FONDO DE POBLACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS TERMINOS DE REFERENCIA I. Información del puesto Título de la posición: Subdirector/a de Administración y Finanzas Agencia: UNFPA Tipo de contrato: Service Contract (SC) Nivel: SC SB4/SC8-3 Lugar de destino: Guatemala II. Contexto organizacional 1. Antecedentes Guatemala realizó el último Censo de Población y Vivienda en el año 2002. Durante el año 2016, el Instituto Nacional de Estadísticas dio inicio a la etapa preparatoria del próximo Censo, realizando actividades de planificación, organización e inicio de la actualización de la cartografía. El Fondo de Población de Naciones Unidas (UNFPA), como la agencia especializada de la Organización de las Naciones Unidas en materia de censos, ha proporcionado acompañamiento técnico en la realización de censos de población y vivienda a más de cien países en el mundo. En Guatemala, el Plan de Acción del Programa de País 2015-2019 establece como una de sus áreas priorizadas el fortalecimiento de la capacidad del país para recopilar, generar, analizar y difundir información sociodemográfica desglosada sobre la dinámica de la población, la salud sexual y reproductiva, el VIH y la violencia contra las mujeres, que deberá incorporarse en el sistema de planificación y en la formulación de políticas a nivel nacional. En ese sentido, UNFPA mantiene una alianza estratégica con el Instituto Nacional de Estadística con el objeto de fortalecer el Sistema Estadístico Nacional. El 29 de noviembre del 2016, el Congreso de la República aprobó el Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2017, el cual incluye recursos para la implementación del XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda, asimismo, el Artículo 19 establece que se faculta al INE para la contratación de servicios, equipamiento y demás materiales y suministros para el levantamiento de los censos indicados, a través del UNFPA, para lo cual deberá elaborar y suscribir el convenio respectivo. El INE y el UNFPA firmaron recientemente el Convenio para la implementación XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda, el cual incluye un modelo de acompañamiento integral que define tanto las responsabilidades del INE como del UNFPA en aspectos políticos, técnicos, de desarrollo de capacidades y de gestión para garantizar la disponibilidad de recursos humanos y los bienes y servicios que se requieren. Este modelo establece la creación de una Unidad Implementadora que tiene como propósitos: a) implementar técnicamente, en conjunto con el INE y el UNFPA, el XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda de acuerdo a los lineamientos establecidos en el
documento del proyecto, garantizando alcanzar los resultados y productos censales con la mayor calidad y cobertura posible; b) garantizar la disponibilidad del personal y de los bienes y servicios que se requiera; y c) apoyar el volumen de procesos que los censos de población y vivienda implican. 2. Contexto organizacional En este modelo de acompañamiento se establece que el UNFPA contratará a todas las personas que la realización de los Censo requiera. Con esta base se convoca a personas interesadas en el puesto de Subdirector/a de Administración y Finanzas que llenen los requisitos establecidos en estos términos de referencia. Los Censos de Población y Vivienda son un proyecto de país que involucra a todos los sectores: público, privado y organizaciones de sociedad civil. La implementación de los Censos es un proceso complejo que requiere de un Subdirector/a de Administración y Finanzas que, bajo la dirección y supervisión del Director/a Nacional del XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda, organice y dirija las actividades de gestión administrativa y financiera para que los recursos humanos, los bienes y servicios que la implementación de los Censos necesita estén disponibles con las características establecidas en el manual de puestos y funciones, en el plan de adquisiciones, en las cantidades, la fecha y el lugar en que las diferentes actividades censales los requieren. El/la Subdirector/a de Administración y Finanzas tendrá bajo su supervisión directa a personal que realizará actividades de contratación de recursos humanos, adquisición de bienes y servicios, control de bienes, manejo presupuestario, gestión financiera, control de almacén entre otras. La duración del contrato iniciará a la fecha de la firma y terminará el 31 de diciembre de 2017; podrá ser extendido al 2018 por el período de duración del proyecto en ese año. III. Funciones / Resultados clave esperados Resultado: Procesos administrativos y financieros dirigidos para facilitar la implementación del XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda en forma ágil, efectiva y transparente que permitan contar con información estadística actualizada para las actividades de diseño e implementación de políticas públicas y programas de intervención. Alcance y funciones del puesto: El/la Subdirector/a de Administración y Finanzas realizará sus funciones en los siguientes ámbitos: 1. Gestión Administrativa y Financiera El/la Subdirector/a de Administración y Finanzas realizará las actividades de adquisiciones, aprovisionamiento de materiales, servicios, útiles de oficina, equipos, documentación, manejo de los recursos financieros, coordinará la recepción y entrega de suministros, contrataciones de recursos humanos; llevará el control de la ejecución presupuestaria, de los bienes adquiridos por el Proyecto, y elaborará los informes administrativos y financieros que le correspondan. 2. Gestión del riesgo
El/la Subdirector/a de Administración y Finanzas implementará y dará seguimiento a la acciones establecidas en la estrategia de gestión de riesgos en temas relacionadas con la gestión administrativa y financiera, que pueden afectar la implementación de los censos, así como de las medidas de mitigación establecidas, que incluyen mecanismos de monitoreo del proyecto y auditoria con enfoque de tablero de mando, seguridad del personal y de los bienes del Proyecto Censal y coordinación interinstitucional para temas de seguridad, apoyando la respuesta en el nivel de los territorios. 3. Cumplimiento de reglas y regulaciones de UNFPA El Subdirector/a de Administración y Finanzas garantizará el cumplimiento de las reglas y regulaciones de UNFPA y la gestión administrativa y financiera de acuerdo a lo establecido en el Convenio suscrito entre INE y UNFPA, así como en el Modelo de Acompañamiento. Actividades que realizará el/la Subdirector/a de Administración y Finanzas: Elaboración del plan de trabajo de la subdirección, considerando los vínculos con las otras subdirecciones. Participar en la formulación del plan integrado del Proyecto Censal, velando que incluya las interrelaciones e interdependencias de las actividades de la subdirección con las otras subdirecciones y a nivel interinstitucional. Dar seguimiento, actualizar y hacer los ajustes necesarios al Plan de Adquisiciones y al Presupuesto del Censo, bajo la supervisión y aprobación de la Dirección Nacional. Gestionar las solicitudes de bienes y servicios de todas las actividades técnicas que la Dirección Nacional del Proyecto solicite, en estrecha coordinación con el UNFPA, de acuerdo a sus reglas y regulaciones. Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria, en coordinación con el UNFPA y elaborar informes de avance financiero que se requieran, así como coordinar las auditorías que se programen. Implementar la estrategia de gestión del riesgo y de las medidas de mitigación para reducir amenazas al Proyecto Censal, relacionadas a la gestión administrativa y financiera en conjunto con el Área de Gestión del Riesgo y en coordinación con la Dirección Nacional. Coordinar y supervisar la edición final y la impresión de las boletas, manuales, formularios y cualquier otra documentación censal. En conjunto con el UNFPA, implementar los mecanismos de transparencia en la gestión y el uso de los recursos financieros, humanos y los bienes destinados a los censos. Definir la estrategia de seguridad de los recursos humanos, bienes y sistemas, en coordinación con las distintas Subdirecciones del Proyecto Censal. Organizar, en conjunto con UNFPA, las gestiones de contratación de personal, locales y adquisición de bienes y servicios, incluyendo los mecanismos para pagos de locales, de recursos humanos y otros que se requieran hacer a nivel nacional y/o internacional, utilizando las reglas y regulaciones de UNFPA.
Implementar y dar seguimiento a los mecanismos de pago y control financiero, que UNFPA ejecute de acuerdo a sus reglas y regulaciones. Establecer e implementar el sistema de evaluación del personal que se contrate en la Unidad Implementadora del Censo, en el marco de las reglas y regulaciones de UNFPA. Supervisar el registro de inventario de los bienes y servicios adquiridos con recursos del Proyecto, de acuerdo a las reglas y regulaciones de UNFPA, y organizar la transferencia de propiedad de los bienes al INE cuando se requiera, utilizando el mecanismo establecido. Gestionar y coordinar las asignaciones financieras de forma oportuna para las actividades del Censo, en coordinación con la Sub Gerencia Administrativa del INE. Supervisar la implementación del Manual de Administración Financiera y de los formularios de control administrativo-financieros que se requieran, en coordinación con las distintas Subdirecciones, en el marco de las reglas y regulaciones de UNFPA. Presentar informes periódicos de avance administrativo-financiero de los censos al Director Nacional, al Coordinador Nacional y a UNFPA. Otras actividades relacionadas, que le sean requeridas en el desarrollo del Proyecto, por la Dirección Nacional del mismo. IV. Impacto de los Resultados El resultado tiene impacto en garantizar procesos administrativos y financieros ágiles, efectivos y transparentes en la implementación de las actividades del XII Censo Nacional de Población y VII Censo Nacional de Vivienda, de manera que los recursos humanos, bienes y servicios estén disponibles en las cantidades, tiempos y lugares que se necesiten, con las características requeridas.
V. Competencias y Factores Críticos de Éxito Competencias corporativas: Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, pueblos, nacionalidad y edad Compromiso con la transparencia y la honestidad Competencias funcionales: Gestión y Liderazgo Gestión basada en resultados Excelentes habilidades de organización y de dirección Habilidad y disposición de rendición de cuentas Pensamiento analítico y estratégico Capacidad para formar y trabajar en equipo, mantener buenas relaciones con colegas, subordinados y personas vinculadas al proyecto Capacidad para elaborar informes de avance Capacidad para transmitir conocimientos e impulsar actividades de formación y desarrollo de capacidades Proactivo en el desarrollo de estrategias para lograr los resultados esperados. Comunicación Buena capacidad de comunicación tanto en escrita como oral. VI. Calificaciones de reclutamiento Educación: Experiencia mínima: Se requiere un profesional universitario, a nivel de licenciatura, en las ciencias económicas o carrera afín. De preferencia, con maestría en áreas relacionadas a finanzas, administración o implementación de proyectos. Mínimo cinco (5) años de experiencia en puesto de dirección y manejo de finanzas, administración y manejo de proyectos, manejo de personal, proceso de compras, control y manejo de presupuestos de proyectos. Mínimo tres (3) años de experiencia en los procedimientos administrativos y financieros de organismos de cooperación internacional Conocimientos: Conocimiento de procesos administrativos y financieros con instituciones del Estado. Conocimiento de procesos de gestión organizacional, Sistemas de Información Financiera y Plataformas de apoyo para la administración y finanzas. Lenguaje Requerido: Español, capacidad para leer en inglés deseable. Nacionalidad Guatemalteco/a
VII. Firmas- Certificación Descripción del Puesto Titular (si es aplicable) Nombre Firma Fecha Supervisor Nombre / Título Firma Fecha Representación de UNFPA Nombre / Título Firma Fecha