Pagos Capítulo 2 CONTROL DE BANCO DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explicará como usar la opción Transacción/Efectivo para ayudar a mantener un rastro de los cheques que pagó fuera de la empresa. Usar la opción pagos de caja para emitir cheques devueltos de clientes, pagar facturas a suplidores e imprimir cheques por la computadora. Además, este capítulo explica la característica de anular cheques. Use esta característica para reversar un pago de caja asentado. Después de completar este capítulo usted sabrá como: Imprimir el Reporte de Cheques. Entrar Pago de Efectivo. Entrar un avance Pagado a un Suplidor. Reversar un pago de efectivo asentado usando la característica anular cheques. 2-1
PAGOS Reporte de Pagos El reporte de pagos es una herramienta usada para ayudar a determinar cuales facturas están pendientes de pago y el orden en el cual pagará las facturas. Para imprimir el Reporte de Pagos, seleccione, Reporte/Cuentas por Pagar/Pagos. Figura 2-1: Reporte de Pagos Seleccione el orden de sortear los registros en el campo Subtotal: Proveedor, Fecha de Vencimiento, o Fecha de Descuento. Seleccione la opción de sorteo según sus necesidades. Suplidor sorteado por código, Fecha de Vencimiento le permitirá ver cuales facturas se vencen primero y la Fecha de Descuento permite ver cuales facturas necesitan ser pagadas en orden para tomar el beneficio del descuento que el suplidor ofrece por pronto pago. Entre el rango en los campos Del y Al. Presione para imprimir el reporte de todos los registros. 2-2
Pagos Use la opción pagos cuando hace un pago a uno de sus suplidores, devuelve dinero a uno de sus clientes, para hacer pagos a un préstamo o pagar un gasto. La opción pagos es para cualquier salida de dinero. Comprendiendo la pantalla de pagos. Para entrar un pago, seleccione de la pantalla del menú principal de DacEasy Contabilidad Transacción/Efectivo. Entonces, escoja Pagos del submenú Efectivo. La pantalla de Pagos se desplegará. Figura 2-1: Pantalla de Pagos Esta pantalla es parecida a la pantalla de recibos. La información parecida aplica a esta pantalla encontrada en la sección titulada Entrando un recibo de ingreso, con las siguientes excepciones. Campos de pantalla de Pagos Número Este campo mantiene sus transacciones en orden secuencial. El siguiente número disponible de transacción se asigna cuando usted oprime Enter. Si necesita editar ó ver una transacción existente, teclee el número ó haga clic en Buscar y seleccione la transacción. 2-3
PAGOS Nota: Usted solo puede ver y editar transacciones sin asentar. Fecha Teclee la fecha que será utilizada para actualizar el Libro Mayor cuando el pago sea asentado. Este campo tiene por omisión la fecha actual del sistema, pero puede ser cambiado si lo desea. Tipo de cheque Banco Este campo le dice a DacEasy que tipo de cheque quiere escribir. Puede escoger Manual o Computarizado. Si usa cheques computarizados preimpresos, escoja Computarizados como el tipo. Cuando escoja computarizados, DacEasy salta el campo Cheque. DacEasy llena el Número del cheque cuando imprima cheques y asigne el Número inicial. Manual indica que no está usando la computadora para escribir el cheque. Los cheques manuales son escritos a mano. El cursor avanza al campo Cheque si escoge esta opción. El campo Cheque no puede ser dejado en blanco cuando entre cheques Manuales. Teclee el número de la cuenta bancaria reconciliable ó haga clic en Buscar y seleccione esta cuenta. La cuenta bancaria que usted teclee deberá estar definida como reconciliable en la caja de diálogo Editar Cuenta. Cheque Pagado A Entre el número de cheque si escoge Manual como tipo de cheque. Cuando escribe un cheque manual, debe entrar un número de cheque. DacEasy no asigna el número de cheque por usted. Si usa cheques computarizados, DacEasy deja ese campo en blanco y sitúa el cursor en el campo Pagado A:. El número de cheque es asignado cuando imprime cheques computarizados. Escoja a quien está pagando el dinero en este campo. Cuando haga un pago de caja, seleccione Suplidor, Cliente o LM. 2-4
Registrando Pagos. Puede registrar un pago usando uno de estos tres métodos. Los pagos de cajas normales son los hechos a suplidores en su cuenta. Si necesita escribir un cheque para pagar una factura, escoja Suplidor en el campo Pagado A. si el tipo de cuenta con este suplidor es de factura abierta o Acumulado, aplique el pago en contra de una factura entrada desde Cuentas por Pagar o Compras. Si la cuenta es de tipo Contado, asigne una cuenta desde el Catálogo de Cuentas para aplicar el pago. Puede también pagar directamente desde una cuenta del Libro Mayor. Por ejemplo, puede entrar el gasto de interés o pagar un cargo por servicios directamente desde la cuenta propuesta. Si escoge LM en el campo Pagado A, el campo Código puede ser dejado en blanco. Un pago a clientes es considerado un pago no normal. Si necesita emitir un cheque devuelto a un cliente, escoja Clientes en el campo Pagado A en la pantalla de Pagos para escribir un cheque a su cliente. Código Memo Monto Teclee el código de cliente ó proveedor al que esta pagando ó haga click en Buscar y seleccione el código. El nombre y dirección se muestran para verificación después de que usted teclee el código. Entre el Número de la cuenta a ser pagado o cualquier otra información pertinente que quiera imprimir en la parte superior izquierda del cheque computarizado. Entre el monto total del pago en el campo Monto si está usando un cheque manual. Si está usando cheques computarizados, DacEasy saltará este campo. Tip: Presione en el campo Monto para accesar a una búsqueda de todas las facturas pendientes para un suplidor. Aplicado DacEasy desplega el monto del pago a las facturas pendientes. 2-5
PAGOS Por aplicar Referencia Si hace un pago que cubra todas las facturas y todavía tiene un monto en el campo Aplicado A, puede crear un avance presionando F3. Los avances sólo son disponibles para suplidores de Factura abierta o Acumulado. No puede crear un avance para suplidores tipo de Contado o Cash Use este campo para entrar una corta descripción de la transacción. Tip: Presione en el campo Referencia para accesar la búsqueda de todas las facturas con balance pendiente de un cliente o suplidor. Área de Detalle para Clientes/Suplidores con cuenta tipo Abierto y Acumulado, Esta área identifica todas las facturas pendientes asociadas con este suplidor. Presione Enter para avanzar al área de Detalle. Seleccione la factura para la cual quiere aplicar el pago y presione Enter otra vez. Factura Desplega el Número de la factura pendiente. Esta puede ser una factura asentada o no asentada. Fecha Factura Referencia Desplega la fecha de transacción de la factura. No puede editar este campo. Este campo es para su información. Puede entrar una referencia para este pago. Puede usar para entrar el número de cheque para pagar la factura, en el campo referencia. Monto DacEasy desplega los montos pendientes para una factura. Este es el monto que todavía le debe al suplidor. Descuento Disponible DacEasy desplega los términos de monto de descuento disponibles para este suplidor. 2-6
Aplicado Digite el monto del pago que quiere aplicar a esa factura y presione Enter. Puede aplicar todo o parte del monto entrado en el campo Monto. Si quiere aplicar todo o parte, debe aplicar el resto a otra factura o crear un avance. El monto entrado en ese campo es agregado para el campo aplicado en el campo encabezado. La transacción no puede ser procesada hasta que el monto del encabezado en el campo aplicado sea igual al campo monto del encabezado. Descuento Tomado Use el campo Descuento Tomado para entrar cualquier descuento dado por pronto pago. Área de Detalle de Banco para Clientes/Suplidores y pagos por LM. Entre la cuenta de Libro Mayor que está saldando en esa área. Esa área sólo está disponible cuando usted selecciona LM o tipo Contado Cliente/Suplidor en el campo Pagado A. Figura 2-2: Pantalla de detalle de pago para clientes/suplidores y pagos por LM Cuenta Entre la cuenta que compensa. Si el pago es a un suplidor tipo Contado con la cuenta de gastos por defecto, la cuenta por defecto se desplegará. Esa cuenta puede ser cambiada. 2-7
PAGOS Descripción La descripción de la cuenta se desplegará. Ese campo puede ser editado. Monto El monto de la sección de encabezado se desplega. Ese campo puede ser editado si el monto total está para dividir entre más de una cuenta. Factura Valor factura Entre la factura que está pagando. Ese campo es opcional. Entre el monto de la factura. Ese campo es opcional. En conclusión Puede ejecutar cualquiera de las siguientes operaciones después de entrar la transacción. Presione para salvar la transacción. Si está fijado asentar en línea como Yes en la pantalla de Sistema de Preferencias, la transacción será asentada. Presione Esc para borrar la transacción. Saldo Bancario Usted puede ver el saldo en efectivo para una cuenta bancaria, incluyendo actividad sin asentar, mientras teclea una transacción en el módulo de Efectivo. Para ver el saldo en efectivo desde las cajas de diálogo Recibos ó Pagos, haga clic en Opciones y seleccione Saldo Bancario o presione Shift+F3 desde la pantalla de pagos/cheques. Se desplegará la pantalla de Saldo de Efectivo que se encuentra en la sección Saldo Bancario del capitulo 1 de Control de Bancos. 2-8
Reversando un Pago asentado Si entra y asienta un pago por error, necesitará anular la transacción. Los siguientes pasos explican como: Pasos rápidos para reversar un pago asentado 1. Seleccione Transacción/Efectivo. Entonces, Cheques Nulos. Se desplegará la pantalla de búsqueda de cheques. Figura 2-3: Use la pantalla de búsqueda de cheques para seleccionar el cheque a anular. 2. Seleccione el cheque asentado que necesita anular. La pantalla de cheques nulos se desplegará. Figura 2-3: Anular un cheque asentado de la pantalla anular cheques. 3. Toda la información aparecerá en el encabezado. Asegúrese que ese es el cheque que quiere anular. 2-9
PAGOS 4. Sitúe la transacción en el área de esa pantalla. Entonces entre la fecha en la que usted quiere anular el cheque asentado en el campo fecha. 5. DacEasy desplega el período apropiado. Digite la descripción para la transacción. 6. Presione para procesar esa transacción. DacEasy hace todas las entradas de reversiones apropiadas. Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces, complete la Aventura 4: Entrando un pago Aventura 5: Entrar un pago para un cheque devuelto Aventura 6: Anular un cheque impreso por el computador Aventura 7: Anulando un cheque asentado Aventura 8: emitir un efectivo devuelto a una cuenta del Libro Mayor Aventura 10: Entrar un cheque devuelto de un cliente y adicionar el cheque a la factura original. 2-10
Notas 2-11