Proceso: PROYECCIÓN INSTITUCIONAL CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 14/AGO/2010 Versión Inicial 1.1 27/FEB/2013 Se amplía descripción de tareas específicas y se ajustan denominaciones de los cargos responsables de tareas por cambios al interior de la Editorial
1. OBJETIVO Establecer los lineamientos fundamentales para la elaboración de los productos editoriales o publicitarios en la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Aplica para todos los materiales editoriales o productos publicitarios requeridos por la Universidad de San Buenaventura Cali. 3. DEFINICIONES ARTE DE PRUEBA. Propuesta de diseño completa e impresa de un trabajo editorial o publicitario que presenta el diseñador al autor para revisión y aprobación. En este arte de prueba se valoran: el tamaño de la publicación, los colores, el tipo de letra, los gráficos, las correcciones de texto, los títulos y demás aspectos de diseño gráfico. CÁMARA COLOMBIANA DEL LIBRO. Gremio sin ánimo de lucro que representa y defiende los intereses de autores, editores, libreros y distribuidores, con el objetivo de promover el desarrollo del sector del libro en Colombia. CLIENTE INTERNO. Persona que pertenece a una unidad académica o administrativa de la Universidad de San Buenaventura Cali y que solicita los servicios de la Editorial para sus trabajos editoriales o publicitarios. COMITÉ EDITORIAL. Órgano colegiado de la Editorial que vela por la calidad de las publicaciones y es el encargado de decidir en última instancia la publicación o no de una obra, según las evaluaciones de los pares lectores. CONTROL DE CALIDAD: Son todos los mecanismos, acciones, herramientas que realiza la Editorial para detectar la presencia de errores en los productos solicitados. CORRECTOR DE TEXTO. Es la persona encargada de corregir en los diferentes textos impresos o digitales, el estilo gramatical y sintáctico de los proyectos editoriales o publicitarios. La corrección Página 1 de 6
no se refiere sólo a la ortografía y a la correcta digitación de los textos, sino también a la correcta construcción de las frases, de tal suerte que el sentido global del texto sea coherente y agradable para el lector. EDICIÓN. Proceso previo de la publicación por el cual se avalúan los textos originales para después, mediante el proceso de diseño llevarlos a la imprenta o tipografía. FICHA CATALOGRÁFICA. Documento que le da identidad a un determinado libro que contiene datos esenciales técnicamente presentados. ISBN. (Internacional Standard Book Number). Número normalizado internacional para libros y es un sistema internacional de numeración que identifica cada título y la producción editorial de las diferentes regiones, países o áreas idiomáticas. En Colombia es asignado por la Cámara Colombiana del Libro previo diligenciamiento de la ficha catalográfica donde se consignan los datos del autor y las características técnicas del libro. ISSN. (Internacional Standard Serial Number). Es un número internacional de publicaciones seriadas que permite identificar de manera única una colección. Se reserva a las publicaciones en serie como los diarios y las publicaciones periódicas. El ISSN permite normalizar las clasificaciones en las bibliotecas. ICFES. Instituto colombiano para la evaluación de la educación. MAQUETACIÓN. Es la disposición ordenada en un espacio mensurable (página) de diferentes elementos que conforman un diseño gráfico, tales como: fotos, textos, gráficos, tipos de letra, entre otros. PAR LECTOR: Profesional docente que comparte con los autores los códigos propios de la disciplina o profesión y que está familiarizado con el lenguaje, el estilo y los temas disciplinarios, pertenece a la comunidad académica o profesional nacional o internacional. PIEZA EDITORIAL O PUBLICITARIA. Se compone de textos impresos o digitales así como de fotografías, gráficos, cuadros y tablas que ilustraran un libro o una revista. Página 2 de 6
PIEZA PUBLICITARIA. Pieza gráfica compuesta por imágenes y textos que sirve para promocionar un evento o un producto. Incluye las tarjetas, plegables, volantes, pendones, pasacalles, papelería institucional, diplomas, certificados, folletos, entre otros. 4. LÍDER DE Director de la Editorial. 5. DESCRIPCIÓN DEL Inicio 1.1 Recibir solicitud (carta o correo electrónico) y documentos del cliente. 1. Recibir solicitudes de producción editorial o publicitaria. 1.2 Determinar si la solicitud es para un producto editorial o publicitario. 1.3 Determinar si el material entregado por el cliente está completo (PCC). 1.4 Devolver al cliente para modificación o complemento del material. 1.5 Entregar la documentación al Director para iniciar proceso de producción. Publicitario 3.1 Editorial 2.1 Presentar la obra al Comité Editorial. 2. Evaluar la publicación (Comité Editorial) 2.2 Verificar si la obra cumple con criterios de calidad académica y científica (PCC). 2.3 Elaborar acta de la reunión. 2.4 tificar al autor de la decisión del Comité Editorial. Comité Editorial Página 3 de 6 1
1 2. Evaluar la publicación (Comité Editorial) 3. Cotizar el costo del trabajo 2.5 Solicitar a la Oficina Jurídica la elaboración de los contratos de edición o cesión de derechos. 3.1 Cotizar el trabajo con varios proveedores. 3.2 Informar al cliente el costo del trabajo 3.3 Determinar si la cotización fue aprobada por el cliente (PCC). 3.4 Solicitar la Orden de Suministro a la unidad relacionada. 1.2 3.5 Revisar que la Orden de Suministro está bien diligenciada (PCC). 4.1 Determinar si el trabajo es de corrección de estilo o de diseño (PCC). 4.2 Iniciar la corrección de estilo en papel. Diseño Estilo Corrector Editorial 4. Editar y diseñar los trabajos editoriales y publicitarios. 4.3 Valorar las correcciones y sugerir o aclarar otras 4.4 Enviar los textos corregidos al autor para su aprobación junto con contrato de cesión de derechos para firma y autenticación 4.5 Firmar y autenticar contrato de cesión de derechos y enviar a Editorial 4.6 Revisar y determinar la aprobación del texto 4.7 Realizar ajustes a los textos de acuerdo con correcciones y sugerencias del autor. 4.8 Asignar el trabajo al diseñador indicando tamaño, papel, tintas, cantidad, etc. 4.9 Elaborar propuesta de diseño (publicitario) o de maquetación (editorial). Autor Corrector Editorial Página 4 de 6 2
2 4.10 Revisar textos del diseño presentado por el diseñador y determinar la necesidad de ajustes Corrector Editorial 4.11 Realizar las correcciones propuestas por el corrector 4. Editar y diseñar los trabajos editoriales y publicitarios. 4.12 Elaborar y entregar la Orden de Trabajo con las características indicadas. 4.13 Entregar propuesta de diseño al cliente (autor) para su valoración y aprobación. 4.14 Determinar la necesidad de realizar ajustes al diseño, según cliente (PCC). 4.15 Realizar ajustes en el diseño 4.16 Solicitar, si es el caso, el ISBN o el ISSN. (PCC) 5. Imprimir los trabajos editoriales y publicitarios. 5.1 Determinar si el trabajo se imprime en la Editorial o se envía al proveedor externo seleccionado. 5.2 Autorizar al diseñador la entrega de los archivos digitales y una muestra impresa del arte final al proveedor. 5.3 Enviar Orden de Trabajo, Suministro y cotización a la Coordinación de Compras. 5.4 tificar al proveedor para que reciba o recoja los archivos digitales y realice pruebas de impresión. 5.5 Determinar si la prueba de impresión está conforme con el impreso y los archivos entregados (PCC). 5.6 tificar al proveedor las inconsistencias y problemas. 5.7 Autorizar la impresión digital o litográfica. Proveedor Página 5 de 6 3 Editorial
3 5. Imprimir los trabajos editoriales y publicitarios 5.8 Solicitar Orden de Fotocopia al cliente. 5.9 Elaborar Control de Trabajos Diseñadores (digital). 6.1 Recepcionar el material en su totalidad. 6.2 Presentar un impreso al Director para valoración 6. Controlar la calidad de los trabajos impresos (editoriales y publicitarios). 6.3 Revisar y determinar si la referencia, la calidad y la cantidad son correctas (PCC). 6.4 tificar a proveedor o diseñador las inconsistencias del material recibido 7. Realizar seguimiento al procedimiento de Gestión Editorial 6.5 Remitir al cliente el producto final en las cantidades y calidades solicitadas. 6.6 Hacer el depósito legal de los libros y las publicaciones seriadas. 7.1 Hacer seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento. 7.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento. 8. Realizar ajustes al procedimiento de Gestión Editorial. 8.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento. 8.2 Realizar ajustes al procedimiento. Fin Elaboró: Claudio Valencia Estrada Cargo: Fecha: 11/FEB/2013 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 18/FEB/2013 Aprobó: Claudio Valencia Estrada Cargo: Fecha: 27/FEB/2013 Firma: Firma: Página 6 de 6 Firma: