FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA (PROC-FP-10)
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 2 de 14 PROCESO FORMULACION PRESUPUESTARIA 1. Objetivo: Generar el presupuesto del próximo año de la Corporación Municipal de Lo Prado. 2. Alcance Considera la revisión del presupuesto del año anterior fijándose en los ingresos y gastos efectuados con el fin de determinar los ingresos y egresos que se mantendrán para el año siguiente. Además, evalúa la necesidad de incorporar nuevos proyectos que requieran recursos financieros para el año próximo. El periodo para su realización se establece en la planificación anual de la Formulación. 3. Términos y Definiciones TERMINOS Presupuesto Clasificador presupuestario de la Nación Planificación anual de la formulación presupuestaria DEFINICIONES Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica. Documento publicado por l DIPRES (Dirección de presupuesto de la nación) donde se indica la manera de realizar el plan de cuentas de la Contabilidad Gubernamental. Es un libro que debe adquirirse, pero también se encuentra a disposición en la página web de la DIPRES Documento que establece los periodos en los cuales se realiza en proceso de Formulación presupuestaria 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del proceso: Secretario General (SG)
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 3 de 14 Municipal de lo Prado. Responsabilidad: Gestionar el presupuesto anual de la Corporación Director (DAF) Responsabilidad: el Director de Administración y finanzas es el encargado de analizar los gastos e ingresos de cada área, solicita información cada vez que sea necesario. Además, analiza el comportamiento de los centros de costos, así como la validación del borrador de los ingresos y gastos. Concejales Responsabilidad: son los encargados de hacer efectiva la participación de la comunidad local y de ejercer las atribuciones que la ley les concede, tal como: aprobar la participación municipal en asociaciones, corporaciones o fundaciones
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 4 de 14 5. Diagrama de Flujo del proceso A continuación se presentará el diagrama de flujo del Proceso de Formulación : ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES Presupuesto de ejecucion año anterior INICIO Analisis de gastos e ingresos de cada área. El secretario General en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas de la Corporación Municipal de Lo Prado elabora una vez al año el presupuesto de educación, salud y administración central (comenzando en el mes de septiembre.) El proceso presupuestario se lleva a cabo en el marco del clasificador presupuestario de la Nación. Los presupuestos se elaboran de forma separada por área (educación y salud), desagregados en áreas de gestión DAF Gastos e ingresos de las areas de Educacion, Salud y rendic de caja. Dotacion de RRHH,Matriculas, Asistencia, N de inscritos en consultorios, gastos de servicios basicos, de mantencion, reparaciones, publicidad y difusion, Serv tecnicos y profesionales Solicitud información adicional Recepcion de información Analisis del comportamiento de los centros de costo Generacion de borrador de ingresos y gastos La Dirección de Administración y Finanzas (DAF) y su equipo de trabajo son los que se encargan de recopilar, y analizar los gastos e ingresos efectuados en las áreas de educación y salud. Además, se solicita información a cada Director de área y se analiza el comportamiento de cada centro de costo. La información analizada para elaborar la proyección del presupuesto del año siguiente, es de Enero a Junio del año presente. La información analizada para la elaboración del presupuesto se divide en ingresos y gastos del área de educación y salud: dotación de recursos humanos, matriculas, asistencia, cantidad de inscritos en consultorios, gastos de consumo, gastos de servicios básicos, de mantenimiento y reparaciones, de publicidad y difusión, arriendos, servicios financieros, servicios técnicos y profesionales, adquisiciones de activos no financieros, gastos de programas del ministerio de salud y educación, transferencias corrientes, transferencias de la municipalidad a servicios incorporados a su gestión, ingresos de operación, y otros ingresos corrientes, etc. Todos insumos necesarios para la elaboración del presupuesto del año siguiente. DAF Borrador de Ingresos y Gastos Borrador de Ingresos y Gastos Validacion de Ingresos y gastos del periodo Anterior? 1
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 5 de 14 Continuación. ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES Reunion semanal (Directores, Sec retario General 1 El Secretario General de la Corporación Municipal de Lo Prado se reúne con cada Director (a) de área, a fin de supervisar el cumplimiento de sus objetivos y metas. A partir de septiembre de cada año, se realizan reuniones extraordinarias para analizar las principales Realizacion de reunion estimaciones de ingresos y gastos para el año siguiente considerando cada área de gestión (salud y educación) y los centros de costo (establecimientos educacionales y de salud), estimando el comportamiento de las cuentas presupuestarias e incorporando nueva información, por ejemplo; nuevas iniciativas o reajustes. Por ejemplo se estimará la proyección de matrícula de las escuelas, la asistencia, y los programas enviados del ministerio de educación. En salud se hace una estimación presupuestaria a partir del corte percápita, es decir, con los inscritos en los consultorios de la comuna a cierta fecha. Secretario General/Directores Secretario General Generacion de Formulación presupuestaria Conl. la información validada por los directores y el Secretario General, se genera un informe Borrador de Presupuesto. Se crea para cada área (educación y salud) y por centro de costos y área de gestión. Una vez revisado el borrador, se procede a elaborar el presupuesto del año siguiente. borrador del presupuesto borrador presupuestaria Revisión de Formulación presupuestaria Valida Formulación P? Si No Realizan ajustes B 2 A
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 6 de 14 Continuación ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES B 2 A Formulaciión presupuestaria Audiencia El Secretario General de la Corporación Municipal de lo Prado, solicita una audiencia al Alcalde de la Comuna de Lo Prado con el fin de presentar el Presupuesto del año siguiente para su conocimiento y aprobación. La subvención municipal (incluida en el Presupuesto) es presentada al Concejo Municipal para su discusión y solicitar su aprobación. Secretario General / Alcalde/Concejales No Aprueba? B Si Items de subvencion Municipal Presentacion de items de subvenciones municipales Analizan y entregan subvencion municipal para salud y educación No Otorga subvención? Si Informa la aprobación de la Formulación presupuestaria Luego que el Director de Administración y Finanzas de la Corporación es informado verbalmente la aprobación del Presupuesto, ingresa al sistema computacional el Presupuesto Inicial (educación y salud), por cada cuenta (gastos e ingresos), centros de costos (establecimientos educacionales y de salud) y áreas de gestión (programas y proyectos). DIrector de DAF Ingreso de Informacion Print Pantalla del Presupuesto El presupuesto inicial queda activo La Dirección de Administración y Finanzas genera el presupuesto inicial y durante el año, el vigente. El presupuesto inicial es el aprobado por el Alcalde y el equipo directivo de la Corporación. E l presupuesto vigente se genera a partir del 1 de enero del año presupuestario. El presupuesto vigente es fruto de las modificaciones, cierre o apertura de centros de costos u otros que afecten la situación presupuestaria inicial. Unidad de Presupuesto FIN Presupuesto Vigente
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 7 de 14 6. Actividades del proceso Etapa Descripción Evidencia 1 Revisión del presupuesto del año en curso: El secretario General en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas de la Corporación Municipal de Lo Prado elabora una vez al año el presupuesto de educación, salud y administración central (comenzando en el mes de septiembre.) El proceso presupuestario se lleva a cabo en el marco del clasificador presupuestario de la Nación. Los presupuestos se elaboran de forma separada por área (educación y salud), desagregados en áreas de gestión (programas y proyectos)y centro de costos que corresponden a los establecimientos educacionales y centro de salud. La Dirección de Administración y Finanzas (DAF) y su equipo de trabajo son los que se encargan de recopilar, y analizar los gastos e ingresos efectuados en las áreas de educación y salud. Además, se solicita información a cada Director de área y se analiza el comportamiento de cada centro de costo. La información analizada para elaborar la proyección del presupuesto del año siguiente, es de Enero a Junio del año presente. La información analizada para la elaboración del presupuesto se divide en ingresos y gastos del área de educación y salud: dotación de recursos humanos, matriculas, asistencia, cantidad de inscritos en consultorios, gastos de consumo, gastos de servicios básicos, de mantenimiento y reparaciones, de publicidad y difusión, arriendos, servicios financieros, servicios técnicos y profesionales, adquisiciones de activos no financieros, gastos de programas del ministerio de salud y educación, transferencias corrientes, transferencias de la municipalidad a servicios incorporados a su gestión, ingresos de operación, y otros ingresos corrientes, etc. Todos insumos necesarios para la elaboración del presupuesto del año siguiente. 2 En reunión semanal el Secretario General y los Directores de cada área: El Secretario General de la Corporación Municipal de Lo Prado se reúne con cada Director (a) de área, a fin de supervisar el cumplimiento de sus objetivos y metas. A partir de septiembre de cada año, se realizan Solicitud de información a los directores de área (salud y educación). Acta de reunión del equipo directivo
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 8 de 14 reuniones extraordinarias para analizar las principales estimaciones de ingresos y gastos para el año siguiente considerando cada área de gestión (salud y educación) y los centros de costo (establecimientos educacionales y de salud), estimando el comportamiento de las cuentas presupuestarias e incorporando nueva información, por ejemplo; nuevas iniciativas o reajustes. Por ejemplo se estimará la proyección de matrícula de las escuelas, la asistencia, y los programas enviados del ministerio de educación. En salud se hace una estimación presupuestaria a partir del corte percápita, es decir, con los inscritos en los consultorios de la comuna a cierta fecha. 3 Elaboración de la Formulación presupuestaria validada por los directores: Con la información validada por los directores y el Secretario General, se genera un informe Borrador de presupuesto. Se crea para cada área (educación y salud) y por centro de costos y área de gestión. Una vez revisado el borrador, se procede a elaborar el presupuesto del año siguiente. Borrador presupuesto de 4 Presentación del Presupuesto al Alcalde: El Secretario General de la Corporación Municipal de lo Prado, solicita una audiencia al Alcalde de la Comuna de Lo Prado con el fin de presentar el Presupuesto del año siguiente para su conocimiento y aprobación. La subvención Municipal (incluida en el Presupuesto) es presentada al Concejo Municipal para su discusión y solicitar su aprobación. 5 Ingreso del Presupuesto al Sistema Computacional: Luego que el Director PRINT de Administración y Finanzas de la Corporación es informado verbalmente la aprobación del Presupuesto, ingresa al sistema computacional el Presupuesto Inicial (educación y salud), por cada cuenta (gastos e ingresos), centros de costos (establecimientos educacionales y de salud) y áreas de gestión (programas y proyectos). 6 Presupuesto vigente: La Dirección de Administración y Finanzas genera el presupuesto inicial y durante el año, el vigente. El presupuesto inicial es el aprobado por el Alcalde y el equipo directivo de la Corporación. El presupuesto aprobado por el alcalde Presupuesto ingresado de al Sistema Computacional Presupuesto vigente
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 9 de 14 presupuesto vigente se genera a partir del 1 de enero del año presupuestario. El presupuesto vigente es fruto de las modificaciones, cierre o apertura de centros de costos u otros que afecten la situación presupuestaria inicial. 7. Control de registro Almacenamiento Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Acta de reunión del equipo directivo Of. de SG/ Computador del Responsable del SGC Impreso Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año anual Impreso Presupuesto aprobado por el alcalde Of. Del SG/Archivo Secretaría General Impreso Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año anual Impreso Presupuesto Vigente Of. de SG/ Computador del Responsable del SGC Digital Respaldo base de datos : respaldo cada 15 días Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año Permanente Digital Print de Presupuesto ingresado al sistema Of. de SG/ Computador del Responsable del SGC Digital Respaldo base de datos : respaldo cada 15 días Software contabilidad(áre a de gestión y periodo) Permanente Digital 8. Indicadores de Cumplimiento
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 10 de 14 DESCRIPCIÓN INDICADORES: (Fórmula de cálculo ) Porcentaje del Presupuesto destinado a productos estratégicos(fármacos y retiros de docentes): META Área Salud: Fármacos 30% anual ÁMBITO ( proceso, producto, resultado) DIMENSIÓN ( eficacia, eficiencia, economía) Producto Eficacia semestral SEGUIMIENTO Mide el porcentaje de dinero ejecutado por cada área. Salud= (Sumatoria de gastos por fármacos /Total de gastos del presupuesto vigente )*100 Educación = (Sumatoria de Gastos por retiros de docentes / Total de gastos de remuneraciones docentes titulares anual)*100 Área de Educación: Retiros de Docentes 5% Producto Eficacia semestral Anual 9. Referencias Clasificador presupuestario de la DIPRES 10. Anexos Anexo 1: Formulación presupuestaria 11. Registro de modificaciones Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 11 de 14 16.01.2015 Responsable del proceso 16.01.2015 Secretario General 16.01.2015 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados 00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada 01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes. 02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios 03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 12 de 14 Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales 04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. 05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del
Código :PROC-FP Versión: 10 Vigencia : 16.01.2015 Página 13 de 14 06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado 07 03.03.2013 Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem 08 01.09.2014 Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional 09 01.12.2014 Estandarización de la versión N 9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N 3 10 16.01.2015 Estandarización de la versión N 10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N 4 proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. - 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación y Rendiciones de Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional) Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.
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