Sistema Valefiel Todos los derechos reservados 2012

Sistema Valefiel Todos los derechos reservados 2012

Contenido 1. GENERALIDADES... 1 1.1 Que es VALEFIEL?... 1 1.2 Que es la tienda virtual?... 1 1.3 Configuración Técnica... 1 2. REGISTRO... 1 3. INGRESO/SALIDA SEGURA... 2 3.1 Ingreso... 2 3.2 Salida... 2 4. TRANSACCIONES... 3 4.1 Consultar Cuentas... 3 4.2 Redimir... 5 4.3 Consultar Estado de Pedidos (Redenciones)... 8 4.4 Cambiar Clave... 11 0

1. Generalidades 1.1 Que es VALEFIEL? VALEFIEL es la plataforma tecnológica web propiedad de VALEMAS SAS que permite la gestión integrada de los diferentes programas de fidelización de clientes. 1.2 Que es la tienda virtual? La Tienda Virtual, es un módulo de VALEFIEL que les permite a los Afiliados (Clientes) hacer la gestión de sus puntos ganados directamente desde su casa, oficina o negocio. Permite consultar el saldo de sus puntos, consultar el historial de transacciones, efectuar redenciones y hacer seguimiento a los pedidos. Próximamente podrá también descargar extractos. 1.3 Configuración Técnica Para que pueda visualizar de una forma adecuada la página de Valefiel debe cumplir con los siguientes requisitos: 1- Computador con disponibilidad de conexión a Internet. 2- Navegador o Browser, los navegadores web recomendados son: Internet Explorer Google Chrome Mozilla Firefox V. 7.0 o superior 1

2. Registro Permite la creación de nuevos usuarios en el sistema VALEFIEL. Para realizar el registro el usuario debe estar afiliado previamente al programa de fidelización, de lo contrario no le permitirá crear el usuario. 2.1 Ingrese el sitio Web utilizando la dirección: 2.2 Ingrese al link de Registrarse Clave: Palabra secreta para que pueda acceder al sistema. Confirmar Clave: Confirmación de la palabra secreta para que pueda acceder al sistema. Pregunta de Seguridad: Es la pregunta que debe registrar para la recuperación de su clave en caso de olvido. Respuesta: Es la respuesta a la pregunta que el sistema le solicitara para recuperar la clave. Leer términos y condiciones de uso y seguridad. 2.3 Seleccione su tipo de identificación (normalmente CC=Cédula de ciudadanía), luego digite su número de identificación y de clic en el botón Siguiente. Lea atentamente los Términos y condiciones de uso y seguridad. De clic en la opción para expandir y visualizar el contenido de los términos y condiciones. 2.5 Si esta de acuerdo con los términos y condiciones De clic en el botón Crear Usuario para confirmar la operación o de clic en Atrás para ir a la pantalla anterior. 2.6 Uno de nuestros agentes del Call Center se comunicará con usted para realizar la activación correspondiente de su usuario y pueda acceder al sistema. 2.4 Registre los datos con los cuales ingresara al sistema. Usuario: Nombre con el cual se ingresa al sistema. Se sugiere usar nombre.apellido Ej: pedro.perez E-mail: Correo electrónico donde llegaran las notificaciones que el sistema genera en sus diversas transacciones. 1

3. Ingreso/salida segura 3.1 Ingreso Permite el acceso al sistema digitando su usuario y contraseña, el usuario debió ser creado previamente y haber cumplido con los procedimientos de seguridad para su activación. 3.1.1 Ingrese al sitio Web utilizando la dirección: 3.1.2 El sistema presenta la página de Login. 3.2 Salida Permite la salida segura y el cierre de la sesión del Usuario. Por su seguridad antes de retirarse, siempre cierre la sesión activa en el sistema. 3.2.1 Ubique el link llamado "Salir" que esta ubicado en la parte superior derecha del menú. 3.2.2 De clic en el botón "Salir". 3.2.3 El sistema cierra la sesión y se direcciona a la página de Ingreso al sistema. 3.1.3 Ingrese el usuario y la clave en los campos correspondientes. Usuario: Es el nombre que adquiere el usuario para acceder al sistema de Valefiel. Este fue creado por la opción Registrarse, el cual se hace una sola vez. Si no está registrado deber ejecutar el procedimiento de REGISTRO explicado en la primera parte de este documento. Clave: Palabra secreta que sirve para que los usuarios puedan acceder al sistema. 3.1.4 De clic en el botón de Ingresar 3.1.5 El sistema realiza verificación y se pueden dar las siguientes situaciones: Si el Usuario o la clave no corresponden, el sistema muestra un mensaje que indica que no se ha podido iniciar la sesión y se deben verificar los datos. Si el usuario ingresa erróneamente tres veces los datos para iniciar sesión, se bloquea el usuario y debe comunicarse con el Call center para restablecer su clave. 2

4. Transacciones Al momento de ingresar al sistema, usted podrá gestionar sus puntos mediante las siguientes opciones: En el caso de tener varias cuentas puede consultar el detalle de cada cuenta dando clic en el número de cuenta que aparece en la columna llamada Cuenta como lo muestra la imagen. 4.1 Consultar cuentas (Saldos de puntos e histórico de movimiento). 4.2 Redimir. 4.3 Consultar estado de pedidos (redenciones). 4.4 Cambiar clave. 4.1 Consultar Cuentas 4.1.1 Ingresar al menú Afiliados-> Consulta Cuenta. Sección Historial Transacciones: muestra la información de las transacciones realizadas a la cuenta como los puntos emitidos, puntos vencidos y las redenciones realizadas. 4.1.2 El sistema muestra un formulario con toda la información detallada de la cuenta: Sección Información Cuenta: muestra la información detallada de la cuenta, de la persona afiliada y del establecimiento. Si desea conocer el detalle del pedido asociado a la transacción, dé clic en el número que aparece en la columna Pedido Asoc del renglón correspondiente. Sección Historial de Pedidos: muestra el listado de los pedidos (redenciones) realizados por el afiliado, en este listado encontrará el número del pedido, el estado del pedido, los puntos redimidos, fecha de solicitud, la fecha de despacho, fecha de entrega del pedido y el nombre de la persona que realizó la redención. (Por medio del botón Redimir se puede dirigir al formulario para realizar la redención). Por medio del botón Redimir se puede dirigir al formulario para realizar la redención). NOTA: En el caso de tener solamente una cuenta el sistema muestra directamente el formulario de la cuenta, si tiene mas de una cuenta el sistema muestra el listado de cuentas. 3

Puede dirigirse a los detalles del pedido completo dando clic en el número que aparece en la columna Nro. de Pedido. Para regresar al formulario de consulta de cuentas, dé clic en el link del número de cuenta ubicado al lado derecho del texto ID Cuenta. Sección Historial de Carnets: muestra la información de los carnets que se han registrado del afiliado en este listado encontrara el id de registro del carnet, el código del afiliado, el número del carnet, el motivo por el que se realizó la solicitud, la fecha de la solicitud, el estado del carnet y las observaciones registradas. 4

4.2 Redimir Transacción en línea mediante la cual el afiliado a un programa de fidelización puede cambiar los puntos acumulados en su cuenta por productos relacionados en los catálogos vigentes. Se puede acceder aquí mediante el menú o mediante el botón Redimir del formulario de consulta de cuentas. Puede realizar la búsqueda por palabras clave en el campo Digite Nombre de Artículo a Buscar, por ejemplo escriba la palabra televisor y dé clic en el botón Buscar el sistema realizará la búsqueda que corresponda con la palabra ingresada. 4.2.1 Ingresar al menú Afiliados-> Redimir. 4.2.2 El sistema carga la información de los productos de los catálogos vigentes en el formulario para realizar la redención. En el campo Puntos aparece por defecto los puntos que hay en la cuenta y se muestran los productos que se pueden redimir, si se desean visualizar todos los productos puede dejar el campo vacio y dar clic en el botón Buscar De clic en este botón para organizar los productos de mayor puntaje a menor puntaje. De clic en este botón para organizar los productos de menor puntaje a mayor puntaje. En la parte inferior de cada producto se informa la cantidad de puntos que cuesta cada uno. Puede visualizar los productos por categorías, puede dar clic sobre la categoría que quiere consultar y el sistema carga los productos correspondientes a esta categoría. 4.2.3 Cuando identifique los productos que quiere redimir de clic en el botón que se encuentra en la parte inferior de cada uno. 5

4.2.4 El sistema le informa que se realizarán las preguntas de verificación para continuar con la redención, de clic en el botón Aceptar 4.2.8 Si las preguntas son contestadas correctamente el sistema le indicará que el proceso de validación fue exitoso y le permitirá agregar los productos que quiere redimir al carrito de compras. 4.2.5 El sistema muestra el formulario con las preguntas de verificación que debe responder para continuar con la redención. 4.2.9 De clic en el botón que se encuentra en la parte inferior del producto que quiere redimir, puede ir ingresando al carrito de compras los productos y también los puede sacar, el saldo en puntos se descontará de acuerdo al puntaje del producto, se pueden agregar los productos que desee hasta que su saldo en puntos se lo permita, de lo contrario el sistema enviará un mensaje que dice "Ha excedido los puntos". 4.2.6 Luego de seleccionar las respuestas correspondientes, dé clic en el botón Calificar 4.2.7 En el caso de que no este seguro de alguna respuesta puede dar clic en el botón Generar Preguntas el sistema le genera otras preguntas para que las conteste respectivamente o también puede dar clic en el botón de Regresar para regresar al formulario principal de redenciones. Se pueden sacar los productos del carrito dando clic en el botón 6

4.2.10 Si ya está seguro de los productos que desea redimir, dé clic en el botón que se encuentra debajo del carrito de compras para proceder con la pantalla de finalización de la redención. Por último dar clic en el botón Aceptar para proceder con la realización de la redención. 4.2.14 El sistema le mostrara un mensaje con el número del pedido generado. 4.2.11 El sistema muestra el formulario para validar los datos donde serán enviados los productos. Tome nota del número de pedido para hacerle seguimiento posterior. No obstante puede usar la consulta de Pedidos para hacerles seguimiento. 4.2.15 Dar clic en el botón Aceptar *Verifique que la dirección, ciudad y departamento sean los correctos ya que a esa dirección se realizará el envió de los productos seleccionados. Si no es correcta, absténgase de efectuar la redención y comuníquese al Call center para que le indiquen el procedimiento para actualizar sus datos. 4.2.12 Si los datos son correctos de clic en el botón para finalizar la redención. 4.2.13 El sistema le mostrara un mensaje con el número del pedido generado. 7

4.3 Consultar Estado de Pedidos (Redenciones) Permite consultar el estado de los pedidos (redenciones) realizados por el afiliado y ver el detalle de cada uno de ellos. 4.3.1 Ingrese al menú Afiliados-> Gestión de Pedidos. La grilla muestra un listado de los pedidos para el filtro aplicado con la siguiente información: número del pedido, el estado del pedido, los puntos redimidos, fecha de solicitud, la fecha de despacho, fecha de entrega del pedido en el caso que el pedido se haya entregado satisfactoriamente y el nombre de la persona que realizó la redención. 4.3.3 Para consultar detalladamente un pedido, dé clic en el número del pedido que desea consultar en la columna Nro. De Pedido. 4.3.2 El sistema muestra el formulario principal de pedidos en orden del más cercano al más antiguo. En el formulario también se muestran unos campos para efectuar búsquedas específicas, en caso de requerirse: Número de Identificación: Número de Identificación del afiliado que desea consultar. Número de Pedido: Número de pedido que desea consultar. Fecha Registro Desde: Seleccione la fecha desde donde quiere consultar los pedidos. Fecha Registro Hasta: Seleccione la fecha hasta donde quiere consultar los pedidos. Estado: Seleccione el estado de los pedido que quiere consultar. Buscar por Aproximación: Seleccione esta opción para buscar datos aproximados a la información ingresada en las opciones de búsqueda. Buscar: De clic en el botón buscar para que el sistema busque la información de acuerdo a los filtros que ingresó anteriormente. 4.3.4 Información del Pedido: El sistema muestra la información detallada del pedido. Información del afiliado: sus nombres, apellidos, su tipo y número de identificación, número de la cuenta. Información del afiliado: Número del pedido, el estado del pedido, la causal del estado del pedido, persona que realizó la redención, dirección de envío, barrio, ciudad, el nombre de la persona autorizada para recibir el pedido y su número de identificación correspondiente, total de puntos redimidos y las observaciones registradas. 8

4.3.5 Cancelación: La cancelación del pedido se permite realizar hasta 24 horas después de generada la redención. Si desea realizar la cancelación total del pedido debe diligenciar la siguiente información: En el listado de productos el sistema habilita la columna de Devolver Items, Solicita Devol y Causal Devolución, para ser diligenciadas según el producto que se quiera cancelar. Motivo Cancelación: Seleccionar el motivo por el cual se desea cancelar el pedido. Persona Solicita Cancelación: Seleccionar la persona que solicita la cancelación del pedido debe ser la persona Afiliada o el tercero que realizó la redención. En la columna Devolver Items seleccione el artículo a cancelar. De clic en el botón Cancelar Pedido El sistema Pregunta la confirmación de la cancelación del pedido. En la columna Solicita Devol seleccione la persona que solicita la cancelación del producto. El sistema muestra un mensaje que indica que el pedido se canceló. En la columna Causal Devolución seleccione el motivo de la devolución. Cuando se cancela un pedido, los puntos son devueltos al saldo de la cuenta. También puede realizar la cancelación parcial de productos, dando clic en el botón Devolución 9

Luego de ingresar la información del ítem a cancelar de clic en el botón Aceptar para confirmar la devolución del ítem, de lo contrario de clic en el botón de Cancelar 4.3.7 Para ver los detalles del producto puede pasar el cursor del mouse sobre el nombre del producto y se despliega la información detallada. 4.3.6 Productos: Muestra el estado de cada producto redimido para el pedido seleccionado. Ítem: Número consecutivo del producto en el pedido. Producto: Nombre del producto redimido. Puntos Redimidos: Puntos redimidos por cada artículo. Documento Recibe: Número del documento de la persona que recibió el artículo, para el caso de producto entregado. Persona Recibe: Nombre de la persona que recibió el artículo. Estado: Estado en el que se encuentra el producto del pedido. Causal Estado: Descripción de la causa que generó el estado en el que está el pedido. Nro. De Guía: Número del guía con la que se envió el producto. Fecha Entrega: Fecha en la que se entregó el producto. Fecha Despacho: Fecha en la que se despachó el producto. Fecha Devol Bodega: Fecha en la que fue devuelto a bodega. Transportador: Empresa encargada de entregar el producto. 10

4.4 Cambiar Clave Permite el cambio de clave del usuario en el sistema. Se recomienda hacerlo periódicamente en lo posible 1 vez cada mes. 4.4.1 Ingresar al menú Configuración-> Cambio de Clave. 4.4.2 El sistema muestra el formulario donde se deben ingresar los datos requeridos. 4.4.3 Ingrese los datos correspondientes para generar el cambio de clave. Clave actual: Clave asignada en el registro del usuario con el que accedió al sistema. Clave Nueva: Clave nueva que se quiere asignar para acceder al sistema. Confirmar Clave Nueva: Digitar nuevamente la nueva clave. 4.4.4 De clic en el botón de Cambiar Clave para confirmar la operación o de clic en el botón Cancelar para cancelarla. 4.4.5 Luego de confirmar la operación de cambiar la clave, el sistema le mostrara el siguiente mensaje que confirma que el cambio de clave generó correctamente. 11