Objetivo: Este documento establece los lineamientos a seguir en el control contable de la institución.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Y ALCANCE Objetivo: Este documento establece los lineamientos a seguir en el control contable de la institución. Alcance: Aplica para todo el manejo de la contabilidad del CUC. 2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES 2.1 Referencias. IA-FIN-09 Instructivo para la Emisión de Cheques y transferencia electrónica de fondos Definiciones. BOS7: Sistema de información para el registro de información contable. Módulo auxiliar de bancos: Ventana del sistema BOS7 para el control bancario. Módulo contable: Ventana del sistema BOS7 para procesar la información contable proveniente del módulo auxiliar de bancos. Asiento de diario: Registro de una o varias transacciones. Tabla de distribuciones: Plantilla donde se procesa la planilla por medio de centros de costos.

2 Centros de Costo: Asignación departamental del CUC, definida por la Dirección de Planificación y Desarrollo, por ejemplo: Bienestar Estudiantil, Departamento Financiero, Dirección Académica, Decanatura. Nómina: Detalle mensual de los salarios pagados a los colaboradores del CUC. Catálogo de cuentas: Listado de las cuentas contables utilizadas por la institución. 3. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del asistente control de pagos del Departamento Financiero la confección de cheques. Es responsabilidad del Asistente de Financiero Encargado de Ejecución Presupuestaria realizar los depósitos. Es responsabilidad del Encargado de Ejecución Presupuestaria Institucional la revisión física de los cheques así como de los depósitos para verificar su validez. Es responsabilidad del Encargado de Planillas del Departamento Financiero proveer el documento asiento de planilla a la Ejecución Presupuestaria Institucional. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Contabilización de cheques El asistente control de pagos deberá: a. Revisar que el cheque esté cuadrado b. Ingresar al sistema BOS7, opción control bancario, cheques c. Buscar número de cheque

3 d. Ingresar al asiento guardado e. Revisar cuentas contables f. Revisar cuentas de presupuesto versus cuentas contables (En caso de cheques que no implican cuentas de presupuesto se omite este paso) g. Contabilizar el cheque Contabilización de Depósitos (LA NUMERACIÓN DE CADA UNO DE LOS SUBPROCESOS DEBE HACERSE EN FORMA SEPARADA) a) Digitar el depósito en la hoja de Excel Ingresos b) Revisar que el detalle de cobros del depósito corresponda con el monto depositado c) Ingresar los depósitos al sistema BOS7, menú de Control Bancario, opción depósitos d) Incluir número de depósito, fecha, detalle de recibos e) Incluir cuentas contables según detalle de cobros f) Contabilizar el asiento Contabilización de planilla (Remuneraciones Salariales) a) Se recibe el detalle de planilla b) Abrir la hoja de Excel Distribuciones c) Digitar los montos del asiento contable en las distribuciones según corresponda d) Digitar el asiento en el Sistema BOS7, opción Menú Opción Asientos e) Contabilizar asiento

4 Contabilización de planilla (Cargas Sociales) a) Se recibe el detalle de planilla b) Abrir la hoja de Excel Distribuciones c) Digitar los montos del asiento contable en las distribuciones según corresponda d) Digitar el asiento en el sistema BOS7, opción Menú Opción Asientos e) Contabilizar asiento f) Se toma la planilla del mes correspondiente. g) En el cuadro de planillas de planilla mensual se incorpora en el cuadro de costos1, 2, 3, los montos correspondientes a los componentes salariales que generan las cargas. Componentes que genera las cargas: a. Sueldos y Cargos Fijos b. Jornales c. Suplencias d. Tiempo extraordinario e. Retribución por años servidos (anualidades) f. Otros incentivos salariales g. Salario escolar A. Se ingresa al sistema de la CCSS, se toma la planilla de la CCSS (informe de salarios de la planilla del mes) y se siguen las instrucciones del llenado del informe. B. Una vez lleno los datos del informe se ingresan a la hoja del asiento de la CCSS, se procede a llenar las tablas dinámicas y la carga del asiento contable.

5 El proceso contable comprende los siguientes rubros: A. Cheques y Notas de débito de todas las cuentas bancarias institucionales B. Depósitos y Notas de crédito de todas las cuentas bancarias institucionales C. Nómina D. Transferencias Electrónicas de Fondos E. Otros ajustes Cheques y Notas de Débito. 1. Los cheques y notas de débito guardados son revisados en el sistema BOS7, se revisan contra el físico, verificando que el número de cheque o nota de débito coincida con el asiento contable y que los montos y las cuentas contables sean correctos. 2. Si el asiento contable coincide y los montos son correctos se procede al paso de la información del módulo auxiliar de bancos al módulo contable. Depósitos y Notas de Crédito 1. Con los depósitos y notas de crédito se sigue el mismo proceso de los cheques y notas de débito. 2. Si los montos y los asientos son correctos se procede a la contabilización desde Módulo Auxiliar de Bancos hacia el Módulo Contable.

6 Nómina. 1 El Encargado de planilla del Departamento de Financiero suministra el asiento de planilla al Encargado de Ejecución Presupuestaria. 2 El Encargado de Ejecución Presupuestaria realiza el asiento de diario mediante la digitación manual en la Tabla de Distribuciones por centros de costos. Transferencias Electrónicas de Fondos 1. Los cheques guardados en la cuenta de Caja Única, son revisados en el sistema BOS7, se revisan contra el físico, verificando que el número de débito coincida con el asiento contable y que los montos y las cuentas contables sean correctos. 2. Si el asiento contable coincide y los montos son correctos se procede al paso de la información del módulo auxiliar de bancos al módulo contable. Otros ajustes Los ajustes pueden ser generados por error en el registro del asiento contable, situación que se debe ajustar o compensar con el mismo asiento contable o bien generar un nuevo asiento. Hecha la contabilización de los cheques, notas de débito, depósitos, notas de crédito y la nómina se obtienen los estados financieros.

7 5. CONTROL DE CAMBIOS. Versión Solicitud Descripción del cambio (para mayor detalle ver la solicitud # correspondiente) 01 Creación del documento