MANUAL DE USUARIO SOFTWARE ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE LABORATORIOS CLÍNICOS SysLabs -Gestión Profesional- Versión Platinum
Índice Proceso general de laboratorio en el SysLabs... 3 Inicio de Sesión... 4 Registro de Paciente... 5 Registro de Solicitud... 6 Captura de análisis... 11 A. Captura por paciente:... 12 B. Captura por área/departamento:... 13 A. Formato estándar... 14 B. Formato tipo texto... 15 C. Formato en Word... 16 Impresión de análisis... 18 Exportación de reportes a archivo PDF... 21 Entrega de Análisis... 22 Pagos de Pacientes... 24 Captura en catálogo de Empresas... 27 Captura en catálogo de Precios... 28 Captura en catálogo de Pruebas... 30 Valores de referencia... 31 Textos Precargados... 32 Captura en catálogo de Estudios... 33 Creación de Formatos... 36 A. Formato Estándar.... 37 B. Formato tipo texto.... 41 C. Formato en Word.... 43 Captura de Datos Generales... 45 Corte de Caja... 46 Movimientos de Caja... 47 Captura en catálogo de Claves de Acceso... 48 Captura en catálogo de Doctores... 49 Captura en catálogo de Credenciales de Descuento... 50 Captura en catálogo de Departamentos... 51 1
Función de Mantenimiento... 53 A. Mantenimiento a base de datos... 53 B. Realizar copia de seguridad... 55 C. Restaurar copia de seguridad... 57 D. Inicializar sistema... 59 Reporte de solicitudes... 61 Reporte de Saldos... 62 Estadísticas por Médico... 63 2
Proceso general de laboratorio en el SysLabs Proceso Pre-analítico: 1. Recepción de paciente. Consultar sección Registro de paciente (pág. 5). 2. Registro de solicitud de estudios. Consultar sección Registro de solicitud (pág. 6). 3. Entrega de comprobante de pago o factura. a. Comprobante de solicitud/anticipo. Reporte generado en Registro de solicitud (pág. 6). b. Comprobante de pago parcial o total. Reporte generado en Pagos de pacientes (pág. 24). c. Factura Electrónica. La Facturación Electrónica es un servicio adicional; contacte a su ejecutivo de ventas para más información. Proceso Analítico 4. Realizar proceso analítico de estudios (Procedimiento interno del laboratorio). Proceso Post-analítico 5. Captura de resultados en el sistema. Consultar sección Captura de análisis (pág. 11). 6. Impresión y/o publicación de resultados vía Internet. a. Impresión de resultados. Consultar sección Impresión de análisis (pág. 18). b. Publicación vía Internet / Envío automático por correo electrónico. La publicación de resultados vía Internet es un servicio adicional; contacte a su ejecutivo de ventas para más información. 7. Entrega de resultados. Consultar sección Entrega de análisis (pág. 22). 8. Generación de reportes de control. a. Corte de caja (pág. 46). b. Reporte de solicitudes (pág. 60). c. Reporte de saldos (pág. 62). d. Estadísticas por médico (pág. 63). 3
Inicio de Sesión En esta sección se realiza el logeo del usuario para poder ingresar al sistema. 1. Seleccionar el nombre del usuario. 2. Escribir la contraseña correspondiente. 3. Presionar ENTER dos veces o dar clic en aceptar. 2 1 3 NOTA: Siendo el primer uso del sistema y/o sin haber modificado las claves de acceso, el usuario es Supervisor y la contraseña super. 4
Registro de Paciente En esta sección se describen los pasos para ingresar un nuevo paciente en el sistema. 1. Clic en el menú Catálogos, ubicado en la parte superior izquierda de la ventana principal. 2. Clic en Pacientes. 1 2 3. Clic en el botón Agregar. 4. Procedemos a ingresar los datos del paciente (nombre, apellido paterno, apellido materno, sexo, empresa, número telefónico, fecha de nacimiento, etc.) 5. Dar clic en Grabar. 6. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 4 3 5 6 NOTAS: Los campos Clave, Fecha de Alta y Última Solicitud son asignados automáticamente por el sistema. Es importante no dejar campos vacíos, excepto los datos de facturación, estos campos se pueden dejar vacíos. Estos datos se ingresan en caso que el paciente requiera factura. Una vez ingresando el paciente en el sistema, no es necesario volver a ingresarlo para una nueva solicitud. 5
Registro de Solicitud En esta sección se describen los pasos para realizar una nueva solicitud de los estudios del paciente. 1. En la ventana principal, hacer clic en el botón Registro de estudios. 1 2. En la ventana que se despliega, clic en el botón Agregar para realizar una nueva solicitud. 2 3. En el cuadro que se muestra, ubicar al paciente tecleando el nombre, ya sea completo o en parte. 4. Presionar dos veces ENTER o dar clic en el botón Buscar. 5. Dar doble clic o presionar ENTER sobre el nombre para ingresar al paciente a la solicitud. 6
3 4 5 6. Editar el médico solicitante o la empresa, según corresponda. 6 NOTA: En caso que el paciente requiera ingresar alguna indicación, nota o descripción en la solicitud, se ingresa en el apartado de Nota o en el de Pase. Si se realizara Factura Electrónica* de la solicitud, dejar vacío el campo Pase. *Servicio Adicional 7. Clic en Siguiente. Cambiará automáticamente a la pestaña PASO 2: Estudios. 8. De ser necesario, modificar la fecha de entrega de resultados. 9. De ser necesario, modificar el tipo de toma. 7
8 9 NOTA: Antes de agregar los estudios a la solicitud seleccionar la casilla Aumentar IVA para facturar si se aplica al paciente. 10. Hacer clic en el botón Agregar. 10 11. En el cuadro que se despliega, teclear el nombre del estudio. 12. Presionar dos veces ENTER o dar clic en el botón Buscar 13. Doble clic sobre el nombre del estudio para seleccionarlo. 11 12 13 14. Repetir pasos 10 a 13 en caso de agregar más estudios. 15. En caso que se desee aplicar descuento al paciente, seleccionar el descuento en el campo Nombre de credencial. 16. En caso que el paciente desee abonar un anticipo, se ingresa la cantidad en el campo Anticipo. Este no puede ser editado tras guardar la solicitud. 17. Hacer clic en Guardar Solicitud. 8
18. Clic en Siguiente. Cambiará automáticamente a la pestaña PASO 3: Imprimir Solicitud. 17 15 16 18 19. Clic en el botón Imprimir Solicitud. Se generará la hoja comprobante. 19 9
NOTAS: Al cerrar el reporte, aparecerá un mensaje en la ventana que indica que se está generando el formato. Espere a que desaparezca para poder continuar. Es muy importante presionar Imprimir Solicitud para poder continuar con los procedimientos. La hoja de orden incluye un usuario y una contraseña con las que el paciente podrá descargar sus resultados desde un portal en Internet. * *Servicio con costo adicional 20. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 20 10
Captura de análisis A continuación, en esta sección se describen los pasos para realizar la captura de resultado del paciente. 1) En la ventana de solicitud, clic en el botón Captura Result. o en la ventana principal, clic en Captura de Análisis. 1 1 11
A. Captura por paciente: I. Teclear el nombre del paciente, ya sea completo o en parte y presionar ENTER. 1-A-I II. III. En el cuadro que se despliega presionar ENTER de nuevo o clic en botón Buscar. Doble clic para seleccionar al paciente. 1-A-II 1-A-III IV. Seleccionar la fecha de la solicitud. 1-A-IV NOTAS: La opción Por paciente está seleccionada por defecto. Si se abre esta ventana desde Registro de Estudios, no es necesario realizar los pasos 1-A-I a 1-A-IV pues ya aparecen los datos de la solicitud seleccionada. 12
B. Captura por área/departamento: I. Seleccionar la opción Por Depto. II. Desplegar la lista y seleccionar el departamento deseado. 1-B-II 1-B-I III. Seleccionar la fecha a considerar. 1-B-III 2) Una vez consultadas las solicitudes, dar doble clic sobre el nombre del estudio para abrir el formato. 2 13
A. Formato estándar I. Doble clic encima de la prueba a capturar. 2-A-I II. III. Teclee el resultado. Presionar la Tecla ENTER al finalizar la captura por cada fila o prueba. 2-A-II Prueba tipo Cuantitativa 2-A-II Prueba tipo Cualitativa IV. Tras capturar la primera prueba y presionar ENTER para guardar, se selecciona la siguiente. Presionar ENTER de nuevo para abrir y capturar. V. Repetir pasos 2-A-II al 2-A-IV en las demás casillas. 14
VI. Una vez finalizado, cambiar el estatus a VERIFICADO, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana. VII. Dar clic en el botón Salir. B. Formato tipo texto I. Apenas abrir la ventana, presionar la tecla ENTER o clic en Siguiente. Se marcará en azul el espacio a capturar. 2-B-I 15
II. Presionar ENTER o clic en Editar. En la parte inferior de la ventana se señalará el cuadro de captura en azul. 2-B-II III. Teclear el resultado. 2-B-III IV. Presionar la tecla ENTER. Se señalará el botón Siguiente. V. Repetir pasos 2-B-I a 2-B-IV para los demás espacios si existen datos a capturar. VI. Una vez finalizado, cambiar el estatus a VERIFICADO, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana. VIII. Dar clic en el botón Salir. C. Formato en Word 16
I. Clic en Abrir en Word para Capturar Resultados. Se abrirá un documento de Word con la plantilla establecida. II. III. IV. Capturar en este los resultados y/u otros datos correspondientes. Cerrar el archivo. Una vez finalizado, cambiar el estatus a VERIFICADO, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana. V. Dar clic en el botón Salir. 3) Repetir a partir del paso 2-A, 2-B o 2-C (según corresponda) para los demás estudios. 4) Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 4 17
Impresión de análisis A continuación, se describen los pasos para realizar la impresión de resultados. 1. Abrir ventana Impresión de Resultados A. Dar clic en el botón Imprimir Result. de la ventana Registro de estudios en la pestaña del paso 3. 1-A B. Clic en el botón Imprimir Result. de la ventana Captura de análisis. 1-B C. En el menú Reportes de la ventana principal, seleccionar la opción Resultados. 1-C 2. Localizar al paciente tecleando el nombre y presionando la tecla ENTER. 2 3. En el cuadro que aparece, dar clic en Buscar o presionar ENTER de nuevo. 4. Doble clic al nombre para seleccionar al paciente. 18
3 4 5. Seleccionar la fecha en que se registró la solicitud. NOTA: Si se abre esta ventana desde Registro de Estudios o Captura de análisis, no es necesario realizar los pasos 2 a 5 pues ya aparecen los datos de la solicitud seleccionada. 6. Seleccionar el número de orden. 7. Seleccionar el/los estudios que se desea imprimir, marcando de color verde la columna imprimir haciendo clic encima. 8. Dar clic en el botón Imprimir. Se muestra en reporte en pantalla. 5 6 7 8 19
9. Para cerrar la ventana, clic en Salir. NOTAS: Para poder proceder a imprimir los resultados, es necesario que estos estén verificados. Al finalizar este procedimiento el reporte se ha generado para poder entregar físicamente al paciente. Al cerrar el estatus pasa a Impreso. En el caso de los resultados con formato en Word, la hoja de resultados se abrirá en la aplicación lectora de PDF instalada y seleccionada como predeterminada en Windows. 20
Exportación de reportes a archivo PDF A continuación, se describe el procedimiento para exportar la hoja de resultados a PDF, a partir del paso 9 de Impresión de Análisis para los resultados con formato estándar y tipo texto. 1. En la ventana del reporte de resultados, clic en el botón Guardar en informe como un metaarchivo 1 2. En el cuadro que se despliega, seleccionar la ruta donde se guardará el archivo. 3. Asignar un nombre al archivo. 4. Clic en Guardar. El archivo estará disponible en la carpeta seleccionada. 2 3 4 NOTA: Esta función aplica también para los demás reportes que se generan en pantalla. 21
Entrega de Análisis En esta sección se describen los pasos para registrar la entrega de resultados. 1. Abrir la ventana Entrega de Resultados. a. En la ventana principal, dar clic al botón Entrega de Resultados. 1-a b. En el menú Documentos, seleccionar la opción Entrega de análisis. 1-b 2. Teclear el nombre del paciente y presionar ENTER. 3. En el cuadro que aparece, presionar ENTER de nuevo o dar clic en Buscar. 4. Doble clic para seleccionar al paciente. 2 22
3 4 5. Seleccionar la fecha en que registró la solicitud. 6. Seleccionar el número de orden. 7. Seleccionar la fecha de entrega. 8. Dar clic en el botón Entregar para registrar la entrega de todos los estudios 5 6 7 8 NOTAS: En estos momentos se cambia el estatus de la solitud IMPRESO a ENTREGADO Si el paciente presenta una solicitud son saldo pendiente se recomienda realizar el pago de la solicitud antes de registrar la entrega de resultados (Ver siguiente sección). 9. Para cerrar la ventana, clic en el botón de la palomita. 23
Pagos de Pacientes 1. Abrir la ventana Pagos a solicitudes A. En la ventana principal, clic en el botón Pago de pacientes 1-A B. En el menú Caja de la ventana principal, seleccionar Ctas x Cobrar (Pagos a Sol) 1-B 2. Teclear el nombre del paciente y presionar ENTER. 2 3. En el cuadro que se despliega, presionar ENTER o dar clic en Buscar. 4. Doble clic para seleccionar al paciente. 24
3 4 5. Seleccionar la orden. 6. Seleccionar el método de pago. En este punto aparecerá el saldo correspondiente. 7. Clic en la palomita. Se generará la hoja comprobante. 5 6 7 25
8. Para cerrar la ventana, dar clic en el botón Salir. NOTA: Si el paciente desea realizar un abono y no el pago total de solicitud puede ingresar el importe correspondiente sustituyendo el que se genera en el campo Importe. Ejemplo: 26
Captura en catálogo de Empresas 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Empresas. 1 2 3. Clic en el botón Agregar. 4. Proceder a llenar todos los datos de la empresa (Nombre de la empresa, RFC, calle, etc.) NOTA: Es muy importante no dejar ningún campo vacío, en la medida de lo posible. De lo contrario presionar la barra espaciadora una vez en esos campos para no dejar completamente vacío. 5. Clic en Grabar. 4 3 5 6. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 27
Captura en catálogo de Precios 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Precios. 1 2 3. Seleccionar en la lista desplegable la empresa cuyos precios se editarán. 4. Dar clic en Aceptar. 5. Seleccionar el departamento en la lista desplegable. 6. Seleccionar el estudio cuyo precio se desea modificar haciendo doble clic encima. 3 4 5 6 7. Teclear el nuevo precio. 8. Presionar dos veces ENTER o clic en la palomita para guardar. 28
7 9. Repetir pasos 5 a 7 para los demás precios que se deseen modificar. 10. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 8 NOTAS: Si se desea aplicar la misma lista de precios que la de otra de las empresas registradas, puede utilizar la opción Utilizar Tarifa de. Si desea modificar los precios de un departamento de otra empresa, hacer clic en el botón Cambiar empresa y repetir a partir del paso 3. 29
Captura en catálogo de Pruebas 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Pruebas. 1 2 3. Clic en el botón Agregar prueba. 4. Llenar todos los datos. NOTA: Es muy importante no dejar ningún campo vacío, a excepción de la unidad de medida. 5. Clic en aceptar. 4 3 6. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 5 30
Valores de referencia En esta sección se describen los pasos para ingresar los valores de referencia en las pruebas (Determinaciones). 7. Para cambiar los valores de referencia, localizar la prueba en el lado izquierdo y hacer doble clic para seleccionarla. 8. Clic en la pestaña Valores de referencia. 9. Doble clic encima del valor a editar, o dar clic en Agregar para crear uno nuevo. 10. Editar los datos de valores de referencia según se desee. 11. Clic en Aceptar. 8 9 7 9 10 11 12. Repetir pasos 9 a 11 para los demás valores de referencia de la misma prueba. 13. Al finalizar la edición, clic al botón Salir de en medio de la ventana. Regresará a la pestaña Principal. 13 14. Clic en Aceptar. 15. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir de la esquina. 14 15 31
Textos Precargados Este apartado se describen los pasos para agregar textos precargados en una prueba para que de esta forma se agilice el procedimiento en la captura de resultados. 1. Para cambiar los textos precargados, localizar la prueba en el lado izquierdo y hacer doble clic para seleccionarla. 2. Clic en la pestaña Texto Precargados. 3. Dar clic en Agregar para crear uno nuevo, o dar doble clic encima de uno existente para editarlo. 4. Teclear el resultado precargado ( Positivo, Negativo, Normal, etc.). 5. Clic en el botón Aceptar. 2 3 1 3 4 5 6. Para agregar otro texto precargado de la misma prueba, repetir a partir del paso 3. 7. Al finalizar la edición, clic al botón Salir de en medio de la ventana. Regresará a la pestaña Principal. 8. Clic en Aceptar. 9. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir de la esquina. 7 8 9 NOTA: Los textos precargados únicamente aplican en la captura cuando el estudio es formato estándar. 32
Captura en catálogo de Estudios 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en la opción Estudios. 1 2 Es muy importante que la clave del estudio no se repita, de modo que antes de agregar el estudio, tenemos que saber cuál es la clave consecutiva. Para esto hay que hacer lo siguiente una vez abierta la ventana correspondiente: A. Dar clic en el botón Imprimir ubicado en la parte de abajo. A B. Seleccionar la opción Todos. C. Clic en el primer botón Imprimir. B C 33
D. Clic en el botón Pantalla. A continuación, muestra un reporte de todos los departamentos con sus respectivos estudios. D E E. Localizar el departamento del estudio a agregar (se puede avanzar páginas en las flechas de la esquina superior izquierda) e identificar la última clave del departamento para determinar el consecutivo o determinar aquella clave que no aparezca en el departamento en el reporte. F. Cerrar reporte y clic en Salir del cuadro de impresión. 3. Clic en el botón Agregar que se encuentra en la parte de abajo, el primero de izquierda a derecha. 3 4. Seleccionar de la lista el departamento donde queremos agregar el estudio. 34
4 5. Escribir el número del estudio determinado según lo mencionado arriba. 6. Escribir el nombre del estudio 7. Introducir los datos solicitados 5 6 7 NOTAS: Es muy importante no dejar ningún dato vacío. En el caso de Tomas, Frecuencia y Tiempo de proceso se introducen dígitos numéricos. Es recomendable introducir mínimo el número 1 en estos. En caso de que las opciones disponibles en Tipo de muestra y Tubo no correspondan, es posible teclear el correspondiente manualmente en estos espacios. Marcar la opción No aplica descuento si aplica el caso. 8. Dar clic en Grabar. 9. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 8 9 35
Creación de Formatos En la presente sección se describen los pasos para dar formato a los estudios. 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en la opción Estudios. 1 2 3. Seleccionar el estudio en la tabla de la derecha o buscar: a. Clic en el botón Buscar. 3-a b. Teclear el nombre del estudio a localizar. c. Presionar ENTER o clic en Buscar d. Doble clic encima del estudio para seleccionar. 3-b 3-c 3-d 4. Clic en el botón Formato ubicado en la parte derecha. 36
4 5. Seleccionar el tipo de formato ( Estándar, Texto o Word ). 5 A. Formato Estándar. 1) Localizar prueba en la tabla de la derecha o buscar: i. Teclear la descripción de la prueba en el cuadro bajo Seleccione para agregar del lado derecho. ii. Presionar ENTER dos veces o dar clic en Buscar. 2) Clic encima de la prueba (Determinaciones) de la lista de la derecha que se desea agregar al contenido del estudio (lista de la izquierda). 3) Clic el botón Agregar. 37
A-1-i A-1-ii A-2 A-3 4) Cambiar el orden de las pruebas i. Hacer clic encima de la prueba a ordenar ii. En el campo Orden teclear el número de posición. iii. Clic en Aceptar. 38
A-4-i A-4-iii A-4-ii 5) Repetir para cada prueba que se desee incluir NOTAS: Las pruebas agregadas se visualizarán en la tabla del lado izquierdo. Para eliminar una prueba del formato: a. Clic encima de la prueba. b. Clic al botón Eliminar. c. Repetir para cada prueba a eliminar. 6) Para agregar o editar encabezado y notas i. Clic en el botón Encabezado y notas A-6-i 39
ii. Editar el texto en los recuadros correspondientes. iii. Para guardar y salir, clic en el botón de la palomita. A-6-ii A-6-iii A-6-iv 7) Para salir de la ventana de formato, clic en el botón Salir. A-7 NOTA: Para visualizar la manera en que aparecerá la hoja de resultados del estudio como tipo estándar, clic en el botón Ver formato. 40
B. Formato tipo texto. NOTA: Antes de crear un formato tipo texto, es necesario que la lista de Pruebas del estudio (lado izquierdo) se encuentre vacía. 1) Clic en el botón Diseñar formato tipo texto B-1 2) En la ventana que se despliega, en el cuadro Encabezado teclear el texto que aparecerá en la hoja de resultados. 3) En el mismo, señalar los espacios donde se capturarán los resultados con corchetes [ y ] dejando el espacio necesario presionando la barra espaciadora seguidamente. B-2 B-3 41
NOTA: Para señalar el espacio dónde capturar, únicamente utilizar la barra espaciadora, no utilizar la tecla tabulador. El corchete inicial debe cerrarse en la misma línea en que se abre, no es posible cerrarlo en líneas debajo de este. Correcto Incorrecto 4) Si se desea editar o agregar notas, teclear en el recuadro correspondiente de la misma ventana en la parte inferior. 5) Para guardar y cerrar, clic en el botón de la palomita. B-4 B-5 6) Para cerrar la ventana de formato, clic en el botón Salir B-6 42
C. Formato en Word. NOTA: Antes de crear un formato en Word, es necesario que la lista de Pruebas del estudio (lado izquierdo) se encuentre vacía. 1) Clic en el botón Diseñar formato en Word 2) En la ventana que se despliega, clic en el botón Abrir en Word para modificar. Se abrirá la plantilla en Microsoft Office Word. C-1 C-2 3) En Word, editar la plantilla según se desee. 43
NOTA: Al diseñar la plantilla, es recomendable que conserve los cuadros con los textos MPEMPRESA, MPPACIENTE, MPFECHA, etc. ya que estos son empleados por el sistema para cargar los datos de solicitud. 4) Cerrar el archivo de Word. Se actualizará la ventana con el formato diseñado. 5) Para guardar y cerrar, clic en el botón de la palomita. C-5 6) Para cerrar la ventana de formato, clic en el botón Salir. C-6 44
Captura de Datos Generales A continuación, se describen los pasos para ingresar los datos generales del laboratorio. 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Datos generales. 1 2 3. Ingresar los datos del laboratorio (nombre de la empresa o razón social, nombre de la sucursal, R.F.C, dirección, teléfono y ciudad). 4. Establecer IVA. 5. Establecer el nombre y número de cédula del responsable sanitario del laboratorio. 6. Para guardar y cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 3 4 5 6 NOTA: Para que los cambios sean guardados, es necesario no dejar ninguno de estos campos vacío. 45
Corte de Caja 1. Clic en el menú Caja. 2. Clic en Corte de Caja. 1 2 3. Elegir el período a reportar con la fecha inicial y la fecha final. 4. Clic en el botón Imprimir para generar el corte. Se muestra en pantalla. 3 4 5. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 46
Movimientos de Caja 1. Clic en el menú Caja. 2. Clic en la opción Mov. Caja 1 2 3. Ingresar la referencia o concepto de la transacción, para ubicar el movimiento más fácilmente. 4. Elegir el tipo de movimiento (Ingreso o Egreso). 5. Ingresar el importe. 6. Dar clic en la palomita para guardar los datos. 7. Para cerrar la ventana, clic en el botón Salir. 3 4 5 6 7 NOTA: Los movimientos generados aquí se reflejan en el corte de caja con la referencia descrita. 47
Captura en catálogo de Claves de Acceso En este apartado se indica la manera de crear usuarios al sistema. 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Claves Acceso. 1 2 3. Clic en Agregar. 4. Teclear el nombre del usuario. 5. En password y re-password teclear la contraseña que se asignará. 6. Seleccionar los permisos a los que el usuario podrá acceder. 7. Dar clic en Grabar. 8. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 4 5 6 3 7 8 NOTA: Si se modifican los permisos del usuario con el que se tiene iniciada sesión en el momento, será necesario reiniciar el sistema para que se apliquen los cambios 48
Captura en catálogo de Doctores 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Doctores. 1 2 3. Clic en Agregar. 4. Teclear todos los datos (nombre, apellido paterno, materno, dirección, especialidad, datos telefónicos, centro) NOTA: Es muy importante no dejar ningún campo vacío, en la medida de lo posible. De lo contrario presionar la barra espaciadora una vez en esos campos para no dejar completamente vacío. 5. Clic en Grabar. 6. Para cerrar la ventana, clic en Salir 4 3 5 6 49
Captura en catálogo de Credenciales de Descuento 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en Desc.X Cred. 1 2 3. Dar clic en el botón Agregar. 4. En Nombre corto teclear una clave de 4 caracteres, ya sea números o letras. 5. En Nombre credencial teclear el concepto del descuento. 6. En Descuento teclear la cantidad numérica del descuento. NOTA: El Nombre corto siempre debe contener 4 caracteres. Es necesario no dejar ningún campo vacío. 7. Seleccionar la opción de monto o porcentaje según sea el caso. 8. Clic en Grabar. 9. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 4 5 6 7 9 3 8 50
Captura en catálogo de Departamentos 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Clic en la opción Departamentos. 1 2 Antes de agregar el número de departamento, tenemos que saber cuál es la clave consecutiva. Para esto hay que hacer lo siguiente: A. Dar clic en el botón Imprimir ubicado en la parte de abajo. Según la configuración de impresora, es impreso en físico automáticamente. A B. Ver el último número de los departamentos para poner el consecutivo. B 51
3. Una vez identificada la clave, clic en el botón Agregar. 4. Escribir el número de departamento identificado, presionar ENTER. 5. Escribir el nombre del departamento. 6. Clic en Grabar. 7. Para cerrar la ventana, clic en Salir 4 5 7 3 6 52
Función de Mantenimiento 1. Clic en el menú Catálogos. 2. Seleccionar la opción Mantenimiento. 1 2 A. Mantenimiento a base de datos Esta opción reorganiza la información contenida en la base de datos, lo que verdaderamente importa. Limpia registros que afectan en la lectura de la base de datos. 1. Clic en el botón Mantto a Base de Datos. A-1 2. Se abrirá una ventana del Símbolo de Sistema de Windows (Ventana negra). 3. Cuando aparezca el texto Presione una tecla para continuar, realice tal acción para cerrar la ventana. 53
A-3 4. Tras cerrar, aparece un mensaje de confirmación. Clic en Aceptar A-4 NOTA: Es necesario supervisar los mensajes de la ventana. Todos deberían aparecer en OK en la columna derecha. De no aparecer todos en OK, repetir procedimiento. Si tras varios intentos no aparecen de esta manera, favor de contactar a Soporte Técnico. 5. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 54
B. Realizar copia de seguridad 1. Clic en Realizar copia de seguridad A-1 2. En el cuadro que se despliega, ubicar la carpeta en donde se desea guardar la copia de seguridad. NOTA: Se recomienda almacenar el respaldo en una unidad extraíble y conservarlo en esta o en un servidor en la nube. 3. De ser requerido modificar el nombre para identificar más fácilmente el respaldo. 4. Clic en Guardar. B-2 B-3 5. Se abrirá una ventana del Símbolo de Sistema de Windows (Ventana negra). 6. Cuando aparezca el texto Presione una tecla para continuar, realice tal acción para cerrar la ventana. B-4 55
B-6 7. Tras cerrar aparecerá un mensaje de confirmación. Clic en Aceptar. A-1 8. Para cerrar la ventana, clic en Salir. NOTA: Una vez generado el primero, este no se actualizará automáticamente; el respaldo del sistema es un procedimiento manual. 56
C. Restaurar copia de seguridad Restaurar respaldos anteriores de base de datos. 1. Clic en Restaurar copia seguridad. C-1 2. En el cuadro que se despliega, ubicar la carpeta donde está guardado el respaldo 3. Clic encima del archivo de respaldo. 4. Clic en el botón Abrir. C-2 C-3 5. Confirmar con clic en el botón Sí. C-4 C-5 6. Se abrirá una ventana del Símbolo de Sistema de Windows (Ventana negra). 57
7. Cuando aparezca el texto Presione una tecla para continuar, realice tal acción para cerrar la ventana. Debe aparecer de la siguiente manera. C-7 8. Tras cerrar aparecerá un mensaje de confirmación. Clic en Aceptar. C-8 9. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 58
D. Inicializar sistema Esta opción permite inicializar las solicitudes del sistema, eliminando las actuales y permitiendo empezar desde el folio 1. 1. Clic en Inicializar Sistema. D-1 2. Marcar la opción Inicializa las solicitudes 3. Clic en Aceptar D-2 D-3 4. Aparece un mensaje de confirmación. Clic en Aceptar. D-4 59
5. Teclear contraseña de seguridad 12345. 6. Clic en Aceptar. D-6 D-5 7. Aparece un mensaje de confirmación. Clic en Aceptar. En este punto se habrán eliminado todas las solicitudes, conservando los formatos de estudios, catálogos, etc. D-7 8. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 60
Reporte de solicitudes 1. Clic en el menú Reportes. 2. Clic en la opción Solicitudes. 1 2 3. Seleccionar el período a reportar mediante la fecha inicial y la fecha final. 4. Clic en el botón Imprimir. Aparecerá el reporte en pantalla. 3 4 5. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 61
Reporte de Saldos 1. Clic en el menú Reportes 2. Clic en Saldos 1 2 3. Seleccionar el período a reportar mediante la fecha inicial y la fecha final 4. Clic en Imprimir. Se genera el reporte en pantalla. 3 4 5. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 62
Estadísticas por Médico 1. Clic en el menú Estadísticas. 2. Clic en Estudios x Doctor. 1 2 3. Seleccionar el período a reportar en base a una fecha inicial y una fecha final. 4. Seleccionar la opción de reporte a generar. 5. Clic en el botón Imprimir. Se genera el reporte en pantalla. 3 4 5 Opción Estudios por doctor 63
Opción Adicional 1 (Comisiones por doctor) 1. Para cerrar la ventana, clic en Salir. 64