LA INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE ACTIVOS EN LA EMPRESA DESCRIPTORES: Mantenimiento Gestión del mantenimiento Activo Gestión de activos G.M.A. Empresa pública Órdenes de trabajo Disponibilidad Mantenibilidad Fiabilidad Boletines de inspecció O.B.I. O.T. INFORMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE ACTIVOS En la empresa en general, sea pública ó privada, se utilizan los programas de mantenimiento asistido por ordenador (G.M.A.O.) como un instrumento adecuado para elevar el nivel de calidad del servicio de mantenimiento. En ATLL hemos intentado ampliar el cometido de dicho programa para mejorar en la rentabilidad general de los activos públicos cuya gestión se nos ha encomendado. Evidentemente, la principal área de aplicación y control ha sido el Mantenimiento propiamente dicho. Sin embargo, hemos ampliado el ámbito a las compras, almacenes, control de contratos, afecciones, etc.; en general queremos englobar en el mismo sistema de gestión cualquier ámbito de la empresa que afecte a los activos, transformando el G.M.A.O. (gestión de mantenimiento asistida por ordenador) en G.A.A.O.(gestión de activos asistida por ordenador). En aquellos puntos en que el programa de mantenimiento sea deficitario por la propia concepción del mismo, lo supliremos con importaciones/exportaciones de datos de otros softwares de la empresa (Scada, GIS, programas de personal,...). En primer lugar, se escogió un programa abierto y fácilmente configurable, con una Base de Datos conocida y manejable, que nos permitiera hacernos un diseño a medida, tanto en cuanto a los datos que queríamos recoger, como en cuanto al tratamiento posterior de los mismos y la confección de informes de gestión que nos proporcionara. Una vez adquirido el programa, empezó la fase de diseño, no sólo del programa en sí, su base de datos, sus pantallas, informes, etc., sino también el diseño de mejora continua y organización interna de nuestra propia empresa. Paradójicamente, a mejor organización interna más fácilmente se implanta un sistema de gestión y a su vez, el sistema de gestión ayuda a mejorar la organización interna. Empezando por el ámbito de Mantenimiento, se rediseñaron las OT's (órdenes de trabajo) para que aportaran mas información que el puro estado de las máquinas. Así se añadieron campos como por ejemplo: corte de suministro, duración del corte de suministro, habitantes afectados, etc., que aportan información sobre el propio servicio y campos como OT por causas externas, solicitante primario (ayuntamiento, particular, empresa externa, etc.), que aportan información sobre clientes y sobre la interacción averías/externos. También en el módulo de compras se hicieron modificaciones para adaptarlo a las necesidades de una empresa pública como ATLL. Principalmente se desarrollaron varias aplicaciones personalizadas destinadas a ligar el proceso habitual de la compra (solicitud de compra, orden de compra, recepción del material/albaranes, recepción de facturas/contabilidad) con la documentación administrativa implícita de los procesos de contratación del sector público (Pliegos técnicos y administrativos, aportación de aval, actas de inicio, replanteo, prórroga, liquidaciones provisionales y definitivas, etc.), así como al control de servicios estándar.
Otro módulo que se ha diseñado especialmente para ATLL es el módulo de Afecciones donde se liga a un activo (normalmente tubería) toda la documentación de seguimiento de una afección de terceros sobre los activos de titularidad de la empresa, así como fotografías y planos de cómo ha quedado finalmente el activo y su entorno (paralelismos, cruces de otros servicios, carreteras, etc.). MEJORA CONTINUADA Y CALIDAD DE SERVICIO: CARACTERÍSTICAS DE EMPRESA PÚBLICA Un proceso de mejora continua en el área industrial se caracteriza, en general, por las siguientes variables: Polivalencia del personal Evolución de la empresa hacia el concepto de JIT (just in time). Motivación, planes de formación y de comunicación. Política estructurada de reducción de despilfarro en general. Implantación de los principios de calidad total. Metodología clara y definida de las operaciones industriales. Fuerte orientación hacia la fase final del proceso productivo: el cliente. En la empresa pública son igualmente válidos todos los puntos anteriores, aunque habría que añadir otros que quizá no sean más que matices de alguno de los listados en el párrafo anterior. La orientación hacia el cliente cambia por orientación hacia el Servicio. Una empresa pública debe garantizar el Servicio público tanto en cantidad como en calidad a todos sus clientes, aunque económicamente no salga a cuenta. Lo que sí debe salir a cuenta es la propia gestión del servicio, que debe ajustarse a los presupuestos previstos, destinados a dicho servicio por el ó los organismos competentes. Sin embargo, no solo dar servicio y darlo en condiciones de máxima calidad debe ser el objetivo de una empresa pública, sino que también debe conseguir la máxima rentabilidad de los activos (bienes públicos) librados a su custodia y para ello, la información fehaciente del estado de dichos activos y su evolución es básica para la toma de decisiones de la Dirección. El programa de Gestión de Activos Asistido por Ordenador implantado en ATLL pretende precisamente suministrar dicha información, de una manera prácticamente 'on line', a los diferentes niveles de toma de decisiones de la empresa, desde el propio Jefe de Mantenimiento, de Ingeniería o Aprovisionamientos, hasta la información necesaria en el ámbito de la Dirección. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA ATLL dispone de tres centros de trabajo (dos plantas potabilizadoras y las oficinas centrales) con servidores y red informática, conectados entre sí por líneas telefónicas dedicadas a 64 KB. La base de datos (SQL base) del programa informático utilizado por ATLL para controlar y gestionar los activos se encuentra instalada en el servidor de una de las plantas potabilizadoras y se accede a ella desde cualquier ordenador cliente conectado a la red Ethernet de que dispone la empresa en cualquiera de los tres centros de trabajo. La aplicación funciona sobre Windows 95 y actualmente disponemos de 6 licencias de ataque simultáneo a la BBDD, que probablemente deban ampliarse cuando el uso de la aplicación se vaya extendiendo por los diferentes ámbitos de la empresa. El programa informático utilizado (Fig. 1) permite el registro automático de cualquier actividad que se realice sobre un activo. Mediante la introducción de datos por pantalla el personal que realiza dichas actividades (personal de mantenimiento, ingeniería, producción,...) registra (Fig. 2) cada fallo de los equipos, tiempos de intervención, materiales utilizados, personal que interviene, cambios efectuados, servicios afectados, etc.; incluyendo problemas menores pero costosos y repetitivos. Con todos estos datos almacenados en la BBDD se pueden desarrollar los informes oportunos para realizar los análisis posteriores necesarios a los distintos niveles de toma de decisión de la empresa.
Por ejemplo, controlando y analizando la disponibilidad de los equipos, los tiempos de parada totales por fallo y la frecuencia de los fallos, se puede determinar la acción apropiada para la corrección de los problemas que los originan: instituir nuevos programas de mantenimiento preventivo, acelerar los existentes ó rediseñar la instalación. Las utilidades más destacables del software escogido por ATLL para realizar las tareas descritas son: BBDD estándar. Actualmente se utiliza sobre SQL base con previsión de migrar a otra base de datos corporativa tipo ORACLE, INFORMIX,... Posibilidad de Interface con otros programas corporativos: LOTUS NOTES, SCADA,... Incorpora herramientas de personalización de pantallas, creación de nuevos módulos y configuración personalizada. Control de acceso al programa, a los diversos módulos, pantallas y tablas de datos (paswords a diferentes niveles). Conectividad a otros aplicativos: posibilidad de ligar documentos Word, Excel, CAD,... y abrirlos desde las propias pantallas del programa de gestión de activos. Funcionamiento en red con una sola BBDD. Generador de informes para personalizarlos el propio usuario con los datos almacenados en la base de datos. Posibilidad de navegar por los diferentes módulos y pantallas sin necesidad de pasar por el menú principal, buscando, recuperando y importando información de unas pantallas a otras. El programa informático de gestión de activos utilizado en ATLL consta de 12 módulos interconectados entre sí y ligados a la base de datos, con posibilidad de ser ejecutados simultáneamente, moverse directamente de unos a otros con la información asociada y abrir otras aplicaciones como gráficos, hojas de cálculo, textos, etc. Una breve descripción de las posibilidades de cada módulo nos proporcionará una idea del funcionamiento global del programa y su utilidad. Módulo de órdenes de trabajo En este módulo se gestionan completamente las OT's (órdenes de trabajo) (Fig. 2) desde la solicitud de los trabajos a realizar sobre un activo por parte del emisor, la aceptación por parte del responsable y las diversas fases por las que pasa la OT (aprobada, en espera de materiales, iniciada, parada por causa x, finalizada,...), pasando por los datos de los trabajos realizados (materiales utilizados, personal interno/externo que interviene, tiempos de intervención y desplazamiento, costes, etc.), hasta la aplicación de un Gestor de Trabajo que ayuda a planificar las intervenciones que lo permiten, realizando las previsiones de herramientas, reservas de materiales en almacén y personal que debe utilizarse en la realización de los trabajos programados. De la correcta entrada de datos de las OT's depende toda la fiabilidad del sistema informático de gestión de los activos, por ello es aconsejable la realización periódica de auditorías internas, tanto para comprobar que los datos entrados son verdaderos como para comprobar que se están entrando todos los datos necesarios para el posterior análisis y correcta toma de decisiones. Módulo de mantenimiento preventivo El módulo de mantenimiento preventivo permite crear Masters de preventivo a partir de unas listas de planes de trabajo, asociándolos a una instalación ó a un activo y definiendo una frecuencia de realización de dichos trabajos. También permite definir una alternancia entre varios planes de trabajo del mismo ó diferente nivel para crear los Boletines de Inspección (B.I.) (Fig. 3). Por ejemplo cada tres trabajos de limpieza (nivel 1) se intercala un trabajo de engrase (nivel 3). La frecuencia de los mantenimientos preventivos puede definirse por tiempo (cada semana, dos veces por trimestre, etc.) ó por contador (cada 1000 horas de funcionamiento, etc.).
Módulo de almacén Este módulo realiza varias funciones. Por un lado contiene el inventario informático de almacén 'on line', con las fichas de todos los artículos almacenados, las cantidades en stock, la ubicación física dentro del almacén y, en caso de que exista más de uno, las cantidades y ubicaciones en los distintos almacenes, el código de artículo, la cantidad disponible en el momento de la consulta, el precio del artículo en la última compra y el precio medio, etc.(fig 4). Por otro lado, realiza una gestión típica de almacén: entradas y salidas de materiales, consumos y transferencias de artículos, control de stocks máximos y mínimos, permite hacer reservas de materiales para una OT ó un trabajo determinado, permite hacer órdenes de compra de materiales con stock bajo mínimo, valoración del stock actual, etc. Otra funcionalidad que posee el módulo de almacén consiste en la definición de la llamada estructura de elementos, que consiste en asociar a un equipo determinado del que puede haber uno o varios instalados y en funcionamiento, una serie de elementos de almacén que son los recambios de dicho equipo. Ello permite que, al abrir una OT para realizar cualquier trabajo sobre dicho equipo, pueda consultarse en la misma pantalla los recambios asociados que están en almacén, la cantidad disponible, su ubicación y, incluso reservar los necesarios para los trabajos definidos en esa OT. Módulo de equipos El módulo de equipos constituye el inventario de los activos de la empresa. En él están almacenados en forma de fichas (Fig. 5) las características técnicas de todos los equipos (Fig. 6) que constituyen el patrimonio de la empresa. Desde este módulo pueden abrirse otros aplicativos de texto, hojas de cálculo, CAD, etc., asociando los archivos de texto (proyectos, definiciones, características técnicas,...), cálculos (presupuestos, amortizaciones,...), diseño (planos, esquemas,...), etc., a un equipo ó activo determinado. Una funcionalidad interesante de este módulo reside en la posibilidad de estructurar los equipos según diferentes dependencias jerárquicas. En el caso de ATLL, debido a la gran dispersión geográfica de los equipos en el territorio de abastecimiento, se ha definido la dependencia jerárquica mediante un árbol de ubicaciones operativas, donde cada equipo 'cuelga' de la estación remota ó zona de planta a la que pertenece, y a su vez ésta depende jerárquicamente de la rama de distribución pertinente, hasta llegar a la ubicación general ATLL. Esta estructura arborescente permite acumular costes, incidencias, averías, etc. desde los equipos a las ubicaciones superiores. En cualquier caso el programa permite definir tantas estructuras jerárquicas, independientes entre sí, como se desee. En el módulo de equipos también se definen los llamados códigos de fallo que permiten identificar y cuantificar fallos repetitivos agrupados por su naturaleza ó tipología. Otra función importante que realiza este módulo es la definición de los puntos de medida de las variables de mantenimiento predictivo sobre cada uno de los equipos, es la llamada monitorización de condiciones. Módulo de compras En el módulo de compras se gestiona todo el proceso de adquisición de materiales y servicios, desde la solicitud de compra (Fig. 7) que expresa la necesidad, pasando por el circuito de autorizaciones (conexión a Lotus Notes), hasta la emisión del pedido generada por la orden de compra. Asimismo se controla la recepción de materiales mediante la entrada en el programa de los correspondientes albaranes, y el proceso finaliza con la aceptación de facturas.
El módulo posee también un gestor de divisas que en ATLL no utilizamos ya que no se suelen hacer importaciones. En cambio hemos añadido dos aplicaciones más, desarrolladas por nosotros mismos, para el control de reactivos y de servicios estándar. En ambos casos se trata de controlar un contrato global (equivalente a un gran pedido), normalmente anual, mediante albaranes y facturas de entregas parciales. En el caso de los reactivos se puede controlar también el stock 'on line' de almacén de reactivo para cada uno de ellos. Módulo de planes de trabajo En este módulo se define la lista de operaciones que constituyen los planes de trabajo del mantenimiento preventivo. Se trata de planes genéricos que se particularizarán para cada instalación determinada combinándolos e intercalándolos entre sí. Para cada plan de trabajo se definen las operaciones que lo componen, los materiales y herramientas necesarias para llevarlos a cabo y el personal destinado a su realización. Módulo de personal En el módulo de personal se almacenan las fichas con los datos personales de los empleados de la empresa. Así mismo se pueden agrupar por especialidades (electricistas, mecánicos, jardineros,...), para facilitar la asignación de personal en la planificación de los trabajos de las OT's y los BI's. Una funcionalidad interesante de este módulo consiste en la posibilidad de obtener 'comunicados de trabajo' por persona, en los que se listarían los trabajos realizados por ese trabajador y el tiempo invertido en ellos, pudiéndose comparar con las horas de presencia. Módulo de calendarios En este módulo se define el calendario laboral de los trabajadores (turnos, vacaciones, etc.) y el calendario de paradas de las máquinas. Módulo de recursos El módulo de recursos constituye el inventario de proveedores (fichas con los datos relevantes de los proveedores habituales) y herramientas. Así mismo incluye las fichas de contratos externos donde se puede incluir el propio contrato, bien entrándolo en formato texto, bien abriendo un archivo de texto disponible en la red. Módulos de aplicaciones, configuración y utilidades Se trata de tres módulos destinados al administrador del sistema, mediante los cuales se puede configurar la base de datos, personalizar las pantallas del programa, programar en SQL, crear nuevas aplicaciones, replicar las existentes, modificar claves de acceso, etc. En general se utiliza para el desarrollo personalizado del programa durante su implantación y para mejoras y mantenimiento de la BBDD durante su posterior utilización. INFORMACIÓN QUE PROPORCIONA: EL 'OUTPUT' La principal razón por la que se utiliza un programa informático como herramienta de ayuda en la gestión es precisamente los informes que es capaz de generar. En este caso, el programa escogido permite una personalización prácticamente infinita de los informes a generar, con la única limitación lógica de que los datos estén almacenados en la BBDD. Como muestra se adjunta un cuadro (Fig.8) de posibles informes que se pueden obtener del programa, definiendo la información que deben contener, el tipo de presentación de dicha información, la periodicidad recomendada para el informe y a quien va dirigido.
Normalmente cada jefe de sección, área o departamento determinará que tipo de informe prefiere para que realmente le sirva de ayuda en la toma de decisiones de gestión. Véase en las figuras 9 y 10 un ejemplo de informes de gestión de mantenimiento extraídos del programa. Fig. 1. Pantalla principal del programa de gestión de activos. Fig. 2 Pantalla de una orden de trabajo Fig. 3 Boletín de Inspección (B.I.) Fig. 4 Pantalla del módulo de almacén Fig. 5 Pantalla general del módulo de equipos Fig. 6 Ficha de características técnicas del equipo bomba Fig. 7 Pantalla de solicitud de compra Fig. 8 Cuadro informes de G.M.A.O. Figs. 9 y 10 Informes de gestión de mantenimiento Anna Mª Oliver Méndez Ingeniera Química (I.Q.S.) Jefe de Sección de Control de Activos de ATLL
Figura 1.Pantalla principal del programa de gestión de activos Figura 2. Pantalla de una orden de trabajo