Página 1 de 7 1. Objetivo Determinar la existencia física de los medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX Con el fin de verificar, cotejar y controlar las existencias reales con lo registrado en el sistema. 2. Alcance Este procedimiento aplica para el almacenamiento de medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX. 3. Responsables Jefe de Almacén Gerente Administrativo Director Técnico 4. Referencias NA 5. Definiciones Inventario general: inventario masivo, incluye a todos los productos almacenados en la bodega de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento Inventario selectivo: Comprende a un grupo de productos previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con estos. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el despacho, por el plazo que dure el mismo. 6. Políticas
Página 2 de 7 La Gerencia Administrativa y Financiera es la encarga de programar y organizar el inventario general; pero también puede disponer que se efectúe un inventario selectivo en caso que sea necesario. El Jefe de almacén será el responsable de realizar de manera periódica los inventarios selectivos en el almacén y reportar los resultados. La Gerencia Administrativa y Financiera será la autorizada para realizar ajustes al inventario y en su defecto por la Gerencia General. Durante el inventario general no se realizaran ni recibos ni entrega de mercancías de la bodega. En los inventarios selectivos no es necesario frenar la actividad e recibo y entrega de mercancía, esto solo si se hace muy necesario y se hará un comunicado por parte de la Gerencia Administrativa al respecto. 7. Desarrollo Inventario General 7.1. La Gerencia Administrativa y Financiera programara los inventarios generales que serán ejecutados para cierre de cada año. 7.2. La Gerencia Administrativa y Financiera hará la asignación y nombramiento de de las personas involucradas, cada una con sus responsabilidades y se encargara de la logística del inventario. 7.3. Se pasara comunicado al personal involucrado en el inventario informando la fecha y duración del mismo; así como las demás instrucciones que se consideren necesarias. 7.4. El jefe de Almacén Dispondrá y prepara el almacén para la realización del inventario, poniendo mayor énfasis en el orden y la limpieza, y genera el listado actual de inventario y lo pasa a la Gerencia Administrativa y Financiera. 7.5. Una vez en el inventario se entregaran las instrucciones para la toma del inventario y se entregara lo necesario para la ejecución de las tareas asignadas.
Página 3 de 7 7.6. Durante el inventario se harán copias de seguridad, con el fin de guardar la información ante posibles fallas que se puedan generar. 7.7. El inventario se hará en parejas y se realizaran dos conteos uno inicial y otro de confirmación para luego cruzar la información y hacer los ajustes que se generen como resultado de la actividad. 7.8. Cada una de las personas asignadas debe realizar la entrega de la información al líder del inventario firmando el documento de entrega para constancia de la misma. 7.9. Una vez generados los resultados del inventario la Gerencia Administrativa y Financiera hará la verificación de las cantidades inventariadas contra el saldo del sistema, en caso de diferencias se realizara un reconteo y si se confirma la diferencia se realizaran los ajustes de ingreso y salida de acuerdo al caso, para esto se utilizara el formato de ajustes de inventario y se entregara una copia a almacén y otra a contabilidad. 7.10. Una vez finalizado el proceso de ajustes se generara el nuevo listado de inventarios y se entrega a almacén y contabilidad. Inventario Selectivo 7.11. El jefe de almacén realizara los inventarios selectivos mensualmente. 7.12. Seleccionara un área y realizara el inventario utilizando el formato de inventarios selectivos. 7.13. Entregara el reporte del mismo a la Gerencia Administrativa y en caso de haber diferencias se harán los ajustes y se entregar copia de este al almacén y a contabilidad. 7.14. En caso que se genere un despacho de la referencia a la cual se hace necesaria hacer un ajuste, se deberá esperar al despacho cuando se finalice el proceso de ajuste. 8. Registros F-O-022 Inventario general F-O-023 Inventario selectivo F-O-024 Ajustes de inventario
Página 4 de 7 9. Flujograma Inventario General INICIO PROGRAMACION GENERAL ASIGNACION Y NOMBRAMIENTO PERSONAL DEL COMUNICADO FECHA, HORA Y OTROS PREPARACIÓN AREA DE ALMACEN ENTREGA DE INSTRUCCIONES PRIMER CONTEO ENTREGA INFORMACION COPIA DE SEGURIDAD 1
Página 5 de 7 1 SEGUNDO CONTEO ENTREGA INFORMACION COPIA DE SEGURIDAD GENERACIÓN DE RESULTADOS DIFERENCIAS SI RECONTEO VERIFICACIÓN AJUSTES NO GENERACIÓN NUEVO INVETARIO REPORTE AJUSTES A ALMACEN Y CONTABILIDAD SUBIR AL SISTEMA FIN
Página 6 de 7 Inventario Selectivo INICIO SELECCIÓN DE AREA A INVENTARIAR FORMATO SELECTIVO GENERACION DE REPORTE DIFERENCIAS SI RECONTEO VERIFICACIÓN AJUSTES NO FIN REPORTE AJUSTES A ALMACEN Y CONTABILIDAD 10. Control de Cambios Versión Fecha Descripción modificación
Página 7 de 7 Elaboró: Firma: Aprobó: Firma: Revisó: Firma: Nombre: Nombre: Nombre: Cargo: Asesor Calidad Cargo: Asesor Calidad Cargo: Gerente General Fecha: Fecha: Fecha: