Organizar Principios y conceptos Departamento autoridad delegación Estructura organizacional Funcional, territorial, clientes, productos, procesos, matricial. Modelos de estructura organizacional Reingeniería de procesos 1
Organizar Organizar tiene por objetivo crear un ambiente propicio al trabajo. Al organizar se regula o reduce la incertidumbre relativa al comportamiento de las personas. El organizar es siempre un medio, nunca un fin. 2
Organizar El Departamento: Área, división o sucursal definida de una Organización, sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. Organizar es estructurar la autoridad 3
Organizar Autoridad es poder oficializado e institucionalizado. Poder es la probabilidad de imponer la propia voluntad en una relación social. La autoridad proporciona poder, pero no al revés. La autoridad depende de la legitimidad, que es la capacidad de justificar su ejercicio. La autoridad es legítima cuando es aceptada. 4
Organizar El poder conduce a la dominación. Dominación es la influencia de la voluntad manifiesta del dominador en la conducta de los dominados. Dominación relación de poder en la que el dominador cree tener derecho a ejercer poder sobre los dominados, y éstos consideran que es su deber seguir las ordenes del dominador. Las creencias que legitiman la relación están en la mente de ambos, y establecen las diferencias básicas entre los sistemas de dominación. 5
Organizar Es importante implementar una adecuada estructura organizacional en una empresa porque: Permite la existencia de una división del trabajo lo cual facilita el cumplimiento de objetivos y metas. Al definir claramente las responsabilidades y la autoridad se especifica que grupo hace un determinado trabajo y permite establecer la jerarquía dentro de la organización. Se facilita la comunicación y el control. Se mejora la toma de decisiones. 6
Estructuras organizacionales Estructura Funcional: en este tipo de estructura se divide la organización en unidades, de modo que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes y responsabilidades. En un hospital la existencia de departamentos de patología, radiología, archivo médico, etc., conforman una organización de tipo funcional. La mayor ventaja es la especialización. La desventaja es la falta de colaboración y coordinación interdepartamental. 7
Estructuras organizacionales Estructura Organizacional por Producto: se conforma la estructura de la organización por unidades con base en los productos, proyectos o programas. La empresa General Motors tiene una estructura organizacional dividida por marca y tipo de auto. La mayor ventaja es que facilita la innovación; plazos y control de costos; Gerente del departamento, la responsabilidad de una minicompañia que maneja un producto 8
Estructuras organizacionales Estructura Organizacional Territorial: este tipo de estructura está basada en criterios geográficos. Puede ayudar a aprovechar las variaciones locales, además de contribuir en la adaptación de las diferencias territoriales. 9
Estructuras organizacionales Estructura Organizacional Orientada al Cliente: este tipo de estructura divide las unidades de modo que cada una sirva a un cliente distinto. Por ejemplo, las compañías que entregan soluciones informáticas (IBM, Microsoft, etc.) cuentan con departamentos diferentes para cada cliente (gobierno, educación, empresas, etc.). Estos clientes suelen requerir distintos métodos de venta y servicios diferentes. 10
Estructuras organizacionales Estructura Organizacional Matricial: este tipo de estructura surge para potenciar las fortalezas de las estructuras funcionales y por producto, y minimizar sus debilidades. Surge para responder a tres condiciones: Sienten la necesidad de responder a dos presiones del entorno diferentes. Las necesidades de comunicación entre los individuos y grupos rebasan la capacidad de la estructura actual. Las presiones de desempeño y costo requieren de una participación y una utilización más flexible de los recursos humanos, financieros y físicos. 11
Modelo de Mintzberg para explicar la Estructura Organizacional 12
Modelo de Mintzberg para explicar la Estructura Organizacional 13
Estructura organizacional Estructura ORGÄNICA Poca Complejidad (poca diferenciación horizontal). Poco formalismo. Red de información amplia (comunicación lateral, ascendente y descendente). Comunicación informal. Mucha participación en toma de decisiones (autoridad de decisión descentralizada). Flexible y adaptable. Colaboración (vertical y horizontal). La coordinación por medio de la comunicación y los ajustes constantes. Mecanicista Gran Complejidad (mucha diferenciación horizontal). Gran formalismo. Red limitada de información (comunicación descendente). Relaciones jerárquicas rígidas. Funciones fijas. Gran Centralismo (poca participación en toma de decisiones en los niveles bajos). Autoridad de decisión centralizada. Canales formales de comunicación. 14
Estructura organizacional Estrategia Innovación: introducción productos nuevos. Reducción de costos. Imitación: pasar a productos o mercados nuevos cuando su viabilidad ha quedado demostrada. Tamaño Tecnología Producción unitaria: por pequeños lotes. Producción masiva: grandes cantidades. Producción procesos: procesos continuos Entorno Plácido casualista: las demandas se distribuyen de manera casual y los cambios se dan con lentitud. Plácido grupal: cambio se da con lentitud, pero las amenazas se presentan en grupos. Disturbante reactivo: entorno dominado por una o varias organizaciones grandes. Turbulento: entorno que cambia de manera constante. Factores Contingencia 15
Mintzberg y Estructura Organizacional ESTRUCTURA DIVISIONAL ESTRUCTURA SIMPLE BUROCRACIA PROFESIONAL ESTRUCTURAS BUROCRACIA MECÁNICA 16
Proceso de Toma de Decisiones Inteligencia o la búsqueda de condiciones que requieran la toma de una decisión. Diseño o o la invención desarrollo y análisis de posibles cursos de acción. Elección o la selección de un particular curso de acción de entre aquellos disponibles 17
ORGANIZACIÓN DEL SXXI Deben sobrevivir a las presiones competitivas: Organizaciones más planas: cada directivo tiene un mayor número de colaboradores directos a supervisar. Autonomía de decisión significa involucrar a los empleados, dar participación, poder de decisión y mayores niveles de responsabilidad. Hacer posible que los problemas se resuelvan al nivel más bajo en la organización, para de esta forma dar un mejor servicio, de mayor calidad y más rápido. 18
ORGANIZACIÓN DEL SXXI Los equipos de trabajo son la nueva célula social en la empresa. Son una fuente imprescindible de integración interna y externa, que permiten romper las barreras funcionales y lograr el aprendizaje mutuo. Además, integran conocimiento disperso en la organización que es necesario para dar rápidas respuestas al cliente. Los sistemas de información cumplen un papel fundamental en esta nuevas formas organizativas. Son una herramienta imprescindible para apoyar la autonomía de decisión de los empleados. 19
ORGANIZACIÓN DEL SXXI Business Process Outsourcing (BPO) es la relocalización de funciones de procesos de negocios en proveedores de servicios, ya sea internos o externos a la compañía, usualmente en lugares de menores costos. BPO en español se traduce como "Externalización de Procesos de Negocios". 20
ORGANIZACIÓN DEL SXXI BPO de Administración y Finanzas: Incluye el análisis financiero, reporte y planeamiento financiero, contabilidad gerencial, gestión de tesorería y caja, pago y recibo de cuentas, administración de riesgo e impuestos. BPO de Recursos Humanos: especialmente centrado en servicio de captación de candidatos. BPO de Servicios de Customer Contact: call centers, servicio de atención al cliente, de reclamaciones, etc BPO de Servicios de Gestión de la Información: control del flujo de la información, de los medios de soporte (hardware, software), así como todo lo relacionado con tecnologías de la información y la comunicación. 21
ORGANIZACIÓN DEL SXXI Offshoring o outsourcing internacional es la relocalizacón de procesos de negocios de un país a otro. Incluye procesos como producción, manufactura, servicios e incluso innovación o investigación y desarrollo (I+D). 22
ORGANIZACIÓN DEL SXXI El Knowledge Process Outsourcing (KPO), en español, "Externalización de Procesos de Conocimiento", Es la subcontratación por parte de una empresa de aquellas funciones de mayor valor y procesos intensivos en conocimiento. 23
ORGANIZACIÓN DEL SXXI Abarca áreas como servicios relacionados con la propiedad intelectual, análisis e investigación de negocios, investigación legal, investigación clínica, publicaciones, investigación de mercado, investigación de inversiones, servicios de ingeniería y de diseño, investigación y desarrollo. En general áreas cuya naturaleza del trabajo demanda personas especializadas, expertas y con avanzadas habilidades analíticas. 24
Ventajas del Rediseño de Proceso de Negocios Permite a la organización centrarse en el cliente. La organización es más integrada y liviana. Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los recursos disponibles. Suministra los medios para realizar, en forma rápida, cambios importantes hacia actividades muy complejas. Ofrece una visión sistémica de las actividades de la empresa. 25
Ventajas del Rediseño de Proceso de Negocios Ayuda a la empresa a comprender como se convierten sus insumos en productos. Da una visión sobre la forma en que ocurren los errores y la manera de corregirlos. Suministra un método para preparar la organización a fin de cumplir con sus desafíos futuros. 26
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Entrevistas a ejecutivos, Se debe solicitar la siguiente documentación: organigrama descripciones de cargo/funciones manual de evaluación de desempeño productos y/o servicios indicadores económicos. Misión, Visión Objetivos estratégicos y Directrices estratégicas. 27
CONOCIMIENTO DEL ENTORNO Se deberá solicitar información acerca de: competidores clientes proveedores sustitutos complementadoras (alianzas estratégicas con otras organizaciones). 28
METODOLOGÍA DE REDISEÑO DE PROCESOS Realizar un estudio inicial a la organización entrevistas a ejecutivos, solicitud de información y documentos, y un estudio inicial del entorno. Visión global de la empresa. Realizar un análisis preliminar de la estrategia actual entrevistas, cuestionarios y análisis de la información documental. Misión, los objetivos estratégicos, el estudio de la filosofía corporativa y las directrices estratégicas. 29
METODOLOGÍA DE REDISEÑO DE PROCESOS Identificar los procesos de la empresa, deberán ser coherentes con la estrategia definida por la organización. En esta fase se identifican los procesos de negocio y los procesos auxiliares o de apoyo. A partir de la estrategia del negocio y los procesos, se obtiene un plan de acción global, el cual contempla la reestructuración de la organización, definición de perfiles de recursos humanos, incorporación de tecnología de la información y plataforma tecnológica. 30
REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS Los Procesos del Negocio corresponden a aquel conjunto de actividades interrelacionadas que transforman directamente el producto o servicio que representa el negocio central de la organización (core business). Los Procesos Auxiliares son aquel conjunto de actividades necesarias para el funcionamiento de la organización, que apoyan a los procesos de negocio y no producen una salida para el cliente final. 31
BPM 32
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BPM Aplicación 39
Diagrama de Procesos de Negocio DIAGRAMA DE RECORRIDO Oficina de Ingenieria Sanitaria Oficina de Ventanilla Oficina de Calificación Coordinación Departamental Tesoreria Jefe de Licencias Dir. Control Of. Archivo Usuario Recepción de Doctos Ventanilla Revisión de Planos Jefe de Area Secretaria Jefe de Area Secretaria Jefe Area Secretaria Secretaria Jefe de Area Tesoreria Director Ar chivo O.K. O.K. O.K. O.K. 40
Diagrama de Procesos de Negocio DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO VENTANILLA MULTI- TRAMITES MÓDULO DE INFORMACIÓN RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS VALIDACIÓN TÉCNICA ENTREGA DE LICENCIAS? MÓDULO RECEPCIÓN VALIDACIÓN DOCUMENTAL ENTREGA DE : USUARI O LICENCIA DICTÁMEN CERTIFICAD O DOCUMENTACIÓ N COMPLETA DOCUMENTACIÓ N VALIDADA DOCUMENTO S? CALIFICACIÓN Pre-pago o Pago INSPECCIÓN IN - SITU $ 41