Guía para Revisión e Inscripción de Escrituras 1
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS Contenido REVISIÓN LEGAL DE ESCRITURAS 1 INSCRIPCIONES MÁS FRECUENTES: 5 I. Motivo de la inscripción: COMPRAVENTA GENERAL, TRANSFERENCIAS DE DOMINIO (COMPRAVENTA, DONACIÓN, ADJUDICACIÓN DACIÓN EN PAGO, PARTICIÓN). 5 I. Motivo de la inscripción: COMPRAVENTAS BAJO EL REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL. 9 II. Motivo de la inscripción: COMPRAVENTA CON HIPOTECA Y PROHIBICIÓN DE ENAJENAR. 10 A. Motivo de la inscripción: CONSTITUCIÓN DE HIPOTECA ABIERTA. 10 B. Motivo de la inscripción: CANCELACIÓN DE HIPOTECA ABIERTA. 11 C. Motivo de la inscripción: FRACCIONAMIENTOS. 11 D. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL (HEREDITARIA). 11 E. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN JUDICIAL. 13 F. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL. 13 G. Motivo de la inscripción: INSCRIPCIÓN DE DONACIÓN. 16 H. Motivo de la inscripción: PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE DOMINIO. 16 I. Motivo de la inscripción: DERECHOS Y ACCIONES. 16 J. Motivo de la inscripción: CAPITULACIONES MATRIMONIALES. 17 K. Motivo de la inscripción: EXTINCIÓN DE PATRIMONIO FAMILIAR. 17 L. Motivo de la inscripción: POSESIÓN EFECTIVA. 18 M. Motivo de la inscripción: ACLARATORIA. 19 N. Motivo de la inscripción: TESTAMENTOS. 19 RECOMENDACIONES GENERALES. 20 PASOS PARA ACCEDER AL PAGO EN LÍNEA 25 RECUERDE QUE TIENE AYUDAS PARA LLENAR SU CERTIFICADO 27 2
REVISIÓN LEGAL DE ESCRITURAS Es la fase en donde se revisa y verifica que la escritura cumpla con todos los requisitos legales previa a su inscripción; el revisor indicaráobservará los documentos e información faltante o la respectiva proforma según sea el caso; a esto es lo que se conoce como CALIFICACIÓN o REVISIÓN. Costo trámite: GRATUITO. Tiempo de entrega: 5 días laborables en REVISIÓN; 3 días laborables en REINGRESO. Vigencia del trámite: No tiene caducidad. Horario Atención: 08h00 a 17h00 en el Registro de la Propiedad. PASOS PARA EL INGRESO DE ESCRITURAS 1. Solicite un turno de atención en el Balcón de Servicios. 2. El agente del Balcón de Servicios revisa todos los 3
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS documentos habilitantes para establecer que se encuentren completos. 3. El agente del Balcón de Servicios registra los datos en el SISTEMA INFORMÁTICO, asignando un número de trámite para la revisión pertinente y calificación del trámite. 4. El agente del Balcón de Servicios informa al usuario el tiempo de entrega de su trámite para que proceda al pago o en su defecto para que realice las correcciones que sean del caso. 5. En el día y hora señalados, el usuario debe acercarse al Balcón de Servicios del Registro de la Propiedad para retirar su trámite. 6. En caso de que el trámite no sea calificado, se le entrega al usuario la documentación con las indicaciones pertinentes para que las corrija. 7. De cumplir los requisitos legales tanto en su forma como en su fondo, el agente del Balcón de Servicios comunica al usuario el valor a pagar, y lo direcciona hacia las cajas de recaudación. RETIRO DE SU ESCRITURA 1. El usuario debe tomar un ticket para ser atendido. 2. Entregará el comprobante de ingreso en la ventanilla correspondiente. Importante: Sus escrituras pueden tener dos tipos de respuestas: a) Escritura Proformada: El usuario una vez retirada su escritura, podrá acercarse de inmediato a cancelar el valor en cajas para que el Registro de la Propiedad inicie el proceso de 4
Inscripción. b) Escritura Observada: El usuario deberá realizar las correcciones que se solicitan. Una vez completados los requisitos deberá reingresar el trámite como lo hizo en INGRESO DE ESCRITURAS. REQUISITOS PARA INSCRIPCIONES MÁS FRECUENTES: I. MOTIVO DE LA INSCRIPCIÓN: Compraventa general, transferencias de dominio (compraventa, donación, adjudicación dación en pago, partición). 1. Primera copia certificada de la escritura (Segundas copias cuando el certificado de Gravamen conste como propietario el vendedor). a. En cada foja de la escritura deberá constar la rúbrica del notario. 1 b. En caso de entregar la segunda copia, deberá adjuntar el certificado de búsqueda. c. NO ES NECESARIO SOLICITAR EL CERTIFICADO DE BÚSQUEDA. Si el certificado de gravámenes que usted presenta mantiene la misma información de la escritura a inscribirse. d. En la escritura debe constar el antecedente registral de la 1 Art. 23- Los protocolos se formarán anualmente y se dividirán en libros o tomos mensuales o de quinientas fojas cada uno, debiendo observarse los requisitos siguientes : 5
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS anterior escritura 2. Si de acuerdo a los antecedentes, la compra fue anterior al AÑO 2000 se recomienda adjuntar la escritura anterior para su revisión. e. En la escritura deberá constar un extracto o resumen de la misma. (opcional). f. Se recomienda que para facilitar la revisión en escrituras extensas o cuando el contrato contenga varios inmuebles, se adjunte en medio magnético (CD) la transcripción de las mismas. 2. Copia de la cédula de ciudadanía y del certificado de votación de todas las personas que comparecen al contrato. a. Se deberá verificar que conste en la comparecencia todos los propietarios con sus firmas y número de cédula. b. En cuanto al certificado de votación, si está en el extranjero debe justificar este hecho en la Junta Provincial para que la exoneración de la multa. 3. Nombramiento del representante legal, debidamente inscrito y actualizado (sólo para personas jurídicas). 4. Copia del RUC (Para personas naturales extranjeras y jurídicas en general). 5. Acta de la junta o asamblea de accionistas, en la que se le faculta al representante legal la realización de la transacción, venta, adquisición o hipoteca del inmueble (solo para personas jurídicas), excepto aquellas cuya actividad sea inmobiliaria. 6. Oficio de Transferencia de dominio del Municipio o certificado de pago de impuestos generados en transferencia de dominio (en este documento consta la cuantía, superficie y valor de impuestos) en la que conste la liquidación del pago de la Utilidad y Alcabala. 3 2 Art. 708.- Siempre que se transfiera un derecho que ha sido antes inscrito, se mencionará la precedente inscripción en la nueva. 3 Art. 527 COOTAD 6
7. Sello de la contribución a la Autopista Manuel Córdova Galarza (únicamente para propiedades ubicadas en Pomasqui y San Antonio de Pichincha). Este sello le facilitan en las ventanillas del Consejo Provincial. 8. Certificado actualizado (los certificados tienen una validez de 90 días desde la fecha de su emisión si se encuentran como documento habilitante). Solicitar validación en caso de superar los 90 días de la fecha de emisión (máximo un año). Solicite validación, si ha sobrepasado los 90 días (Máximo un año). 9. Copia de los siguientes comprobantes de pago de tributos: 4 Utilidad del Municipio Alcabalas del Municipio Alcabalas del Consejo Provincial Registro del Consejo Provincial 4 Art. 556 COOTAD 7
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS 10. Para escrituras anteriores al 2004 se debe adjuntar los siguientes impuestos, por la celebración del contrato: Impuestos de Alcabala y Registro de Municipio. Impuestos de Alcabala y Registro Junta de Defensa (Ministerio de Defensa ubicado en la Recolecta). Impuestos de Alcabala y Registro Consejo Provincial. 11. En caso de que se presente para inscripción escrituras que hayan sido celebradas diez años atrás (al 2014) tiene que adjuntarse una escritura en que las partes ratifican el contrato celebrado con anterioridad. 12. En caso de que la compraventa se realice mediante poder: a. En caso de que el poder no ha sido revocado (vigencia del poder 1 año en el Ecuador y 5 años en el extranjero). b. El poder debe contener la autorización expresa para el acto o contrato que se está realizando. 13. En caso de que la compraventa se estipule a nombre de una persona, se deberá adjuntar la copia de la cédula de la persona por quién se estipula. 14. Para brindar seguridad jurídica de la autenticidad de la escritura se requiere el sello Holográfico a partir del 2012 y firma del notario. (Sello plateado en el que se identifica la Notaría). 15. Cuando se realice la venta, en la cual se favorezca a menores de edad, se necesita autorización judicial. 16. Tutores o curadores solo podrán vender con autorización judicial; además, la venta debe hacerse en subasta pública. 17. Cuando la venta la realiza un albacea testamentario (persona encargada por el Testador o el Juez de custodiar los bienes hasta repartirlos entre los herederos), la venta debe hacerse en subasta pública. 8
18. En caso de que, los comparecientes tengan capitulaciones matrimoniales, adjuntar escritura de capitulaciones matrimoniales. I. MOTIVO DE LA INSCRIPCIÓN: Compraventas bajo el régimen de propiedad horizontal. 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. 2. En la cláusula de la escritura pública, recuerde colocar los datos de los linderos generales y específicos de la propiedad o departamento que se adquiere en propiedad horizontal. 5 3. Nombramiento actualizado del Administrador del Edificio declarado en propiedad horizontal. 4. Copia de cédula administrador del edificio declarado en propiedad horizontal. 5 Art. 10 de la Ley de Propiedad Horizontal. 9
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS 5. Certificado de expensas por parte del Administrador o de la persona encargada de realizar los cobros del Edificio declarado en propiedad Horizontal, indicando que la propiedad a transferirse no adeuda de alícuotas ordinarias o extraordinarias 6. a. Los certificados de expensas tienen una validez máxima de dos meses. b. En caso de inexistencia de administrador o colector de pagos, se debe realizar una Declaración Juramentada del comprador indicando que no existe administrador y que, por tanto no se generan expensas y que los declarantes se hacen responsables de cualquier pago, eximiendo de responsabilidad de lo declarado al Registro de la Propiedad. II. MOTIVO DE LA INSCRIPCIÓN: Compraventa con hipoteca y prohibición de enajenar. 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio 2. En el caso de que en la hoja de transferencia de dominio consten varios números de predio, identificarlos cada uno. A. Motivo de la inscripción: CONSTITUCIÓN DE HIPOTECA ABIERTA 1. En la escritura debe constar el antecedente registral de la escritura. 2. Si se hipotecan bienes que pertenecen a un menor de edad, a una persona que no tiene la libre administración de sus bienes; tiene que presentarse la autorización judicial correspondiente. 6 Art. 5 Ley de Propiedad Horizontal 10
3. Los linderos y dimensiones deben ser los mismos de la escritura matriz que se está hipotecando, no se aceptan otros linderos. 7 4. Solicitar fichas catastrales o carta de pago del impuesto predial de los inmuebles objetos de contrato B. Motivo de la inscripción: CANCELACIÓN DE HIPOTECA ABIERTA 1. Original y copia de la Escritura de cancelación, con los datos exactos de cuándo se constituyó la hipoteca, fecha y número de inscripción. 2. Indicar si es total o parcial. C. Motivo de la inscripción: FRACCIONAMIENTOS 1. Autorización municipal. D. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL (HEREDITARIA) 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. (Certificado de gravámenes con la(s) posesión efectiva. 2. Partida de defunción del cuasante (fallecido) autenticada. 3. Declaración del impuesto a la herencia de todos los herederos o el Certificado Liberatorio o Prescripción dado por el SRI. (Formulario 108 y su anexo.) 7 Art. 2320 Código Civil 11
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4. Copia de la cédula de identidad, tarjeta índice o partida íntegra de nacimiento en donde conste el número de cédula del o los causantes. 5. Si en la partición intervienen personas que no tienen la libre administración de sus bienes, la partición necesariamente será judicial. 6. Exoneración o pago de impuestos. 7. Señalar la cuantía general e individual de los bienes. E. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN JUDICIAL 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. 2. Declaración del impuesto a la herencia de todos los herederos o el Certificado Liberatorio o Prescripción dado por el SRI. (Formulario 108 y su anexo, si fuese del caso). 3. Exoneración o pago de impuestos. 4. Certificado de Gravámenes con las posesiones efectivas a nombre de los herederos. F. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. 2. Oficio de refundición y pagos. 3. Si en la partición intervienen personas que no tienen la libre administración de sus bienes, la partición será judicial. 4. Si la partición fue extrajudicial, debe ser aprobada por un juez, (aún cuando exista una autorización judicial para intervenir este acto). 13
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS * Usted puede realizar su declaración a través de los servicios en línea ingresando a https://declaraciones.sri.gov.ec allí, descargue el archivo adjunto. Caso contrario acérquese a las oficinas del SRI y solicite el formulario 108 de declaración de impuesto a la renta, proveniente de donaciones, legado y herencias. 14
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GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS G. Motivo de la inscripción: INSCRIPCIÓN DE DONACIÓN 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. 2. Mencionar con una cláusula en la escritura si la donación es revocable o irrevocable. 3. Cláusula de notificación de donación a los donantes y su respectiva aceptación. 4. Declaración del Impuesto de donación SRI. (Formulario 108 y su anexo.) 5. Insinuación judicial o acta notarial de suficiencia de bienes. H. Motivo de la inscripción: PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE DOMINIO 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. 2. Sentencia del Juez con la razón que se encuentra ejecutoriada. 3. Protocolización en una notaría de la sentencia. 4. En caso de que se evidencie un fraccionamiento, se necesita una autorización municipal. I. Motivo de la inscripción: DERECHOS Y ACCIONES. 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio. 2. Debe constar EL ANTECEDENTE de la escritura matriz y los linderos generales del inmueble donde están fincados los derechos y acciones 8. 8 Art. 708 del Código Civil. 16
3. Declaración del impuesto a la herencia de todos los herederos o el certificado de encontrarse prescrito el derecho en el SRI. (formulario 108 y su anexo, si fuere del caso.) 4. En la hoja de rentas debe constar el porcentaje objeto de la venta y coincidir con el que consta en la escritura. 5. En caso de derechos de acciones sobrantes, adjuntar certificado de ventas. 6. Adjuntar título anterior, para verificar porcentaje que adquirió. J. Motivo de la inscripción: CAPITULACIONES MATRIMONIALES. 1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio en el caso de que comparten transferencia. 2. Es necesario además de la marginación correspondiente en el acta de matrimonio 9. K. Motivo de la inscripción: EXTINCIÓN DE PATRIMONIO FAMILIAR 1. Primera copia de la escritura de Extinción de Patrimonio. 2. En caso de segundas copias, adjuntar certificado de Búsqueda. 3. Petición de abogado solicitando la extinción del Patrimonio Familiar. 4. Autorización de la institución correspondiente por la que se constituyó el patrimonio familiar, justificar la calidad legal de quien autoriza. 5. Acta de cancelación del Patrimonio Familiar. 9 Art. 151 del Código Civil.- Las capitulaciones matrimoniales se otorgarán por escritura pública, o en el acta matrimonial. (ii) Si se refieren a inmuebles, se inscribirán en el Registro de la Propiedad correspondiente y, en todo caso, se anotarán al margen de la partida de matrimonio. 17
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS 6. Declaración del interesado y dos testigos. 7. Sí la entidad ya no tiene vida jurídica, la cancelación del patrimonio familiar tendrá que realizarse judicialmente. L. Motivo de la inscripción: POSESIÓN EFECTIVA 1. Primera copia de la escritura. 2. En caso de segundas copias, adjuntar certificado de búsqueda. 3. Acta notarial de la Posesión Efectiva, concedida por el notario. 4. Partida de defunción 18
5. Copia de cédula del causante, si no consta el número de cédula en la partida de defunción 6. Copias de cédulas con certificados de votación de los intervinientes. 7. Partida de matrimonio del cónyuge sobreviviente. 8. Partidas de nacimiento de los herederos. M. Motivo de la inscripción: ACLARATORIA 1. Certificado de Gravamen del inmueble 2. Título anterior, con razón de inscripción del título que se aclara, si fuere del caso. 3. Copias de la escritura de Aclaratoria. 4. Razón de Notario al margen. 5. Demás documentos que justifican la aclaratoria. 6. Fichas catastrales. N. Motivo de la inscripción: TESTAMENTOS 1. Copias de cédulas con certificados de votación de los intervinientes (causantes y beneficiarios). 2. Partida de defunción del causante. 3. Certificado de Gravamen 19
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS actualizado de cada inmueble. 4. Declaración del impuesto a la herencia de todos los herederos o el Certificado Liberatorio o Prescripción dado por el SRI. (Formulario 108 y su anexo, si fuere del caso). 5. Comparecencia de testigos (3 testigos si el testamento es abierto). 6. En caso de testamento cerrado, agregar sentencia de aprobación judicial. 20
RECOMENDACIONES GENERALES A. Sobre los comparecientes.- Verificar el estado civil al momento de la adquisición de la propiedad B. Sobre los antecedentes.- Verificar en el título anterior o con el título del vendedor C. Verificar que, la persona quien realiza el contrato sea propietario del bien inmueble. D. Sobre la especificación del bien objeto del contrato.- Establecer la orientación o puntos cardinales del objeto materia del contrato. E. Sobre las alícuotas.- Verificar que se coteje las alícuotas de la escritura con la de propiedad horizontal. F. Sobre el estado civil: Al momento de la adquisición si comparece con capitulaciones matrimoniales debe adjuntar las mismas, no basta que esté marginada en la partida. Si los comparecientes tienen disolución de la Sociedad Conyugal adjuntar la partida de matrimonio con la marginación correspondiente. Si los comparecientes son divorciados, adjuntar la partida de matrimonio con la respectiva marginación. Si se adquiere o transfiere en Unión de Hecho se solicitará el reconocimiento judicial o notarial. (No basta la simple declaración 21
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS juramentada). G. La venta de los bienes del pupilo debe ser realizada a través de una subasta pública (419 CC, concordancia Arts. 779 y 780 CPC). H. Si son Cooperativas de Vivienda y afines se requiere el Acuerdo Ministerial que aprueba la minuta de adjudicación y el Acta de sorteo de los inmuebles (este requisito se seguirá solicitando hasta que se conforme la Superintendencia y con ella las nuevas políticas a aplicarse de acuerdo a la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario) y los nombramientos de los representantes otorgados por el MIES. Esto en caso de escrituras anteriores a la promulgación de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario. I. En caso de que, una persona haya adquirido la propiedad con su estado civil casado, sin especificar el nombre del cónyuge se deberá adjuntar la partida de matrimonio. J. Si se comparece por un menor de edad o una persona que no tenga la libre administración de sus bienes, se debe señalar la calidad en que interviene. En el caso de tratarse de un curador, tiene que adjuntar el discernimiento (nombramiento) correspondiente con la respectiva autorización judicial que permita la enajenación del inmueble. Se debe tomar en cuenta lo señalado en el Art. 419 del C. Civil en concordancia con lo señalado en el Art. 779 del C. Procedimiento Civil. K. Los formularios de impuestos a la herencia y a la donación (108) y los anexos revisados por el SRI, la constancia de presentación ante esta entidad, debe ser original o copia certificada. RETIRO DE ESCRITURA 1. El usuario debe tomar un ticket para ser atendido. 2. Entregar comprobante de pago. Importante: Sus escrituras pueden tener 3 tipos de respuestas: Inscrita, Suspensa, Negativa. 22
Escritura Suspensa: El usuario deberá realizar las correcciones que se solicitan. El usuario debe tomar un ticket para ser atendido. Acercarse a la ventanilla de ingreso de escrituras para levantar la suspensión. Inmediatamente volver a ingresar la escritura por cajas sin realizar ningún pago. Recibir el documento de pago con la nueva fecha. Escritura con Negativa: Para el retiro deberá presentar la cédula de identidad. Firmar el Libro Repertorio. 23
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS ESCRITURA CON SUSPENCIÓN 24
PASOS PARA ACCEDER AL PAGO EN LÍNEA Solicite y pague en línea sus certificados en... UNO, DOS, TRES! 25
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS 1.- SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO El usuario/a debe acercarse al balcón de servicios del Registro de la Propiedad y firmar un contrato mediante el cual se le asignará una clave de acceso para el ingreso al sistema; así podrá solicitar sus peticiones de certificados ya sean de Gravamen, Ventas, Búsqueda, Bienes Raíces, Propiedades y Estatuto Personal. 2.- PAGO Confirmada la petición del certificado que el usuario/a necesita, el Sistema Central de Recaudación emitirá un Título de pago, es decir que, el usuario/a genera una deuda que corresponde al valor del certificado, más el valor del servicio de COURIER (Servicio puerta a puerta $1.50 ctvs). 26
3.- ENTREGA DEL CERTIFICADO Los certificados solicitados por vía electrónica se entregan al ciudadano/a directamente en su domicilio, en un plazo no mayor a 5 días hábiles. Para que la entrega de los certificados, en el domicilio, se realice en el tiempo establecido, el usuario/a deberá realizar el pago de lunes a viernes hasta las 17H00. RECUERDE QUE TIENE AYUDAS PARA LLENAR SU CERTIFICADO 27
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS Si existen posesiones efectivas solicítelas. Confirme y genere la petición de certificado. 28
Acepte, y el sistema de pago en línea enviará al correo electrónico registrado el título generado. Descargue la petición generada. 29
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS Con el número de título generado, realice el pago en cualquier institución financiera con la que el Municipio tenga convenio, de forma presencial o vía on line. Con el afán de brindar una mejor atención nos empeñamos en la modernización de nuestros servicios. Ingrese a: www.registrodelapropiedad.quito.gob.ec 30
MANEJO DE CONTENIDO Dr. Sandro Vallejo Ing. Diego Nieves Eco. Marcelo Santillán Dra. Lilián Moreno Lic. Gabriela Navas REVISIÓN DE CONTENIDO Dr. Agustín Vasconez Dr. Carlos Benítez Dr. Jimmy Gallardo EDICIÓN Dra. Lilián Moreno 31
GUÍA PARA REVISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS 32 Alcaldía Metropolitana