Tabla de Contenido 1. CREACIÓN DE PERÍODOS CONTABLES 2 2. ACTIVACIÓN DE PERÍODOS 3 3. 4 3.1 GENERACIÓN 4 3.2 EDICIÓN 5 3.3 CONSULTA DE SALDOS 6 4. 8 4.1 MAESTROS ASOCIADOS 8 4.1.1 FUNCIONARIOS 8 4.2 AUTOMÁTICA BASE FIJA 9 4.2.1 GENERACIÓN 9 5. 9 6. 11 6.1 CONTABILIZAR EXTRACTO 11 6.2 CONCILIACIÓN 13
1. CREACIÓN DE PERÍODOS CONTABLES Los períodos se deben crear para todo el año para efectos de montar presupuestos, según la parametrización de la compañía los períodos son meses según el calendario; crearlos no implica que se puedan hacer registros en esos períodos creados, hasta que no se activen en el sistema. Para crear los períodos se debe acceder por el menú Financiero Contabilidad Procesos Periódicos Períodos Creación Aparece el TAB Creación de Períodos donde el sistema muestra el próximo período a ser creado, las fechas desde y hasta el sistema las trae automáticamente. Luego de revisar la información se da clic en el ícono Guardar y el período queda creado
2. ACTIVACIÓN DE PERÍODOS Los períodos creados en el sistema se deben activar para permitir la generación de transacciones y documentos en dicho período, para hacerlo, se debe ingresar por el menú Financiero Contabilidad Procesos Periódicos Períodos Activación Aparece la ventana Activación de período donde el sistema muestra el siguiente período a ser activado en el sistema Si se desea activar un período diferente, se digita el año en el campo Año y se selecciona el período de la lista desplegable Período, la casilla de verificación Activar Fechas se debe seleccionar si se desea que las fechas de dicho período queden activas para todos los módulos y se finaliza dando click en el botón Aceptar.
3. 3.1 GENERACIÓN El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer el proceso de amortización de los diferidos en cada periodo. Se deben diligenciar los campos necesarios para la emisión del documento de amortización de diferidos, y algunos complementarios de los parámetros o selección de la información a diferir. Este proceso se generará el último día de cada mes, y se realizará un documento por planta. Al ingresar a esta opción se crea un documento AMD AMORTIZACIÓN DE DIFERIDOS debe acceder por el módulo Financiero Generación. Contabilidad Procesos Periódicos Diferidos Al ingresar se completan los campos en el encabezado del documento. C.O: Corresponde al centro de operación en el cual se genera y contabiliza el proceso de amortización de diferidos. Tipo docto: AMD AMORTIZACION DE DIFERIDOS. Número: Consecutivo de los documentos creados de diferidos. Fecha: Fecha que se desea quede causado el documento de amortización diferido. Tercero: Campo opcional en caso que se quiera dejar en cabeza de algún tercero el registro. Notas: Texto breve que describa el documento. Este check sirve para indicar si se desea hacer el proceso sólo para el centro de operación indicado o para toda la compañía. decimales a cargo. Se activa el check si se desea el proceso de diferidos sin Se da click en la parte superior en el botón Refrescar equivalentes a búsqueda. para que aparezcan los valores
Allí en la pestaña Diferidos se evidencian los documentos a amortizar durante el proceso. Dentro de la pestaña Asientos se ve el movimiento contable que va a tener cada documento a procesar. Seguido a esto se da click sobre el botón Generar confirmación del documento.. Aparece una ventana de 3.2 EDICIÓN Esta opción que tiene como objetivo modificar las condiciones iniciales sobre las que se planteó un diferido, tal es el caso de alargar o acortar el lapso de tiempo en el que se va a amortizar un diferido o cambiar la información con la cual se está contabilizando mensualmente la amortización también permita la modificación de la cuenta auxiliar, centro de operación, unidad de negocio, tercero, centro de costo, actividad y notas exploratorias.esta opción no permite la adición de nuevos registros sobre el archivo maestro de diferidos. Al ingresar a esta opción se modifica un documento AMD AMORTIZACIÓN DE DIFERIDOS debe acceder por el módulo Financiero Diferidos Edición. Contabilidad Procesos Periódicos Al ingresar se debe tener conocimiento de la información sobre el proceso de diferido que se va a modificar:
C.O: Centro de operación donde se generó el documento de diferido. U.N: Unidad de negocio donde se cargó el documento de diferido. Auxiliar: La cuenta auxiliar de diferido utilizada en el documento. Tercero: Tercero afectado en el documento de diferido. C. Costo: Centro de costo del documento. CONTRAPARTIDA Documento: Número de documento del diferido generado previo. Fecha final: Fecha del periodo final a realizar la amortización del diferido. Auxiliar: Contra-cuenta auxiliar del gasto. C.O: Se refiere al centro de operación de la cuenta sobre la cual se hará la amortización del diferido. U.N: Si la cuenta de amortización tiene activo el indicador de unidad de negocio, se debe capturar previamente desde el momento de la causación original del diferido. Esta corresponde a la unidad de negocio que se desea afectar en la amortización del diferido. Tercero: Si la cuenta auxiliar de contrapartida tiene activo el parámetro de terceros, se debe capturar aquí el código del tercero sobre el cual se hará la amortización del diferido. C. Costo: Se captura aquí el código del centro de costos que se desea afectar en la amortización del diferido. Notas: Corresponde a los comentarios, observaciones o notas tomadas al momento de hacer la causación. Al completar estos datos se guardan los cambios, dando click en Salvar (F7) 3.3 CONSULTA DE SALDOS Este programa permite hacer una consulta y selección de la información de diferidos a la fecha o a una fecha de corte dada. El usuario deberá inicialmente diligenciar la parte inferior de la consulta donde se encuentran ubicadas las opciones de selección o filtro de la consulta. Se deben especificar necesariamente el código de la cuenta auxiliar de diferidos a partir de la cual se desea hacer el análisis. Opcionalmente se podrá incluir un centro de operación, un tercero o una unidad de negocios en particular. Al ingresar a esta opción se consulta un documento AMD AMORTIZACIÓN DE DIFERIDOS
debe acceder por el módulo Financiero Diferidos Consulta de saldos diferidos. Contabilidad Procesos Periódicos Luego de ingresar, se despliega una lista de filtros los cuales se completarán los necesarios hasta hallar el documento que se requiere. Auxiliar: Cuenta auxiliar del diferido donde se encuentra el documento generado. Tercero: Tercero afectado con el asiento contable del proceso diferidos. C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se generó el documento. U.N: Es opcional y se utiliza para indicar que se desea restringir la consulta a las transacciones de una unidad de negocios en particular. Calcular saldos a: Existen dos opciones, una es saldos a hoy donde se verán reflejados los documentos con la fecha de corte en que se genera la consulta. La otra opción es Una fecha de corte, donde se le indicará a que fecha se desea realizar la consulta. Seguido a esto se da click sobre el botón Consultar diferidos. para generar la consulta de
4. 4.1 MAESTROS ASOCIADOS 4.1.1 FUNCIONARIOS Los códigos de funcionarios se utilizan para dejar huella de aquellas personas que sin tener interacción directa con la operación del sistema, cumplen labores administrativas de autorización de los procesos de distribución. Estos códigos se unen a una identificación o código de tercero, de manera que se agiliza la búsqueda o selección de una firma donde se requiera, pero en los movimientos contables y en los documentos se guarda el número de cédula asociado. Para ingresar a esta opción se requiere acceder por el módulo Financiero Contabilidad Procesos Periódicos Distribución de centro de costos Maestros asociados Funcionarios. Luego de ingresar se completa cada campo en el menú. Funcionario: Iniciales que identificarán el funcionario el cual está afectando el documento. Tercero: Previamente debe estar creado como tercero el funcionario al que se le está asignando la firma, allí se indica su número de identificación con el que va a quedar la creación. Dentro de la pestaña General se indica a cuales funciones cumplirá el funcionario, sólo se seleccionan los procesos en los que el tercero funcionario va a afectar activando el check. Para finalizar la creación de funcionario, se da click en Salvar (F7)
4.2 AUTOMÁTICA BASE FIJA 4.2.1 GENERACIÓN 5. Siesa Enterprise brinda la opción para elaborar el proceso periódico obligatorio de diferencia en Cambio. La finalidad de este proceso será evidenciar cuales documentos cuentan con una diferencia monetaria entre la fecha de realización y la fecha final del periodo. Una vez se han identificado los documentos se procede a contabilizar esta diferencia reflejándola en su respectiva cuenta contable, dependiendo si la diferencia fue a favor o en contra ingresará a la auxiliar de ingreso o gasto respectivamente. Para ingresar a esta opción se debe seguir la ruta al interior del módulo Financiero Contabilidad Procesos periódicos Diferencia en cambio. Una vez haya seguido la ruta indicada, se procede a completar los campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se está realizando el documento. Tipo docto: DEC DIFERENCIA EN CAMBIO Fecha: Último día del periodo, será el día de realización del documento.
Tercero: Tercero seleccionado para la generación del documento (Opcional) Notas: Texto breve que describa el documento (Obligatorio) Cpto F.E: Genérico Check (Sólo para el C.O. del documento): Se activa si el documento que se quiere realizar será sólo para el centro de operación indicado, en caso de estar desactivado hará una consulta para toda a compañía y mostrará las diferencias de toda esta. Check (Ajuste son decimales) Se activa si se desea realizar los ajustes incluyendo decimales o se aproximará a la centésima más cercada. Dentro de la pestaña Monedas se evidencia la tasa del día a la que quedará generado el comprobante de diferencia en cambio, en caso de encontrarse un valor diferente simplemente se modifica en la parte derecha de la posición- Para volver al valor inicial que mostró Enterprise se da click sobre el botón Refrescar tasas.seguido a esto se da click sobre Refrescar Dentro de la pestaña Auxiliares se genera una consulta flex donde muestra las cuentas que se afectarán a finalizar el documento. Dentro de la pestaña Asientos se crea una nueva consulta flex totalmente modificable para mejorar su visualización. Allí muestra todos los documento que se van a generar una vez se haya terminado.
Para finalizar el proceso periódico de Diferencia en Cambio se da click sobre el botón Generar Allí se despliega una ventana donde informa la generación exitosa del proceso. 6. 6.1 CONTABILIZAR EXTRACTO El objetivo de este programa es reflejar en los estados financieros el efecto del cruce entre las partidas registradas en el extracto bancario, las transacciones registradas en libros durante el período y los documentos pendientes registrados en el sistema al inicio del periodo siguiente. Para ingresar estos valores se debe contar con el archivo plano previamente ajustado al sistema que el banco proporciona. Para contabilizar el extracto se debe seguir la ruta al interior del módulo Financiero Contabilidad Conciliación bancaria Contabilizar extracto.
Al seguir la ruta indicada se completa el campo en el encabezado del documento. Cta bancaría: Código de la cuenta bancaria a la cual se le realizará la conciliación, se puede consultar dando click sobre el botón de cuenta bancaria. Auxiliar banco: La cuenta auxiliar que se le asignó al banco, esta información se completa automáticamente al digitar la cuenta bancaria. Banco: Banco creado previamente asignado Al completar esta información se da click sobre la opción Importar despliega una ventana dónde se cargará el archivo plano del banco., allí se Para adjuntar el archivo plano que se contabilizará validando las transacciones y ajustes no causados. Ingresa en el icono y este le permitirá explorar en sus documentos para seleccionar el plano indicado y completa la información. Desde: Fecha de inicio del periodo a conciliar. Hasta: Fecha de finalización del periodo a conciliar. Formato: En este campo se indica el formato a utilizar en la conciliación de ese banco, desplegando la pestaña. Check Borrar antes de importar : Este check se habilita si al subir el archivo plano seleccionado se borrarán los datos en un rango de fecha indicado. Seguido de completar estos campos se da click sobre el botón Importar momento comienzan a cargar los movimientos del banco,, en ese
6.2 CONCILIACIÓN Por medio de esta opción se alimenta el extracto bancario, ya sea de forma manual o automática y luego se genera un proceso que cruza la información contable contra la información enviada por el Banco mensualmente, con una previa parametrización de los criterios de conciliación por cada documento (Cheques, Consignaciones, Notas Crédito y Notas Debito). Los registros que no se cruzan, son partidas no conciliadas que generan un informe que sirve como resumen de conciliación donde se explica la diferencia por documento entre los datos contables y los datos del Banco. Este proceso puede ser parcial mientras hacemos las correcciones pertinentes o definitivas cuando estemos seguros de que está totalmente Conciliado. Igual, también existe la opción de desaprobar la Conciliación Bancaria. Para contabilizar el extracto se debe seguir la ruta al interior del módulo Financiero Contabilidad Conciliación bancaria Conciliar. Al ingresar por la ruta indicada se debe dar click sobre el botón Adicionar una nueva conciliación, completando los siguientes campos: para generar Cta bancaria: Número de cuenta del banco que se desea conciliar. Periodo: Se indica el periodo a conciliar dependiendo del extracto. Fecha de corte: Selecciona la fecha de corte para la realización de la conciliación. Estado: Selecciona el estado del documento como campo informativo. Conciliado: Para los procesos que después de haber hecho todo el pre-conciliación, confrontaciones y depuraciones propias de la conciliación bancaria, se han "aprobado". No conciliado: para los procesos que todavía están en la fase de pre-conciliación y depuración, y que por lo tanto, están pendientes de ser aprobados.
Se indica el saldo inicial que señala el extracto bancario, en la pestaña Pendientes se pueden evidenciar los valores pendientes por conciliar de periodos anteriores y se pueden incluir de manera manual dando click sobre el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, allí se desplegará una ventana emergente a diligenciar con la siguiente información. Fecha: Se indica la fecha del movimiento a incluir. Documento: El documento debe indicar que tipo de transacción se ha realizado. Número: Digita el número del movimiento. Valor extracto: Se diligencia el valor del extracto y movimientos. Notas: Se ingresan comentarios adicionales al movimiento. Seguido del botón Adicionar Dentro de la pestaña Extractos se importan los movimientos previamente configurados con el archivo plano, en la parte inferior se evidencian los botonas opcionales para la pestaña. Adicionar: Allí se pueden adicionar movimientos al extracto de forma manual. Eliminar: Allí se pueden eliminar los movimientos indicados en el check de selección. Importar: Dando click sobre este botón se despliega una ventana donde se debe indicar la ruta en la que se encuentra el archivo a subir con los movimientos bancarios. Archivo: En este campo se da sobre para que ingrese al servidor y poder subir el archivo plano, que ya debe traer la importación adicional como el tipo de formato que indica el banco, y se completan las fechas.
Seguido a esto se da click sobre Importar. En la pestaña Conciliación se cruza la información de bancos que se ha capturado a medida que se diligencian los documentos en el sistema, con la información de los extractos y los documentos pendientes del período anterior. Existen dos opciones para la conciliación, que se selecciona por medio de un check. Eliminar conciliación parcial: Esta opción se elige en caso que se esté manejando una conciliación parcializada con los movimientos diarios del banco, y en el momento que llega el extracto final no se quieren tener en cuenta estos movimientos parciales. Conciliar Manualmente: Este check se activa cuando se quiere subir todos los movimientos uno a uno. En el cuerpo de la pestaña Conciliación se evidencia la información que se debe completar para realizar el proceso de conciliación. Cheques: Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de cheques; aquí es muy importante tener en cuenta la forma como se han contabilizado los documentos en libros, para poder seleccionar el que más se adecue a la forma de manejar la información tanto en la entidad bancaria como internamente en la empresa. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Consignación: Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de consignaciones. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Aquí al igual que en los cheques se debe elegir una de las alternativas del sistema, con el fin de poder realizar el cruce de acuerdo a como se hayan diligenciado las consignaciones tanto en la empresa como en la entidad bancaria. Notas débito: Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de notas débito, tanto en libros contables de UNO_E como en el extracto enviado por la entidad bancaria. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Como acaba de ocurrir para los cheques y las consignaciones aquí se debe indicar un criterio para poder realizar el cruce de información. Notas crédito: Define el criterio bajo el cual se hará el cruce de la información de notas crédito, tanto en libros contables de UNO_E como en el extracto enviado por la entidad bancaria. Para invocar la lista desplegable con las opciones se da click sobre el ícono "triángulo invertido" que está a la derecha de este campo. Como acaba de ocurrir para los cheques y las consignaciones aquí se debe indicar un criterio para poder realizar el cruce de información.