MANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
I. Presentación Presentar de manera sucinta un documento que integre las actividades técnico administrativas desarrolladas por la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Publicas, a fin de normar las actividades de las áreas que la integran y optimizando los recursos humanos para hacer eficiente el ejercicio público. Mostrando una imagen de fortalecimiento y consolidación de la administración 2011-2013 para mayor comprensión y directa hacia la ciudadanía, así mismo informar acerca de las actividades que se realizan en cada una de las áreas que respectan a este departamento. Este Manual se elaboró de acuerdo a los criterios de la Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización, cabe destacar que las funciones desempeñadas en cada uno de los puestos, son independientes unos de otros, para dar agilidad al trabajo realizado, sin demeritar la importancia de cada uno de los integrantes que conforman el equipo de trabajo.
ANTECEDENTES HISTORICOS II. Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Tamaulipas. Ley de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Tamaulipas. Ley de los Derechos de las Personas Adultas Mayores en el Estado de Tamaulipas. Ley para la Entrega-Recepción de los Recursos Asignados a los Poderes y Ayuntamientos del Estado de Tamaulipas. Ley para la Equidad de Género en Tamaulipas. Ley de Información Publica para el Estado de Tamaulipas. Ley de Integración Social de personas con Discapacidad. Ley para Prevenir y Erradicar la Discriminación en el Estado de Tamaulipas. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Tamaulipas. Reglamento de Información Pública del Estado de Tamaulipas. Código Municipal para el Estado de Tamaulipas.
III. Funciones principales y Atribuciones A la Dirección de Comunicación Social del Ayuntamiento de Altamira, además de las atribuciones que le asignan las disposiciones legales vigentes, le corresponde los siguientes asuntos: Difundir los programas de actividades, proyectos y servicios que realiza el Gobierno Municipal a través de los medios de comunicación locales. Redactar boletines a los medios de comunicación con la información que se genera diariamente en el Gobierno Municipal. Publicar información de interés a la comunidad acerca de los servicios que prestan las dependencias del Ayuntamiento de Altamira. Mantener enterados a los medios que cubren la fuente sobre los eventos de participación del Presidente Municipal. Realizar agenda de medios para entrevistas con el Alcalde. Formar y resguardar el archivo de fotografías y videos de eventos municipales, condensados de prensa con las notas relevantes de la administración, y grabaciones de monitoreos de noticias del gobierno municipal. Diseñar tarjetería, invitaciones, volantes, trípticos o carteles donde se informe a la ciudadanía sobre campañas y proyectos del Municipio Diseño y Manejo de la Página de Internet del Municipio. Recopilar información sobre avances y proyectos de los programas que realizan las direcciones de Gobierno para alimentar la página de Internet. Actualizar constantemente la información registrada en el portal de Internet del Gobierno Municipal. Colaborar con la subdirección de Eventos y Logística para coordinar eventos relevantes del Municipio. Coordinar la recepción de invitados distinguidos en los eventos del Ayuntamiento Resguardar el directorio de funcionarios públicos y empresas particulares, así como actualizar sus datos conforme se realicen cambios.
lv. Misión y Visión MISIÓN Impulsar la comunión permanente de comunicación entre Sociedad y Administración Municipal, manteniendo informados a los ciudadanos sobre los acontecimientos y programas que realizan las dependencias que conforman el ayuntamiento, así mismo dar a conocer los avances, logros y resultados obtenidos por el Presidente Municipal y su equipo de trabajo. VISIÓN Mantener una alta responsabilidad integradora entre el Municipio y la sociedad, proporcionando información oportuna, precisa y valiosa, para que se involucren en los proyectos de nuestro Presidente Municipal para así obtener un crecimiento ordenado, dando la información a través de los medios de comunicación social, con el objetivo del bienestar de la comunidad de Altamira.
V. Valores Espíritu de servicio. Búsqueda del bien común de la sociedad y de los individuos en concreto, a través de trabajo con una alta vocación de servicio. Honestidad. Coherencia entre lo que se piensa y se hace, con un alto respeto hacia la dignidad de las personas y de sí mismo. Profesionalismo. Respuesta oportuna, veraz y precisa hacia los requerimientos que hacen los medios de comunicación social. Lealtad. Fidelidad al mandato de la ciudadanía y Presidente Municpal para ofrecer obras y servicios necesarios Entrega. Esfuerzo máximo para cumplir adecuadamente los objetivos planteados.
Vl.- ORGANIGRAMA
VII. Objetivos y funciones principales de los puestos de Comunicación Social y Relaciones Publicas Dependencia: Dirección de Comunicación Social y Relaciones Publicas Cargo: Director de Comunicación social y Relaciones Públicas. Depende de: Presidente Municipal Promover, crear, y manejar la imagen del Ayuntamiento dar a conocer el quehacer y los logros del mismo, concentrando a los diferentes medios de comunicación para lograr este objetivo, de tal forma que la ciudadanía permanezca enterada del acontecer del Ayuntamiento. Funciones del cargo: Coordinar la subdirección y Atención a medios, en sus diversas actividades. Realizar y coordinar los eventos de participación del Ayuntamiento. Asistir en las actividades primordiales del Alcalde. Dar difusión a los nuevos proyectos que se realizan en el Ayuntamiento. Supervisar la información que genera el ayuntamiento previo a su Transmisión en los medios Mantener oportunamente informada a la ciudadanía sobre los Acontecimientos de interés público que se emiten de las diferentes dependencias de este Municipio.
Cargo: Jefe Administrativo Depende de: Director de comunicación social OBJETIVOS DEL CARGO Asesoría y control del área administrativa de la dirección de comunicación social. Funciones del Cargo Coordinación de agenda de la dirección de comunicación social Recibir y dar seguimiento al trámite de facturas. Integrar y elaborar la nomina de empleados que laboran para la dirección Adquirir y administrar, el material utilizado por la misma dirección y eventos especiales que se realicen en el mismo ayuntamiento. Administrar el presupuesto de caja chica. Elaborar y tramitar las requisiciones para adquisición de servicios, materiales, bienes inventariables y no inventariables. Control de asistencia de los trabajadores de la dirección. Recepción de oficios.
Cargo: Coordinación de Atención a Medios Mantener informada a la ciudadanía de las actividades tanto del alcalde como de las dependencias del ayuntamiento, a través de los diferentes medios de comunicación. Funciones del cargo: Realizar agendas de eventos y distribuirlas a los reporteros que cubren la fuente del Ayuntamiento. Programar Publicaciones, anuncios y avisos de las distintas dependencias en los periódicos de mayor circulación. Atender a los representantes de los medios. Programar entrevistas para funcionarios cuando estos lo soliciten Atender las publicaciones que solicitan las direcciones para dar a Conocer invitaciones, campañas etc. Boletines Información que surja dentro del ayuntamiento y referente a las actividades del alcalde, síndicos, regidores y demás Monitoreo de noticieros de televisión y condensados de prensa. funcionarios.
Cargo: Coordinador de Relaciones Públicas Organización y manejo de eventos que se llevan a cabo en el ayuntamiento, así como mantener el enlace de los diferentes funcionarios de otras empresas que prestan servicios a la comunidad en general. Funciones del cargo: Apoyar y vigilar en la realización de eventos oficiales. Control del protocolo e Imagen del Presidente e Institucional, vigilando que estos sean dentro de los lineamientos Previamente establecidos. Conocimiento y difusión de la agenda Diaria del Presidente Municipal. Brindar atención protocolaria a los visitantes del municipio que así lo ameriten. Difundir la cultura municipal, mediante la selección de obsequios representativos del Municipio para los diversos compromisos (diseño, elaboración y cotización). Fomentar la buena relación entre el Gobierno Municipal y los demás niveles de Gobierno. Coordinar la entrega de invitaciones para los eventos del Ayuntamiento y requerimientos especiales que se soliciten. Elaborar, actualizar y resguardar directorios personales de los Funcionarios Públicos que gubernamentales, empresarios, Sociedad civil, clubs de servicio. laboran en los 3 niveles de gobierno así como los organismos no
Cargo: DISEÑADOR GRAFICO Encargado y responsable del diseño grafico y la difusión de la imagen del ayuntamiento de Altamira Funciones del puesto. FUNCIONES DEL CARGO: Diseñar tarjetas de felicitaciones de cumpleaños internas y externas, para personas relacionadas directamente con el Ayuntamiento. Diseñar, actualizar las carteleras impresas, pendones, espectaculares e invitaciones entre otras actividades relacionadas Elaboración y diseño de reconocimientos especiales. Apoyar al Diseñador web Diseñar aplicaciones graficas para eventos
Cargo: WEBMASTER Encargado y responsable del diseño grafico y la difusión de la imagen del ayuntamiento de Altamira en la web FUNCIONES DEL CARGO: Diseñar y elaborar la pagina web del ayuntamiento de Altamira. Actualizar constantemente y subir información diaria Diseñar de
Cargo: REPORTERO DE BOLETINES MATUTINO Dar a conocer a los medios la información diaria del ayuntamiento de Altamira FUNCIONES DEL CARGO: Elaboración de síntesis matutina Entrega de síntesis al presidente Investiga los eventos que se están aconteciendo en la zona Redactor de boletines Envío de boletines a los medios de comunicación Monitoreo de los medios de información locales
Cargo: REPORTERO DE BOLETINES MATUTINO Dar a conocer a los medios la información diaria del ayuntamiento de Altamira Funciones del cargo: Elaboración de síntesis matutina Investiga los eventos que se están aconteciendo en la zona Redactor de boletines Envío de boletines a los medios de comunicación Monitoreo de los medios de información locales y nacionales.
Cargo: APOYO A SINTESIS MATUTINA Proporcionar información relevante del dia, de los medios de comunicación, a funcionarios del ayuntamiento. Funciones del cargo: Elaborador de síntesis matutina. Recopilación de información de la prensa escrita.
Cargo: CAMAROGRAFO Cubrir eventos del alcalde a través de imágenes, para poder repartir a las fuentes. Recopilar material de imagen móvil para informe de alcalde. Función del cargo: Filmación de eventos y noticias del ayuntamiento Responsable de la elección de encuadre, movimientos de encuadre y composición Encargado de mantener y abastecer el equipo de producción en los eventos.
Cargo: APOYO MONITOREO VESPERTINO Encargado de monitoreo de medios vespertino FUNCIONES DEL CARGO: Encargado de monitoreo de información vespertina, radio, internet, prensa y televisión.
Cargo: PRODUCCION Y EDITOR DE VIDEO Encargado de la producción y edición de video. Funciones del cargo: Encargado de construir la estructura visual y sonora del proyecto. Encargado de la generación de edición, titulaje y efectos especiales, a través de un sistema digital de edición de video.
Cargo: FOTOGRAFO Informar de manera gráfica las actividades del alcalde y su administración de acuerdo a los lineamientos de imagen establecidos. Funciones del cargo: Captar de manera grafica las actividades del presidente municipal y de la administración. Resguardar y ordenar el archivo fotográfico. Apoyar a la realización de revistas, trípticos para la administración.
Cargo: APOYO DE FOTOGRAFIA Apoyar al fotógrafo al Informar de manera gráfica las actividades del alcalde y su administración de acuerdo a los lineamientos de imagen establecidos. Funciones del cargo: Captar de manera grafica las actividades del presidente municipal y de la administración. Resguardar y ordenar el archivo fotográfico. Apoyar a la realización de revistas, trípticos para la administración.
CARGO: AUXILIAR DE RELACIONES PÚBLICAS FUNCIONES DEL CARGO: Auxiliar al Coordinador de Relaciones Públicas Objetivos del cargo: Auxiliar en las diferentes funciones que se desarrollan en la coordinación de relaciones públicas. Elaboración de oficios. Confirmación de asistencias a eventos. Atención a ciudadanía. Elaboración de agenda de eventos Responsable de entrega de tarjetas de felicitaciones a funcionarios. Revisar eventos con prensa (conferencias, actividades, comunicados) difusión de medios digitales. Atención de llamadas Actualización de directorios municipales y de gobierno del estado. Apoyo en la preparación de presentaciones. Funciones administrativas generales apoyo a la dirección Seguimiento de actividades de la dirección. Dependencia: Dirección de Comunicación
CARGO: APOYO DE RELACIONES PÚBLICAS FUNCIONES DEL CARGO: Apoyo al auxiliar de Relaciones públicas. Apoyo al auxiliar de relaciones publicas Entrega de oficios Confirmación de asistencia de eventos Elaboración de agenda de eventos Colaboración en el envió de felicitaciones de cumpleaños, condolencias, agradecimiento y reconocimientos
Cargo: LOCUTOR DE EVENTOS ESPECIALES Colaboración de los eventos especiales como locutor FUNCIONES DEL CARGO: Presentar, conducir y animar, programas de eventos etc. Conducir y producir eventos de actos ceremoniales. Relatar acontecimientos, deportivos, culturales y recreativos.