INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: MARITZA VELANDIA CARDOZO ANTECEDENTES Período evaluado: MARZO A JULIO DE 2012 Fecha de elaboración: JULIO DE 2012 Leasing Bancoldex S.A., es una sociedad de economía mixta, sujeta al régimen aplicable a las empresas Industriales y Comerciales del Estado; es una entidad sujeta al control y supervisión permanente por parte de los organismos del estado como la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y la Superintendencia Financiera, entre otros. La Oficina de Control Interno dentro de Leasing Bancoldex S.A., se enmarca dentro de la Ley 87 de 1993, en cuanto al ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado en su doble función asesora, de supervisión y control. Así mismo, responde a las funciones y responsabilidades que la Superintendencia Financiera de Colombia, le ha impuesto en lo que corresponde a la supervisión y cumplimiento de las normas que las entidades financieras deben seguir y a las funciones que la Alta Dirección, el Comité de Auditoría y Junta Directiva le han delegado. Siguiendo los lineamientos de la normatividad vigente para las Oficinas de Control Interno, el rol de asesor, supervisión, evaluación del Sistema de Control Interno y control de todos los temas de cumplimiento de políticas, actividades, operaciones y actuaciones que la entidad en desarrollo del ejercicio de cumplimiento de sus objetivos institucionales; debe entenderse dentro de la independencia y autonomía que debe regirse y permitir la realización de las funciones que le son propias y sin eximir a la Alta Dirección y demás niveles de la organización de la responsabilidad de disponer de un Sistema de Control Interno en todos los procesos de la Compañía. La Compañía tiene implementado el Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno para el sector público adaptado a las necesidades específicas de la entidad y de conformidad con lo establecido en el decreto 1599 de 2005; de igual manera, este modelo se complementó de acuerdo a los lineamientos fijados en la Circular Externa 038 de 2009, relacionada con las instrucciones relativas a la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno de las entidades supervisadas por la Superintendencia Financiera. La estructura del SCI, se basa en los Subsistemas de Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación; que se desarrollan a través de varios componentes y elementos de Control Interno. El presente Informe, resume el trabajo realizado por la Oficina de Control Interno para el periodo comprendido entre Marzo 12 y Julio 12 de 2012; en cumplimiento del Plan de Trabajo. Los exámenes y revisiones efectuadas se realizaron de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia y sobre la base de pruebas selectivas; por lo anterior, no se pueden identificar todas las deficiencias de control que pudieren existir en los diferentes procesos de la Compañía; sino solamente aquellas detectadas dentro de las muestras evaluadas.
Dificultades Subsistema de Control Estratégico El objetivo de este Subsistema es crear una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad. La Compañía cuenta con un Plan Estratégico elaborado para un horizonte de tiempo de tres años 2012-2014; el cual se encuentra articulado al Plan Nacional de Desarrollo HACIA UNA SOLA COLOMBIA: CAMINO A LA PROSPERIDAD DEMOCRATICA ; identificando las estrategias en el mapa; de igual manera, para identificar, seleccionar y medir las prioridades de la compañía se definió el Balanced Scorecard, con el fin de orientar los esfuerzos y recursos al logro de unos resultados específicos. La Compañía cuenta con un SIG Sistema Integrado de Gestión, en el cual se enmarca el estilo de dirección basado la cultura del autocontrol, documentado en los manuales, procedimientos y formatos. Este sistema es de fácil acceso a todos los funcionarios en donde pueden consultar los principios, valores y en general las directrices emanadas por la Junta Directiva, la Alta Dirección de la Compañía y las normas vigentes que le rigen. Las normas, los procesos internos y directrices son cambiantes en el tiempo por el dinamismo de las operaciones y la estructura organizacional; como consecuencia de estos cambios durante el primer semestre se han actualizado Manuales, procedimientos, instructivos y formatos que se encuentran en el sistema. La Compañía en conjunto con la matriz Bancoldex, se encuentra en el proceso de verificación en cuanto al alineamiento de las políticas adoptadas en materia de gestión de riesgo, control interno y gobierno corporativo como producto del Sistema de Administración de Riesgo de Conglomerado Financiero. Las modificaciones realizadas al Código de Mejores Prácticas Corporativas fueron aprobadas por la Junta Directiva, como producto del alineamiento. Leasing Bancoldex por ser entidad financiera, tiene la obligatoriedad de cumplir con las normas vigentes emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, en las cuales imparte directrices para el establecimiento de metodologías y modelos de administración de riesgo; entre los cuales se relacionan los siguientes: SARC (riesgo crediticio), SARO (riesgo operacional), SARL (riesgo de liquidez), SARM (riesgo de mercado) y SARLAFT (riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo). Para Leasing Bancoldex es importante que la ciudadanía pueda reportar hechos de corrupción o actuaciones que atenten contra los principios de ética y transparencia y que afecten los productos de la Compañía; para tal efecto, cuenta con la Oficina de Control Disciplinario Interno
la cual se encargará de realizar la investigación correspondiente y de analizar las pruebas que aporten quienes efectúen las denuncias, lo cual garantizará la gestión adecuada de la denuncia. La entidad en su compromiso del desarrollo de competencias, habilidades y aptitudes cuenta con: un cronograma de capacitaciones para el año 2012, un proceso de inducción y para la evaluación de estas, se realizó la evaluación de desempeño a los funcionarios y su respectivo seguimiento a los de Planes de Mejoramiento individual de acuerdo a los procedimientos definidos en el proceso de Gestión del Conocimiento y Talento Humano entre otros. Con el fin de asegurar la transparencia en los procesos de la Compañía y de acuerdo a la normatividad vigente, se tiene implementado un Sistema de Atención al Consumidor Financiero SAC ; para el año 2012, en cumplimiento de este proceso se han realizado sensibilizaciones al interior de la Compañía; así mismo se ha establecido un canal de comunicaciones permanente con nuestros consumidores financieros. Dificultades Subsistema de Control de Gestión Este subsistema está compuesto por elementos o estándares de control que se establecieron teniendo en cuenta la operatividad de la Compañía; con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales, definidos en el Subsistema de Control Estratégico. Para Leasing Bancoldex es fundamental tener una efectiva y oportuna comunicación e información con el consumidor financiero y la ciudadanía en general; por tal razón, se dispone del Sistema de Atención al Consumidor financiero SAC, e información publicada en la página WEB, correos electrónicos y boletines en general. El Sistema Integrado de Gestión, cuenta con una estructura documental en la que se estandariza todos los procesos de la entidad; tales como manuales, procedimientos, instructivos, formatos entre otros. Para facilitar la administración de la documentación, se cuenta con las Tablas de Retención Documental; proceso que fue evaluado mediante una visita por parte del Archivo General de la Nación, con un resultado satisfactorio. Leasing Bancoldex en su cultura organizacional establece como control y política que la toma de decisiones se efectúe de manera colegiada y para tal efecto, se tienen constituidos diferentes comités, con el objetivo de hacer seguimiento al cumplimiento de las directrices y evaluar los modelos de riesgos. De igual manera, La Junta Directiva se reúne mensualmente, para monitorear tales decisiones y asesorar e impartir directrices.
Dificultades Subsistema de Control de Evaluación En este Subsistema se desarrollaron mecanismos de medición, evaluación y verificación necesarios para determinar la eficiencia, eficacia y efectividad del SCI en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la entidad; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los principios, las normas vigentes, las directrices de la Alta Dirección y la Junta Directiva. Para efectos de la evaluación del Sistema de Control Interno y el Modelo Estándar de Control Interno MECI y NTCGP1000, la Compañía realizó en el primer trimestre del año, la Autoevaluación, conforme a los lineamientos normativos emanados por la Superintendencia Financiera de Colombia; así como lo definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP; de igual manera, se efectuó una evaluación del autocontrol; con el fin de medir el grado de cumplimiento, percepción, entendimiento y conocimiento que tienen los funcionarios de la Compañía. En concordancia con lo anterior, el proceso de calidad cuenta con un cronograma de auditorías internas para todos los procesos de la Compañía; estas son ejecutadas por funcionarios certificados como auditores de calidad. A la fecha de este informe, se han evaluado cinco procesos y en el segundo semestre serán evaluados los demás. Siguiendo los lineamientos de la normatividad vigente la Oficina de Control Interno presentó el Plan de trabajo para el año 2102, al Comité de Auditoría en la cesión efectuada en el mes de diciembre del año 2011; sin presentarse objeciones frente al mismo. En cumplimiento al plan de trabajo, se efectuó la evaluación independiente del Sistema de Control Interno con base en las normas de la Superintendencia Financiera y el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Siguiendo lo anterior, durante el primer semestre la Oficina de Control Interno realizó la Evaluación a los Sistemas de Administración de Riesgos SARM, SARL, SARO, SARLAFT y SARC; de igual manera, se evaluó el Sistema de Atención al Consumidor Financiero SAC. Como resultado de las evaluaciones realizadas por la Compañía y las efectuadas por la Oficina de Control Interno, se han desarrollado Planes de Mejoramiento Institucional, los cuales están documentados en cada informe y sus respectivos formatos de acciones correctivas y preventivas a las cuales se les realiza seguimiento para su respectivo cierre. Las evaluaciones realizadas por la Compañía, la Oficina de Control Interno, las auditorias externas y la Revisoría Fiscal son presentadas en el Comité de Auditoría para su conocimiento y gestión.
Estado general del Sistema de Control Interno Los exámenes y revisiones efectuadas por la Oficina de Control Interno, se aplicaron conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia; desarrollados sobre la base de pruebas selectivas; por lo anterior, no se pueden identificar todas las deficiencias que pudieren ocurrir en los diferentes procesos; solo lo que se detectó en las muestras evaluadas. Teniendo en cuenta lo anterior, se estableció que durante el primer semestre del año 2012, hubo observancia a las normas que rigen la operación de la Compañía, las políticas y directrices definidas por la Administración y la Junta Directiva. Los componentes y elementos que integran el Sistema de Control Interno son coherentes y se complementan con el Modelo del Sistema de Gestión de Calidad; no obstante, se identificaron puntos de mejora, que si bien es cierto, no son críticos, no comprometen el cumplimiento de los objetivos de la Compañía, sus desviaciones no son materiales y no tienen impacto económico en los estados financieros. Se continuó con el fortalecimiento del Sistema de Administración de Riesgos teniendo en cuenta el dinamismo de los procesos y el Sistema de Riesgo de Conglomerado Financiero; a través de la actualización, la redefinición de políticas y metodología para la fijación de límites y cupos de contraparte, la actualización del manual de SARM, SARL, SARO, SARLAFT y SARC, el establecimiento de reportes para uso y monitoreo de la Administración, y la Junta Directiva, todo ello como resultado de la cultura organizacional enfocada a la administración del riesgo y mejora continua, a las observaciones y recomendaciones de los distintos entes de supervisión y control. Recomendaciones Las recomendaciones como producto de las evaluaciones, están incorporadas en cada informe; sin embargo, a continuación se enuncian de manera general las siguientes: Para el robustecimiento del Sistema de Control Interno es indispensable evaluar y hacer seguimiento de las actividades definidas en los planes de mejoramiento, continuar con procesos de sensibilización de la cultura organizacional, del autocontrol, promover la evaluación de los controles y de los riesgos de cada proceso y reforzar el seguimiento y monitoreo a la aplicabilidad de los procedimientos y políticas. En las diferentes evaluaciones se ha planteado que se revalúe la metodología aplicada en el proceso de capacitación interna a los funcionarios; con el objetivo de reforzar el contenido, su periodicidad y el impacto. ORIGINAL FIRMADO. MARITZA VELANDIA CARDOZO Jefe de la Oficina de Control Interno