OPERACIONES COMERCIALES DE LA EMPRESA: HECHOS CONTABLES. Las empresas realizan diariamente multitud de operaciones comerciales, tales como: Facturas de Compras de géneros o mercaderías. Facturas de Ventas de géneros o mercaderías. Nóminas de los sueldos de los empleados. Facturas de la luz. Facturas del teléfono. Facturas de reparaciones. Recibos de seguros. Pagos de impuestos. Pagos y cobros por los Bancos. Pagos a los Proveedores. Cobros a Clientes. Todas estas operaciones comerciales o hechos contables, tienen sus correspondientes DOCUMENTOS justificativos (Facturas, recibos, nóminas, letras...), que habrá que: 1. Anotar o registrar en los libros, es decir, CONTABILIZAR. 2. ARCHIVAR. Estos documentos se deben conservar debidamente ordenados (como mínimo 6 años). CONCEPTO DE CUENTAS Como vimos en el tema anterior, cada elemento patrimonial se recoge en una CUENTA contable. La Cuenta se puede definir como un documento donde se recopilan las variaciones o movimientos de un determinado elemento patrimonial. Las cuentas constan de dos partes: La parte izquierda llamada Debe. La parte derecha llamada Haber. Cada cuenta solo informa u ofrece una visión del elemento patrimonial que representa. Por ejemplo, en la cuenta de BBVA, solamente reflejaremos los movimientos de dinero en dicho banco, y por lo tanto, solo nos informará de la situación que tiene nuestra empresa con el Banco. Técnica Contable/ Tema 3 1
TIPOS DE CUENTAS CONTABLES 1. CUENTAS DE ACTIVO, que representa elementos patrimoniales que signifiquen bienes o derechos propiedad de la empresa. 2. CUENTAS DE PASIVO, que representan deudas u obligaciones de pago de la empresa. 3. CUENTAS DE NETO, que recogen los fondos aportados por el empresario al negocio (Capital, Beneficios obtenidos...) Como vimos en el tema 2, la ecuación fundamental del patrimonio de un negocio o empresa es: ACTIVO = PATRIMONIO NETO + PASIVO FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO. Para todas las cuentas representativas de elementos de Activo, se seguirán estas reglas: Las existencias iniciales, las compras, entradas o aumentos de bienes y derechos, se registrarán en el Debe (cargo). Las ventas, salidas o disminuciones de los bienes y derechos, se reflejarán en el Haber (abono) de su cuenta. CUENTAS DE ACTIVO Saldo inicial Entradas de bienes + Salidas de bienes Reducción de derechos (de lo que nos deben) - Entradas Salidas + Saldo Deudor ( SD) o Saldo cero (cuenta saldada) Técnica Contable/ Tema 3 2
FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS DE PASIVO Para todas las cuentas representativas de elementos de Pasivo, se seguirán estas reglas: Las deudas iniciales y los aumentos de obligaciones de pago, se registrarán o anotarán en el Haber (abono) de sus cuentas. Las disminuciones de deudas, se anotan en el Debe (cargo). CUENTAS DE PASIVO Salidas de deudas - Saldo inicial Entradas de deudas + Entradas Salidas - Saldo Acreedor (SA) o Saldo cero (cuenta saldada) FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS DE NETO: Para todas las cuentas representativas de elementos de Neto, se seguirán estas reglas, similares a las de Pasivo: El capital inicial aportado al negocio y los aumentos de Neto, se anotarán en el Haber (abono). Las disminuciones de capital o de Neto, se registran en el Debe (cargo). CUENTAS DE NETO Salidas de Neto - Saldo inicial Entradas de Neto + Entradas - Salidas - Saldo Acreedor (SA) o Saldo cero (cuenta saldada) Técnica Contable/ Tema 3 3
RESUMEN DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS Saldo inicial de Activos Aumentos o entradas de Activos Disminuciones o salidas de Pasivos Disminuciones o salidas de Neto Disminuciones o salidas de Activos Saldo inicial de Pasivos Aumentos o entradas de Pasivos Saldo inicial de Netos Aumentos o entradas de Netos RAZONAMIENTO DE LAS ANOTACIONES CONTABLES Antes de anotar una operación mercantil en las cuentas, hay que realizar el estudio o análisis previo, que consiste en responder a tres cuestiones o interrogantes que se presentan en cualquier operación, y que son: 1º) Qué elementos patrimoniales o cuentas intervienen en la operación? 2º) Qué tipos de cuentas son? 3º) Qué cuentas aumentan y cuáles disminuyen? Ejemplo 1. Una empresa, cuya actividad es un supermercado, retira de sus cajas registradoras 750, para ingresarlo en la cuenta bancaria. Análisis o respuestas: 1ª. Las cuentas que intervienen en la operación son Caja y Banco. 2ª. Ambas cuentas son de activo, porque representan dinero a favor de la empresa. El dinero de Caja, es el recaudado por las ventas realizadas en el propio supermercado, para luego ingresarlo o depositarlo en la cuenta corriente de un banco. 3ª. Como el dinero sale de las cajas registradoras del supermercado (Caja), esta cuenta disminuye, y como es de activo, pues lo anotaremos en su haber. Técnica Contable/ Tema 3 4
4ª. Sin embargo, este mismo dinero es una entrada o un aumento en nuestra cuenta bancaria, es decir, ahora tenemos más dinero depositado en el Banco, que también es una cuenta de activo, lo que anotaremos en su Debe. CAJA 750 750 BANCO El saldo de ambas cuentas no lo sabemos porque desconocemos los movimientos anteriores, pero sí podemos afirmar que el saldo de caja se reduce en 750 y el de banco aumenta en la misma cantidad. Ejemplo 2. Una empresa adquiere para sus propias oficinas, mesas de escritorio y armarios archivadores, por importe de 1.500, con el compromiso de pagarlo este año. Análisis o respuestas: 1ª. Las cuentas que intervienen en esta operación son, Mobiliario y Proveedores de Inmovilizado a c/p, ya que ha contraído una deuda por motivo de una inversión, y que pagará dentro de este año. 2ª. La cuenta de Mobiliario es de Activo, porque refleja los muebles de oficina de su propiedad; y la cuenta de Proveedores de inmovilizado c/p, es una deuda, por lo tanto de Pasivo. 3ª. Como nuestra empresa ha adquirido Mobiliario para nuestras oficinas, supone un aumento, por lo que, lo anotaremos en su Debe. Al no pagar de inmediato el importe del mobiliario, hemos contraído una deuda con la empresa suministradora del mobiliario de oficina, es decir, un aumento de deuda, que tendremos que anotar en su Haber. Técnica Contable/ Tema 3 5
MOBILIARIO entradas de bienes salidas de bienes 1.500 1.500 (SD) Nuevamente, el saldo de las cuentas dependerá de los movimientos que haya habido antes: si no había antes ningún saldo de mobiliario, éste será ahora de 1.500 (saldo deudor, porque es positivo) PROVEEDORES DE INMOVILIZADO CORTO PLAZO Reducción de deudas Aumentos de deudas 1.500-1.500 (SA ) El saldo que recoge la deuda con proveedores de inmovilizado a l/p ha subido también en 1.500. Si antes no había saldo, éste será ahora acreedor por los 1.500 que se deben de la compra que no se ha pagado aún. Ejemplo 3. Pagamos a la empresa suministradora del mobiliario de oficina 1.000 de la deuda, mediante un cheque bancario. PROVEEDORES DE INMOVILIZADO CORTO PLAZO Reducción de deudas Aumentos de deudas 1.500 1.000 500 (SA) De los 1.500 de saldo acreedor que había por la compra, se pagan 1.000, por lo que solo se deben 500 (es el nuevo saldo acreedor de la cuenta de proveedores de inmovilizado). BANCO 1.000 El saldo de bancos se reduce en 1.000 por el pago con cheque. Técnica Contable/ Tema 3 6
DIFERENTES CUENTAS DE DEUDAS. Algunos ejemplos de cuentas que recogen deudas con distintas personas son: TIPO DE OPERACIÓN Fra. de Compra de Mercaderías (géneros), pendientes de pago. Fra. de GASTOS (reparaciones, publicidad, papelería, etc), pendientes de pago. Fra de compra de bienes de inversión: vehículos, ordenadores, maquinaria, etc. DEUDA 400-PROVEEDORES 410-ACREEDORES POR PRESTACIONES DE SERVICIOS 523- PROVEEDORES DE INMVOVILIZADO A CORTO PLAZO. 173-PROVEEDORES DE INMOVILIZADO A LARGO PLAZO. TERMINOLOGÍA DE LAS CUENTAS. ABRIR UNA CUENTA, consiste en preparar la ficha u hoja de la cuenta (la cruceta), y registrar la primera anotación en ella. Ejemplo: Vendemos género a crédito al cliente Pedro Garrido por 1.000 : CLIENTE PEDRO GARRIDO Nos debe más Nos debe memos 1.000 + 1.000 (SD) CARGAR O ADEUDAR UNA CUENTA, es anotar o registrar una cantidad en el Debe o lado izquierdo de una cuenta. Ejemplo: Cargamos o ingresamos 100 en la cuenta de Caja. CAJA 100 + 100 (SD) ABONAR O ACREDITAR UNA CUENTA, es realizar un asiento, una anotación o registro de una cantidad en el Haber o lado derecho de una cuenta. Ejemplo: Abonamos o pagamos 50 con dinero en efectivo. Técnica Contable/ Tema 3 7
CAJA 100 + 100 (SD) 50 + 50 (SD) DE UNA CUENTA, es la diferencia existente entre las cantidades anotadas en el Debe y las cantidades anotadas en el Haber. El saldo de una cuenta puede ser: 1. Deudor (SD), si el Debe es mayor que el Haber. (D > H) Alguien nos debe (tenemos un derecho de cobro) 2. Acreedor (SA), si es mayor el Haber. (D < H) Nuestra empresa debe (tiene una deuda) 3. Nulo o cero, si el Debe es igual que el Haber. (D = H). Así, las cuentas de Activo tendrán saldo Deudor o nulo, siempre será a favor nuestro. Mientras que las cuentas de Pasivo tendrán saldo Acreedor o nulo, o lo que es lo mismo, saldo negativo o contrario a nuestra empresa. Las cuentas de Patrimonio Neto deben tener saldo acreedor también (por la ecuación fundamental del patrimonio A = P + N) Si tuviesen saldo deudor significaría que el Activo sería menor que el Pasivo, lo que indica que la empresa está en vías de quebrar por las deudas. Ejemplos: BANCO BBVA nº c/c: 14784 5.800 5.800 SD N/F (positivo) 1.000 6.800 SD 2.000 4.800 SD 1.500 6.300 SD Técnica Contable/ Tema 3 8
PROVEEDOR Comercial La Loma, S.L. Reducción de deudas Aumentos de deudas 1.000-1.000 SA (Deuda) a favor del Proveedor La Loma 400-600 SA 5.000-5.600 SA 1.200-6.800 SA 3.000-3.800 SA 1º EJERCICIO EJERCICIOS RESUELTOS: Negocio de materiales de construcción. El cliente Juan Martínez López, de Begíjar. - Me debe del mes anterior 980,40 - Hoy, le vendemos a este cliente varios artículos por importe de 400. La factura es la nº 148, que nos la deja a deber. - Juan Martínez, nos ingresa por Banco, 500 el día de hoy. - El 28/10/20XX, el citado cliente de Begíjar retira de nuestro almacén más materiales por importe de 260,48, que nos deja a deber. (factura nº 162). - El 30/10/20XX el cliente anterior, se presenta en nuestras oficinas y nos paga todo lo pendiente. Se pide: registrar las operaciones de la empresa con el referido cliente en su cuenta. Técnica Contable/ Tema 3 9
CLIENTE: JUAN MARTINEZ LÓPEZ FECHA CONCEPTO DE OPERACIÓN + (Entrada) N/fras. pendientes de cobrar (Aumentos de derechos Nos debe más (Salida) Cobros al Cliente (Reducción de derechos) Nos debe menos 26/9/20XX Me debe del mes anterior. 980,40 980,40 NOS 26/10/20XX Varios artículos de la factura 148. 400 1.380,40 NOS 26/10/20XX Ingreso en el Banco. 500 880,40 NOS 28/10/20XX 30/10/20XX Venta de materiales, factura nº 162. Paga todo lo pendiente. 160,48 1.140,88 1.140,88 NOS 0 2º EJERCICIO Empresa: Comercial Ibros S.L. Proveedor: Biedma Úbeda S.A. Le debemos al proveedor Biedma, del mes anterior, 4.200. Le pagamos por banco a Biedma la mitad de la deuda. El día 1 de noviembre le compramos a Biedma por importe total de 3.180,25. La factura nº 14 la dejamos pendiente de pagar. El 5 de noviembre, compramos por importe de 1.000. La factura es la nº 28, que no pagamos. El 10 de noviembre, le pagamos en efectivo o al contado, 5.000. Se pide: registra las operaciones con este proveedor y determina el saldo o deuda que tenemos con él. Técnica Contable/ Tema 3 10
PROVEEDOR: BIEDMA ÚBEDA, S.L. FECHA 28/10/20XX CONCEPTO DE LA OPERACIÓN Le debemos del mes anterior - Pagos al Proveedor (Reducción de deudas + Le debemos al Proveedor (Aumentos de deudas) 4.200-4.200 DEUDA 28/10/20XX 1/11/20XX 5/11/20XX 10/11/20XX Le pagamos por banco a Biedma la mitad de la deuda. le compramos a Biedma, factura nº 14 Le compramos factura nº 28 le pagamos en efectivo o al contado 2.100-2.100 DEUDA 3.180,25-5.280,25 DEUDA 1.000-6.280,25 DEUDA 5.000-1.280,25 DEUDA Actividades 1) Interpretar las siguientes cuentas, así como, obtener sus saldos: CAJA 5.400 1.250 3.200 1.000 Técnica Contable/ Tema 3 11
BANCO ANDALUCIA 2.400 5.369 950 854 PROVEEDOR ALMACENES JAÉN, S.L. Reducción de deudas 2.500 1.200 Aumentos de deudas 4.874 3.258 1.400 2) Anotar las siguientes operaciones bancarias, realizadas por Supermercado Baeza, en la cuenta del Banco UNICAJA: - Saldo anterior a su favor 3.214,58. - Transferencia al proveedor XX por 170,20 - Ingreso en efectivo de 1.478 - Pago recibo teléfono 78,90 - Nos ingresa un cliente 120. - Reintegro de 500. - Pago al proveedor CC por 200. - Pago de las nóminas a los trabajadores con ch/ por 625,36 3) Anotar los siguientes COBROS y PAGOS en la cuenta de Caja, efectuados por una tienda de tejidos: - Arrastre del día anterior 1.589,45 - Pagado unos gastos de portes 12,36. - Cobro a cuenta de un cliente 100. - Ingresado en la cuenta del Banco 1.200. Técnica Contable/ Tema 3 12
- Pago factura de gasóil para furgoneta 20. - Pago factura de la imprenta 40. - Ingresos por las ventas del día 1.300. 4) Nuestra empresa realiza las siguientes operaciones: - Compra géneros al Proveedor Jaén S.L., por importe total de 2.400, que dejamos a deber. - Pagamos al proveedor anterior la mitad de la deuda. - Volvemos a comprar mercaderías al mismo proveedor por importe total de 3.200, que también dejamos a deber. - Pagamos al proveedor toda la deuda. Confeccionar la cuenta del Proveedor Jaén S.L. 5) Completa el siguiente cuadro: CUENTA Maquinaria Proveedor Z Cliente L Banco Cajasur Préstamo de Unicaja Elementos de transporte Mobiliario Caja Proveedor T, eftos. a pagar Deuda con Hacienda por IVA IVA Soportado por compras Cliente B, eftos. a cobrar Deuda con S. Social TIPO DE CUENTA: A, P, N DÓNDE AUMENTA (+) D, H DÓNDE DISMINUYE (-) D, H 6) Tu empresa tiene el cliente Sr. CFT que te debe 2.100 y le debes al proveedor Sr. P. 3.400, y el saldo inicial del dinero en efectivo es de 7.414,25. Durante este trimestre se realizan las siguientes operaciones comerciales: a) 5/11 Cobras del cliente Sr. C, 500. b) 08/11 Pagas al proveedor Sr. P, el 50% de la deuda. c) 20/11 Vendes al Cliente Sr. C, por un total de 1.500. d) 05/12 Cobras al Sr. C, 800. e) 09/12 Pagamos al Sr. P, 200. f) 15/12 Compras al proveedor Sr. P, un total de 2.500. g) 20/12 Cobras al Sr. C, el resto. Técnica Contable/ Tema 3 13
h) 21/12 Ventas al Sr. C, por total de 1.200. i) 28/12 Pagas al Sr. P, 500. j) 30/12 Compras al proveedor P, un total de 850. Se pide: Registrar las anotaciones en las cuentas: Cliente C, Proveedor P y Caja. 7) La empresa MUEBLES ÚNICOS, S.L. realiza las siguientes operaciones: a) Los saldos iniciales: en efectivo y cuenta bancaria son 2.000 y 5.000 respectivamente, nos debe el cliente Pérez 5.230 y al proveedor García le debemos 4.200. b) Compra mercaderías a García, por importe de 7.000, se deja pendientes de pago c) Cobramos al contado (efectivo) 2.000 del Sr. Pérez. d) Vende al Sr Pérez, mercaderías por 5.000 para cobrar el próximo mes. e) Pagamos a cuenta, al Sr. García 1.000, por cheque. f) Adquirimos géneros, por 2.000 al Proveedor García, a pagar el próximo mes. g) Recibimos transferencia bancaria del Sr. Pérez, por el 20 % pendiente de cobrar. h) Pagamos por banco al Sr. García, el 60% de la deuda. Se pide: Contabilizar dichas operaciones en sus correspondientes cuentas (Caja, Bancos, Clientes y Proveedores) 8) Responder a las siguientes cuestiones con verdadero o falso: a) Las cuentas sirven para ir anotando las variaciones que se van produciendo en la empresa. b) Las cuentas sirven para saber en todo momento la situación de cualquier partida o elemento patrimonial. c) Las cuentas sirven para hacer los Balances. d) Para hacer un Balance se obtienen los saldos de todas las cuentas y se indica su valor en cada partida del Balance. e) Una vez que el primer Balance de una empresa está cuadrado, ya no es necesario que lo estén los que se hagan después. f) Cada vez que la empresa haga una operación que modifique una cuenta, habrá que hacer una anotación en ella. g) En el Debe se anotan los aumentos de cualquier cuenta. h) En el Haber se anotan las disminuciones de cualquier cuenta. i) En las cuentas de Activo, las disminuciones se anotan en el Haber. j) Anotar en el Haber se llama Cargar. k) En cada cuenta hay una columna para anotar las cantidades que la aumentan y otra para anotar las que la disminuyen. Técnica Contable/ Tema 3 14
l) Las operaciones que la empresa hace, siempre aumentan las cantidades de las cuentas. m) En las cuentas de Activo, los aumentos se anotan en el Debe. n) En las cuentas de Pasivo, los aumentos se anotan en el Haber. o) Anotar en el Debe se llama Abonar. 9) La composición patrimonial de una empresa, a una fecha determinada (01/01/XX), cuya actividad es almacén de materiales de construcción Begíjar, S.L., es la siguiente: - Dinero que tiene en la caja fuerte de la oficina, 15.000 - Dinero depositado en los Bancos, 7.200. - Materiales de construcción en sus almacenes, 78.300. - Vehículos de su propiedad, para transportar dichos materiales, 25.300. - Locales, naves y oficinas, donde está ubicado el negocio, 100.000. - Ordenadores, 1.000 - Muebles de oficina, 4.400. - Facturas pendientes de cobrar a sus clientes, 32.510. - Deudas contraídas con la Seguridad Social, 2.000 - Deudas con Hacienda, 3.400. - Préstamos bancarios para 15 años, 150.000. - Facturas pendientes de pagar a proveedores, 41.000. - Capital Social??? Confeccionar el Balance de Situación de esta empresa ordenado por masas patrimoniales. Técnica Contable/ Tema 3 15