DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS. OCTUBRE 2016 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-8 (PR-DESIS-001-A2) Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE
CONTENIDO Manual de Procedimientos del Departamento de Sistemas No. Procedimiento Código 1 Procedimiento para la creación o actualización de proyectos PR-DESIS-001-A2
. CÓDIGO: PR-DESIS-001-A2 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 MATERIALES 4 REFERENCIAS 4 PROCEDIMIENTO 5 DIAGRAMA DE FLUJO 7 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Octubre 2016 Octubre 2016 T: PROC. SISTEMAS
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 OBJETIVO Recibir, atender y dar seguimiento a las solicitudes de creación y/o actualización de proyectos de Tecnologías de la Información y Sistemas, cada vez que lo requieran las áreas, a través de la Mesa de Servicio, con la finalidad de optimizar los procesos y elevar la calidad de los productos y servicios. ALCANCE Al Departamento de Sistemas, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína y Departamentos. NOTACIONES Y DEFINICIONES Actualizaciones: Se refiere a la modificación que al realizarse no presenta un cambio significativo a la definición inicial del proyecto. Área Solicitante: Se refiere a las Áreas Operativas, Normativas y Administrativas de Oficinas Centrales de la Institución. Mesa de Servicio: Se refiere al punto de contacto único, localizado en la Intranet institucional (www.intranet.cij.gob.mx), en el cual se reciben las solicitudes de los usuarios de equipos y servicios de TIC en la Institución. Proyecto: Se refiere a Sistemas o Aplicaciones de Escritorio, Locales, en Red o Internet, Página Web institucional, Intranet, Conocimiento en Línea, Micrositios Web, Redes Sociales, Dispositivos Móviles, Diseño Gráfico, Creación y Edición de Video, Animación y Presentaciones. Sistema: Conjunto de funciones y procedimientos encaminados a la captación, procesamiento, recuperación y almacenamiento de información en la Institución. 1 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Área Solicitante Captura en la Mesa de Servicio la solicitud para la creación o actualización de proyectos, especificando los datos solicitados y obteniendo el folio generado para dar seguimiento a su solicitud. Recibirá mediante la Mesa de Servicio la respuesta a la solicitud de creación o actualización del proyecto requerido, con base en los tiempos establecidos en el Catálogo de Servicios de TIC. Una vez atendido el proyecto, accesará a la Mesa de Servicio, contestará la Encuesta de Satisfacción y cerrara la solicitud. Mesa de Servicio Revisará constantemente las peticiones capturadas por las áreas, asignará la solicitud a la persona que corresponda y dará el seguimiento necesario. Turnará al Departamento de Sistemas las solicitudes correspondientes a la creación y/o actualización de proyectos. Comunicará a las áreas solicitantes cuando su solicitud no sea aceptada, especificando los motivos por los cuales fue rechazada. Jefe/a del Departamento de Sistemas Evaluará conjuntamente con el Subdirector/a de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos y el Director de Planeación, la creación de los proyectos solicitados por las áreas y analizarán las prioridades para el desarrollo de los mismos. Determinará la prioridad para la realización de los proyectos de nueva creación y asignará a la persona responsable para su desarrollo. Supervisará, administrará y dará seguimiento al desarrollo del proyecto, hasta la entrega del mismo al Área Solicitante. 2 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 Supervisará la actualización de proyectos solicitados por las áreas usuarias. Responsable del Proyecto Revisará los requerimientos asignados por la Mesa de Servicio y dará seguimiento a los mismos. Valorará conjuntamente con su Jefe/a inmediato/a la creación o actualización de los proyectos, estableciendo los tiempos necesarios. En caso necesario, realizará reuniones con el Área Solicitante para la definición, aclaraciones o dudas del proyecto. Llevará a cabo reuniones con el responsable del sistema del área solicitante, para analizar los avances y problemáticas detectadas en el desarrollo o actualización del proyecto. Capacitará al usuario en la operación del proyecto. 3 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 MATERIALES Mesa de Servicio TIC. Solicitud y archivos necesarios. Hardware, software, consumibles e Internet. REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C. Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y Seguridad de la Información. (MAAGTICSI) 4 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 RESPONSABLE MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS Área Solicitante Mesa de Servicio Responsable del Proyecto Mesa de Servicio Jefe/a de Departamento 1. Captura en la Mesa de Servicio la solicitud para la creación o actualización de un proyecto, requisita los datos solicitados y obtiene el número de folio generado para dar seguimiento al mismo. 2. Recibe y analiza el servicio solicitado pudiéndose presentar 2 casos: 2.1 Que la solicitud no sea aceptada, en este caso, la rechaza y lo comunica al Área Solicitante. Termina procedimiento. 2.2 Que la solicitud si sea aceptada, en este caso, turna a la persona responsable, pudiéndose presentar 2 casos: 2.2.1 Que se trate de la actualización de un proyecto, en este caso, asigna al responsable del proyecto para su realización. 2.2.1.1 Recibe la solicitud asignada, analiza y realiza la modificación, en su caso, comenta con su Jefe/a. Termina procedimiento. 2.2.2 Que se trate de la creación de un nuevo proyecto, en este caso, turna al Jefe/a de Departamento para la valoración de su desarrollo. Continúa procedimiento. 3. Recibe la solicitud asignada, evalúa la creación del proyecto y determina la prioridad para su desarrollo. 4. Asigna a través de la Mesa de Servicio al personal responsable del desarrollo del proyecto y da seguimiento al mismo. NÚMERO DE FOLIO SOLICITUDES SOLICITUD SOLICITUD 5 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 RESPONSABLE MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS Responsable del Proyecto Área Solicitante Responsable del Proyecto Área Solicitante 5. Desarrolla el proyecto de acuerdo al proyecto establecido y comunica a su Jefe/a los avances de cada etapa. Notifica al Área Solicitante para su revisión. 6. Recibe notificación para revisar el proyecto y conjuntamente con el Responsable y/o usuarios del proyecto, realiza pruebas de los avances del desarrollo del proyecto, pudiéndose presentar 2 casos: 6.1 Que el proyecto no cumpla con lo solicitado, en este caso, informa al Departamento de Sistemas para su adecuación. 6.1.1 Realiza las adecuaciones o modificaciones pertinentes y presenta al Área Solicitante. Regresa al punto No. 6. 6.2 Que el proyecto si cumpla con lo solicitado, en este caso, cierra la solicitud en la Mesa de Servicio y llena la Encuesta de Satisfacción. 7. Termina procedimiento. PROYECTO PROYECTO 6 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 ÁREA SOLICITANTE MESA DE SERVICIO RESPONSABLE DEL PROYECTO JEFE/A DE DEPARTAMENTO Inicia 1 2 Captura en la Mesa de Servicio la solicitud para la creación o actualización de un proyecto, requisita los datos solicitados y obtiene el número de folio generado para dar seguimiento al mismo Recibe y analiza el servicio solicitado pudiéndose presentar 2 casos: NO SI La solicitud es aceptada? 2.1 En este caso, la rechaza y lo comunica al Área Solicitante. Termina 2.2 En este caso, turna a la persona responsable, pudiéndose presentar 2 casos: Actualización Creación La solicitud se trata de.? 1 2.2.1 2.2.1.1 En este caso, asigna al responsable del proyecto para su realización. Recibe la solicitud asignada, analiza y realiza la modificación, en su caso, comenta con su Jefe/a. A Termina 7 de 8
Clave del Documento PR-DESIS-001-A2 ÁREA SOLICITANTE MESA DE SERVICIO RESPONSABLE DEL PROYECTO JEFE/A DE DEPARTAMENTO A 1 2.2.2 3 En este caso, turna al Jefe/a de Departamento para la valoración de su desarrollo. Continúa procedimiento. Recibe la solicitud asignada, evalúa la creación del proyecto y determina la prioridad para su desarrollo. 2 Recibe notificación para revisar el proyecto y conjuntamente con el Responsable y/o usuarios del proyecto, realiza pruebas de los avances del desarrollo del proyecto, pudiéndose presentar 2 casos: 6 Desarrolla el proyecto de acuerdo al proyecto establecido y comunica a su Jefe/a los avances de cada etapa. Notifica al Área Solicitante para su revisión. 5 Asigna a través de la Mesa de Servicio al personal responsable del desarrollo del proyecto y da seguimiento al mismo. 4 SI NO El proyecto cumple con lo solicitado? 6.1 6.1.1 Que el proyecto no cumpla con lo solicitado, en este caso, informa al Departamento de Sistemas para su adecuación. Realiza las adecuaciones o modificaciones pertinentes y presenta al Área Solicitante. Regresa al punto No. 6. 2 6.2 Que el proyecto si cumpla con lo solicitado, en este caso, cierra la solicitud en la Mesa de Servicio y llena la Encuesta de Satisfacción. Termina 8 de 8