República Bolivariana de Venezuela Contraloría del Estado Barinas MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
INDICE DE CONTENIDO BASE LEGAL... 3 OBJETIVO Y ALCANCE... 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA... 5 NORMAS:... 6 Generales... 6 Específicas... 8 1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica... 8 1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica... 9 1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica... 9 PROCEDIMIENTOS:... 11 FORMULARIOS... 23 2
BASE LEGAL INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, con enmienda Nº 1 Nº 5.909 Extraordinaria 19/02/2009 Constitución del Estado Barinas Nº 315-04 23 /12/2004 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Ext. N 6.013 23/12/2010 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Nº 39.164 23/04/2009 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario Nº 5.781 12/08/2005 Ley Impuesto al Valor Agregado (IVA) Nº 38.632 26/02/2007 Ley sobre la Administración Financiera del Estado Barinas Nº 130-09 17/07/2009 Reglamento Interno de la Contraloría del estado Barinas. Resolución Nº 104 Nº 013 Extraordinaria 16/11/2010 3
OBJETIVO Y ALCANCE Definir el marco de operación y establecer los procedimientos internos de la Contraloría del estado Barinas, en relación a la adquisición de materiales, suministros y servicios que se realizan con Fondos de Caja Chica, a fin de llevar a cabo dichos procesos de forma correcta y segura, tomando como base las normas técnicas, presupuestarias y de control interno que rigen el sector público. Este Manual va dirigido de manera específica a los funcionarios de la Dirección de Administración y Presupuesto y las demás dependencias de la Contraloría del estado Barinas que estén vinculadas al manejo de Fondos de Caja Chica. 4
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La Dirección de Administración y Presupuesto está adscrita a la Dirección General de la Contraloría del Estado Barinas y cuenta con una estructura organizativa para el cumplimiento de sus funciones: DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÒN Y PRESUPUESTO ÁREA DE CONTABILIDAD, TESORERÍA Y PRESUPUESTO ÁREA DE COMPRAS Y SERVICIOS ÁREA DE BIENES Y ALMACÉN 5
NORMAS: GENERALES 1. Los fondos de Caja Chica son exclusivamente para realizar pagos en efectivo por gastos debidamente autorizados por el Contralor (a). 2. Los gastos a través del Fondo de Caja Chica se pueden ejecutar con cargo a las partidas: 4.02 Materiales y Suministros, 4.03 Servicios no Personales, con excepción de alquiler de inmuebles y equipos, servicios básicos y prima, otros gastos de seguros y viáticos; y a la partida 4.04 Activos Reales sólo hasta veinte (20) unidades tributarias (UT). 3. El Responsable del Fondo de Caja Chica, no podrá sobregirarse en los montos asignados para tal fin. 4. Para todos los efectos del Fondo de Caja Chica, se tomará la UT vigente para el momento en que se formuló el Presupuesto. 5. El Responsable del Fondo de Caja Chica, así como el custodio de los fondos asignados, son responsables de cualquier diferencia que surja de los saldos arrojados por los arqueos realizados a la Caja Chica. 6. No debe quedar diferencia pendiente por pagar o reintegrar en cada reposición o cierre de la caja chica. En caso de existir un faltante de dinero en efectivo el Responsable del Fondo de Caja Chica debe reponerlo. En tal supuesto se aplicará las sanciones correspondientes, según lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Pública en el artículo 83 y otras normas aplicables. 7. Para realizar compras por caja chica, la dependencia solicitante debe presentar una requisición debidamente firmada por el responsable de dicha dependencia y el contralor o contralora del estado. 6
8. Para el control del Fondo de la Caja Chica, se debe llevar un Libro Diario de Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, esto facilita la búsqueda, revisión, rendición y la reposición correspondiente. 9. El Libro de Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, debe contener los campos que se mencionan a continuación y en el orden que se especifican: Fecha de registro Beneficiario Número de comprobante Debe Haber Saldo 10. Los recibos (comprobante de egreso) de Caja Chica deben ser relacionados en orden correlativo, firmados por el funcionario que recibe el bien o servicio, con la debida imputación presupuestaria y registrarlos en el Libro de Contabilidad de Caja Chica, cada recibo deberá llevar anexo la correspondiente factura, así como la requisición del bien o servicio. Además la factura debe cumplir con los siguientes parámetros: Formato impreso. Número de RIF. Dirección Fiscal. Teléfono. Emitidos a nombre de la Contraloría del estado Barinas. En original, legible y sin tachaduras. Nombre del proveedor. Numeración consecutiva y única. Número de control consecutivo y único. Fecha de emisión. Descripción de la compra, indicando cantidad, precio unitario, valor total de la compra. 7
Conceptos facturados. Monto del impuesto y la alícuota aplicable en forma separada de la base imponible. Datos de la imprenta que elaboró el formato de la factura, en caso de ser factura manual. Las facturas emitidas mediante sistemas automatizados o computarizados denominados comprobante fiscal, debe contener además, el número de registro de la máquina y el logotipo fiscal. 11. Toda adquisición con fondos de Caja Chica, debe solicitarse a través del formulario de Requisición de Bienes, Materiales y Servicios, forma DT-120. 12. Toda factura debe ir a nombre de: Contraloría del estado Barinas. 13. Todas las facturas deben ser firmadas o selladas por el responsable de Caja Chica en el anverso. 14. Cuando se trate de un gasto causado en ocasión a un vehículo, se debe especificar los artículos u/o suministros adquiridos; además de la marca y el número de la placa del vehículo en el anverso de la factura. ESPECÍFICAS 1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica 1. El Contralor o Contralora autoriza mediante una Resolución la constitución de los Fondos de Caja Chica, hasta un máximo de doscientas (200) unidades tributarias (UT), lo cual va a depender de la disponibilidad presupuestaria aprobada para la Contraloría, a través de memorando interno, se remite la resolución a la Dirección de Administración y Presupuesto, para que elabore el cheque respectivo. 2. La autorización de Fondos de Caja Chica debe indicar: Monto de apertura de la Caja Chica. Monto máximo a Pagar. 8
Nombre, cédula de identidad, cargo, ubicación o dependencia de la persona responsable del manejo de los Fondos de la Caja Chica y del Custodio. 3. La creación de los fondos o disminuciones, deben ser autorizados por el Contralor (a) a través de una Resolución, en caso de solicitud de aumento, el mismo debe estar justificado mediante un Informe Previo, elabora do por el responsable y el custodio de la caja chica. 4. El monto máximo por cada gasto a pagar con los fondos de Caja Chica, no podrán ser superior a veinte (20) UT. 1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica 1. El responsable del Fondo de Caja Chica, deberá tramitar la reposición utilizando el formulario Solicitud de Reposición de Caja Chica forma Nº DT-119, anexando los formularios Relación de Gastos de Caja Chica forma Nº DT-118, y Recibos de Caja forma Nº DT-121, con las facturas y Requisiciones de Bienes, Materiales y Servicios forma Nº DT-120 correspondientes, cuando por lo menos se haya desembolsado el setenta y cinco (75%) del monto asignado para el Fondo de Caja Chica. 2. La reposición se realiza, mediante la rendición de cuentas ante la Dirección de Administración y Presupuesto de los montos utilizados y será presentada y detallada en el formulario Reposición de Caja Chica forma Nº DT-119. 3. Los recibos de Caja Chica, deben ser relacionados en orden correlativo, con la debida imputación presupuestaria y las respectivas facturas deben estar registradas en el Libro Contabilidad de Caja Chica. 1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica 1. Los fondos de Caja Chica deben cerrarse el último día hábil del Año Fiscal. Si el responsable o custodio del Fondo de Caja Chica se ausenta por tiempo prolongado o 9
cesa en el cargo, el Fondo se debe cerrar y cumplir con el proceso de cierre administrativo, para luego asignar a otro responsable a través de una nueva Resolución. 2. El cierre administrativo del Fondo, se realiza una vez relacionadas todas las facturas pendientes hasta ese momento y de existir efectivo se realizará depósito del mismo a la cuenta bancaria principal a nombre de la Contraloría del Estado Barinas. 3. El director o directora de Administración y Presupuesto, debe exigir al Responsable y/o custodio del Fondo de Caja Chica, la rendición de los anticipos entregados, al cierre del período contable correspondiente, reposición de la caja chica ó cierre del fondo. 4. Se debe anexar al formulario Acta del Cierre del Fondo de Caja Chica forma Nº DT- 126, de igual forma la planilla de depósito del efectivo en caso de que exista. 5. Se debe elaborar un Informe que contenga un resumen de todas las reposiciones realizadas durante el lapso de vigencia de la Caja Chica, identificando los montos globales por partidas con sus respectivas genéricas y específicas. 10
PROCEDIMIENTOS: ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja Chica RESPONSABLE Dirección de Administración y Presupuesto ACCIÓN Al Inicio del Ejercicio Económico Financiero, se presenta una Resolución (tres original) debidamente motivada, y previendo la disponibilidad presupuestaria a fin de que el Contralor(a), apruebe la apertura del Fondo de Caja Chica. Despacho del Contralor(a) El Contralor o Contralora recibe y estudia factibilidad, firma la Resolución (tres originales), aprobando la apertura del Fondo de Caja Chica y la devuelve a la Dirección de Administración y Presupuesto. Dirección de Administración y Presupuesto El Director recibe y entrega al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería). Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería) Recibe la Resolución (original) y verifica disponibilidad financiera, si hay disponibilidad Elabora Orden de pago, cheque y comprobante de egreso en original. Registra datos en Control de Emisión de Órdenes de Pago. Anexa orden de pago, cheque, comprobante de egreso y la Resolución y la envía al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad). 11
ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad) Recibe y verifica datos, si está de acuerdo registra datos en el Libro de Banco, sella y firma orden de pago y comprobante de egreso (original) en señal de conformidad. En caso contrario regresa al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería), para su corrección. Entrega Orden de Pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales) al Coordinador (a) de Administración y Presupuesto. Dirección de Administración y Presupuesto (Coordinación) El Coordinador (a) recibe, revisa orden de pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales), si está conforme, firma y entrega al Director de Administración y Presupuesto. En caso contrario devuelve al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería). Dirección de Administración y Presupuesto El Director(a) recibe, revisa orden de pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales), si está conforme, firma y entrega al Controlar (a). En caso contrario devuelve al Coordinador (a) de Administración y Presupuesto. 12
ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Despacho del Contralor(a) El Contralor (a) recibe y revisa, si esta conforme, firma y coloca sello húmedo a la orden de pago, comprobante de egreso y cheque (originales); entrega documentación al Director (a) de Administración y Presupuesto. En caso contrario no firma y devuelve al Director (a) de Administración y Presupuesto para su corrección. Dirección de Administración y Presupuesto El Director recibe documentación firmada y sellada y remite al Custodio de Caja. Custodio de Caja Recibe y entrega al responsable del Fondo de Caja Chica, orden de pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales). Responsable del Fondo de Caja Chica El responsable del Fondo de Caja Chica recibe cheque para hacerlo efectivo y firma orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales). Realiza una copia de todos los soportes. Entrega al Custodio de Caja la documentación correspondiente en original. 13
ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Custodio de Caja Recibe orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales y copias) Envía orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales) al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería) para su respectivo archivo. Envía orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales) y Archiva copias Archiva: o Copia de orden de pago, comprobante de egreso (copia) y Resolución (original). 14
ASUNTO: Compras / Servicios por Caja Chica RESPONSABLE Responsable de Caja Chica ACCIÓN El responsable de Fondo de Caja Chica recibe de la Dirección u Oficina solicitante, formulario de Requisición de Bienes, Materiales y Servicios, forma Nº DT-120 en original, lo firma, sella y retiene. Revisa y determina si son gastos necesarios para el organismo que debido a su naturaleza demandan el pago en efectivo o su compra es menor a 20 UT, se procede a entregar el formulario Vale de Caja Chica, forma Nº DT-80. En caso contrario, no demanda el pago en efectivo, si es mayor a 20 UT remite al área de Compras y Servicios, para que realice el procedimiento ordinario. Dirección o Unidad Solicitante Elabora formulario Vale de Caja Chica forma Nº DT-80 en original, y entrega a la Dirección o Unidad Solicitante junto con el efectivo, para que realice la compra del bien o servicio, e informa a éste las normas sobre las especificaciones de factura y rendición. Firma formulario en señal de recibido, y devuelve original al responsable del Fondo de Caja Chica, quien lo archiva en forma temporal, esperando la rendición del efectivo, de acuerdo con las normas sobre las especificaciones de factura y rendición. Adquiere el bien o servicio y realiza rendición ante el responsable del Fondo de Caja Chica. 15
ASUNTO: Compras / Servicios por Caja Chica RESPONSABLE Responsable del Fondo de Caja Chica ACCIÓN El responsable del Fondo de Caja Chica verifica el bien o servicio adquirido junto con el formulario Vale de Caja Chica forma Nº DT-80, factura(s) de compra del bien o servicio adquirido y efectivo sobrante (en caso de que exista). Elabora el formulario Recibo de Caja Chica, forma Nº DT-121 (original), firma, y anexa la(s) factura(s) y la Requisición de Bienes, Materiales y Servicios, forma Nº DT-120, al recibo original. Archiva a manera de control la solicitud de Vale de Caja Chica, forma Nº DT-80, en Carpeta Vales de Caja Chica. Registra en el libro de Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, los datos correspondientes, y al recibo de Caja Chica coloca imputación presupuestaria. Registra los datos del recibo de Caja Chica en formulario Relación de Gastos de Caja Chica, forma Nº DT-118, en original y lo archiva en forma temporal hasta realizar todas las compras y/o servicios diarios, luego se remite al área Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto) para comprometer el gasto, de igual forma se anexa cuando se realice la reposición de caja chica (Ver procedimiento de Reposición de Caja Chica). 16
ASUNTO: Compras / Servicios por Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Archiva: Recibo de Caja Chica (original). Factura (original). Requisición de Bienes, Materiales y Servicios (original) Responsable del Fondo de Caja Chica El responsable del Fondo de Caja Chica verifica los fondos de Caja Chica y si el monto ejecutado es igual o mayor al 75%, relaciona los montos totales por partida específica en el formulario Relación de gastos de Caja Chica forma Nº DT-118 y en el formulario Solicitud de Reposición de Caja Chica forma Nº DT-119 en original, lo remite al Director de Administración y Presupuesto junto con sus respectivos soportes. En caso contrario, si es menor al 75%, continúa con el proceso de Anticipo de Caja Chica. 17
ASUNTO: Reposición de Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Dirección de Administración y Presupuesto Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería) Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto) Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad) El Director recibe y revisa la Solicitud de Reposición de Caja Chica. Si está conforme, aprueba Formulario Solicitud de Reposición de Caja Chica forma DT- 119 (original) y entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería), autorizando la elaboración de Orden de Pago, cheque y Comprobante de egreso. En caso contrario devuelve documentación con exposición de motivos. Elabora Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original), se anexa Solicitud de Reposición de Caja Chica forma Nº DT-119, se relaciona en el Libro de Control de Emisión de Órdenes de Pago y envía al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto). Recibe Orden de Pago (original) con anexos, cheque y Comprobante de egreso (original), causa y paga el gasto, entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad). Recibe Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original), registra en el Libro Auxiliar de Banco, entrega a Director de Administración y Presupuesto. 18
ASUNTO: Reposición de Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Director(a) de Administración y Presupuesto Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería) Recibe y revisa Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original). Si está conforme, firma Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original) y entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería). En caso contrario, devuelve al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad) con exposición de motivos. Recibe y elabora relación de la Orden de Pago y comprobante de egreso y remite al Contralor(a). Despacho del Contralor(a) El Contralor o Contralora recibe y revisa Orden de Pago (original), comprobante de egreso (original), formulario de Solicitud de Reposición de Caja Chica, forma Nº DT-119 (original). Si está conforme, firma cheque y documentos coloca sello húmedo, entrega al Director(a) de Administración y Presupuesto. En caso contrario devuelve documentación al Director(a) de Administración y Presupuesto, para su corrección. Dirección de Administración y Presupuesto El Director(a) recibe documentación y remite al Custodio de Caja. Custodio de Caja Recibe y entrega al responsable del Fondo de Caja Chica, cheque y Comprobante de egreso (original). 19
ASUNTO: Reposición de Caja Chica RESPONSABLE Responsable del Fondo de Caja Chica ACCIÓN El responsable del Fondo de Caja Chica recibe cheque para hacerlo efectivo y firma el comprobante de egreso (original). Entrega al custodio de Caja la documentación correspondiente. Custodio de Caja Recibe, Orden de Pago (original) y Comprobante de egreso (original) y Archiva: - Orden de Pago (original): Carpeta de Órdenes de Pago. - Comprobante de egreso (original), en la Carpeta de soportes originales. - Copia de Comprobante de egreso, en la Carpeta de Caja Chica con sus respectivos soportes. 20
ASUNTO: Cierre de Caja Chica RESPONSABLE Responsable del Fondo de Caja Chica ACCIÓN En caso de ausencia, cambio de responsable, ó cierre del Ejercicio económico financiero, el responsable del Fondo de Caja Chica, revisa los Anticipos de Caja Chica pendientes por rendir, de la Unidad Solicitante y exige su rendición. Procede a efectuar depósito del efectivo sobrante (en caso de existir), en la cuenta del banco correspondiente. Elabora formulario de Cierre de Caja Chica, forma Nº DT-126, (original), y entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto). Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto). Recibe y procede a iniciar el Cierre de Caja Chica, y chequea la misma junto con la Orden de Pago de Apertura de Caja Chica. Envía el formulario de Cierre de Caja Chica forma Nº DT-126 y la Orden de Pago de Apertura de Caja Chica, al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad). Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad). Revisa el Cierre de Caja Chica (original) y registra la planilla de depósito de reintegro (en caso de existir). Envía formulario de Cierre de Caja Chica forma Nº DT-126, (original) al Director (a) de Administración y 21
ASUNTO: Cierre de Caja Chica RESPONSABLE ACCIÓN Presupuesto. Dirección de Administración y Presupuesto Despacho del Contralor(a) Dirección de Administración y Presupuesto Custodio de Caja El Director(a) recibe y Firma el formulario de Cierre de Caja Chica forma Nº DT- 126, (original) y envía al Contralor(a). En caso contrario, devuelve al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad) con exposición de motivos. El Contralor o Contralora recibe y revisa el Formulario de Cierre de Caja Chica forma Nº DT-126, si está conforme, firma formulario de Cierre de Caja Chica forma Nº DT-126, coloca sello húmedo y envía al Director de Administración y Presupuesto. En caso contrario, devuelve al Director de Administración y Presupuesto, para su corrección. El Director recibe formulario de Cierre de Caja Chica (original) y entrega a custodio de Caja Chica. Recibe y archiva Cierre de Caja Chica en la Carpeta de Caja de Chica, del Ejercicio Económico Financiero correspondiente. 22
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FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS: Formulario Vale de Caja Chica VALE DE CAJA CHICA 1. FECHA D M A 2. Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: 3. (Bs. ) 4. Por concepto de: Los fondos serán entregados dentro de los tres días hábiles siguientes y su rendición es obligatoria. 5. RESPONSABLE DEL 5.1. Unidad Responsable 5.2. Apellidos y Nombres 5.3. Cargo 5.4. Firma 6. UNIDAD SOLICITANTE 6.1. Unidad Responsable 6.2. Apellidos y Nombres 6.3. Cargo 6.4. Firma FORMA DT-80 24
Instructivo: Vale de Caja Chica Nombre del Formulario: Objetivo: Forma de Presentación: Frecuencia: Vale de Caja Chica. Entregar un anticipo de Caja Chica, a la Dirección que solicitó efectivo para realizar la compra o servicio correspondiente. Manuscrito. Cada vez que se realice una compra o servicio por el Fondo de Caja Chica. Descripción de los Campos: 1.- Fecha: Indique día, mes y año, cuando solicitó el efectivo para realizar la compra a través del Fondo de Caja Chica. 2.- Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: Indique en letras el monto en bolívares solicitado. 3.- Bs. : Escriba en números el monto en bolívares solicitado. 4.- Por concepto de: Describa el motivo del anticipo. 5.-Responsable del Fondo de Caja Chica: 5.1.- Unidad Responsable: 5.2.- Apellidos y Nombres: Indique la Dirección o Unidad Responsable del Fondo de Caja Chica. Indique los Apellidos y Nombres del Funcionario Responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque el cargo del Funcionario Responsable del Fondo de Caja Chica. 5.3.- Cargo: 5.4.- Firma: Coloque los Apellidos y Nombres del Funcionario que solicita el anticipo del Fondo de Caja Chica. 25
Formulario Recibo de Caja Chica 1. N 2. LUGAR Y FECHA D M A RECIBO DE CAJA CHICA BARINAS 3. Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: 4. (Bs. ) 5. Por concepto de: 6. Anexo: 7.1. Apellidos y Nombres 7. UNIDAD SOLICITANTE 7.2. Cédula de Identidad 7.3. Cargo 7.4. Código Imputación Presupuestaria 7.5. Monto en Bs. 7.6. Firma y Sello FORMA DT-121 26
Instructivo: Recibo de Caja Chica Nombre del Formulario: Recibo de Caja Chica. Objetivo: Forma de Presentación: Mantener el control correlativo de cada compra o servicio que se realice a través del Fondo de Caja Chica. Manuscrito. Frecuencia: Cada vez que se realice una compra o servicio a través del Fondo de Caja Chica. Descripción de los Campos: 1.- Nº Coloque el número correlativo del Recibo de Caja Chica. 2.- Lugar y Fecha: Indique el lugar, día, mes y año, cuando solicitó el efectivo para realizar la compra o servicio a través del Fondo de Caja Chica. 3.- Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: Indique en letras el monto en bolívares solicitado. 4.- Bs. : Escriba en números el monto en bolívares solicitado. 5.- Por concepto de: Describa el motivo de la compra o servicio. 27
6.-Anexos: Especifique la descripción de los soportes de ticket de caja o facturas con su respectivo RIF, NIT, IVA, entre otros. 7.- Unidad Solicitante: 7.1.- Apellidos y Nombres: Coloque los Apellidos y Nombres del Funcionario que recibió el efectivo del Fondo de Caja Chica. 7.2.- Cédula de Identidad: Escriba el número de la Cédula de Identidad del Funcionario que recibió el efectivo del Fondo de Caja Chica. 7.3.- Cargo: Coloque el cargo del Funcionario que recibió el efectivo del fondo Caja Chica. 7.4.- Imputación Presupuestaria: Indique el código de la Imputación Presupuestaria. 7.5.- Monto en Bs.: Coloque el monto total del gasto efectuado por una partida referida en la imputación presupuestaria. 7.6.- Firma y Sello: Coloque firma del Funcionario de la Dirección o Unidad Solicitante. 28
Formulario Solicitud de Reposición de Caja Chica 1. FECHA D M A 2. Reposición N SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 3. Período de Rendición 4. Recibo Desde Hasta Cantidad Desde Hasta 5. GASTOS 5.1. Imputación Presupuestaria 5.2. Descripción 5.3. Monto Bs. 5.4. TOTAL MONTO Bs. 6.1.1. APELLIDOS Y NOMBRES 5.4.1. TOTAL GASTOS 5.4.2. MONTO A REPONER 5.4.3. EFECTIVO EN CAJA CHICA 5.4.4. MONTO ASIGNADO CAJA CHICA 6. APROBADO POR 6.1. RESPONSABLE DEL 6.1.2. CÉDULA DE IDENTIDAD 6.1.3. CARGO 6.1.4. FIRMA 6.1.5. SELLO 6.2. DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO 6.2.2. CÉDULA DE 6.2.1. APELLIDOS Y NOMBRES IDENTIDAD 6.2.3. CARGO 6.2.4. FIRMA 6.2.5. SELLO 6.3. CONTRALOR (A) DEL ESTADO BARINAS 6.3.1. APELLIDOS Y NOMBRES 6.3.2. FIRMA 6.3.3. SELLO FORMA DT-119 29
Instructivo Solicitud de Reposición de Caja Chica Nombre del Formulario: Objetivo: Forma de Presentación: Frecuencia: Solicitud de Reposición de Caja Chica. Registrar todos los gastos realizados a través del Fondo de Caja Chica, indicando las partidas presupuestarias por las cuales fueron imputados. Impresa. Cada vez que incurran al menos el 75% de los gastos del Fondo de Caja Chica. Descripción: 1.- Fecha: Indique día, mes y año, en que se realiza la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica. 2.- Reposición Nº: Escriba el número de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica. 3.- Período de Rendición: 4.- Recibo: 5.- Gastos: Coloque fecha de inicio y culminación de la Rendición del Fondo de Caja Chica. Escriba la cantidad de recibos en números, y el número de recibos desde el primero hasta el último recibo de Caja Chica. 5.1.-Imputación Presupuestaria: Escriba el número del Código Presupuestario. 5.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario. 5.3.- Monto Bs.: Coloque el monto en bolívares del gasto presupuestario. 5.4.- Total Monto: 5.4.1.- Total Gastos: 5.4.2.- Monto a Reponer: Coloque el monto total de los Gastos. Coloque el monto en bolívares a reponer. 5.4.3.- Efectivo en Caja Chica: Coloque el monto en bolívares del efectivo del Fondo de Caja Chica. 5.4.4.- Asignado Caja Chica: Coloque el monto en bolívares del efectivo Asignado a la Caja Chica. 6.- Aprobado por: 6.1.- Responsable del Fondo de Caja Chica. 6.1.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Responsable del Fondo de Caja Chica. 6.1.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Responsable del Fondo de Caja Chica. 6.1.3.- Cargo: Coloque el cargo del Responsable del Fondo de Caja Chica. 6.1.4.- Firma: 6.1.5.- Sello: 6.2.- Director (a) de Administración y Presupuesto: Coloque firma del Responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Sello de la Dirección del Responsable del Fondo de Caja Chica. 6.2.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Director (a) de Administración y Presupuesto. 6.2.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Director (a) de Administración y Presupuesto. 6.2.3.- Cargo: Coloque el cargo del Director(a) de Administración y Presupuesto. 6.2.4.- Firma: 6.2.5.- Sello: Coloque firma del Director(a) de Administración y Presupuesto. Coloque Sello de la Dirección de Administración y Presupuesto. 6.3.- Aprobado por Contralor (a): 6.3.1.- Apellidos y Nombres Coloque Apellidos y Nombres del Contralor (a). 6.3.2.-Firma: Coloque sello del Despacho del Contralor (a). 30
5.4. Formulario Cierre de Caja Chica 1. FECHA D M A CIERRE DE CAJA CHICA 2. Período de Rendición 3. Recibo Desde Hasta Cantidad Desde Hasta 4. GASTOS 4.1. Imputación Presupuestaria 4.2. Descripción 4.3. Monto Bs. 5. TOTAL MONTO Bs. 6. PLANILLA DE DEPÓSITO 5.1. TOTAL GASTOS 5.2. TOTAL REINTEGRO 5.3. TOTAL GENERAL 6.1. BANCO 6.2. MONTO Bs. 7.1.1. APELLIDOS Y NOMBRES 7. APROBADO POR 7.1. RESPONSABLE DEL 7.1.2. CÉDULA DE IDENTIDAD 7.1.3. CARGO 7.1.4. FIRMA 7.1.5. SELLO 7.2. DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO 7.2.2. CÉDULA DE 7.2.1. APELLIDOS Y NOMBRES IDENTIDAD 7.2.3. CARGO 7.2.4. FIRMA 7.2.5. SELLO 7.3. CONTRALOR (A) DEL ESTADO BARINAS 7.3.1. APELLIDOS Y NOMBRES 7.3.2. FIRMA 7.3.3. SELLO FORMA DT-126 31
Instructivo Cierre de Caja Chica Nombre del Formulario: Objetivo: Forma de Presentación: Frecuencia: Descripción: Cierre de Caja Chica. Registrar todas las partidas presupuestarias y sus gastos, para el Cierre del Fondo de Caja Chica.. Impresa. 31 de Diciembre de cada Año (Al cierre del Año Fiscal) o cambio de Responsable del Fondo de Caja Chica. 1.- Fecha: Indique día, mes y año, en que se realizará el Cierre del Fondo de Caja Chica. 2.- Período de Rendición: 3.- Recibo: Coloque fecha de inicio y culminación de la Rendición del Cierre del Fondo de Caja Chica. Escriba la cantidad de recibos en números, y el número de recibos desde el primero hasta el último Recibo de Caja Chica. 4.- Gastos: 4.1.- Imputación Presupuestaria: Indique el número del Código Presupuestario por el cual se imputaron los gastos. 4.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario. 4.3.- Monto Bs.: Coloque el monto en bolívares del gasto presupuestario. 5.- Total Monto Bs.: 5.1.- Total Gastos: 5.2.- Total Reintegro: 5.3.- Total General: 6.- N Planilla de Depósito: 6.1.- Banco: 6.2.- Monto Bs.: Coloque el monto total de Gastos. Coloque el monto total de Reintegro. Coloque el total General. Coloque el número de la planilla de Depósito bancario. Coloque el Nombre del Banco. Coloque el Monto en bolívares del depósito bancario. 7.- Aprobado por: 7.1.- Responsable del Fondo de Caja Chica: 7.1.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Responsable del Fondo de Caja Chica. 7.1.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Responsable del Fondo de Caja Chica. 7.1.3.- Cargo: Coloque el cargo del responsable del Fondo de Caja Chica. 7.1.4.- Firma: 7.1.5.- Sello: 7.2.-Director(a) de Administración y Presupuesto: Coloque firma del responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Sello de la Dirección donde pertenece el responsable del Fondo de Caja Chica. 7.2.1- Apellidos y Nombres: Indique los Apellidos y Nombres del Director(a) de Administración y Presupuesto. 7.2.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Director(a) de Administración y Presupuesto. 7.2.3.- Cargo: Coloque el cargo Director(a) de Administración y Presupuesto. 7.2.4.- Firma: 7.2.5.- Sello: 7.3.- Aprobado por Contralor (a) del Estado Barinas: 7.3.1.- Apellidos y Nombres: 7.3.2.-Firma: 7.3.3.-Sello: Coloque firma del responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Sello de la Dirección donde pertenece el responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Apellidos y Nombres del Contralor (a). Coloque sello del Despacho del Contralor (a). Coloque firma del Contralor (a) en señal de aprobación. 32
Formulario Relación de Gastos de Caja Chica RELACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA 3. GASTOS 1. N 2. LUGAR Y FECHA D M A BARINAS 3.1. Partida 3.2. Descripción 3.3. Monto Bs. FORMA DT-118 4. TOTAL GENERAL 33
Instructivo Relación de Gastos de Caja Chica Nombre del Formulario: Objetivo: Forma de Presentación: Frecuencia: Relación de Gastos de Caja Chica. Relacionar los gastos causados a través del Fondo de Caja Chica. Impresa. Se realizará diariamente de acuerdo a los gastos realizados por el Fondo de Caja Chica. Descripción: 1.-Nº Escriba el número de la Relación de Gastos de Caja Chica. 2.- Lugar y Fecha: Indique día, mes y año, en que se relacionen los gastos de Caja Chica. 3.- Gastos: 3.1.-Partida: Escriba en números la partida que causa el gasto. 3.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario. 3.3.- Monto: Coloque el monto en bolívares del gasto por partida presupuestaria. 4.- Total General: Monto Total de la Relación de Gastos de Caja Chica. 34
Formulario de Requisición de Bienes, Materiales y Servicios 35
Instructivo de Requisición de Bienes, Materiales y Servicios Nombre del Formulario: Objetivo: Forma de Presentación: Requisición de Bienes, Materiales y Servicios. Registrar las Compras o Servicios solicitadas por la diferentes Direcciones u Oficinas. Impreso. Frecuencia: Cuando se solicite la Compra de Bienes y/o Materiales, o exista la necesidad de Servicios. Descripción: 1.- Datos Iniciales: Indicar la Dirección u Oficina solicitante y la Fecha de Solicitud. 2.- Solicitud Realizada: Señalar que se adquirirá: Materiales y Suministros, Máquinas y Equipos, Reparación o Servicio. 3.- Detalle: Indicar Cantidad y Descripción de la Compra o Servicio que se solicita. 4.- Justificación: Realizar breve explicación de la Compra o Servicio a realizar. 5.- Firma Autorizada: Firma del Funcionario Autorizado para Solicitar la Compra o Servicios. 6.- Firma de Aprobado: Firma del Contralor (a) en señal de Aprobación. 36
GLOSARIO DE TÉRMINOS: Anticipo: Se refiere al dinero en efectivo entregado a una unidad solicitante, con el objeto de adquirir el bien o servicio requerido, cuyo importe debe rendir al responsable de caja chica dentro del lapso de tiempo establecido. Apertura: Es el procedimiento de constituir el Fondo Fijo de Caja Chica, para atender los gastos necesarios del organismo o que debido a su naturaleza demandan el pago en efectivo. Arqueo de Caja Chica: Es el procedimiento de realizar un reconocimiento y verificación de los gastos efectuados con fondos de la caja chica, a través de la revisión exhaustiva de facturas, recibos y otros comprobantes de gastos, así como el dinero en efectivo existente. Caja Chica: Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. Su propósito es solventar las necesidades urgentes, de artículos, materiales y servicios en una forma ágil y oportuna, cuyo origen requiere del pago inmediato. Está constituido por una suma 37
de dinero asignada a una unidad encargada, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato. Cierre : Es el procedimiento de clausura de los Fondos asignados a la caja chica, por cambio de responsable o al término del ejercicio fiscal, donde se relacionan el total de los gastos efectuados y se procede a realizar el reintegro del dinero en efectivo disponible. Compras: Es el procedimiento de adquirir bienes y servicios demandados a los oferentes para satisfacer una necesidad determinada. Custodio de Caja: Es la persona responsable de la custodia y entrega de cheques, voucher, títulos valores y cualquier otro documento que deba ser entregado a proveedores y beneficiarios. Dirección de Administración y Presupuesto: Es la encargada de coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la programación y ejecución presupuestaria y financiera de los compromisos y pagos del presupuesto del organismo y de los servicios administrativos. Disponibilidad Financiera: Es el saldo disponible de los ingresos recibidos y depositados en una(s) determinada(s) cuenta(s) bancaria(s), para proceder a la emisión de un cheque. 38
Disponibilidad Presupuestaria: Es el saldo disponible de los recursos asignados en una determinada partida específica, para asumir un compromiso válidamente adquirido. Endoso: Es la acción de colocar al reverso del cheque las firmas con el respectivo número de cédula de los funcionarios autorizados por Resolución de designación, para administrar la cuenta del organismo a través del cual se emite el cheque a nombre del mismo, a fin que los recursos sean entregados al responsable del Fondo de Caja Chica. Imputación Presupuestaria : Es la identificación de información presupuestaria, necesaria para registrar la operación en el presupuesto de gastos del organismo. La cual debe efectuarse según los códigos numéricos de acuerdo con el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos que dicte el Ministerio de Finanzas, a través de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Orden de Pago: Es el instrumento a través del cual se relacionan las facturas, recibos u otro comprobante del gasto con el objeto de causar los compromisos presupuestarios y generar el pasivo contable, a fin de efectuar el pago correspondiente cuando se emita la debida autorización. Rendición de Cuentas: Es la acción de enterar en el lapso de tiempo establecido el dinero en efectivo que ha sido entregado en calidad de anticipo para adquirir un bien o servicio. 39
Resoluciones: Son aquellas decisiones de carácter general o particular debidamente aprobadas por las autoridades competentes para ello, las cuales son publicadas en gacetas oficiales, donde los proyectos, nombramientos, destituciones, dictámenes y todos los programas con carácter organizativo, se ratifican a fin de que sean de conocimiento público y a su vez que se cumplan correctamente conforme a los patrones allí establecidos. Reposición : Es el procedimiento de reemplazar el monto total de los gastos efectuados con Fondos de Caja Chica cuando estos alcancen el setenta y cinco por ciento ( 75 %), el mismo debe ir acompañado con las facturas, comprobantes del gasto y el respectivo formulario de reposición. Responsable de Caja Chica: Es la persona designada para la administración, control y rendición de los recursos asignados al Fondo Fijo de Caja Chica. Servicios: Unidad Solicitante: Mantenimiento y reparaciones de los bienes de la Institución a los efectos de un normal funcionamiento, así como los servicios prestados por personas jurídicas. Es la dependencia, dirección u oficina de la estructura organizacional, que solicita al responsable de Caja Chica, a través de una requisición un bien o servicio de carácter urgente. 40