INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS

INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS Resolución de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero 4 Registro Oficial 770 de 20-ago.-2012 Estado: Vigente EL DIRECTOR EJECUTIVO ENCARGADO DE LA AGENCIA DE REGULACION Y CONTROL HIDROCARBURIFERO, Considerando: Que el artículo 5 de la Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos y a la Ley de Régimen Tributario Interno, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 244 de 27 julio del 2010, crea la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH) como organismo técnico-administrativo siendo una institución de derecho público, adscrita al Ministerio Sectorial con personalidad jurídica, autonomía administrativa, técnica, económica, financiera y patrimonio propio; Que mediante Decreto Ejecutivo No. 546, publicado en el Registro Oficial No. 330 de 29 de noviembre del 2010, se expidió el Reglamento de Aplicación de la Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos; Que mediante Acuerdo Ministerial No. 264, publicado en la Edición Especial del Registro Oficial No. 153 de 3 de junio del 2011, se expide el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero; Que mediante Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 259 de 24 de enero del 2008, se actualizó los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería, aplicables a todas las entidades del Sector Público no Financiero; Que es necesario expedir disposiciones para los pagos por la adquisición de bienes, servicios y otros; En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 11 de la Ley de Hidrocarburos reformada, en concordancia con el numeral 3) del artículo 24 del Reglamento de aplicación de la Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos. Resuelve: Expedir el presente INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS Art. 1.- Objeto.- Establecer, unificar e informar sobre requisitos y normas a cumplir por parte de los funcionarios y proveedores de la Agencia para los pagos de bienes, servicios, anticipos y otros. De esta manera se pretende organizar los procesos de pagos observando principios de eficiencia, eficacia, imparcialidad, economía y honradez, garantizando el uso óptimo de los recursos de la Agencia. Art. 2.- Definiciones.- Bienes: Consisten en las cosas corporales o incorporales susceptibles de valor. Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades realizadas para satisfacer a las necesidades de INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS - Página 1

un cliente. Otros: Dentro este concepto tenemos los anticipos contractuales, pagos parciales o finales de contratos, guarderías, reposición de gastos a funcionarios. Bienes y servicios normalizados: Son aquellos cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante y en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. Contratación pública: Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios incluidos los de consultoría. Se entenderá que cuando el contrato implique la fabricación, manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento será de adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la contratación de bienes a los de arrendamiento mercantil con opción de compra. Solicitud de pago: Es el formato donde se realiza el requerimiento de pago por parte de la unidad requeriente de un bien, servicio u otros. Comprobante de venta: Todo documento que acredita la transferencia de bienes o la prestación de servicios. Estos pueden ser: facturas, notas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios, tiquetes, o vales emitidos por máquinas registradoras que tengan autorización del SRI, boletos o entradas a espectáculos públicos que tengan autorización del SRI. SCPP: Sistema de Certificación Presupuestaria y PAC PAC: Plan Anual de contratación. Certificación presupuestaria: Es el trámite a través del cual la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros emite el documento de certificación donde se garantiza que la ARCH cuente con los recursos para realizar la adquisición de un bien o un servicio. ARCH: Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. Art. 3.- Inicio del proceso adquisición.- Todo proceso de adquisición inicia con una necesidad de la unidad requirente de un bien o servicio. La unidad requirente solicita a la Coordinación de Recursos Materiales a través de un memorando con la justificación de la necesidad de la adquisición (excepto en los casos de guardería y servicio de alimentación). La Coordinación de Gestión de Recursos Materiales, recibirá la documentación completa y dará trámite, siempre y cuando exista la disponibilidad presupuestaria y este contemplado en el Plan Anual de Contratación en los casos que se aplique. Se deberá aplicar para las adquisiciones lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, reglamento y reformas. Nota: Para leer Cuadros, ver Registro Oficial 770 de 20 de Agosto de 2012, página 24. Art. 4.- Certificación presupuestaria.- La Certificación Presupuestaria será solicitada a la Coordinación de Recursos Financieros a través del SCPP cuando la adquisición a realizarse sea superior a US $ 1000,00. No se puede realizar ninguna adquisición si no se cuenta previamente con la certificación presupuestaria de acuerdo a los montos establecidos en el presente artículo. INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS - Página 2

Art. 5.- Requisitos para solicitar pagos.- Todo requerimiento de pago debe cumplir con los requisitos generales y específicos para cada tipo de adquisición. 5.1 REQUISITOS GENERALES: 5.1.1 Solicitud de pago Esta deberá estar llenada sin enmiendas y firmada: por quién elabora, quien aprueba (en el caso de las Regionales por sus respectivos Directores y en la Matriz por los respectivos Coordinadores o Administradores de Contrato), quién revisa (Coordinación de Recursos Materiales y Talento Humano en sus competencias), quién autoriza el pago Coordinador de Gestión de Recursos Financieros; y, en el último casillero, sólo cuando no esté contemplado el pago en el PAC deberá firmar el Director Administrativo Financiero, caso contrario el Coordinador de Gestión de Recursos Materiales sumillará el mismo confirmando que dicho pago se encuentra en el PAC. Debe contener la información de la cuenta bancaria del beneficiario que en el caso de que no esté registrada anteriormente por la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero o se necesite cambiar la cuenta en la que se acreditaban los pagos, se deberá adjuntar el Certificado Bancario original para proceder con el trámite de pago. En el caso de que esta solicitud se encuentre incompleta o corregida el trámite será devuelto sin excepción alguna. 5.1.2 Comprobante de venta: El Comprobante de venta, es el debidamente autorizado por el Servicio de Rentas Internas y llenado de acuerdo a la Resolución del Director Ejecutivo de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero No. 01-ARCH-DAF-GRF-2012 de 10 de mayo del 2012. La documentación debe ser entregada a la Coordinación Financiera máximo dos días después de haber sido emitido el comprobante de venta por parte del proveedor. 5.1.3 Memorando: Dirigido al Director Administrativo Financiero solicitando el pago con sumilla de autorización del mismo. Para el caso del pago de servicios en el memorando deberá certificarse que el servicio fue recibido a satisfacción de la ARCH. Para el pago de guarderías, servicios básicos, alimentación y arrendamiento no se necesita adjuntar memorando. 5.1.4 Certificación presupuestaria: Si es compra por Catálogo Electrónico se solicitará Certificación Presupuestaria siempre. En todos los demás casos se solicitará Certificación Presupuestaria si la adquisición supera los US $ 1.000,00 valor mínimo establecido. Se exceptúan los pagos permanentes, que son: pagos de pasajes aéreos, mecánicas, combustibles y servicios básicos. 5.1.5 Si es primera vez que se realiza un pago al proveedor por parte de la ARCH: INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS - Página 3

- Certificación Bancaria - Copia de RUC - Copia de cédula del Proveedor - Si es persona jurídica: - Copia de cédula del Representante Legal - Nombramiento del Representante Legal 5.2 REQUISITOS ESPECIFICOS: 5.2.1 Para pagos de guarderías Adicionalmente a los requisitos generales se deberá indicar: - En la solicitud de pago el nombre del funcionario y su hijo quienes reciben el beneficio. - En la factura se deberá detallar el nombre del niño que recibe el servicio. Las solicitudes de pago de guarderías se receptarán en la Coordinación Financiera hasta el día 10 de cada mes. 5.2.2 Para pagos de combustibles ORDENES DE COMBUSTIBLE: En el formado diseñado por Recursos Materiales, ejemplar original firmado por quién recibe el bien, quién autoriza y sellado por cada regional. 5.2.3 Para pagos de alimentación FORMATO DE FIRMAS: de los funcionarios que recibieron el servicio de alimentación, ejemplar original debidamente autorizado por el Director de cada regional, en el caso de la oficina matriz con la Coordinación de Talento Humano. 5.2.4 Pagos de contratos limpieza de oficinas, seguridad y otros servicios - Informe del servicio prestado por parte del proveedor. - Informe de la Coordinación de Gestión de Recursos Materiales de conformidad del servicio recibido. - Certificado mensual de no adeudar al IESS. - Planillas de pago del IESS. - Otros que especifique el contrato. 5.2.5 Pagos a mecánicas ORDENES DE MANTENIMIENTO: En el formado diseñado por Gestión de Recursos Materiales, en ejemplar original debidamente firmado, indicando los nombres completos de los firmantes, con todos los casilleros completos. 5.2.6 Pagos a TAME o agencias de viajes - Pasajes electrónicos. - Si el pasaje fue utilizado para dar cumplimiento a una comisión se adjuntará copia de la Solicitud de Licencia con Remuneración, firmada por el funcionario que viaja, el jefe inmediato y para los casos funcionarios de la matriz y Directores Regionales firmada por el Director Ejecutivo de la ARCH. - Si el pasaje fue entregado a un funcionario que tiene su lugar de residencia diferente a su lugar habitual de trabajo y se encuentra debidamente calificado por la Coordinación de Talento Humano para que la ARCH cubra su movilización, se adjuntará el documento de recepción del pasaje. INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS - Página 4

- Si el pago es a una agencia de viajes se deberá adjuntar un Memorando por parte de la Coordinación de Recursos Materiales que confirma que el pasaje no se pudo comprar por el sistema Fly Card de TAME. 5.2.7 Pagos realizados por medio del catálogo electrónico: - Memorando de requerimiento por parte de la unidad usuaria del bien o servicio solicitado dirigido al Director Administrativo Financiero y sumillado por el mismo. - Pliegos del Catálogo Electrónico firmado por el Director Ejecutivo o el Director Administrativo Financiero de la ARCH. - Certificación Presupuestaria: Sin importar el valor de la adquisición. - Orden de Compra obtenida del Portal de Compras Públicas. - Garantía Técnica de ser necesaria. 5.2.8 Pagos de contrataciones por íntima cuantía: - Memorando de requerimiento por parte de la unidad usuaria del bien o servicio solicitado dirigido al Director Administrativo Financiero y sumillado por el mismo. - Garantías técnicas de ser necesario. - Memorando solicitando el pago del mismo. - Catálogos o instructivos si son equipos. - Para el caso de ínfima Cuantía se necesita adjuntar tres (3) cotizaciones de distintos proveedores. - Memorando de aprobación de la compra por parte del Coordinador de Recursos Materiales con cuadro comparativo. - Orden de compra firmado por el Coordinador de Gestión de Recursos Materiales. 5.2.9 Pagos de contrataciones por subasta inversa, menor cuantía, cotización y licitación de bienes y servicios: - Memorando de requerimiento por parte de la unidad usuaria del bien o servicio solicitado dirigido al Director Administrativo Financiero y sumillado por el mismo. Jurídica para el control respectivo y firmas correspondientes. En una de las cláusulas del contrato tiene que señalarse quién es el Administrador del Contrato, para dar cumplimiento al artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Presentación de garantías de acuerdo lo que estipula el Contrato. - Memorando por parte del Administrador del contrato solicitando el pago del mismo. - Catálogos o instructivos si son equipos. 5.2.10 Pagos de obras - Memorando de requerimiento por parte de la unidad usuaria del bien o servicio, Administrador de Contrato solicitando el pago dirigido al Director Administrativo Financiero y sumillado por el mismo. Jurídica para el control respectivo y firmas correspondientes. En una de las cláusulas del contrato tiene que señalarse quién es el Administrador del Contrato, para dar cumplimiento al artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Presentación de garantías de acuerdo lo que estipula el Contrato. - Informe de fiscalización. INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS - Página 5

5.2.11 Pagos de consultaría - Memorando de requerimiento por parte de la Unidad Usuaria del servicio, Administrador de Contrato solicitando el pago dirigido al Director Administrativo Financiero y sumillado por el mismo. Jurídica para el control respectivo y firmas correspondientes. En una de las cláusulas del contrato tiene que señalarse quién es el Administrador del Contrato, para dar cumplimiento al artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Presentación de garantías de acuerdo lo que estipula el Contrato. - Informe del Administrador del Contrato. 5.2.12 Pago de anticipos a contratos Jurídica para el control respectivo y firmas correspondientes. - En una de las cláusulas del contrato tiene que señalarse quién es el Administrador del Contrato, para dar cumplimiento al artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Memorando por parte del Administrador del contrato solicitando el pago con sumilla de autorización del mismo. - GARANTIAS: Se pagarán los anticipos siempre y cuando la Garantía de Buen Uso del Anticipo y cualquier otra que el contrato demande se encuentren en custodia de la Tesorería de la ARCH. - CERTIFICACION PRESUPUESTARIA 5.2.13 Requisitos para pagos parciales o pago final de contratos - Memorando por parte del Administrador del contrato solicitando el pago con sumilla de autorización del mismo. - ACTA DE ENTREGA: Parcial o final según sea el caso, suscrita por la Comisión designada por el Director Ejecutivo, debiendo ser uno de los integrantes de la Comisión el Administrador del contrato. Esta acta debe estar sumiliada por el Director Ejecutivo y avalizada por la Dirección Jurídica. Art. 6.- Previo al pago, la Coordinación de Gestión de Recursos Financieros a través de sus procesos de Presupuestos, Contabilidad y Tesorería realizarán el control previo de los documentos, la falta de los requisitos señalados o inconformidad en valores o conceptos será causa de devolución de los mismos. Art. 7.- El presente instructivo entrará en vigencia a partir de su expedición sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE.- DADA en Quito Distrito Metropolitano a los 25 días del mes de julio del 2012. f.) Dr. Patricio Baño Palomino, Director Ejecutivo, encargado de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. ARCH.- AGENCIA DE REGULACION Y CONTROL HIDROCARBURIFERO.- Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Patricia Iglesias, Centro de Documentación.-Quito, 02 de agosto del 2012. INSTRUCTIVO PARA LOS PAGOS DE BIENES, SERVICIOS Y OTROS - Página 6