Certificados Digitales Qué es un certificado digital? Un certificado digital es un documento electrónico generado y firmado digitalmente por una entidad de certificación, la cual garantiza la vinculación entre la identidad del usuario que realiza transacciones y el Banco. En este caso es Bancolombia quien genera dicho archivo electrónico. Este archivo deberá ser descargado en el computador donde el cliente realiza las transacciones a través de la Sucursal Virtual Empresas. Cada certificado digital es único e intransferible por usuario y la empresa puede tener tantos certificados como superusuarios o usuarios aprobadores tenga. El certificado digital solo será requerido para las siguientes transacciones: 1. Transferir fondos desde una de cuenta de ahorros y/o corriente (Bancolombia Fiduciaria 2. Programar transferencias de fondos 3. Pagar la nómina manual y/o a través de un archivo (Bancolombia ACH). 4. Pagar proveedores de forma manual y/o con un archivo (Bancolombia ACH) 5. Aprobar la creación de nuevos usuarios 6. Administrar programación de pagos de tarjeta de crédito 7. Aprobar productos propios inscritos por otro(s) 8. Aprobar productos de terceros inscritos por otro(s) usuario(s) 9. Administrar transferencias programadas 10. Pagar la(s) tarjeta(s) de crédito 11. Programar los pago(s) de tarjeta(s) de crédito 12. Pagar facturas a terceros 13. Programar Pagos de facturas a terceros 14. Abonar crédito(s) 15. Desembolsar Credipagos Virtual 16. Emitir y reemitir certificado(s) digital(es) 17. Transferencias en lote manual o con archivo Únicamente los usuarios con perfil de aprobación de transacciones de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia, requieren un Certificado Digital. Cual es su vigencia? Los certificados digitales emitidos por Bancolombia tienen vigencia de un año y son de uso exclusivo para la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia. Para qué sirve un certificado digital? Un certificado digital sirve para incrementar los niveles de seguridad que ofrece la Sucursal virtual, adicional al usuario y clave el certificado se convierte en un segundo nivel de seguridad para proteger las transacciones de riesgo, el certificado digital debe presentarse en el momento 1
de realizar estas transacciones, por ejemplo: el pago de nómina o de algún proveedor. Cuando el Banco identifica la veracidad de dicho certificado, la transacción es ejecutada, de lo contrario no se podrá procesar. 1. Proceso de emisión masiva Esta actividad es realizada por el Banco, inicialmente se realizara una emisión masiva a todos los superusuarios, administradores y transaccionales del esquema de seguridad control dual y administración delegada, posteriormente se emitirá a medida que se vayan realizando nuevas activaciones (nuevas ventas). Nota: Para el proceso de instalación el cliente debe recordar la respuesta a la pregunta secreta, de lo contrario es recomendable ANTES de realizar el proceso de instalación, realizar el cambio de esta respuesta. 2. Proceso de instalación a. Una vez el Banco emita los certificados digitales, usted como usuario principal le aparecerá la siguiente pantalla al ingresar a la Sucursal Virtual Empresas: b. Para comenzar el proceso de instalación del certificado digital, presione el botón ACEPTAR, si aun no desea realizar este proceso presione el botón CANCELAR. (la próxima vez que ingrese a la Sucursal Virtual Empresas podrá realizar este proceso). c. Si presionó ACEPTAR, se le desplegará la siguiente pantalla: Deberá ingresar la respuesta a la pregunta secreta. Si no recuerda la respuesta a esta pregunta, puede presionar el botón NO RECUERDO RESPUESTA con lo cual el certificado 2
será revocado. Paralelamente se enviará un correo electrónico al Banco o al usuario en su empresa con permiso de emisión de certificados digitales. d. Luego de ingresar la respuesta, presione el botón CONTINUAR. Inmediatamente su pantalla mostrará la siguiente ventana, ante la cual deberá presionar el botón SI. Nota: Esta pantalla es propia del navegador, solo se recomienda presionar el SI porque esta dentro de la Sucursal Virtual Empresas. e. Se generará la siguiente pantalla. Presione ACEPTAR para continuar con la instalación. f. La Sucursal Virtual Empresas le presenta el siguiente mensaje, presione el botón CONTINUAR INSTALACIÓN: g. En seguida de presionar este botón, se presenta el siguiente mensaje en el que se debe seleccionar Si. 3
h. Al continuar con la instalación, el sistema presentará una ventana generada automáticamente por el navegador de Internet. Presione el botón SI. Nota: Esta pantalla es propia del navegador, solo se recomienda presionar el SI porque esta dentro de la Sucursal Virtual Empresas. i. Finalmente, el navegador de Internet presenta una ventana donde muestra el resultado de la instalación del certificado digital. Al presionar ACEPTAR, usted será remitido a la página inicial de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia. 4
3. Proceso de Emisión: Si requiere emitir un certificado digital para un usuario al interior de la empresa deberá realizar los siguientes pasos: a) Ingrese al menú Módulo Administrativo Certificados Digitales y seleccione la opción Emitir Certificados, tal como aparece en la imagen a continuación: b) En la siguiente pantalla, se despliegan los usuarios que nunca han tenido un Certificado Digital. Seleccione el usuario y presione el botón ACEPTAR. 5
c) Posteriormente, saldrá una pantalla de verificación con los detalles del usuario al cual se le emitirá el certificado, si estos datos son correctos, presione aceptar. d) De esta forma queda emitido el certificado al usuario seleccionado. e) Si este usuario requiere aprobación, está transacción quedara pendiente hasta que el usuario correspondiente lo apruebe. Desde la opción Módulo Administrativo Certificados Digitales Administrar Certificados. 6
4. Proceso de Revocación: Para Revocar un certificado digital, el usuario debe ingresar a la opción de Certificados Digitales del Módulo Administrativo y seleccionar Administrar Certificados. La sucursal presenta la siguiente pantalla: En ésta se selecciona el usuario al que se desea revocar el certificado y se presiona el botón de REVOCAR. Inmediatamente el certificado queda revocado. 5. Proceso de Presentación: Cuando se desea aprobar cualquiera de las transacciones que requieren certificado digital, la sucursal solicitara la presentación del mismo, de la siguiente manera: 7
En esta ventana, se presentarán todos los certificados digitales instalados en el computador, se debe elegir el del usuario que esté realizando la operación y presionar el botón ACEPTAR, en este momento es cuando Bancolombia verifica la autenticidad del certificado del usuario y certifica que es el usuario autorizado quien está realizando la transacción. En caso de no encontrar ningún certificado instalado en el computador, la transacción no podrá realizarse. 6. Proceso de renovación de Certificados Digitales Para poder realizar este proceso el usuario debe cumplir las siguientes condiciones: El usuario debe tener certificado digital. La fecha actual sea dos días o un día mayor a la fecha de vencimiento del certificado digital ó que el certificado digital haya expirado. Luego de cumplir con las condiciones anteriores e identificar que el usuario es el único usuario administrador activo en la empresa, pues de lo contrario este proceso de ser autorizado por el usuario principal de la empresa. Al validar as condiciones anteriores se le presentará la siguiente pantalla para iniciar el proceso. 8
Para iniciar el proceso debe dar clic en aceptar, de lo contrario y si no se encuentra en el computador donde normalmente realiza transacciones cancele la transacción. La próxima vez que ingrese solo verá el botón de aceptar. Cuando el sistema ha vencido el certificado digital, se procede a mostrar al usuario la siguiente pantalla indicando que debe desinstalar el certificado digital vencido antes de proceder a instalar el nuevo certificado digital. MUY IMPORTANTE Debe seguir las instrucciones de desinstalación de certificado digital viejo para no tener conflicto en el futuro. Luego de desinstalar el certificado y dar clic en Continuar renovación encontrará la pantalla de instalación de certificados digitales. 9
Para iniciar la instalación de clic en aceptar. Se le recomienda actualizar los datos por el botón que aparece en la pantalla antes de comenzar este proceso. Luego de dar clic en aceptar retoma la instalación normal de los certificados que aparece en la parte inicial del documento. Si el sistema identifica que el usuario, es un usuario secundario que cumple con las condiciones para ejecutar el proceso de renovación, le mostrara una pantalla en la cual le informa que debe solicitar al usuario administrador autorización para renovar el certificado digital. Se enviará un mail al correo de todos los usuarios administradores informando que el usuario correspondiente esta solicitando autorización para renovar el certificado digital. 7. Proceso para Exportar el Certificado Digital Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho única y exclusivamente si es necesario. 10
A continuación se detalla el procedimiento para exportar el certificado digital para el Microsoft Internet Explorer 6.0: Ingrese a la opción del menú del explorador: Herramientas - Opciones de Internet - Contenido, se presenta la siguiente pantalla: 1. Presione el botón CERTIFICADOS..., Allí podrá consultar los certificados que el computador tiene instalados, de la siguiente forma: Seleccione el certificado que desea sustraer y presione el botón EXPORTAR. Inmediatamente se presentará un ayudante para la exportación. Para comenzar, se debe presionar el botón SIGUIENTE. 11
El asistente solicitará si se exporta la clave privada. Es recomendable por seguridad que así sea, por lo que se debe seleccionar esta opción como se ve en la imagen y presionar el botón SIGUIENTE: En este momento el asistente pregunta por el formato de archivo de exportación para lo cual se debe seleccionar la opción Intercambio de información personal PKCS # 12 (.PFX), seleccionar la opción Permitir protección segura (requiere IE 5.0, Windows NT 4.0 con SP4 o posterior) y presionar el botón Siguiente, como se aprecia en la imagen: 12
A continuación deberá asignarle una clave al certificado digital que va a sustraer y presione el botón SIGUIENTE: 2. Seguido de este paso, deberá especificarle un nombre al certificado que exportará y deberá presionar el botón SIGUIENTE. 13
3. El asistente presentará una ventana con el resumen de las opciones escogidas como se ve en la imagen. Para confirmar deberá presionar el botón FINALIZAR. 4. En la última ventana y para terminar con el proceso, presione el botón ACEPTAR. El resultado de la exportación del certificado se presenta en una pequeña ventana como se muestra en la imagen. Presione ACEPTAR para concluir el proceso. 8. Proceso para importar el Certificado Digital Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho única y exclusivamente si es necesario. A continuación se detalla el procedimiento para importar el certificado digital para el Microsoft Internet Explorer 6.0: Ingrese a la opción del menú del explorador: Herramientas - Opciones de Internet - Contenido, se presenta la siguiente pantalla: 14
Presione el botón CERTIFICADOS..., Allí podrá consultar los certificados que el computador tiene instalados, de la siguiente forma: En la siguiente ventana presione el botón IMPORTAR. 1. Aparecerá un asistente de importación, Presione el botón SIGUIENTE. 15
2. El asistente le solicitará ingresar el nombre del archivo (certificado digital). Puede utilizar el botón Examinar para ubicarlo más fácilmente. Al hacerlo, presione el botón SIGUIENTE en la parte baja de la ventana. NOTA: Cerciórese de que en el momento de la búsqueda, seleccione el tipo de archivo PFX 3. La ventana siguiente del asistente lo llevará a ingresar la clave que en el momento de la exportación le fue asignado al certificado digital. Ingrese dicha clave y presione el botón SIGUIENTE. Ninguna de las dos opciones debe ser marcada: 4. Una vez que el sistema valida y verifica la clave, seleccione la segunda opción como se observa en la imagen y presione el botón SIGUIENTE. 16
5. Para concluir el proceso de importación del certificado digital, presione el botón FINALIZAR. Un mensaje aparecerá en la pantalla anunciando que el certificado ha quedado correctamente instalado en el computador. 9. Proceso para Quitar un Certificado Digital de un computador En caso de haber instalado el certificado digital en un computador de manera temporal, puede retirarlo de este. El procedimiento es sencillo y por seguridad debe hacerse, pues al dejarlo expuesto a otras personas que utilicen ese computador estaría comprometiendo la utilización del certificado digital y por ende el acceso a transacciones de riesgo en la Sucursal Virtual Empresas. 1. Para comenzar con el proceso, ubique en el menú superior del navegador la opción Herramientas - Opciones de Internet y presione el botón CERTIFICADOS. 17
2. De la lista de certificados digitales hallados en este computador, seleccione el que desea eliminar y presione este botón QUITAR, tal como se aprecia en la imagen: 3. En la siguiente ventana se realiza la confirmación de la eliminación del certificado de este computador. 18
10. Reemisión de un Certificado Digital En caso de haber comprometido o extraviado el certificado digital, es posible reemitir otro a través del módulo de autogestión (Olvidó su Clave), como se presenta en la imagen a continuación. El usuario deberá diligenciar los campos que el sistema solicita e incluyen el NIT de la empresa, el Id o usuario, la fecha de nacimiento y el correo electrónico. Si los datos ingresados son los correctos, el la siguiente pantalla, se solicitará ingresar la respuesta de la pregunta secreta que el usuario definió en el momento de la creación del mismo. En caso de que los datos ingresados no sean los correctos, no se podrá avanzar y solicitará contactarse con el usuario administrador. Se recomienda ingresar a la Sucursal Virtual Empresas y actualizar los datos. 19
Una vez que se valida la información de la respuesta a la pregunta secreta y si esta es incorrecta, el sistema informará al usuario que la respuesta no coincide con la que está en el Banco, siguiendo el mismo procedimiento que opera con la regeneración de clave. La pantalla que se le presentará al usuario le sugerirá retornar a la Sucursal Virtual Empresas y actualizar sus datos, el Certificado Digital le será revocado. El mensaje que le saldrá al usuario es el siguiente: Pero si el usuario no recuerda la respuesta y presiona sobre el botón No recuerdo respuesta, se generará una alerta de la situación del usuario, que será enviada al Súper Usuario, al Administrador (según el rol del usuario que esta haciendo la solicitud de reemisión y el tipo de empresa) o al Banco si es un Superusuario. En este caso, si el certificado está activo será revocado dejando el usuario activo pero sin Certificado Digital. El usuario podría continuar entrando a la Sucursal Virtual Empresas y continuar realizando transacciones de consulta y cualquier otra transacción que no necesita presentar el Certificado Digital. Si la respuesta ingresada es la correcta, el sistema habrá solicitado la reemisión de su Certificado Digital y deberá esperar a ser contactado por el Súper Usuario, por el usuario administrador o por el Banco, según sea el caso. El mensaje que tendrá el usuario en su pantalla será la siguiente: 20
Preguntas frecuentes (FAQ s) 1. Tienen algún costo los certificados digitales? No, los certificados digitales no tienen ningún costo. 2. Cuántos certificados digitales necesita una empresa? Los certificados digitales se emiten por usuario, cada usuario debe tener su propio certificado. 3. Si en la empresa, varios empleados utilizan el mismo computador para realizar todas las transacciones en la Sucursal Virtual Empresas cuantos certificados se necesitan? Cada súper usuario o usuario aprobador debe tener su propio certificado digital sin importar en qué computador se instale. Se pueden instalar tantos certificados como sea necesario en un mismo computador. Recuerde que el certificado es personal e intransferible. 4. Todos los usuarios de la empresa tienen que tener certificado digital? No, solamente deben tener certificado digital aquellos usuarios que aprueban transacciones. 5. Para qué sirve un certificado digital? Un certificado digital es una herramienta adicional de seguridad que le permite al Banco cerciorarse de que quien aprueba cierta transacción en la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia es quien dice ser. 6. El certificado digital se puede instalar en más de un computador? Técnicamente es posible a través de las opciones de exportación e importación propias del navegador, pero por motivos de seguridad Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho única y exclusivamente si es necesario, teniendo la precaución de utilizar la opción de QUITAR una vez realizada la transacción desde el computador temporal. 7. Un usuario puede tener dos certificados digitales diferentes instalados en dos computadores diferentes? No es posible hacer esto pues los certificados son únicos por usuario. Un usuario no puede tener dos certificados diferentes. En caso de perderlo, o dejarlo instalado en otro computador, este se puede revocar y solicitar uno nuevo. 8. La utilización del certificado digital proporcionará más seguridad para realizar transacciones en la Sucursal Virtual Empresas? La utilización del certificado digital aumenta la seguridad al utilizar un elemento adicional que debe presentar el usuario en el momento de realizar la transacción. De esta manera en caso de que la clave se vea comprometida por alguna razón, no se podrán ejecutar transacciones monetarias si no se tiene el certificado digital. Por eso es tan importante que proteja este certificado muy bien de manera que nunca sea transferido a ninguna otra persona. 21
Para realizar una transacción, deben coincidir los tres parámetros de la página de registro (NIT de la empresa, ID del usuario y clave). Además se debe presentar el certificado digital del usuario, de lo contrario no se podrá ejecutar la transacción. 11. Por qué cuando el sistema solicita la presentación del certificado digital durante la aprobación de una transacción de riesgo aparecen dos Certificados asociados a un usuario? Probablemente el certificado digital emitido inicialmente fue revocado, mas no eliminado del menú del explorador: Herramientas -Opciones de Internet Contenido Certificados Quitar. En este caso el certificado digital válido es el último de los posibles, que se visualizan en la pantalla Elegir un Certificado Digital. Es importante tener en cuenta que los certificados digitales que no estén vigentes (revocados o expirados) deben ser eliminados antes de proceder con el proceso de reemisión e instalación con el fin de evitar contratiempos durante la aprobación de las transacciones. 10. Por qué al realizar una transacción el sistema reporta el mensaje certificado digital inválido? Revise la siguiente lista con el fin de identificar la posible falla: Es posible que otro usuario haya estado trabajando en este mismo computador por lo tanto el computador selecciona el certificado digital de este usuario. Para solucionar este problema cierre TODAS las ventanas del navegador e intente nuevamente. Es posible que no se haya instalado el certificado digital en este computador. Verifique que si esté instalado a través del menú en el navegador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido Certificados. Verifique que el certificado digital no se encuentre en estado Revocado o Expirado. Esto se puede hacer a través del menú en el navegador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido Certificados. Verifique que esté seleccionando en la pantalla Elegir un Certificado Digital, el certificado que le corresponde. 11. La clave que se solicitada en el momento de Exportación/Importación es la misma de la SVE? No. La clave del certificado digital es independiente de la clave utilizada por el usuario para ingresar a la SVE. Esta fue asignada en el momento de la exportación del certificado digital. 12. Durante la exportación del CD es obligatorio generar una contraseña? No, pero recuerde que de esta manera usted puede darle una mayor seguridad a la utilización (Exportar / Importar) del Certificado. 13. Qué debe hacerse en caso de que haya olvidado la contraseña para importar el certificado digital en otro computador? Si puede realizar nuevamente el proceso de Exportación del certificado digital, esto solucionará el problema, ya que podrá asignarle una nueva contraseña. Recuerde que para hacer este procedimiento, no deberá haber utilizar la opción Quitar, puesto que si no, el certificado digital ya no residirá en el computador. 22
No es necesario utilizar la opción Reemisión, pues esta sólo debe utilizarse cuando no tenga forma de recuperar el certificado digital o en caso de que se encuentre comprometido. 14. Qué ocurre cuando no recuerdo la respuesta de la pregunta secreta, durante el proceso de instalación del certificado digital? En caso de no haber presionado el botón No recuerdo la respuesta o no la ha contestado de forma errada en más de tres oportunidades, puede suspender el proceso de instalación y modificar la respuesta utilizando la opción información del usuario. Pero si presionó el botón No recuerdo respuesta o la ha contestado de forma errada en más de tres oportunidades debe realizar lo siguiente: a. Si es usuario principal (según esquema de seguridad en el cual opere la empresa), esperar a ser contactado por el Banco para iniciar el proceso de Reemisión. b. Si es un usuario con rol transaccional, debe contactar al usuario administrador de la SVE para solicitar la Reemisión. 15. Debo solicitar un nuevo certificado digital si regenero la clave? No, ambas opciones son independientes. El certificado digital sirve para incrementar los niveles de seguridad que ofrece la SVE adicional al usuario y la clave, es decir, el certificado digital es un segundo nivel de seguridad para proteger las transacciones de riesgo. 16. Qué debo tener en cuenta antes de instalar el certificado digital? Conocer o actualizar la respuesta a la pregunta secreta. 17. Cuántos intentos tengo disponibles para responder la respuesta a la pregunta secreta antes de revocar automáticamente el certificado digital? Tres intentos. 18. Durante el proceso de instalación del certificado digital es posible presionar el botón No Recuerdo la Respuesta, realizar la Actualización de Información personal y luego regresar al proceso de instalación? No. En este caso no es posible regresar a la instalación del CD ya que en el momento en que presiona el botón No Recuerdo la Respuesta, el sistema revoca automáticamente el certificado digital, por lo tanto debe realizar lo siguiente: a. Si es usuario principal (según esquema de seguridad en el cual opere la empresa), esperar a ser contactado por el Banco para iniciar el proceso de Reemisión. b. Si es un usuario con rol transaccional, debe contactar al usuario administrador de la SVE para solicitar la Reemisión. 19. Qué ocurre si durante el proceso de instalación del certificado digital selecciono en el momento de Elegir un certificado digital otro que corresponde a otro usuario diferente al que está realizando el proceso? Se revocará el certificado digital. Para la instalación correcta del certificado digital es importante tener cuidado al seleccionar el usuario; de esta manera se evitará iniciar el proceso de Reemisión. 23