Presupuesto de efectivo 1
Introducción La globalización, el incremento de la competencia y las tendencias tecnológicas internacionales han requerido que las empresas se vuelvan cada día más productivas y competitivas. Las finanzas como disciplina administrativas especializadas en incrementar el patrimonio de los accionistas y aumentar el valor de las empresas, han desarrollado diversas herramientas que nos ayudan a alcanzar dichas metas en las organizaciones. Una de estas herramientas es el presupuesto de efectivo mediante el cual los administradores pueden empatar los objetivos propuestos en la planeación con los resultados reales de las empresas, convirtiendo así al presupuesto en un arma poderosa de control administrativo. Una vez finalizado el curso podrás manejar una importante herramienta administrativa que te ayudara a mejorar la planeación y el control del efectivo en tu organización. Objetivo general Analizar cómo el presupuesto de efectivo se convierte en una importante herramienta de control administrativo al manejar entradas y salidas de dinero de la organización, así como la planeación de los recursos para no caer en los riesgos de la liquidez. Contenido Tema 1. Importancia del proceso de planeación del efectivo. Tema 2. Métodos para elaborar el presupuesto Antecedentes 2
A continuación se describe el siguiente caso, revisa con detalle la siguiente información: El mes aún no termina para la empresa Vitrales Monterrey, y ya todo el dinero que se tenía disponible se ha terminado. Adriana Montemayor dueña del negocio, se encuentra desesperada ya que nunca alcanza el dinero para tantos gastos. En una cena familiar, Adriana le comenta la situación a su cuñado Pablo Pérez. Pablo: Adriana Cómo van las cosas en tu negocio? Adriana: Mal, nunca alcanza el dinero para tantos gastos, es final de mes y ya no hay dinero disponible! Pablo: Cómo le haces para pagar los gastos de la empresa? Adriana: Pues utilizando la chequera, así es como controlo el dinero que sale. Pablo: Yo tenía el mismo problema hasta que contraté a un asesor de negocios que me recomendó un instrumento de control con el cual logré reducir los gastos en un 60%. Adriana: En un 60%! En serio? Me podrías recomendar a tu asesor? Pablo: Claro! En este momento podemos hablarle. Tema 1. Importancia del proceso de planeación del efectivo. Introducción El presupuesto de efectivo determina no solo la cantidad total de financiamiento que se requerirá, sino también el tiempo necesario. El presupuesto de efectivo indica la cantidad de fondos que se necesitara mes por mes, semana por semana, o aún día por día. Constituye uno de los instrumentos más importantes de que 3
dispone el gerente financiero. Puesto que es importante poseer una clara comprensión de la naturaleza del presupuesto de efectivo. Los presupuestos de efectivo, si se usan apropiadamente, son muy precisos y pueden señalar los fondos que se necesitaran, cuando se necesitaran y cuando las corrientes de efectivo serán suficientes para retirar cualesquiera prestamos que pudieran ser necesarios. Se presentaran los principales objetivos del presupuesto de efectivo, así como los programas para el incremento del efectivo. Objetivo del tema Identificar la importancia de contar con un proceso de planeación del efectivo dentro del proceso de administración. Temario 1. Concepto de planeación del efectivo. 2. Objetivos del presupuesto de efectivo 3. Estrategias sobre el manejo de efectivo 4. Programas de incremento de efectivo 1. Concepto de planeación del efectivo El primer paso de la administración del efectivo de una empresa es la planeación, la herramienta más importante para el manejo de la planeación es el presupuesto de efectivo. El presupuesto de efectivo es multifacético ya que tiene mucho que ofrecer a la administración de una empresa para el desarrollo de la tarea de coordinación y conducción hacia la posición en que logre alcanzar su máximo valor. Presupuesto efectivo: Pronostico de entradas y salidas que nos indica las pérdidas o ganancias futuras y nos obliga a tener una planeación para poder saber en dónde invertir las utilidades o bien, para conocer de donde podremos recuperarnos para cubrir las pérdidas que la empresa presenta. 4
Este presupuesto es desarrollado normalmente por el tesorero de la empresa, quien depende del director de finanzas y tiene a su cargo la administración de la liquidez de la compañía. 2. Objetivos del presupuesto de efectivo: Destacar los periodos en que se presentaran faltantes y sobrantes de efectivo y a cuanto ascenderán dichas cantidades. Determinar si los saldos son óptimos con los recursos invertidos en efectivo con la intención de detectar si se presenta una sobre o subinversión Determinar si las políticas de cobro y de pago son las óptimas, efectuando una revisión que liberar recursos que se analizaran para financiar los faltantes destacados. Determinar la rentabilidad de proyectos. Diagnosticar cual era el comportamiento del flujo de efectivo a través del periodo de que se trate. Establecer políticas de dividendos en la empresa. 3. Estrategias sobre el manejo de efectivo El efectivo que se desea mantener forma parte de una cantidad de recursos donde se debe de justificar el costo de oportunidad. Tenemos el siguiente ejemplo: Se puede tener mucho dinero en una cuenta bancaria y por ende mucha liquidez, sin embargo esta cantidad no está generando altos intereses, de lo contrario, si dicha cantidad estuviera invertida en algún instrumento como los Cetes u otros títulos financieros tendríamos mejores ganancias o más atractivas. Para que en la empresa no existan problemas de efectivo se pueden implementar 5
las siguientes estrategias: Estrategias sobre el manejo de efectivo o Reducir los gastos. o Retrasar los egresos. o Incrementar los ingresos. o Adelantar ingresos. o Mantener los recursos en movimiento. o Liquidar los recursos inactivos. 4. Programas de incremento de efectivo De la misma manera que existe estrategias sobre el manejo de efectivo existen otras para incrementar el efectivo de la empresa. A continuación se muestran algunas. Estrategias para incrementar el efectivo de la empresa: o Acelerar el ciclo del capital del trabajo. o Agilizar el cobro de anticipos de clientes. o Almacenar los productos cerca de los clientes que compren grandes volúmenes. o Cargar intereses sobre la cartera vencida. o Controlar y liquidar la maquinaria que no se esté utilizando. o Eliminar a los clientes poco rentables (reacios a los cobros). o Eliminar o reducir líneas no rentables. o Evitar compras prematuras. o Incrementar la rotación sacrificando margen. o Incrementar precios de venta, siempre ey cuando no disminuyan los clientes. o Liquidar inventarios obsoletos. o Mejorar la calidad del producto. o Mejorar la mezcla de líneas. o Negociar programas de envío de los proveedores para que coincidan con el programa de producción. 6
o Obtener plazos más amplios de los proveedores. o Pedir a los proveedores que almacenen su mercancía lo más cerca posible de la planta para reducir el período de re-orden y envío. o Pedir materiales en consignación. o Tener en un solo almacén los productos de poco movimiento. Conclusión de tema En el presente apartado hemos definido el concepto de planeación financiera del efectivo y el uso del presupuesto de efectivo como herramienta de planeación y de control para dicho rubro. Hemos visto también algunos de los objetivos de tener un buen presupuesto de efectivo y algunas de las estrategias que se pueden derivar del mismo. Tema 2. Métodos para elaborar el presupuesto de efectivo. Introducción Muchas empresas pueden llegar a mostrar utilidades y sin embargo no tener efectivo para hacer frente a sus compromisos de operación y financieros. Esto sucede debido a que contablemente los ingresos se registran cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos. A este procedimiento el más común en las empresas se le conoce como contabilidad de base acumulativa. Por otro lado, existe la base de efectivo, que consiste en reconocer los ingresos y gastos en la fecha que generan entradas o salidas de efectivo. Ambos procedimientos son muy interesantes, pero el objetivo de cada uno es muy diferente. El de la base acumulativa es determinar la utilidad correcta y el de la 7
base de efectivo es conocer el comportamiento del flujo de efectivo. Al elaborar el presupuesto es necesario aplicar este último. Los métodos utilizados para preparar el presupuesto de efectivo son: Método de entradas y salidas Método de balances proyectados Método indirecto Objetivo del tema Aplicar diversos métodos para la elaboración del presupuesto de efectivo, así como manejar dichas herramientas como armas de control administrativo para las organizaciones. Temario: 1. Método de entradas y salidas 2. Método de balances y proyectos 3. Método indirecto 4. Elección del método con el tipo de empresa 1. Método de entradas y salidas Es el método más simple de los tres que analizaremos. Para realizar el presupuesto de efectivo bajo esta técnica lo único que debemos saber son los ingresos y gastos en efectivo del negocio. Este método es el que se utiliza cuando empresarios o administradores se manejan con las chequeras. Ejemplo Vitrales Monterrey presenta la siguiente información sobre sus entradas y salidas de efectivo: 8
Vitrales Monterrey S.A. Pago en efectivo $45,000.00 Pago de sueldos $5,000.00 Pago a proveedores $10,000.00 Pago de servicios $4,500.00 Pago de impuestos $2,500.00 Pago al banco $1,500 Adriana Montemayor le dice al "Asesor" que esos son los gastos que ella tiene por mes y que así siempre se ha manejado. El "Asesor" le pregunta a Adriana que si no le gustaría tener el control para los siguientes meses. Ella dice que le encantaría pero que no sabe cómo. El "Asesor" le dice que van a hacer lo siguiente: Los pasos que se deben seguir para mejorar la situación financiera son los siguientes: Primer paso: Pronosticar las ventas Adriana dice que sus ventas se incrementaran este año en un 1% cada mes. Segundo paso: Pronosticar gastos basándose en ventas Si las ventas se incrementaran en un 1% cada mes, entonces debemos saber cuánto se debe incrementar cada gasto: Sueldos: Planea incrementarlo 1% al mes debido a las comisiones que paga a las vendedoras. Proveedores: Se incrementará cada mes en %5 debido al material que va a usar. Servicios: Se quedan igual que ingresos. Impuestos: Se incrementan igual que ingresos. 9
Pago a bancos: Se queda igual. Tercer paso: Cuál es el saldo de efectivo hoy? Debemos saber cuánto dinero se tiene en efectivo el dia de hoy para iniciar el proceso de presupuesto. Adriana tiene $50,000.00 en efectivo. Cuarto paso: Realizar el presupuesto de efectivo. De este presupuesto de desprende lo siguiente: 1. El saldo final de efectivo de cada mes es el inicial del siguiente. 2. Las ventas se calcularon (por ejemplo): Ventas de abril 2005 = Ventas de marzo 2005 * 1.01 Y así para cada mes. 3. El efectivo disponible se calculó: Efectivo disponible = Saldo inicial en efectivo + Ventas en efectivo. 4. Pago de sueldos: Sueldos abril 2005 = Sueldos marzo 2005 * 1.01 Y así para cada mes. 10
5. Pago a proveedores se determinó: Pago a proveedores abril 2005 = Pago a proveedores marzo 2005 * 1.05 Y así para cada mes. 6. Impuestos: Pago de impuestos abril 2005 = Pago de impuestos marzo 2005 * 1.01 7. Total de pagos es la suma de todos los pagos. 8. El saldo final es la diferencia entre el efectivo disponible y el total de pagos. 2. Método de balances generales proyectados Supongamos que Adriana tiene más información en forma de balance general y estado de resultados. Vitrales Monterrey S. A. 11
Ejemplo Suponiendo que el costo de ventas es el 60% del precio de venta y que los gastos operativos del negocio de Adriana sean el 75% de la utilidad bruta, que los gastos financieros se mantienen y que los impuestos son del 35% de la utilidad después de gastos financieros, vamos a tener lo siguiente si las ventas se incrementan en 1% en abril: Te pe di mo s co mp rob ar el cál 12
culo de este estado de resultados, para que vayas practicando este tipo de planteamientos. Esta situación afecta al balance general, principalmente en la cuenta de utilidades retenidas, lo cual se muestra a continuación: Si revisamos en el balance general proyectado para abril del 2005, el total de activos y el total de pasivo y capital no "cuadran" por $8,872.50 lo cual corresponde a la utilidad neta del mes de abril. Esto fue hecho con el propósito de planear qué debemos de hacer con dicho dinero. Adriana puede hacer cualquiera de las siguientes cosas o bien, una combinación de ellas: Incrementar dinero en caja Incrementar dinero en bancos Dar más crédito a clientes Incrementar inventarios 13
Renovar el equipo Disminuir lo que debe a proveedores Disminuir o que debe al banco Quedarse con el dinero para ella no reinvirtiéndolo. 3. Método indirecto Supongamos que Adriana tiene el siguiente estado de resultados y balance general. 14
Esta información es más completa que las dos anteriores. En esta ocasión Vitrales Monterrey tiene una serie de operaciones que va a realizar. Operaciones que va a realizar 1. El saldo en caja se aumentará en $1,000. 2. Se han otorgado más créditos a clientes. 3. Los inventarios se disminuirán. 4. Parte del equipo se planea vender. 5. Los recursos que vienen de proveedores se disminuirán. 6. También se planea liquidar parte del saldo en crédito bancario. 7. Hay una inyección de capital. 8. Hay utilidades. 15
El método indirecto de presupuesto de efectivo divide los flujos en tres partes con la finalidad de saber con profundidad de dónde vienen los recursos o hacia dónde se van y tener un mayor control: 1 Flujo operativo de efectivo: Es el efectivo que proviene de la razón o giro del negocio. 2 Flujo de financiamiento: Es el flujo que proviene de los créditos facilitados por los bancos, así como las aportaciones de capital. 3 Flujo de inversión: Proviene de los aumentos o disminuciones en activos fijos. Para realizar los cálculos aplicados al método indirecto, seguimos los siguientes pasos: 1. Determinar Utilidades Antes de Impuestos, Reparto de Utilidades, Depreciaciones y Amortizaciones (UAIRDA) 2. Restar al balance general de abril las cantidades del balance general de marzo de 2005. 3. Determinar el flujo de operación, financiamiento e inversión y sumarlo a la UAIRDA. 4. Elección del método con el tipo de empresa La elección del método apropiado depende de la cantidad de información que se tenga. En el siguiente cuadro comparativo podemos ver algunos aspectos importantes que influyen en la elección del método. 16
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Como podemos observar, el método indirecto es el que nos presenta mayor información, ya que nos señala a dónde se está direccionando el dinero y de dónde viene y podemos ver a detalle en que cuenta podemos tener errores o en que cuentas está la empresa con mayor liquidez, por lo tanto es la que se recomienda elaborar ampliamente, sin embargo dependiendo de lo que se tenga y se quiera llegar a conocer utilizamos el método adecuado. Conclusión de tema A través de los medios de información que posee, cada empresa desarrolla el mejor presupuesto según sus necesidades. En este apartado revisamos la mecánica de los métodos: Entradas salidas de efectivo Balances proyectados Método indirecto Después de analizar los tres métodos para realizar el flujo de efectivo concluimos que: 18
El método indirecto de presupuesto de efectivo es el más completo, ya que divide los flujos en tres partes con la finalidad de saber con profundidad de dónde vienen los recursos o hacia dónde se van y tener un mayor control. El método de entradas y salidas es el más sencillo de los tres, porque lo único que debemos saber son los ingresos y gastos en efectivo del negocio. Conclusión del curso La planeación de una empresa descansa sobre diversas herramientas contables y financieras; una de estas herramientas es el presupuesto de efectivo. La importancia de esta herramienta radica en que el efectivo ha sido el gran determinante en la operación de las organizaciones. A través del caso de Vitrales Monterrey hemos visto que aunque una organización venda mucho su efectivo puede no ser el óptimo. Otro punto importante fue el de las diversas metodologías que observamos para realizar el presupuesto. Vimos que cada una de ella depende de los datos que tenga la empresa. Tanto el método de entradas salidas como el método de balance proyectado y el método indirecto son grandes armas para la planeación y el control de efectivo en las organizaciones. 19