UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL OFICINA DE DESARROLLO Y PLANEACIÓN LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN ANUALES DEL PDI 2014-2019 PRESENTACIÓN La Universidad, a través del Cnsej Superir, mediante el Acuerd 025 de 2014, adptó un nuev Plan de Desarrll Institucinal en el mes de diciembre de 2014, que rientará la gestión institucinal para el perid 2014-2019, denminad Una Universidad cmprmetida cn la frmación de maestrs para un Clmbia en paz. Este instrument de gerencia, de rientación plítica y perativa será el referente central para la definición de las accines cn las que se deberán cmprmeter en cada vigencia las unidades académicas y administrativas institucinales y, el referente principal para la asignación de recurss a ls pryects a financiar cn el presupuest de inversión. Este dcument brinda alguns elements cnceptuales y técnics para la frmulación, ejecución, seguimient y evaluación de ls planes de acción de ls prcess institucinales. Cnsiderand que actualmente existen actividades cm las desarrlladas pr la Oficina Jurídica, la Oficina de Cntrl Intern Disciplinari, la Subdirección de Recurss Educativs, Vicerrectría Académica COAE, Rectría-Grup de Cmunicacines Crprativas, Rectría Grup de aseguramient de la calidad, Centr de Lenguas e Institut Pedagógic Nacinalque n se encuentran dcumentadas dentr de ls Prcess del Sistema de Gestión de Calidad, deberán articularse cn ls prcess en ls que sn cntribuidres intervienen cn mayr intensidad. Ls cmpnentes de la matriz instrument prpuest se estableciern según la estructura del Plan de Desarrll Institucinal aprbad pr la Universidad, y alguns de ls hits surgids en el desarrll de plíticas, rientacines, nrmas prcess de la gestión institucinal que requieren de una respuesta acertada y prtuna, tal cm se presenta en el apartad crrespndiente a Cmpnentes y estructura. OBJETIVO Brindar lineamients y pautas para la frmulación y seguimient del plan de acción anual institucinal y ls planes de acción específics de cada un de ls prcess institucinales (misinales, estratégics, de apy y de evaluación), para l cual se iniciará pr definir l que es un plan de acción en la UPN, para qué sirve, sus cmpnentes y estructura, quién y cóm se ejecuta, cóm y cuánd hacer seguimient, prcedimient para su frmulación, instruments y frmats. DEFINICIÓN DE PLAN DE ACCIÓN Es una herramienta de gestión que permite a cada dependencia de la Universidad rientar estratégicamente sus prcess, instruments y recurss dispnibles hacia el lgr de
bjetivs y metas anuales a través de la ejecución de accines y pryects que cntribuyan al cumplimient de ls bjetivs del Plan de Desarrll Institucinal. Es un instrument en el que se prgrama tda la ejecución de las accines y/ pryects que se ejecutarán durante un añ 1 El Plan de acción anual busca ante td articular ls bjetivs, ejes, prgramas y metas del Plan de Desarrll Institucinal cn la misión y funcines de la Universidad y de éstas cn las plíticas, prgramas y pryects de inversión prgramads en cada vigencia en el Plan Operativ Anual de Inversión (POAI), así cm las accines de ls diferentes planes de mejramient y trs planes de gestión institucinal. Cn ls planes de acción se cntribuye entre trs a: a) Realizar la planeación de actividades a nivel de prces para mejrar su prpia efectividad y cumplir cn ls bjetivs y metas de ls prgramas estratégics del Plan de Desarrll Institucinal. b) Organizar y prgramar las actividades que deben realizar las instancias institucinales para llevar a cab ls pryects de ls cuales sn respnsables, para cumplir cn el PDI. c) Fijar de manera puntual ls prducts resultads y las metas a btener para cada añ de gbiern a nivel de prgramas del PDI, así cm de trs cmpnentes de gestión institucinal, que sean pririzads según las dispsicines nrmativas internas externas. d) Prgramar la asignación de recurss (financiers y presupuestales, humans, técnics, rganizacinales, físics, tecnlógics, etc.)de acuerd cn la dispnibilidad de ls misms y las metas prpuestas para cada vigencia. e) Establecer respnsables de tal frma que se puede slicitar infrmación específica sbre un pryect acción en particular. f) Establecer un crngrama de ejecución para determinar ls tiemps de ejecución de ls prducts, servicis u bras a realizar. g) Hacer seguimient a la peración de cada prces y a la ejecución del Plan de Desarrll Institucinal. h) Identificar y superar bstáculs existentes surgids durante la marcha de ls pryects accines, para refrmularls prtunamente. i) Articular al Plan de Acción Institucinal y trs planes cm ls de mejramient derivads de distintas fuentes cm la Cntralría, la Oficina decntrl Intern, las Auditrías de calidad, etc. j) Rerientar ls curss de acción hacia el lgr de ls bjetivs estratégics institucinales. k) Garantizar el cumplimient de la misión institucinal y, de esta manera, cumplirle a la cmunidad cn ls cmprmiss establecids en el PDI. 1 Fuente: Elements sbre la gestión lcal rientada a resultads. Departament Nacinal de Planeación, Unidad de Desarrll Territrial, 1997.
COMPONENTES DE GESTIÓN Y ESTRUCTURA DEL PLAN DE ACCIÓN El plan de acción debe guardar cherencia cn ls cmpnentes y estructura adptada en el Plan de Desarrll Institucinal. El esquema del Plan de Desarrll Institucinal 2014-2019 crrespnde a: Objetivs institucinales Ejes del PDI Prgramas Estratégics- Metas Pryects. En ese sentid, ls cmpnentes de la matriz del plan de acción y su cnceptualización sn: Objetivs Institucinales para el perid 2014-2019 Sn ls prpósits centrales definids en el PDI 2014-2019, frmulads en cnsnancia cn la misión y visión institucinal, y alrededr de ls cuales giran ls ejes y demás cmpnentes del Plan de Desarrll Institucinal. Cn base en la identidad institucinal de la Universidad, el análisis de cntext, el hriznte de sentid y ls lineamients definids previamente, su misión y visión, ls bjetivs que rientarán el Plan de Desarrll Institucinal para el perid 2014 a 2019 sn 2 : Frtalecer y articular nuestras funcines misinales y ptenciar nuestra capacidad para retmar nuestr papel cm interlcutra del gbiern nacinal en la definición y desarrll de plíticas educativas. Psicinar a la Universidad Pedagógica Nacinal cm líder en la frmulación de prpuestas educativas y pedagógicas para la cnstrucción de una sciedad en paz, cn justicia y demcracia. Frtalecer el bienestar universitari para garantizar un ambiente de cnvivencia y el ejercici de derechs y vida digna para ls integrantes de la cmunidad universitaria. Cnslidar cn tras universidades ls vínculs e interaccines investigativas y académicas en trn al camp educativ y pedagógic, en el ámbit mundial, en particular del Sur glbal y en perspectiva latinamericana. Articular las prblemáticas educativas, sciales y plíticas de md que cntemplen el respet a las culturas y la prtección del ambiente. Optimizar las cndicines de infraestructura, ls prcess administrativs y de gestión de la Universidad, para garantizar una mayr efectividad en el cumplimient de ls fines misinales y estratégics del plan de desarrll. 2 Universidad Pedagógica Nacinal (2014): Plan de Desarrll Institucinal 2014-2019. Una Universidad cmprmetida cn la frmación de maestrs para una Clmbia en paz.
Cada dependencia debe frmular un plan de acción cuyas actividades estén articuladas algun de ls siguientes cmpnentes: I) Ls ejes temátics del PDI 2014-2019 y sus prgramas estratégics El PDI 2014-2019 se estructuró a través de cuatr ejes y sus respectivs prgramas, cm se presenta a cntinuación: a) Eje 1. Articulación y repsicinamient de cmprmiss misinales: dcencia, investigación y pryección scial Prgramasdel eje 1: Prgrama 1. Maestrs cn excelencia y dignidad Prgrama 2. Hriznte para la acreditación institucinal Prgrama 3. Una casa digna Prgrama 4. Recurss de apy académic Prgrama 5. Desarrll prfesral Prgrama 6. Frtalecimient y desarrll de prgramas de frmación apyads pr TIC Prgrama 7. Aprpiación scial del cncimient y cmunicación institucinal. Prgrama 8. Universidad para la alegría b) Eje 2. Cnstrucción de paz cn justicia y demcracia Prgramas del eje 2 Prgrama 1. Cnflicts, derechs humans y pedaggía de la memria Prgrama 2. Escuelas para la paz, la cnvivencia y la memria c) Eje 3. Universidad sin frnteras Prgramas del eje 3 Prgrama 1. Universidad en el ámbit nacinal Prgrama 2. La Universidad Pedagógica Nacinal en el ámbit internacinal d) Eje 4. Universidad y sustentabilidad ambiental Prgramas del eje 4 Prgrama 1. Frmación ambiental Prgrama 2. Cultura ambiental universitaria Cada prgrama del PDI cuenta cn metas específicas cuya crdinación, ejecución, seguimient y cntrl sn respnsabilidad de una instancia en particular, y será ésta la encargada de liderar las accines requeridas para su cumplimient, cn el cncurs de
las demás instancias que cnsidere necesarias y que estén en capacidad de apyarlas, cnfrme a sus accines. Las metas del PDI pdrán desarrllarse en el marc de un pryect de inversión, en cuy cas cntará cn recurss presupuestales preciss, en el marc de la gestión ctidiana (funcinamient rdinari), en cuy cas n dispndrá de recurss extrardinaris. En td cas, td pryect de inversión deberá incluirse de manera glbal en el Plan de acción, y el detalle de cada pryect se desagregará en la respectiva ficha de inversión. II) Planes de mejramient: Hallazgs de instancias de cntrl y accines derivadas la autevaluación Ls planes de acción deberán incluir y reflejar, cm parte de sus actividades, el cumplimient de las accines en las cuales se encuentra cmprmetid a través de ls diferentes Planes de Mejramient que ha debid frmular frente a las bservacines de las instancias de cntrl. Para tal efect, se registrará la fuente de cada Plan de Mejramient (PM), la descripción nmbre de las accines y el plaz para su ejecución. Estas fuentes pueden ser: (1) PM para acreditación institucinal de ls prgramas Académics; (2) PM de la Cntralría General de la República; (3) PM de ICONTEC; (4) PM de autridades ambientales (5) PM de Cntrl Intern (6) PM del Prces en el Sistema de Gestión de Calidad, que incluye las accines de auditrías del Prces y de mapas de riesg; (7) trs PM. III) Otrs elements de gestión institucinal Crrespnden a las accines adicinales para respnder a ciertas necesidades internas en virtud de nrmas externas que inciden en la gestión institucinal, entre las que se encuentran: Accines para el increment de la transparencia, participación y servici al ciudadan: crrespnden a las derivadas de: - Plan Anticrrupción y de Atención al Ciudadan; - Transparencia y Acces a la Infrmación Pública; - Participación ciudadana; - Rendición de cuentas; - Servici al ciudadan. Es de cnsiderar que cn las accines anticrrupción, est es, las relacinadas cn el denminad Plan Anticrrupción, estas cmprenden cuatr temas, a saber: mapas de riesgs de crrupción, medidas anti trámites, rendición de cuentas y mecanisms para mejrar la atención al ciudadan. Al respect, ls Prcess pdrán incrprar las medidas crrespndientes, dand cntinuidad a la gestión del 2014, cnsultand para ell el infrme final de avance del Plan Anticrrupción 2014, visible en la página web institucinal, en el pie de página: nrmatividad/plan anticrrupción y/ generand nuevas accines, de acuerd cn sus cmpetencias.
Accines para el increment de la eficiencia administrativa: relacinadas cn Gestión de calidad, racinalización de trámites que adelantan ls ciudadans cn la Universidad (Estrategia de gbiern en línea; eficiencia administrativa -cer papel, racinalización de trámites), gestión dcumental y mdernización institucinal (Refrma rganizacinal, registr en SIGEP). Gestión del talent human: Plan Institucinal de capacitación, bienestar e incentivs; Clima rganizacinal; Registr permanente en el SIGEP,Actualización manual de funcines y cmpetencias y Plan estratégic RRHH. Accines relacinadas cn la articulación y/ armnización del Prces de Aseguramient de la Calidad Académica y la Acreditación Institucinal cn ls demás prcess del Sistema de Gestión de Calidad, en el tema de Indicadres. Las accines que sean cmunes a varis de ls temas relacinads, sl deberán registrarse en un de ells, de acuerd cn el tema principal en virtud del cual se encuentra cm respnsable crrespnsable del tema. Ls anterires cmpnentes hits sn la base para cnstruir la matriz del plan de acción anual institucinal que permitirá realizar un adecuad seguimient y evaluación a ls distints pryects y accines, que cmprenden la gestión institucinal en cada vigencia. SEGUIMIENTO Y AJUSTE A LOS PLANES DE ACCIÓN Se realizarán seguimients periódics al adelant de las metas y accines prpuestas en el Plan de Acción Institucinal. El respnsable de la ejecución de las accines reprtará al líder del prces respectiv, quien a su vez cnslidará ls avances y prpndrá, en cas de ser necesari ls ajustes nuevas prgramacines. En el mes de septiembre pdrán efectuarse las últimas mdificacines al Plan de Acción de cada vigencia, infrmand a la Oficina de Desarrll y Planeación, quien a su vez presentará al Cmité Directiv dichs ajustes. PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Para la frmulación del plan de acción se recmienda tener en cuenta ls siguientes pass, cnsiderand ls recurss dispnibles que han sid asignads para la gestión de la vigencia respectiva:
1) Identificación de cmpnentes en el marc de ls cuales se desarrllarán las actividades a ejecutar (PDI 2014-2019, Hallazgs de instancias de cntrl, Otrs elements de gestión institucinal). 2) Ls equips de trabaj frmularán las accines a realizar en el añ indicand el prduct resultad inmediat esperad al finalizar dicha actividad,y su prpósit, entendid este cm el efect impact desead, l que se traduce en el cambi en la situación inicial de la pblación beneficiada a la cual cntribuye el prduct de la situación que transfrma. 3) Articulación de las accines pr prces: ls líderes de ls prcess cnslidarán la prpuesta crrespndiente y la presentarán a la Oficina de Desarrll y Planeación. Para ell pdrán dinamizar una más jrnadas de trabaj, mediante la metdlgía esquema de trabaj que cada un defina, cn el apy y asesría de la Oficina de Desarrll y Planeación. 4) Revisión y aprbación del Plan de Acción Institucinal: La Oficina de Desarrll y Planeación revisará las actividades planteadas, prpniend y/ recmendand ls ajustes que cnsidere necesaris;unificand la prpuesta del Plan de Acción institucinal para la vigencia, la cual será presentada al Cmité Directiv para su cnsentimient. 5) Ejecución: Una vez aprbad el Plan de Acción Institucinal, este será dad a cncer a las instancias respnsables y sus equips, quienes darán inici cntinuarán la ejecución a l aprbad. LÍDERES DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Cnsiderand que en muchs de ls prcess intervienen las mismas instancias se ha buscad un factr cmún a fin de que sean éstas las que lideren la frmulación de ls planes de acción de ls prcess en que intervienen. Así, se encuentra que la Rectría, las Vicerrectrías y algunas Oficinas cm la de Cntrl Intern, serían las llamadas a liderar dich ejercici, cn el fin de encntrar sinergias y disminuir la duplicidad de esfuerzs en la frmulación y articulación del Plan de Acción Institucinal. Ls pryects de inversión que sn lideradas pr una instancia en particular deberán incluirse en el plan de acción del prces al que apyan cn mayr énfasis. La Vicerrectría Académica le atañe liderar el Prces de Dcencia y ls de apy misinal, crrespndientes a Gestión Dcente Universitari, Gestión de Infrmación Bibligráfica, Gestión de Admisines y Registr, Internacinalización y Gestión de Bienestar Universitari.
La Vicerrectría de Gestión Universitaria encabeza l crrespndiente a ls prcess de Investigación y Extensión, junt cn ls líderes específics de cada función misinal de investigación y extensión, así cm trs participantes que pr su naturaleza resulten afines al prces (Directres de grups de investigación, investigadres, mnitres, etc.) La Vicerrectría Administrativa y Financiera será la que lidere el plan de acción para ls prcess de apy administrativcrrespndientes a: Gestión Financiera, Gestión de Servicis, Gestión de Talent Human, Gestión Cntractual, Gestión Gbiern Universitari y Gestión Dcumental. Pr su parte, la frmulación del Plan de Acción dels prcess de evaluación será liderad pr Oficina de Cntrl Intern, cn la cncurrencia de la Oficina de Desarrll y Planeación, la Oficina de Cntrl Intern Disciplinari, la Oficina Jurídica y las demás instancias que cnsidere cnveniente y el Grup de aseguramient de la calidad académic. La Rectría cn el apy de la Secretaría General, la Oficina de Desarrll y Planeación liderará l crrespndiente a ls prcess de Gestión para el Gbiern Universitari,Planeación Estratégica y Financiera, Gestión de calidad y Aseguramient de la calidad académica. A cntinuación se tienen ls prcess y sus líderes, así cm un listad de las instancias que pr su afinidad de funcines y relacines interactúan de manera más directa cn dich prces, est cn el fin de sugerir psibles participantes en la frmulación del plan de acción. Prcess misinales Prces Líder Crrespnsables Dcencia Vicerrectr (a) Decans Directres de Departament Académic(a) Crdinadres de prgrama Directr Investigación Subdirectr (a) Gestión de Pryects / CIUP Extensión Subdirectr de Asesrías y Extensión Institut Pedagógic Nacinal Vicerrectr de Gestión - Crdinadres Grups de investigación Decans Directr Institut Pedagógic Nacinal Vicerrectr de Gestión Universitaria Decans Directr Institut Pedagógic Nacinal Prcess de apy misinal Prces Líder Crrespnsables Gestión de Subdirectr de Vicerrectra Académica - Decans Admisines y Admisines y Registr Directres de Departament Registr Crdinadres de prgrama
Internacinalización Jefe Oficina de Relacines Interinstitucinales Gestión Infrmación Bibligráfica de Subdirectr Recurss Bibligráfics - Bibliteca Rectr Vicerrectres Decans - Vicerrectra Académica - Vicerrectr de Gestión Universitaria Decans Crdinadres Grups de Investigación Subdirectr de Gestión de Pryects /CIUP Subdirección de Recurss Educativs Crdinadr Sistema de Cmunicacines y difusión del Cncimient, Invitads Estudiantes Dcentes Vicerrectr Académic Decans Gestión Dcente Crdinadr Grup de Universitari trabaj CIARP Directres - Gestión de Subdirectr Bienestar Decans Directres de Departament Bienestar Universitari Crdinadres de Prgrama Universitari Invitads dcentes y estudiantes. ***Incluye cmunicacines, el pryect Sistema de Cmunicación y difusión del cncimient y Recurss educativs Prcess de apy administrativ Prces Líder Crrespnsables Gestión financiera Subdirectr Vicerrectría Administrativa y Financier Financiera - Oficina de Desarrll y Planeación Subdirección de Asesrías y Extensión Gestión de servicis Subdirectr de Subdirección Financiera, Servicis Generales Gestión de Talent Subdirectr de Vicerrectría Administrativa y Human Gestión cntractual Persnal Crdinadr Grup de Apy a la Cntratación Gestión de Sistemas Subdirectr de Infrmátics Gestión de Sistemas de Infrmación Gestión Dcumental Subdirectr de Servicis Generales Gestión para el Secretari General Gbiern Universitari Financiera Subdirección Financiera Subdirección Financiera Subdirección de Servicis Generales Vicerrectría Administrativa Oficina Jurídica Oficina de Desarrll y Planeación Vicerrectría Administrativa Oficina de Desarrll y Planeación Subdirección de Servicis Generales. Subdirección de Servicis Generales. Subdirección de Sistemas, Rectría, Cmunicacines Prcess Estratégics Prces Líder Crrespnsables Jefe Oficina de Desarrll y Planeación Planeación Estratégica Vicerrectrías Rectría Institut Pedagógic Nacinal crdinadres
Planeación Financiera Jefe Oficina de Desarrll y Planeación Gestión de calidad Jefe Oficina de Desarrll y Planeación Aseguramient de la Rectría Grup de calidad académica* apy a la autevaluación para la acreditación *En prces de dcumentación de pryects de inversión líderes de prcess Grup Cmunicacines Crprativas Grup Intern de trabaj para el Aseguramient de la Calidad- Vicerrectrías Rectría Institut Pedagógic Nacinal Subdirección Financiera Líderes de prces Vicerrectres Decans Prcess evaluación Prces Líder Crrespnsables Jefe Oficina de Cntrl Intern Gestión de cntrl y evaluación Gestión y defensa Jurídica** **Sin dcumentar Jefe Oficina de Cntrl Intern Disciplinari Jefe Oficina de Desarrll y Planeación Jefe Oficina de Cntrl Intern Disciplinari Rectría Vicerrectrías Oficina de Desarrll y Planeación Subdirección Financiera BIBLIOGRAFÍA 1. Misteri de Educación Nacinal, Subdirección de Apy a la Gestión de las IES, Subdirección de Desarrll Organizacinal (2013). Mdel Integrad de Planeación y Gestión, Decret 2482 de 2012. 2. Presidencia de la República, Secretaria de Transparencia y trs (Bgtá, 2013). Estrategias para la cnstrucción del Plan Anticrrupción y de Atención al Ciudadan. 3. Departament Nacinal de Planeación (1996). Manual metdlógic para la frmulación de pryects. 4. Departament Nacinal de Planeación, Unidad de Desarrll Territrial (1997). Elements sbre la gestión lcal rientada a resultads. 5. Departament Nacinal de Planeación, Unidad de Desarrll Territrial (1997). Bases para la elabración del plan de acción de las entidades territriales. En dcuments para el desarrll territrial N. 43. 6. Matus C (1987) Plítica, planificación y gbiern. ILPES OPS. Fundación Altadir. Venezuela. 7. Alcaldía de Medellín. Medellín un hgar para la vida, frmulación del Plan Indicativ 2011-2015.