INSTRUCTIVO EVALUACIÓN ANUAL DE DESEMPEÑO PROYECTOS LRPA (PROCESO DE SEGUIMIENTO) DEPARTAMENTO DE JUSTICIA JUVENIL DICIEMBRE 2015
PRESENTACIÓN El Servicio Nacional de Menores (SENAME) tiene por misión institucional contribuir a la promoción, protección y restitución de derechos de niños, niñas y adolescentes vulnerados/as, así como a la responsabilización y reinserción social de los adolescentes infractores/as de ley, a través de programas ejecutados directamente o por organismos colaboradores del servicio. La ley 20.032 y su reglamento, establecen un régimen de subvención para los organismos colaboradores acreditados de SENAME (OCAS), y mandata a su vez al SENAME a la supervisión y evaluación de la ejecución de los proyectos de la oferta programática del SENAME por parte de OCAS. En el mismo sentido, el Reglamento de la Ley 20.032, en su Título IV, Artículo 47 señala que: Los proyectos con un plazo de duración superior a un año serán evaluados anualmente por el Servicio Nacional de Menores - SENAME. Asimismo, el Servicio solicitará se presenten planes anuales de trabajo para el correspondiente período. En el caso de proyectos con una duración igual o inferior a un año, la oportunidad y forma de evaluación se determinará en el respectivo convenio. Dicha evaluación deberá dar cuenta de: 1. El cumplimiento de los objetivos 2. El logro de los resultados esperados especificados en el respectivo Convenio 3. La calidad de la atención 4. Los criterios empleados por el Colaborador acreditado para decidir el ingreso y el egreso de niños y niñas o adolescentes. El presente instructivo señala los procedimientos e instrumentos que forman parte del Proceso de Seguimiento de la Evaluación de Desempeño de Proyectos LRPA, así como los responsables en cada etapa y centro de responsabilidad (Nacional y Regional) involucrados en la evaluación de la ejecución anual de los proyectos de la oferta programática desarrollada por los Organismos Colaboradores Acreditados. OBJETIVOS General: Evaluar la ejecución de los proyectos licitados de la oferta programática del SENAME relativa al área de Justicia Juvenil y la ley 20.084.
Específicos: Generar una planificación anual para la realización de las evaluaciones de desempeño de acuerdo a los plazos establecidos para la ejecución en los convenios de colaboración. Realizar evaluaciones a los programas ejecutados en el marco de la ley 20.084 cumpliendo estándares de calidad mediante formatos específicos por cada línea programática. Realizar el proceso de evaluación de desempeño de acuerdo a criterios de calidad establecidos tanto en plazos y como en calidad de contenidos, de acuerdo a la planificación anual del proceso de Seguimiento. Lograr visualizar fortalezas y debilidades en la ejecución de programas ejecutados por Organismos Colaboradores Acreditados de SENAME, en el área de Justicia Juvenil a fin de insumar la toma de decisiones por parte de Direcciones Regionales y la Dirección Nacional. PERIODO DE EVALUACIÓN Las evaluaciones de desempeño se realizarán de acuerdo al tiempo que dure el convenio de cada proyecto. Estas evaluaciones se llevarán a cabo en distintos periodos según la duración de los Convenios de los proyectos, a saber: 1 año 2 años 3 años Evaluación al noveno (9) mes de funcionamiento, la que determinará la prórroga del convenio o en su defecto equivaldrá a la evaluación de término. Evaluación al doceavo (12) y veintiunavo (21) mes. Esta última evaluación determinará la prórroga del convenio o en su defecto equivaldrá a la evaluación de término. Evaluación al doceavo (12), vigésimo cuarto (24) y trigésimo segundo (32) mes de funcionamiento. Esta última evaluación determinará la prórroga del convenio o en su defecto equivaldrá a la evaluación de término. Asimismo, se utilizará para la evaluación de ejecución como para la evaluación de término del proyecto el mismo formato de evaluación de desempeño que incorpora en su forma el plan anual de trabajo, este plan se entregará en conjunto con la autoevaluación del programa, realizando una planificación correspondiente a 12 meses (un año) a excepción de la evaluación de término (último periodo de ejecución) que no será necesario presentar plan de trabajo. En cuanto a la continuidad de los proyectos, éstos se prorrogarán por una sola vez, respetando el periodo del convenio y tomando en consideración los resultados de las evaluaciones de todo el periodo de ejecución. En caso que los proyectos presenten evaluaciones deficientes se procederá a dar término anticipado al convenio.
PROCESO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN Las Pautas de Evaluación y Autoevaluación Anual de Desempeño se revisarán en el Departamento de Justicia Juvenil, utilizando los formatos de años anteriores como insumos para ser actualizados y validados por el Jefe del Departamento. Una vez realizado los pasos anteriormente expuestos serán enviados a las Unidades de Justicia Juvenil y publicados en la página web del Servicio tanto los Formularios de Pautas de Evaluación, Autoevaluación Anual de Desempeño, anexos de acta y consolidado, además del Instructivo correspondiente al año calendario (2016). Posteriormente los profesionales del Departamento de Justicia Juvenil enviarán los Formatos de las Pautas de Evaluación de desempeño, Formato de Autoevaluación, anexos e Instructivo aprobados a la Unidad de Comunicación para que se publiquen en la WEB: Ruta Justicia Juvenil - Evaluación Programática 2016. El proceso de Evaluación de Desempeño se iniciará en las Unidades de Justicia Juvenil quienes enviarán al Departamento de Justicia Juvenil la propuesta de calendarización anual con sus respectivas actividades y plazos del proceso, posteriormente se revisará en el Departamento de Justicia Juvenil (Equipo de Medio Libre) para ser validado y oficializado. Cabe mencionar, que los programas que estén en el proceso de licitaciones y/o con resolución de Urgencia a la fecha de publicar los documentos y que durante el año se consolide su situación serán incorporados en el circuito de seguimiento en la medida que esté designado el código del proyecto. Como actividades principales a cumplir por las Unidades de Justicia Juvenil para el proceso de evaluación se considerará lo siguiente: 1. Acta de la Constitución de la Comisión de Evaluación Anual: Los profesionales de las UJJ deberán realizar una reunión de Constitución de la Comisión de Evaluación Regional, siendo el Director/a Regional o quien lo subrogue o la Coordinador/a de la Unidad de Justicia Juvenil o quien lo/a subrogue y USUFI, además de profesionales que designe el presidente de la comisión para colaborar con las evaluaciones, constituyen la Comisión de evaluación regional, generándose sobre la misma el Acta de Constitución de la Comisión de Evaluación Anual. Cabe mencionar que el Director Regional tiene la facultad de nombrar un representante legal para presidir la comisión de evaluación, esta designación debe quedar por escrito en acta de constitución de la comisión. En caso que no se pueda cumplir alguna fecha por fuerza mayor, la situación se debe consignar en Acta y ser visada por el Director/a Regional, dando cuenta de las razones que originen el retraso. 2. Correo Electrónico de Comunicación desde las Direcciones Regionales a Organismos Colaboradores Acreditados: Los o las Coordinador/as Técnicos de las Unidades de Justicia Juvenil o quien subrogue comunicará mediante correo electrónico a los Colaboradores de las Pautas de Evaluación, Autoevaluación, anexos, calendarización de actividades para el cumplimiento del proceso de evaluación de desempeño del periodo e instructivo de evaluación anual. Los Colaboradores, cumpliendo los plazos definidos en la
comunicación anterior procederán a realizar la Autoevaluación completando el Formato correspondiente, incluyendo Plan de Trabajo anual cuando corresponda. 3. Autoevaluaciones: Los Colaboradores deberán realizar su autoevaluación en el formato publicado en la página web del Servicio (última versión actualizada a diciembre de 2015) y las enviarán a la Dirección Regional respectiva junto con el Plan de Trabajo Anual, de acuerdo a lo señalado en el artículo 47 del Reglamento de la Ley N 20.032. Este Plan de Trabajo Anual permitirá que los/as supervisores/as puedan hacer seguimiento cada año de los compromisos contraídos en las diversas propuestas de atención. 4. Evaluación Anual de Desempeño: Los Supervisores UJJ con presencia de USUFI realizarán la evaluación anual de proyectos (última versión actualizada a diciembre de 2015) utilizando las Autoevaluaciones como insumo, Orientaciones Técnicas, circulares, documentos técnicos complementarios, los informes de supervisión e indicadores de SENAINFO si corresponde. Estas Pautas serán enviadas a la Comisión de Evaluación para su formalización. 5. Formalización y distribución: El presidente de la Comisión revisará, firmará las Pautas de Evaluación y las enviará a los Colaboradores a través de documento remisor correspondiente. El coordinador o supervisor UJJ remitirá las Pautas evaluadas con resultados, a través de una carta a Organismo Colaborador Acreditado. 6. Apelación: El colaborador podrá apelar a los resultados correspondientes a la evaluación de desempeño, mediante carta a la Dirección Regional donde presenten sus descargos. Resultado Apelación: La Dirección Regional recibirá la apelación, la revisará y dará respuesta por parte de la Comisión al Organismo Colaborador a través de carta y la Unidad de Justicia Juvenil ya sea el coordinador o supervisor informará mediante correo electrónico al proyecto para lo cual puede generar dos alternativas, acoger (cambiar la evaluación y reenviar a la OCA) o rechazar. Carta Prórroga o no Prórroga: la Unidad de Justicia Juvenil mediante su coordinador o supervisor encargado del tema enviará carta al Organismo Colaborador de respectiva prórroga o no prórroga según corresponda, respectando plazos regulados por la Ley 20.084. 7. Consolidado Evaluación Regional: Los Informes, actas y/o planillas de consolidados regionales más las pautas son enviados por la Unidad Técnica correspondiente a Casilla electrónica del Departamento Técnico que es el siguiente: evaluacionanualdjj@sename.cl.
Se enviará copia de memorándum a casilla de DJJ con los consolidados y resultados de evaluaciones de desempeño y copia de las evaluaciones y autoevaluaciones realizadas por los proyectos y profesionales de UJJ. ESTÁNDARES DE CALIDAD Se espera que las regiones cumplan con las fechas programadas en el cronograma de actividades, pautas de evaluación y autoevaluación debidamente trabajadas, para ello los/as Supervisores/as Técnicos de las Unidades de Justicia Juvenil, deberán aplicar una Pauta de Evaluación que contempla 2 dimensiones: Dimensión 1. Evaluación de Los Componentes del Proyecto. Esta dimensión contempla los criterios solicitados a los programas en la 'Evaluación de Desempeño correspondiente', por lo tanto el evaluador deberá consignar el grado de aceptabilidad del proyecto en cada uno de los ítems, en una escala que va de 1 a 5. La escala de asignación de puntajes es la siguiente: PUNTAJE CATEGORÍA DEFINICIÓN 1 Deficiente El proyecto no se ajusta a las exigencias del programa. 2 Insuficiente El proyecto presenta debilidades significativas respecto de las exigencias del programa. 3 Regular El proyecto se ajusta a las exigencias pero presenta debilidades. 4 Bueno El proyecto se ajusta satisfactoriamente a lo convenido. 5 Excelente El proyecto se ajusta satisfactoriamente a lo convenido superando las exigencias del programa (Innovación) Dimensión 2. Evaluación de la Ejecución Financiera. El puntaje correspondiente a esta dimensión, se obtendrá de las conclusiones derivadas del informe de evaluación financiera (considerando el período ejecución del programa), proporcionado por el Supervisor Financiero de la Dirección Regional. La escala para la evaluación es la siguiente: PUNTAJE CATEGORÍA 100 Cumplimiento Razonable 50 Cumplimiento con Salvedades en la Supervisión 0 No Cumplimiento El Supervisor Técnico UJJ, para realizar estas evaluaciones deberá tener como insumo: 1. Proyecto adjudicado inicialmente. 2. Bases de licitación con la cual fue asignado el proyecto. 3. Orientaciones técnicas vigentes del programa.
4. Ley Nº 20.032, Ley Nº 20.084 y sus respectivos reglamentos. 5. Informes de Supervisión aplicados en el período; reporte trimestral de observaciones, revisar si hubo observaciones, qué tipo de observaciones, si las superaron, qué ámbitos y focos se supervisaron y resultados de las supervisiones y/o, otros insumos que aporten al proceso evaluativo. 6. Se debe contar con los insumos que deberá entregar la Unidad de Supervisión Financiera respecto de la ejecución presupuestaria. 7. Se debe considerar los insumos entregados por el equipo ejecutor en el formato de Autoevaluación. Los proyectos considerados "buenos o satisfactorios" en su Evaluación Anual, es decir, evaluados con puntajes entre 75 y 100 serán considerados automáticamente para la continuidad de convenios (prórrogas). Los proyectos que obtengan puntaje de 74,55 se aproximarán a 75 puntos para ser considerados dentro de las posibilidades de prórroga o Evaluación Buena o Satisfactoria. Resultados menores a 74,55 NO SERÁN considerados dentro de esta categoría quedando su continuidad (en caso de proyectos sujetos a prorroga), sujeta a revisión por parte del Servicio. En cuanto al Plan de Trabajo Anual del programa en ejecución, es posible señalar que en caso que existan observaciones, éstas se deberán trabajar durante el proceso de supervisión de los programas, realizando el seguimiento o monitoreo correspondiente a dichas observaciones. En este contexto, los programas referidos anteriormente, deberán ser evaluados por la Unidad de Justicia Juvenil, utilizando para ello los siguientes formatos: 1. Formulario para la Presentación de Evaluaciones de Desempeño 2016 2. Formato Excel para la Evaluación de la Ejecución de los Programas 3. Anexo de Acta Constitución Comisión de Evaluación. 4. Anexo Consolidado de los proyectos evaluados con sus respectivas calificaciones. Los resultados y la documentación descrita deberá ser remitida mediante correo electrónico al Departamento de Justicia Juvenil, a cargo del proceso de seguimiento de las evaluaciones de desempeño, al correo electrónico evaluacionanualdjj@sename.cl. Los documentos se estarán disponibles en la página Web del Servicio, www.sename.cl, en 'Justicia Juvenil', 'Evaluación Ejecución Programática 2016.