Interfase Aspel-NOI con Aspel-COI La interfase entre Aspel-NOI y Aspel-COI consiste en generar la póliza o asiento contable de la nómina con base en una póliza modelo que es generada y contabilizada desde Aspel-NOI, para ello es necesario tomar en cuenta la forma en la cual se lleva el detalle de los gastos por Sueldos y Salarios dentro del Catálogo de cuentas de la empresa. Para llevar a cabo la interfase se deben realizar los siguientes pasos: 1. Generar la póliza para la interfaz. La póliza para la interfaz con Aspel-COI se puede generar de 4 formas distintas: Detalle General Detalle por Departamento Detalle por Cuenta auxiliar Detalle por Trabajador a) Detalle General: En la póliza se muestra el monto total pagado a los trabajadores por cada Percepción / Deducción incluida en la nómina, sin diferenciar entre trabajadores o departamentos. El tipo de Detalle con el que se generará la póliza, se define en cada una de las Percepciones y/o/ Deducciones, en este caso será GENERAL. La cuenta contable se debe definir de forma general en la Percepción / Deducción correspondiente, ya que en este caso la cuenta contable de Aspel-COI es única para cada concepto, por ejemplo la cuenta 2150-001-003, incluirá el monto total de ISR correspondiente a la nómina. Figura 1. Cuenta contable: Percepción / Deducción 14/11/2012 1
Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones se podrá generar la póliza desde el menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel-COI / Agregar. Figura 2. Generación de la póliza de la Interfaz Aspel-COI Figura 3.Ejemplificando el proceso. 14/11/2012 2
b) Detalle por Departamento: En la póliza se suman los montos pagados a los trabajadores del Departamento por cada uno de los conceptos de Percepción / Deducción, llevando en una sola cuenta el control de los centros de costo (Departamentos) de cada uno de los conceptos. En cada Percepción / Deducción se define el Tipo de Detalle como DEPARTAMENTO. En el detalle de cada Percepción / Deducción se debe capturar la Cuenta contable, por ejemplo: 6000-001-000. Figura 4. Configuración de tipo detalle. Si la clave del Departamento de Aspel-NOI no coincide con la clave del Departamento de Aspel-COI, se debe especificar en el detalle de cada Departamento, la cuenta contable de Aspel-COI y la clave de cada Departamento: Figura 5. Especificar la cuenta y centro de costos por Departamento Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde el menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel-COI / Agregar. 14/11/2012 3
Si se desea generar una póliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes. Figura 6. Generación de la póliza de los departamentos 1 al 3. Figura 7. Ejemplificando el proceso. 14/11/2012 4
c) Detalle por Cuenta Auxiliar: Al seleccionar el tipo de configuración como Cuenta auxiliar, de igual forma que el ejemplo anterior, se obtienen montos por Departamento, con la diferencia de que se genera un asiento contable en una cuenta independiente por cada Departamento para cada Percepción / Deducción. Para utilizar este tipo de configuración se debe especificar en cada Percepción / Deducción el Tipo Detalle como CTA. AUXILIAR. Figura 8. Percepción / Deducción Al especificar la cuenta contable en cada Percepción / Deducción se deberán especificar comodines???, por ejemplo: 6000-001-???. Los comodines se utilizarán para completar la cuenta contable de acuerdo a los datos del Departamento, existiendo dos posibilidades: o o Se considerará la cuenta especificada para cada Departamento sustituyendo los comodines de la Cuenta contable de la Percepción/Deducción por los dígitos especificados al mismo nivel en el detalle del Departamento. En caso de que no se haya especificado ninguna cuenta contable en cada Departamento, se sustituirán los comodines por el número de Departamento de Aspel-NOI. Figura 9. Cuenta contable por Departamento. 14/11/2012 5
Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde el menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel-COI / Agregar. Figura 10. Generación de la póliza. Figura 11. Ejemplificando el proceso. 14/11/2012 6
d) Detalle por Trabajador: Este tipo de detalle debe seleccionarse cuando se requiera desglosar por cada Trabajador los montos de cada Percepción / Deducción que se haya pagado. Para utilizar este tipo de configuración se debe especificar en cada Percepción/Deducción el Tipo Detalle como TRABAJADOR. La cuenta contable se debe capturar con comodines (???), ejemplo: 6000-013-???. Los comodines indican que la cuenta se completará con la clave del trabajador. Figura 12. Configuración de Tipo detalle: Trabajador. Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde el menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel-COI / Agregar. Si en el filtro no se especifica algún dato, se genera una póliza con todos los trabajadores. Figura 13. Generación de la póliza. 14/11/2012 7
Figura 14. Ejemplificando el proceso. Importante: No importando el tipo de detalle que se maneje contablemente, ya que éstas corresponden al abono de la provisión de Nómina, cuentas de Banco, Transferencia, Cheque, Previsión social y cuentas de pago en especie. Para definir las cuentas, ingresar al menú Procesos / Interfases Aspel / Interfase Aspel-COI y presionando el botón. Para las cuentas de Pagos en especie se debe agregar para cada percepción que sea en especie una cuenta contable. Figura 15. Cuentas de interfase con COI 14/11/2012 8
2. Contabilizar las pólizas modelo en Aspel-COI. a) Al generar las pólizas quedan registradas en la ventana de Interfaz Aspel-COI con estatus Pendiente por contabilizar, por lo que desde esta misma ventana se puede hacer la afectación de la contabilidad presionando el botón. b) Si Aspel-NOI no se encuentra en la misma red que Aspel-COI se permite contabilizar las pólizas modelo llevando los archivos correspondientes en medios de almacenamiento o recibidos por correo electrónico para hacer la afectación contable directo desde Aspel-COI Para contabilizar estas pólizas es necesario ingresar a Aspel-COI en el menú Archivos / Pólizas Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI. Ruta del archivo Archivo de póliza Detalle de la póliza Figura 16. Póliza Modelo General en Aspel-COI Atentamente Aspel Soporte Técnico /user/soporteaspeldemexico 14/11/2012 9