ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL CIUDAD DE GUADALUPE, ZACATECAS Problemática de los Archivos Municipales en Zacatecas Por Moisés Orozco Jaquez Antropólogo con Especialidad en Arqueología
EL MUNICIPIO DE GUADALUPE SE ENCUENTRA SITUADO EN LA REGIÓN CENTRO O DE LOS VALLES AL SURESTE DE LA CAPITAL DEL ESTADO. EN NOVIEMBRE DE 1821 GUADALUPE, QUE HASTA ENTONCES FORMABA PARTE DEL TERRITORIO DE LA CIUDAD DE ZACATECAS, SE ERIGE EN AYUNTAMIENTO; EN 1845 LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE ZACAT ECAS LE CONCEDE A LA CABECERA MUNICIPAL EL TÍT ULO DE VILLA DE GUADALUPE DE RODRÍGUEZ. UNO DE LOS PRIMEROS ASENTAMIENTOS QUE TUVIERON LUGAR EN GUADALUPE, F UE POR EL ESPAÑOL DIEGO CHÁVEZ DE MONTORO, DE TAL MANERA QUE, EN LA PARTE SUPERIOR DEL ESCUDO SE ESPECÍF ICA EL AÑO Y FECHA DE LA MERCED DE T IERRA QUE LE F UE OTORGADA (16 DE JULIO DE 1578). EL ESCUDO DE GUADALUPE REHACE LA HISTORIA DE NUESTRO PUEBLO, LEYENDA QUE INCRUSTA LA TRADICIÓN DE "HISTORIA, TRABAJO Y PROGRESO", EN EST E LENGUAJE SIMBÓLICO PODEMOS ENCONTRAR LA VIRGEN DE GUADALUPE, EL CONVENTO, LOS CONOS DE SANTA MÓNICA, EL ESCUDO FRANCISCANO, ENTRE OTROS
HABLAR DEL ORIGEN DE LOS ARCHIVOS ES HABLAR DE LA HISTORIA DEL HOMBRE Y DE LA APARICIÓN DE LOS PRIMEROS TESTIMONIOS ESCRITOS QUE SENTARÍAN LAS BASES DE LO QUE HOY SON LOS ARCHIVOS. LA FUNCIÓN GENÉRICA DE UN ARCHIVO, POR TANTO, ES REUNIR, ORGANIZAR/CONSERVAR Y DIFUNDIR/SERVIR DOCUMENTOS. LOS ARCHIVOS, SON TAMBIÉN ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS PERO CON EL VALOR AÑADIDO DE SU ANTIGÜEDAD, FRUTO DE LA SEDIMENTACIÓN DOCUMENTAL PRODUCIDA CON EL PASO DEL TIEMPO.
ESTE EDIFICIO ERA PARTE DE LA COMPAÑÍA INDUSTRIAL DE ZACATECAS DE LADRILLO REFRACTARIOS, EN LOS AÑOS 1900 A 1926, DESPUÉS PASO HACER BODEGAS, PARA EL AÑO 2002 FUE DONADO A LA PRESIDENCIA MUNICIPAL, Y PARA EL 2006 FUE INAUGURADO COMO ARCHIVO HISTÓRICO.
SE CONFORMA EL ARCHIVO HISTÓRICO DE GUADALUPE, ZAC Hoy en día, cuenta con: 2 Galerías Área de Consultas Sala de Acervo Oficina de Atención Biblioteca Mapoteca
FONDOS DOCUMENTALES SUS FONDOS DOCUMENTALES ABARCAN DESDE 1838 HASTA LA ACTUALIDAD Y SON LA BASE PARA LA INVESTIGACIÓN DE DISTINTOS ASPECTOS DE LA HISTORIA DE LA CIUDAD DE GUADALUPE, ZAC, LOS FONDOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, HISTORIA, EDUCACIÓN Y LA CULTURA.
FONDOS (149 CAJAS) LOS FONDOS CON LOS QUE CUENTA EL ARCHIVO HISTÓRICO SON 2: 1.- Fondo Jefatura Política: que abarca desde 1838 hasta 1911 Fondo: Presidencia Municipal de Guadalupe (Jefatura Política) Sección: Receptoría de Rentas Serie: Sub Recaudación de Rentas Registro Civil Panteones Padrones y Registros 2.- Fondos Contemporáneos: 1912 hasta 2013 Fondo: Presidencia Municipal de Guadalupe Sección: Secretaria de Gobierno, Desarrollo Social, Desarrollo Económico, etc. Serie: Vínculo Técnico, Sub dirección de Desarrollo Social, Sub dirección de Comercio
ELEMENTOS DOCUMENTALES EXISTENTES EN EL ACERVO DOCUMENTOS AÑOS CANTIDADES Libros de Actas 1886-1996 626 Colección Bibliográfica varios 473 Colección Grafica y Archivos Magnéticos Varios 64 Col ección Informes de Gobierno 1987-2013 113 Colección Revistas Varios 104 Col ección CD S de Consulta Va ri os 42 Col ección El Pregonero Oct. 1991 Juni o 2014 137 Col ección Periódico Oficial 1957-2010 3,843 Colección Diario Oficial 1956-2003 10,340 Col ección Fotográ fica 1900-1940 70
LOS DOCUMENTOS DEPOSITADOS EN EL ARCHIVO MUNICIPAL FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LOS MUNICIPIOS DE ZACATECAS, POR ELLO, SON DE LIBRE CONSULTA, NO OBSTANTE, PUEDEN EXISTIR LIMITACIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN O EN CASO DE CONTENER DATOS PERSONALES QUE PUEDAN AFECTAR A LA SEGURIDAD DE LAS PERSONAS, A SU HONOR, A LA INTIMIDAD DE SU VIDA PRIVADA Y FAMILIAR Y A SU PROPIA IMAGEN, (COMO LO MENCIONA EL ARTÍCULO 5 FRACCIÓN IV DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS). Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios. Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios
PROBLEMÁTICA HE TRATADO DE PRESENTAR LO QUE, DESDE MI PUNTO DE VISTA, ES EL NÚCLEO EN EL PROCESO DE FORMACIÓN DE UN ARCHIVO: SIN EMBARGO, EN LOS ARCHIVOS MUNICIPALES, SURGEN UNA SERIE DE PROBLEMÁTICAS, DESDE EL INICIO DE SU FUNCIÓN COMO ARCHIVO: La Administración de los Archivos Municipales es una función muy importante que debe ser tomada con responsabilidad por parte de nuestras Autoridades Municipales. En muchos lugares no existe la conformación de los tres niveles de Archivos: Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico Los Archivos Municipales no cuenten con un presupuesto anual. No se cuente con los espacios dignos para los Archivos. No se tiene ningún tipo de capacitación. Que se dependa únicamente del Secretario de Gobierno y no de una Sub Dirección.
PALABRAS FINALES Vale la pena destacar que este valioso patrimonio nos presenta ciertos desafíos. Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos es la falta de instrumentos adecuados para su organización y control, así como el escaso conocimiento que se tiene sobre sus prácticas y principios. Muchas veces no existe claridad sobre lo que constituye un documento de archivo, y por eso cualquier documento que se incorpora a una carpeta se considera como tal. En ocasiones, también, los documentos que se integran en un expediente no se organizan en forma correcta, lo cual dificulta el acceso a los documentos y entorpece la rendición de cuentas y la transparencia de la gestión. Sin embargo, a pesar de ese valioso esfuerzo y trabajo de años, los Archivos Municipales, necesitan ser tratados como lo exige la archivística moderna y las legislaciones e instrucciones vigentes al respecto, para lo cual, ya es la hora inaplazable de atender las funciones específicas de los Archivos Municipales, entre cuyos objetivos debe priorizarse la formación de nuestros propios archiveros y fomentar la sensibilidad de todas las personas responsabilizadas en este tan importante asunto, en el que nos va la permanencia de nuestra memoria.
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN