Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 1 de 8 1.-OBJETIVO Realizar de manera correcta los diferentes procedimientos que se realizan en la Coordinación General de Salud, desde la toma de muestras hasta su entrega en el analítica. 2.- ALCANCE Este instructivo está dirigido a los Químicos trabajadores del Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química, de la UADY. Y aplica para pacientes que son derecho habientes de la Universidad Autónoma de Yucatán. 3.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN 1. RECEPCIÓN DEL PASE DEL USUARIO 1.1 Los usuarios tomaran una ficha para ser atendidos por el químico del cubículo de toma de muestra de la Coordinación General de Salud. 1.2. El químico llamará en voz alta al usuario por el número de ficha correspondiente y le solicita que pase ala toma de muestra. 1.3. El químico solicitará al usuario su ficha y su Pase para saber los estudios que se realizaran y las muestras que se requieren (sangre, orina, materia fecal, etc.). En caso de que el usuario requiera pruebas de VIH, VDRL, prueba de embarazo (sangre y/o orina) y prenupciales el químico solicitará una identificación oficial con fotografía (IFE, INE, credencial de derecho habiente, pasaporte). 1.4. El químico registrará los datos del Pase en la bitácora de trabajo del cubículo de toma de muestras de la Coordinación General de Salud (30), realizará la encuesta de toma de muestra (22) (Formato exclusivo para los cubículos de toma de muestra de UUIS y la CGS) y se apuntará la edad y el teléfono del usuario en el Pase. La encuesta de satisfacción (10) se aplicará según el calendario programado. 1.4.1. El químico indicará en el Pase el aplazamiento de cualquiera de los análisis indicados en este, subrayando el nombre de dicha prueba con un bolígrafo.
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 2 de 8 Así como la fecha de entrega en caso de los estudios subrogados y/o cultivos. 2. RECEPCIÓN Y/O TOMA DE MUESTRA 2.1. Para la toma de muestras, proceder según lo establecido en el procedimiento de toma de muestras (P- FQUI-LAC-02) y en el instructivo para la toma de muestras biológicas (I-FQUI-LAC-01), marcando los tubos en presencia del paciente con los apellidos y nombres del usuario. 2.1.1. En caso de recibir muestra de orina o materia fecal, guardar la muestra en refrigeración según lo indicado en el procedimiento para la conservación y envío de muestras (P-FQUI-LAC-03). 2.1.2. En caso de recibir una muestra perteneciente a un análisis seriado o pendiente, apuntar al usuario en la bitácora de trabajo (30), indicar la fecha original de la solicitud y generar una relación de dichos estudios en la lista de análisis pendientes (29). 2.1.3. Para recibir otra clase de muestras biológicas (cálculo renal, Líquido cefalorraquídeo, etc.), proceder según lo indicado en: Guía de Referencias de pruebas Carpermor (Externo), Biomédicos de Mérida, Laboratorios Clínicos de Mérida (Externo) y Laboratorio Orthin (Externo). 2.2. En el cubículo de toma de muestra de la Coordinación General de la Salud NO se realiza la toma de muestra para cultivos microbiológicos, NI prueba de curva de tolerancia a la glucosa NI la recepción de muestras para espermatobioscopía NI toxicológicos, únicamente se recepcionan las muestras para uro y coprocultivo. 2.3. Para realizar las placas de citología en moco nasal, proceder según lo indicado en el instructivo para la toma de muestras biológicas (I-FQUI-LAC-01). 2.4. Para realizar las pruebas de hemostasia primaria proceder según lo indicado en el instructivo para la toma de muestras biológicas (I-FQUI-LAC-01), llenando el formato para Hemostasia primaria (18) 3. SEPARACION DE MUESTRAS (CENTRIFUGADO) 3.1. Separar por centrifugación las muestras sanguíneas que así lo requieran, según lo indicado en los instructivos para el procesamiento de muestras del de Hematología (I-FQUI-LAC-02), de Inmunología y pruebas especiales (I-FQUI-LAC-05), y de Instructivo para el procesamiento de muestras del de bioquímica clínica y hemostasia (I-FQUI-LAC-06). 3.2. Conservar las muestras de los sueros obtenidos de la centrifugación, orinas y copros en refrigeración entre 2-8 ºC; así mismo las muestras con EDTA, se conservan a temperatura ambiente. Todas las muestras serán identificadas con los nombres de los usuarios hasta el momento de su transporte al Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química - UADY. 4. ENTREGA DE RESULTADOS A LA COORDINACIÓN GENERAL DE SALUD - UADY 4.1. Recibir los sobres con los resultados de los usuarios junto con la Relación de Análisis clínicos entregados a la Coordinación General de la Salud de la UADY (23). 4.2. Revisar y cotejar el nombre de los usuarios registrados en su sobre correspondiente con los registrados en la Bitácora de trabajo del cubículo de toma de muestra de la Coordinación General de Salud y marcar con un
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 3 de 8 plumón los nombres de usuario de la Relación de Análisis Clínicos entregados que aparezcan apuntados en la bitácora de trabajo. 4.3. Firmar la relación de análisis clínicos entregados y sus dos copias. 4.4. Entregar los sobres y la relación de análisis clínicos entregados a la recepción de la Coordinación General de la Salud, solicitando el nombre, firma y número de identificación o clave del empleado. 4.4.1. Recibir las copias de la relación de análisis clínicos entregados, firmada por la secretaria encargada de Recepción y Consultas. 4.4.2. Conservar una copia en el cubículo y entregar la otra al de recepción del laboratorio de análisis clínicos. 4.5. La relación de análisis clínicos tendrá un tiempo de retención de 3 meses y la bitácora de trabajo del cubículo de toma de muestras de la Coordinación General de la Salud tendrá un tiempo de retención de 1 año, al término de este tiempo la disposición de estos registros pasarán a archivo muerto por 1 año. 5. TRANSPORTE DE MUESTRAS AL LABORATORIO. 5.1. Transportar las muestras en el vehículo oficial de la Facultad de Química. 6. REGISTRO DE MUESTRAS 6.1. Entregar Pase y relación de análisis pendientes al de Recepción para su registro. 6.2. Recibir orden de trabajo con número de registro del usuario. 6.3. Registrar en la encuesta de toma de muestra (22) el número del usuario, anexarla a la orden de trabajo (04) y firmarla. La firma del químico responsable del cubículo de toma de muestra de la Coordinación General de la salud aplica a las muestras de sangre total recolectadas, orinas y copros recepcionadas. 7. ENTREGA DE MUESTRAS AL ÁREA DE ANÁLISIS. 7.1 Entregar las muestras al correspondiente dentro del laboratorio. 8. SOLICITUD DE MATERIAL. 8.1. Para solicitar material o reactivos llenar Solicitud de Material al almacén (93) y entregar al encargado/a de recepción. 9. BITÁCORA DE USO Y MANTENIMIENTO DIARIO. 9.1 Realizar el registro de uso y mantenimiento diario de la micropipeta, (107).
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 4 de 8 4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento N/A Guía de Referencias de pruebas Carpermor (externo). CGS N/A N/A N/A Biomédicos de Mérida. Laboratorio de Análisis Clínicos (externo). Catálogo de Estudios. Laboratorios Clínicos de Mérida (externo). Catálogo de Servicios de Laboratorio Orthin Laboratorio (Externo) CGS CGS CGS I-FQUI-LAC-01 Instructivo para la toma de muestras biológicas LACSC P-FQUI-LAC-02 Procedimiento de toma de muestras LACSC P-FQUI-LAC-03 Procedimiento para la conservación y envío de muestras LACSC 5.- CONTROL DE REGISTROS Identificación Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros 10 Encuesta de satisfacción Responsable de las estadísticas y satisfacción del cliente F-FQUI LAC-22 Formato de encuesta de toma de muestra 18 Formato para Hemostasia primaria 29 Lista de análisis pendientes
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 5 de 8 30 Bitácora de trabajo del cubículo de toma de muestras de la Coordinación General de la Salud 93 Solicitud de Material al almacén 107 Bitácora de uso y mantenimiento de micropipetas 6.- GLOSARIO 6.1.- SIGLAS UADY: Universidad Autónoma de Yucatán LACSC: Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad CGS: Coordinación General de Salud. UUIS: Unidad Universitaria de Inserción Social San Jose Tecoh. 6.2.- DEFINICIONES Usuario. Cualquier persona que acuda al laboratorio para solicitar algún análisis clínico. Formato de Trabajo. Término que engloba a todos los formatos utilizados para reportar los resultados de sus análisis.
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 6 de 8 7.- CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación 01 1,2,3,4,5,6,7 Se modificó el orden de las actividades que se realizan y el diagrama del proceso. Se modificó el orden de las secciones. Se agregó en el contenido y en la sección 1 recepción del pase interconsulta del usuario. Se modificó el punto 1.2: las muestras que se requieren. Se agregó el punto 1.3: apuntar el teléfono del usuario. Se modificó el punto 2.1 el número de procedimiento a P-FQUI-LAC- 02 y el punto 2.1.1. se modificó el nombre y número del procedimiento a P-FQUI-LAC-03 Se eliminó el punto 2.1.3: las palabras exudados, trasudados y varios Se modificó el punto 2.3: únicamente se recepcionan las muestras para uro y coprocultivo. Se modifico el punto 3.2: Conservar en refrigeración las muestras sanguíneas y los sueros obtenidos de la centrifugación, así como las muestras de sangre total, identificados con los nombres de los usuarios hasta el momento de su transporte. Se eliminó el punto 4.2.1 y se anexó el punto 4.2:Revisar y cotejar el nombre de los usuarios registrados en su sobre correspondiente con los registrados en la Bitácora de trabajo del cubículo de toma de muestra del Depto. de Salud y marcar con una paloma los nombres de usuario de la Relación de Análisis Clínicos entregados que aparezcan apuntados en la bitácora de trabajo. Se cambió el punto 6.3 a la 6.2 y se agregó al punto 6.3: Registrar la Encuesta de Toma de Muestra con el número del usuario y anexar la Orden de Trabajo. En la sección 3 del Anexo se agregaron más materiales a la lista. 18 de mayo 2010 02 2, 4, 7 Se modificó el nombre del responsable del cubículo de toma de muestra del departamento de salud. EL Formato 22 permanecerá exclusivo para el cubículo de toma de muestra. Se modificó la sección 6. Se modificó la sección de anexos. Se modifico la sección de material disponible en el cubículo. Se modificó la sección de documentos de trabajo. 5 de enero de 2011 03 1 Cambio de responsable del. 5 de septiembre de 2011 04 2, 3, 4, 6, 7 Se modificaron los puntos 2.1.3, 3.2, 4.2, 5.1. Y los puntos 3. Material disponible en el cubículo y 4. Documentos de trabajo. 1 de junio del 2012
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 7 de 8 05 Todo el documento Cambio al nuevo formato para instructivos. Se agregó al documento, el Catálogo de Servicios de Laboratorio Orthin Laboratorio (Externo). 19 de Octubre del 2012 06 07 Sección 7 08 Sección 8 09 10 1,2,3,4 Se modificó el nombre del Departamento de Salud a Coordinación General de la Salud. Se eliminó el documento Laboratorios clínicos de Puebla (clínica Ruiz) Se modificó el nombre del responsable sanitario Secciones 2,3 y 5 Todo el documento Sección 7 11 Sección 9 9 de Julio de 2013 Cambio de Director de la Facultad de Química 15 de agosto de 2013 Se modificó el nombre del responsable sanitario. En la sección 2, se le agregó la palabra de Yucatán a la Universidad Autónoma. En la sección 3, los siguientes puntos: 1.1 Se cambió el cubículo del departamento de salud por la Coordinación General de Salud. 1.3 Se solicitará al paciente una identificación con fotografía. 1.4 La bitácora es ahora de la Coordinación de Salud, así como el formato de encuesta de toma (22) ya no es exclusivo de la CGS. 1.4.1 En el pase de Interconsulta se coloca la fecha de entrega en el caso de los estudios subrogados y de los cultivos. 2.1 Los tubos se marcan después de realizar la toma en presencia del paciente, no antes. 4. Los resultados se entregan a la CGS, ya no al departamento de salud. 6. Se modificó que el formato de encuesta (22) ya no solo aplica para la CGS. 6.3.1 Se quita ese paso por que cada químico del lo realiza. Se adicionó el formato 93 y se eliminó el 05 Cambio al nuevo formato de instructivo de la DGPLANEI Se modificó el nombre del responsable sanitario y del responsable del documento. Se modificó el nombre actual del Pase eliminando la palabra Interconsulta. Se modificó el punto 1.3 anexando el tipo de identificaciones aceptadas. Se modificó el punto 2.2 mencionando que no se aceptan estudios toxicológicos. Se modificó el punto 4.4 anexando los datos del personal de recepción de la Coordinación General de Salud Se adicionó el formato 107 12 de noviembre del 2013 22 de agosto de 2014 7 de septiembre de 2015 9 de septiembre de 2016 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.
Código:I-FQUI-LAC-12 Revisión:11 Página: 8 de 8 Elaboró Revisó Aprobó Q. F. B. Kena Ivette Baeza Mézquita cubículo de toma de muestras, Coordinación General de la Salud UADY EBC. Ricardo J. May Castillo Responsable Sanitario Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad de Química Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.