Proceso Administrativo
1 Sesión No. 2 OBJETIVO Introducción a la administración. Segunda Parte El alumno analizará el proceso administrativo como principio racional universalmente válido y como se fue construyendo ese pensamiento racionalista a partir de la evolución de la teoría administrativa, que ha servido como base teórica en el fundamento de los negocios. CONTEXTUALIZACIÓN Es fundamental para el futuro administrador conocer los cambios que ha sufrido el proceso administrativo, propuesto por Henry Fayol, debido en parte al crecimiento de las empresas después de finalizada la Segunda Guerra Mundial. Como herramienta teórica, es básica para entender las etapas de planeación, organización, dirección y control, y la utilización de los otros recursos organizacionales. No debes perder de vista que la teoría administrativa también ha evolucionado; hoy la visión de Henry Fayol, padre de la teoría moderna de la administración, ha sido rebasada. El enfoque neoclásico, como corriente de pensamiento es la que prevalece, sin dejar de lado los principios de la primera escuela, además de asimilar aportaciones de otras disciplinas y escuelas administrativas. La relevancia de su estudio es que permitirá al estudiante entender el proceso al descomponer el todo en partes, es decir, al estudiar por separado cada etapa del proceso administrativo, y a la interrelación que existe entre ellas. Al finalizar el curso, el alumno pondrá en práctica lo aprendido a través de explicar alguna actividad cotidiana, pero utilizando las cuatro etapas del proceso administrativo.
2 INTRODUCCIÓN AL TEMA En la sesión que nos ocupa, abordaremos tres subtemas básicos, se encuentran contenidos en el primer apartado del curso, los cuales son: 1.- PROCESO ADMINISTRATIVO No como un simple concepto funcional, sino como un principio de tipo racionalista universalmente válido. 2.-EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA Te introducirá a las bases teóricas sobre las que se sustenta el principio anterior, éstas comienzan a ser teorizadas desde finales del siglo XIX por los fundadores de la administración científica. 3.-FUNDAMENTO DE LOS NEGOCIOS El tema puedes ser explicado desde distintos enfoques, en este caso, el análisis se hará desde el enfoque jurídico; explicando por qué es necesario fundamentar la actividad empresarial a partir del marco normativo que nuestro Estado de Derecho impone.
3 EXPLICACIÓN El proceso administrativo. Conoces las etapas del proceso Administrativo? Sabías que estas etapas las ha utilizado el hombre desde que tiene uso de razón? La administración fue una de las seis funciones propuestas por el ingeniero francés Henri Fayol (1841-1925) para mejorar la actividad industrial de su época, y de esa manera dar solución a problemas de tipo administrativo; las otras funciones eran cinco: técnica, comercial, financiera, seguridad y contable. Consideró que la función administrativa se conforma por cinco componentes: Como pensador racionalista: Creía en la necesidad de establecer, para la ciencia administrativa, una serie de principios, universalmente válidos. Consideraba la organización ente abstracto, su razón de ser era cumplir su objetivo principal, dotar de bienes y servicios a consumidores potenciales y, de esa manera, la empresa podría verse retribuida para recompensar a sus accionistas, empleados y administradores por sus servicios. A partir de este pensador, sus seguidores centran su atención en los componentes propuestos en la función administrativa, lo que actualmente conocemos como proceso administrativo, y que se ve como un proceso universalmente válido e
4 idéntico, sin importar en qué tipo de organización se aplique; puede ser en el hogar, la empresa o el gobierno. El proceso administrativo es una metodología racional y es una forma sistematizada de hacer las cosas. Refiere a un conjunto de actividades independientes llevadas a la práctica por el administrador de una organización para desarrollar las funciones de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de una empresa. Münch y García (2004, p. 31) lo definen como: la administración en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Es conveniente aclarar que definiremos las etapas del proceso a partir de este enfoque. Se hace la aclaración, porque hoy existe una tendencia distinta, la literatura reciente centra su atención en las técnicas y metodologías actuales de administrar bajo un enfoque estratégico. El enfoque neoclásico pone especial interés en los aspectos prácticos de la aplicación del proceso administrativo; proponen métodos desarrollados con base en la experiencia de las grandes empresas. Su pensamiento es ecléctico al tomar, para la construcción de su teoría, conceptos de la escuela científica y de las relaciones humanas. Aunque existen distintas formas de organizar el conocimiento administrativo, han tomado como referencia el modelo propuesto por Fayol basado en el ambiente interno de la organización, lo que permitirá su mejor desempeño: Planear implica definir objetivos y metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esos objetivos y jerarquizar tanto objetivos como planes para integrar y coordinar las actividades. El primer paso del proceso administrativo señala la necesidad de fijar objetivos que guíen la acción de su gerentes (George y Álvarez, 2005, p. 163.) 1.-PLANEAR Se considera la etapa más importante de todas, implica seleccionar la misión y los objetivos de la empresa; se realiza una racional toma de decisiones para implementar las acciones con el fin de alcanzarlos en un período determinado. El objetivo por excelencia era la maximización de utilidades, hoy las exigencias de un mundo lo ponen en duda. Los objetivos deben fijarse en áreas estratégicas dónde el desempeño y los resultados influyen en la continuidad de la empresa
5 La estructura organizacional es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización (Stoner, Freeman y Gilbert Jr., 1996, p. 345). En esta segunda etapa se busca cumplir los objetivos del plan, por parte del personal; se busca establecer las actividades necesarias para alcanzarlos. Éstas deben ser: identificadas, clasificadas y delegadas entre el personal. La organización es la forma en que la entidad diseña una estructura formal para utilizar los recursos con el fin de integrar en un todo en armonía o congruencia los esfuerzos desplegados por diferentes especialistas, desde sus puestos distintos. La organización tiene dos grandes dimensiones: una material (división de tareas: trabajo, máquinas, equipo, herramientas, instrumentos administrativos políticas o procedimientos-.) y la otra inmaterial (distribución de autoridad y responsabilidad) (Andrade, 2001, p. 58.) 2.- CUMPLIR OBJETIVOS Busca asegurar el éxito de las actividades gerenciales. Centra su atención en la manera de delegar autoridad y coordinar actividades. 3.-PROCESO ADMINISTRATIVO La dirección corporativa se refiere a la relación que existe entre las partes interesadas de una organización y sirve para establecer su curso estratégico y controlar su desempeño. [..] La dirección corporativa trata, en esencia, de identificar la manera de garantizar una buena toma de decisiones (Hitt, Ireland y Hosisson, 2004, pp. 308-309.) Es importante, por parte de los directivos, motivar al personal para alcanzar los objetivos del plan, indicando la importancia de trabajar en equipo y aprender de los demás. Los administradores deben establecer los criterios que se deben aplicar en la medición y evaluación de resultados. La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Planeación y control están estrechamente relacionados (Kootz y Heinz, 1998, p. 636). Las etapas del proceso deben tener como base los objetivos, políticas, programas, el tiempo y presupuestos establecidos en el plan.
Evolución de la teoría administrativa PROCESO ADMINISTRATIVO 6 Henry Fayol desarrolló su teoría a inicios del siglo XX, y sigue vigente hasta nuestros días, claro, bajo un enfoque distinto; el contexto y las condiciones no son las mismas. A lo largo de un siglo la administración evolucionó en sus teorías, técnicas y prácticas; integró nuevos conocimientos tecnológicos y sistemáticos para responder a los cambios que se dan en el entorno. Las etapas del proceso administrativo también se vieron influenciadas por esos cambios, sobre todo debido a la expansión de las empresas. Se puede establecer que a lo largo del siglo XIX la técnica administrativa se fue mejorando, apareciendo, en la segunda mitad una de las escuelas más influyentes: la Administración Científica. Con el crecimiento de las empresas, tanto en tamaño como en número, el administrador se enfrentó a innumerables problemas no conocidos hasta el momento. Esto motivó a que dedicaran más tiempo a las actividades de planeación, programación y contratación de personal. A partir de aquí aparecen otras escuelas de pensamiento con una perspectiva distinta, Entre las que están: o la clásica, poniendo especial atención en la organización como es la tecnología, división del trabajo, líneas de autoridad, y la reglamentación entre otros; o la humanista que se preocupa por la interrelaciones humanas o la que se conoce de las ciencias administrativas que hace uso de las matemáticas, estadística y probabilidad en la toma de decisiones. Existen nuevos enfoques, entre los que se encuentran: o la Administración por Objetivos o Teoría de las Decisiones y Desarrollo Organizacional, o Teoría de la Contingencia o Teoría de la Organización o Liderazgo situacional o Enfoque americano o Enfoque japonés.
7 Fundamentos de los negocios. Partiremos de algunas definiciones de negocio, podríamos decir que el negocio es lo que se busca en un primer momento, antes de crear lo que conocemos como empresa. Un negocio es: Toda actividad de carácter mercantil y con ánimo de lucro. Cuando se manejan ciertos volúmenes de ventas y un determinado nivel de organización, el negocio alcanza la categoría de empresa (Diccionario de economía: 1999:424). El estudio de los negocios implica conocer su naturaleza, el sistema económico donde se realizan, sus funciones básicas, sus tendencias y las implicaciones que éstos tienen en relación con la sociedad (Mancillas, 2005, p. 29). El negocio es más que una actividad, es la percepción o idea de lo que se quiere hacer. Es visualizar la idea y ponerla en práctica. En un primer momento se respondería la pregunta En qué negocio se está? A partir de aquí se elaboraría un plan del negocio, pero este debe sujetarse a distintos aspectos, como el marco legal, por decir un ejemplo, bajo los cuales debe trabajar.. El hombre es un ser social por naturaleza, que al momento de agruparse para lograr la sobrevivencia, requiere de un conjunto de reglas de comportamiento que le permitan una convivencia armónica y adecuada con otros hombres, surgiendo así el Derecho. Los negocios no podrían ser la excepción a esta necesidad de regulación y hoy en día encontramos una gran cantidad de conceptos y disposiciones legales (Ramírez, 1991, p. 15.)
8 Es conveniente aclarar que en nuestro sistema jurídico se utilizan dos términos que se confunden en la práctica legal por ir estrechamente ligados; los términos son el de motivar y fundamentar. Sistema Jurídico Por ejemplo: en la jerga judicial se dice el documento, la sentencia o el laudo debe estar motivado y fundamentado. Motivar hace referencia a dar pormenores de los hechos, alegatos o pruebas que se presentan, los que serán analizados y valorados por el juzgador. Fundamentación deriva de lo establecido en el artículo 14 constitucional que a la letra dice: En los juicios del orden civil, la sentencia definitiva deberá ser conforme a la letra o a la interpretación jurídica de la ley, y a falta de ésta se fundará en los principios generales del derecho. Esto quiere decir que se deben enumerar los preceptos legales (hacer referencia a los artículos de la ley) que servirán de sustento a la demanda o sentencia de algún asunto en particular, por ejemplo se dice: con fundamento en el artículo 635 del Código de Comercio se establece que: La base de la moneda mercantil es el peso mexicano, y sobre esta base se harán todas las operaciones de comercio y los cambios sobre el extranjero. Es así que la Fundamentación de los negocios son todos aquellos preceptos legales o leyes necesarias para darle sentido a los negocios, o que funcionen bajo el marco legal de la ley en un Estado de Derecho: El derecho mercantil se refiere a las normas y a los reglamentos que rigen la conducta de las empresas. En este campo los problemas se derivan del incumplimiento de promesas, los malos entendidos, las disensiones en tanto de expectativas o en algunos casos, los intentos por aprovecharse de otros. El contexto normativo ofrece un marco y un sistema de leyes que constituyen un terreno de juego justo para todas las partes; este contexto se crea con base en los insumos aportados por competidores, clientes, empleados, grupos de interés especiales y representantes electos por el pueblo (Ferrell, O., Hirt, G. y Ferrel, L. 2004, p. 67.)
9 Es por ello que la regulación o fundamentación de Los negocios la encontramos en las siguientes disposiciones legales. Dispociciones Legales Reglamentos del Registro Público de la Propiedad y del Comercio; a)ley General de Sociedades Mercantiles; Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada; Ley General de Sociedades Cooperativas; Ley de Sociedades de Solidaridad Social; b) Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; c) Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos; e) Ley de Instituciones de Crédito; Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crédito; Ley del Banco de México; d) Ley de Marcados y Valores; Ley de Sociedades de Inversión; e) Ley Sobre el Contrato de Seguro; Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros; f) Ley Federal de Instituciones de Fianza; g) Ley de Concursos Mercantiles; h) Ley de Vías Generales de Comunicación; i)ley de Navegación; l) Ley Federal de Protección al Consumidor; m) Ley de Inversión Extranjera; n) Ley de Propiedad Industrial; o) Ley Federal de Correduría Pública; p) Ley Federal de Competencia Económica; q) Ley de Comercio Exterior; r) Ley Aduanera. En la siguiente sesión analizaremos el tema de Enfoque de los negocios. El enfocarnos en algo y es mirarlo con atención, y eso mismo haremos con la empresa y los componentes que la hacen original y única para poder competir en un mercado global donde la dinámica comercial ha cambiado, en comparación con lo que se practicaba en los dos primeros tercios del siglo pasado.
10 CONCLUSIÓN Como te pudiste dar cuenta tres subtemas, que a primera vista parecen distintos en el fondo, nos han llevado a comprender que la administración no es sólo una simple práctica funcional, sino que cuenta con una serie de principios racionales, y universalmente válidos, que especialistas y académicos han identificado y estudiado desde finales del siglo XIX, y lo siguen haciendo hasta nuestros días, para hacer de la administración una disciplina científica de la cual podemos echar mano para realizar actividades tan diferentes. Para alcanzar los objetivos se tiene que utilizar los principios contenidos en las etapas de planeación, organización, dirección y control. Pareciera que el tercer tema, Fundamentos de los negocios, por ser analizado desde el punto de vista legal no se podrían aplicar estos principios, pero no es así, por ejemplo, para fundamentar la planeación en un negocio será necesario sujetarse a lo establecido en la ley (Derecho Mercantil o la propia Constitución), es el caso de que toda actividad debe ser licita
11 PARA APRENDER MÁS La siguiente lectura es muy importante para comprender el proceso administrativo. Analiza los errores en el que han caído muchos especialistas, convirtiendo al proceso en un mito. Ríos, J. (1997) Mitos sobre el proceso administrativo: el modelo teóricodescriptivo vis-a vis el modelo técnico-prescriptivo. Consultado el 26 de septiembre de 2015: http://www.ejournal.unam.mx/rca/185/rca18504.pdf
12 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE El proceso administrativo en la vida cotidiana de las personas Objetivo: El alumno explicará, utilizando para ello las etapas del proceso administrativo, alguna de sus actividades cotidianas. Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de la sesión, ahora tendrás que realizar la siguiente actividad: Un informe donde describas o expliques una actividad que realizas me manera cotidiana, o de forma temporal, y en la que tengas la necesidad de programar algunas actividades para llevarla a cabo, (una fiesta, salir de vacaciones, actividades del día, actividades de fin de semana cine, teatro-). Auxíliate de las etapas del proceso administrativo, y explica cada una por separado para que la idea sea más clara. Por medio de esta actividad entenderás y podrás tener una visión más clara y objetiva de lo visto en la sesión. Característica que debe cumplir la actividad: Extensión mínimo de dos cuartillas, máximo tres, más la carátula. Entregar en WORD, letra Arial, justificado, tamaño de la fuente 12. La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente Elemento a evaluar Valor Portada. Datos Generales 5 Referencias Bibliográficas 5 Ortografía y Redacción 20 Informe 35 Introducción y Conclusiones. 35 TOTAL 100
13 BIBLIOGRAFÍA Andrade, S. (2001). Administración, pensamiento y realidad. México: Universidad Autónoma Metropolitana Xochimilco. Ferrel, O., Hirt, G. y Ferrel, L. (2004) Introducción a los negocios en un mundo cambiante. México: McGraw Hill. George, C. y Álvarez L. (2005). Historia del pensamiento administrativo. México: PEARSONS Prentice Hall. Hernández, S. (1994). Introducción a la administración. México: McGraw Hill. Hitt, Michel, et. al. (2004). Administración estratégica: competitividad y conceptos de globalización. México: Thompson Learning. Koontz, H. y Weihrich, H. (1998) Administración una perspectiva global. México: McGraw Hill. Mancillas, E. (2005). Introducción a los negocios. México. Editorial Trillas. Martínez, G. (2004). El origen del pensamiento. México: Ediciones Hombre y Mundo. Münch, L. y García, J. (2004) Fundamentos de administración. México: Editorial Trillas. Ramírez, I. (1991) Fundamentos jurídicos para empresarios. México: Editorial SISTA. Stoner, J., Freeman, E., y Gilbert, D. (1996). Administración. México: Editorial Pearson Prentice Hall. Diccionario de Economía y Negocios. (1999). Madrid: ESPASA Siglo XXI.