas. Sus actividades se dirigen tanto a realizar investigaciones arqueológicas, como a conservar, sistematizar, analizar y exponer los objetos arqueológicos que constituyen parte importante del patrimonio cultural del pasado. También sirve de apoyo a actividades de consulta y estudio por parte de los investigadores. 3.5. Patrimonio Arqueológico El patrimonio arqueológico comprende aquellos vestigios producto de la actividad humana y aquellos restos orgánicos e inorgánicos que, mediante los métodos y técnicas propios de la arqueología y otras ciencias afines, permiten reconstruir y dar a conocer los orígenes y las trayectorias socioculturales pasadas y garantizan su conservación y restauración. 3.6. Prospección Arqueológica La prospección es todo el conjunto de trabajos o procedimientos de campo y/o laboratorio, dirigidos a la búsqueda de yacimientos arqueológicos, que representan las evidencias materiales de las culturas de las sociedades del pasado. 3.7. Publicaciones Las publicaciones definidas para el Museo Arqueológico son aquellos catálogos de exposiciones, folletos, plegables, boletines e informes publicados en la página web que son presentados al público con la intención de informar las actividades realizadas en el museo arqueológico.
4 de 11 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 63 y 72. Por los cuales se establece el manejo de bienes de uso público y la protección del estado al patrimonio cultural de la nación. Ley 163 de 1959 Reglamentada por el Decreto Nacional 264 de 1963 del Congreso de Colombia. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.. Ley 397 de Agosto 7 de 1997 del Congreso de la República. Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias. Ley 1185 de Marzo 12 de 2008 del Congreso de la República. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 Ley General de la Cultura y se dictan otras disposiciones. Decreto 264 de 1963 de la Presidencia de la República. Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del Patrimonio Histórico, Artístico y Monumentos Públicos de la Nación Decreto 833 de abril 26 de 2002 del Presidente de la República de Colombia. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997 en materia de Patrimonio Arqueológico Nacional y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 006 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior. Por la cual se define la estructura organizacional de la División de Bibliotecas de la Universidad y se establece su Planta definitiva de Cargos. Resolución 031 de Junio 29 de 2007 del Consejo Superior. Por la cual se establece el reglamento para los usuarios de los servicios que ofrece la División de Bibliotecas.
5 de 11 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
6 de 11 6. PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Exposiciones del Museo Arqueológico Julio César Cubillos 1. Planeación de la exposición A- Elaborar un Guion Museográfico Equipo de apoyo Guion Museográfico 2. Montaje y ejecución de la exposición B- Realizar el perfeccionamiento del guion a, través de socialización con personas expertas s y museógrafos s C- Gestionar recursos ante la Universidad y/o entidades externas, con el fin de realizar la exposición D- Contratar la infraestructura necesaria para la exposición E- Entregar la infraestructura contratada para la exposición Coordinador Administrativo de la División de Bibliotecas Proveedor A- Realizar el montaje necesario para la, exposición Técnico y Contratista B- Realizar la promoción de la exposición, Técnico y Monitores Informe de Recepción Página Web de la Universidad y afiches C- Realizar evento de apertura de la exposición Invitaciones D- Recibir y realizar visitas guiadas a los asistentes a la exposición y llenar información de visitantes de acuerdo sea el formato requerido (instituciones o personas). Técnico y Monitores Registro visitantes programados F-01- Registro Visitantes Museo Arqueológico F-02-
7 de 11 E- Elaborar informe final de la exposición Informe 6.2. Publicaciones del Museo Arqueológico Julio César Cubillos 1. Planeación de la publicación A- Determinar los temas que tratarán las publicaciones B- Elaborar el borrador de la publicación Arqueológico Arqueológico Plan de trabajo Borrador publicación 2. Elaboración de la publicación 3. Recepción y distribución C- Gestionar los recursos para la publicación Coordinador Administrativo A- Contratar la diagramación e impresión de Coordinador la publicación (Ver Manual de Contratación y Administrativo de la Compras Nacionales Directas) División de Bibliotecas B- Elaborar la diagramación y diseño de la publicación C- Reproducir la publicación y entregar ejemplares al contratante A- Revisar y recibir los ejemplares de la publicación Proveedor del Servicio y Área Cultural Biblioteca Proveedor del Servicio y Área Cultural Biblioteca B- Distribuir copias de la publicación Monitores y Técnico del Museo Aprobación de recursos Ejemplares de la publicación Ejemplares de la publicación 6.3. Prospección Arqueológica 1. Prospección A- Elaborar proyecto de investigación Director Museo Arqueológico y/o Contratista Propuesta de investigación
8 de 11 B- Gestionar los recursos para el proyecto de investigación Director Museo Arqueológico C- Realizar trabajo de campo Director de Museo, (Fotointerpretación, recolecciones Técnico, superficiales, mediciones geoeléctricas, Estudiantes pozos de sondeo, etc.) Equipo de apoyo y D- Realizar análisis de la información de los materiales en el laboratorio E- Elaborar y presentar resultados de la investigación F- Entregar los informes finales a la Biblioteca para su conservación Director de Museo, Técnico, Estudiantes y Director de Museo Contratista Director de Museo y Biblioteca Informe de la investigación Informes parciales y/o finales 6.4. Excavaciones Arqueológicas 1. Ejecución del proyecto A- Identificar el sitio de excavación Director de Museo, equipo de apoyo y B- Gestionar los recursos para la llevar a cabo la excavación y C- Organizar la logística para la excavación Director de Museo, Técnico, Estudiantes y
9 de 11 2. Excavación y análisis de laboratorio A- Realizar la excavación y recuperación de material arqueológico B- Realizar análisis y clasificación del material recuperado en la excavación (Lavado y marcado, análisis tipológico y estilístico, análisis especializado) C- Sistematizar la información obtenida de los análisis D- Elaborar y presentar informe de la excavación E- Entregar informe final a la Biblioteca para su conservación Director de Museo, Técnico, Estudiantes Equipo de apoyo y Director de Museo, Técnico, Estudiantes Equipo de apoyo y Equipo de apoyo y y y Biblioteca Diario de Campo, Planos de Excavación. Informe de la excavación Informe 6.5. Conservación de las colecciones del Museo Julio César Cubillos 1. Conservación del patrimonio arqueológico y cultural A- Realizar registro y control del material del, Museo Arqueológico Equipo de apoyo y Técnico B- Realizar el registro de la piezas recolectadas en los proyectos y excavaciones arqueo- Museo, Equipo de Director del lógicas apoyo y Técnico Base de datos del Proyecto Base de datos digital del Museo C- Realizar mantenimiento físico de los Técnico materiales del Museo D- Recibir, clasificar y registrar las piezas Registro y obtenidas a través de donaciones y/o clasificación de las tenencia y Técnico piezas
10 de 11 E- Implementar análisis anuales del estado de las piezas del Museo Director del Museo, Técnico y Restauradores F- Implementar dispositivos y técnicas de, conservación del material del Museo Técnico y Restauradores Informe del estado de las piezas del Museo Arqueológico Informe 7. PROCESOS RELACIONADOS Proceso de Formación Proceso de Gestión de Bienes y Servicios 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1. F-01- Registro Visitantes Programados 2. F-02- Registro Visitantes Museo Arqueológico 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO 10. ANEXOS No aplica
11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Mayo de 2008 2.0 Cambios Generales dentro de los procedimientos Junio de 2009 Se realizó el ajuste en la codificación de los formatos relacionados con el procedimiento y cambios de forma de acuerdo a las disposiciones del Manual de : Control de Documentos y Registros MP-12-01-02. Se diseñó del diagrama de flujo general. Se realizó cambios en los procedimientos del documento. F-04-MP-12-01-02 V-05-2013 Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional