CAPÍTULO II DEPOSITANTES, EMISORES. TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. SOLICITUD DE USUARIOS Y CONTRASEÑAS... 3 5. INGRESO AL HOME DEPOSITANTE / HOME EMISOR... 5 6. CONSULTAR SU FACTURA... 10 7. SIMULADOR DE TARIFAS... 11 8. CERTIFICACIÓN COMERCIAL (Sólo Depositantes)... 12 9. RADICACIÓN DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS... 13 9.1 Radicar PQR (Peticiones Quejas y Reclamos)... 14 9.2 Seguimiento PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos)... 18 9.3 Calificar PQR (Peticiones, Quejas, Reclamos)... 20 10. ACTUALIZACIÓN CLIENTES Y CONTACTOS... 23 10.1 Actualizar Datos Básicos del Cliente... 23 10.2 Crear un Contacto... 26 10.3 Editar un Contacto... 28 10.4 Eliminar un Contacto... 31 10.5 Actualizar Datos Básicos del Cliente... 33 10.6 Crear un Contacto... 34 10.7 Editar un Contacto... 36 10.8 Eliminar un Contacto... 36 11. CAPACITACIONES... 37 12. CÓMO LEER SU FACTURA... 38 13. ESTADÍSTICAS... 39 14. ADMINISTRACION DE USUARIOS (Depositantes Perfil Administrador)... 40 14.1 Consultar y/o Modificar Usuarios Depositantes... 40 14.2 Crear Usuarios Depositantes... 42 14.3 Eliminar Usuarios Depositantes... 44 14.4 Reporte Usuarios... 46 14.4.1 Ingreso al Módulo de Reporte Usuarios... 46 14.4.2 Generar Reporte Usuarios... 47 15. SERVICIO PORTAFOLIO... 48 16. ENCUESTA... 49 17. OLVIDO DE LOS DATOS DE INGRESO... 49
18. CONTACTOS... 49
INTRODUCCION Como parte integral de sus iniciativas por ofrecer servicios de valor agregado para el mercado de valores, el Depósito Centralizado de Valores de Colombia DECEVAL S.A.- presenta su portal web. Este vehículo de contacto con los grupos de interés fue diseñado en beneficio de quienes encuentran en el depósito a una organización aliada en el conocimiento del mercado y su participación en el mismo. Desde esa perspectiva, DECEVAL renovó su sitio web y definió contenidos específicos que responden a las necesidades de sus clientes a través de sitios privados. 1. OBJETIVO Orientar al Depositante Directo o Emisor sobre la forma de correspondiente en el Portal Web de Deceval. ingresar al Home 2. ALCANCE El presente manual está dirigido a los Depositantes, Emisores que deseen entrar al home privado correspondiente dentro del portal web de Deceval. 3. DEFINICIONES 3.1 Login: Código Identificador del usuario en el aplicativo del Sistema de Saldos. 3.2 Password, contraseña o clave de acceso: Es una clave personal e intransferible del usuario, que se utiliza para ingresar al home (Depositantes/ Emisores) del portal web de Deceval. Este password tiene las siguientes características: Debe estar compuesto entre 8 y 15 caracteres. Como requisito mínimo el password debe contener: Una (1) letra en mayúscula, Una (1) letra en minúscula, Un (1) número y Un (1) carácter especial (+-*/=/&%$#, etc) No debe repetir una letra o número más de dos veces en forma consecutiva 3.3 Usuario: Personas autorizadas por el cliente para ingresar al home (Depositante/Emisor) del portal web de Deceval. 4. SOLICITUD DE USUARIOS Y CONTRASEÑAS 4.1. Para la solicitud de usuarios de Depositantes Directos y Emisores, la entidad debe diligenciar completamente el formato F-ME-GQ-465 - FORMATO CREACIÓN DE
USUARIOS DEL PORTAL WEB DE DECEVAL, el cual puede descargar desde el Portal Web de Deceval, ingresando al menú de servicios/ sección Formatos. 4.2. Posteriormente selecciona la opción formatos depositantes, emisores y administradores y descarga el formato F-ME-GQ-465 - FORMATO CREACIÓN DE USUARIOS DEL PORTAL WEB DE DECEVAL Bienvenido al Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S. A.
4.3. El formato debe ser firmado por el representante legal de la entidad y traer adjunto un certificado de representación legal con vigencia no mayor a 30 días, dichos documentos deben ser enviados a las instalaciones de Deceval a la dirección Av. Calle 26 No. 59-51 Torre 3 Oficina 501. 4.4. Para el caso de los Emisores, se asignará un único usuario con los permisos de consulta sobre el home privado. 4.5. Deceval realizará el trámite de la creación y enviará el usuario y la contraseña a través de dos correos electrónicos enviados a la cuenta registrada en el formato: uno con un archivo adjunto encriptado y el otro con la clave para la apertura de ese archivo 4.6. Para la solicitud de usuarios en el portal web de Deceval, de los inversionistas de los Depositantes Directos se deben realizar las actividades descritas en el MU- GT-IS-004 MANUAL DE USUARIO SIIDJ DEPOSITANTES CAPITULO V. 5. INGRESO AL HOME DEPOSITANTE / HOME EMISOR 5.1 Ingresar a la Página Web http://www.deceval.com.co/portal/page/portal/home y dar clic en Depositantes, o Emisores, según sea el caso. 5.2 Se despliega la pantalla que se muestra en la siguiente imagen. Ubicarse en la Zona Usuarios y digitar Login y contraseña suministrados a través de correo electrónico.
5.3 Si está ingresando por primera vez el sistema le pedirá cambio de clave y el registro de una pregunta/respuesta que le ayudará posteriormente al restablecimiento de esta, si llegara a olvidarla. Esta opción está conformada por: Una pantalla en donde el usuario puede aceptar o cancelar los términos y condiciones de uso del portal. Un formulario para el cambio de password, e-mail, pregunta de seguridad y respuesta a la pregunta de seguridad. Al ingresar al portal por primera vez como usuario, el sistema muestra automáticamente una pantalla con los términos y condiciones de uso del portal. Click aquí para Aceptar los términos Click aquí para Cancelar y regresar a la pantalla de inicio del portal Para aceptar los términos debe hacer click sobre el botón Aceptar. En caso de hacer click sobre el botón Cancelar el sistema lo retornará a la pantalla de inicio del portal.
Al hacer click sobre el botón Aceptar el sistema muestra un formulario para el cambio de password, e-mail, pregunta de seguridad y respuesta a la pregunta de seguridad. Para realizar el proceso de cambio de password debe diligenciar todos los campos del formulario y hacer click sobre el botón Aceptar. El nuevo password debe cumplir las siguientes condiciones: Tener mínimo ocho (08) caracteres Contener mínimo una letra mayúscula Contener mínimo un carácter especial como */$%-_# Contener mínimo un numero
Click aquí para realizar los cambios Nota: Tenga en cuenta que la respuesta a la nueva pregunta de seguridad será solicitada por el sistema, la próxima vez que intente cambiar su password. Al hacer click sobre el botón Aceptar el sistema muestra un mensaje de confirmación de la operación.
Mensaje de confirmación del proceso de cambio de clave por primera vez En esta pantalla el botón Aceptar no realiza ninguna operación. 5.4 Una vez terminado el proceso de cambio de password por primera vez, debe hacer click sobre el botón Ir página principal que lo llevará nuevamente a la pantalla de login, en donde debe ingresar con su nuevo password.
5.5 Una vez de clic en conectar, puede consultar la información. 6. CONSULTAR SU FACTURA Puede consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. En esta opción encuentra un documento.pdf en el que se presenta, a título informativo, una imagen de su factura correspondiente a los servicios del mes anterior. La información allí contenida es ilustrativa y no exime al depositante del procedimiento establecido para el pago de la factura.
7. SIMULADOR DE TARIFAS Puede consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. En esta opción usted encuentra módulos especiales con variables predeterminadas a través de las cuales usted podrá calcular las tarifas asociadas a los principales servicios del depósito. Esta es una herramienta informativa que no compromete al depósito. Las tarifas son determinadas a partir del contrato suscrito para la prestación de determinado servicio y están consagradas en el instructivo de tarifas vigente. Simuladores disponibles: CUSTODIA INTERNACIONAL PAGARÉS DESMATERIALIZADOS ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES
8. CERTIFICACIÓN COMERCIAL (Sólo Depositantes) Puede consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. A través de este servicio usted puede descargar las certificaciones comerciales que requiera sin necesidad de solicitarlas directamente al depósito. La certificación está firmada por el Vicepresidente Comercial de DECEVAL y referencia la fecha de vinculación de la entidad y el paz y salvo con sus obligaciones.
9. RADICACIÓN DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Debe realizar la autenticación en el sistema con su usuario autorizado de Depositante o Emisor, dando clic en la opción correspondiente en la parte superior derecha de la pantalla. Una vez autenticado podrá consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado a la izquierda del sitio.
El menú PQR le permite al usuario: - Radicar una PQR (petición, queja o reclamo). - Consultar el estado de una solicitud PQR (petición, queja o reclamo). - Asignar una calificación del servicio brindado por Deceval, una vez haya sido cerrada la solicitud. A continuación se realiza una descripción de cada una de las opciones anteriormente relacionadas. 9.1 Radicar PQR (Peticiones Quejas y Reclamos) Al ingresar a esta opción, el usuario podrá radicar una petición, queja o reclamo (PQR) a través de este formulario; al dar clic en el campo Radicación PQR el sistema desplegará la siguiente pantalla:
El formulario tiene campos predeterminados que permiten que la consulta sea más específica con campos obligatorios. Este documento está dividido en tres secciones: Datos Cliente: esta información corresponde al Nombre Cliente, Nit/Cédula, Tipo Solicitante, Dirección, Teléfono, Ciudad, Correo Electrónico y Es Usted Inversionista de. Los valores registrados en esta sección se utilizarán para dar respuesta a la solicitud PQR por correo electrónico. Datos Solicitud: El usuario debe seleccionar el Tipo de Solicitud y digitar el asunto y la descripción de la petición, queja o reclamo (PQR).
Documentos Adjuntos: En esta sección el sistema permite anexar la documentación o soportes que faciliten evidenciar y aclarar la información relacionada con la solicitud a radicar. Nota: Esta sección se encuentra al final del formulario. Se debe tener en cuenta que los archivos a adjuntar no deben superar los 512 KB. El procedimiento para anexar documentos es el siguiente: Paso 1. Haga clic en el botón Paso 2. Seleccione el archivo que desee adjuntar Paso 3. Para anexar el archivo oprima el botón Paso 4. Oprima el botón Paso 5. Para adjuntar más archivos repita los pasos 1 al 4 Los documentos que han sido adjuntados exitosamente, son asignados en una lista como lo presenta la siguiente imagen: Si desea eliminar un archivo de la lista, debe marcarlo y luego oprimir el botón Cuando haya terminado de registrar toda la información, antes de oprimir el botón Radicar, verifique que todos los campos obligatorios esten diligenciados. Finalmente, para confirmar y radicar su solicitud oprima el botón Si el proceso de radicación se realizó es satisfactoriamente, el sistema le mostrará una ventana con la fecha y el número de radicación.
Adicionalmente le enviará un mensaje informando sobre la confirmación del recibido de su solicitud, a la cuenta de Correo Electrónico registrada previamente en la sección de Datos del Cliente. En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y descripción del error. Estos campos se veran resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso.
9.2 Seguimiento PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) Esta opción le permite al usuario conocer el estado actual de su solicitud radicada previamente. Al ingresar a esta opción el sistema mostrará una pantalla de búsqueda de la solicitud PQR.
Después de seleccionar la opción: Seguimiento PQR, se mostrará un formulario en el cual es obligatorio que sea asignado al menos uno de los filtros (Número PQR, Rango de fechas, Estado de la PQR). Número de PQR: Corresponde al número retornado por el sistema en el momento de la radicación (este número también fue informado a la cuenta de correo electrónico registrada en la solicitud). Rango de Fechas de Radicación: Fecha inicial, fecha final o intervalo entre ambas. Estado de la Solicitud PQR: Abiertas o Cerradas. Para obtener la lista de solicitudes oprima el botón a través del usuario logueado, las solicitudes radicadas.. El sistema identifica
Documento Original: Al oprimir el botón de la lupa, podrá ver la información de la solicitud inicial, donde quedan grabados los datos específicos de la solicitud. Documento de Respuesta: Cuando se encuentra disponible, al oprimir el botón de la lupa, podrá consultar un documento con la información del estado actual de su solicitud. Calificar: Permite asignar una calificación a una PQR cerrada por medio del icono. Al dar un clic en este icono el sistema despliega el formulario para que el cliente califique la PQR cerrada; la nota debe ser buena, regular o mala y se deben ingresar las observaciones. 9.3 Calificar PQR (Peticiones, Quejas, Reclamos) Para ingresar a esta opción, el usuario debe dar un clic en la opción PQR del Menú de Servicios y seleccionar la opción Calificación PQR. Cuando Deceval realiza el cierre de la PQR, el sistema genera automáticamente un correo electrónico a la dirección registrada por el cliente al momento de la
radicación, invitándole a diligenciar la calificación del servicio. Al ingresar a la opción Calificación PQR el sistema despliega el siguiente formulario: Para calificar una solicitud seleccione una PQR y luego de clic en el botón <Calificar>, el sistema despliega la siguiente ventana: Una vez ha realizado la búsqueda de la(s) solicitud(es) a calificar, ya sea por el número de identificación de la persona o el número de la PQR, podemos seleccionarla (s) de la tabla de resultados. Asigne la calificación respectiva y un comentario, luego oprima el botón registrar la información. El sistema muestra una solicitud de confirmación. para Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación.
El sistema solicita confirmación de la calificación. Una vez calificada la PQR, el sistema deja ver este icono
10. ACTUALIZACIÓN CLIENTES Y CONTACTOS Este canal ha sido habilitado para que el usuario gestione la actualización de sus datos. Puede utilizar esta opción en el Menú de Servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. Este menú para la Actualización Clientes y Contactos le permite al usuario: Actualizar Datos Básicos del Cliente. Crear Contactos. Actualizar Contactos. Eliminar Contactos A continuación se realiza una descripción de cada una de las opciones relacionadas. 10.1 Actualizar Datos Básicos del Cliente A través de este formato el usuario tiene la posibilidad de actualizar el registro de sus datos básicos como la Dirección, Ciudad, Teléfono y Número de Fax.
Para modificar los datos básicos, haga clic en el botón sistema automáticamente habilitará los campos a actualizar. el Dirección: Seleccione el encabezado de la dirección, en el campo del texto complemente la información. Ciudad: Corresponde a la ciudad donde se encuentra la sede principal del cliente. Para agilizar la búsqueda, digite las primeras letras de la ciudad y el sistema reducirá la lista con las coincidencias encontradas.
Teléfono: El primer campo corresponde al indicativo de la ciudad, en el campo adjunto digite el número del teléfono. Fax: El primer campo corresponde al indicativo de la ciudad, en el campo adjunto digite el número del fax. Una vez ingresada la información de un clic en el botón para que el sistema actualice la información en la base de datos. Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación. En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y la descripción del error. Estos campos se mostrarán resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso.
10.2 Crear un Contacto Esta opción brinda la opción de crear un contacto a un usuario del Portal Web de Deceval registrado como Emisor o Depositante. Para crear un contacto oprima el botón siguiente formulario:, el sistema despliega el
Si el cliente está registrado como Emisor y Depositante, el campo Tipo de Cliente presentará dos botones; en caso contrario solo presentará el botón Emisor o Depositante según corresponda. Debe marcar simultáneamente todos los roles asignados al contacto, para esto haga clic sobre uno de los botones, como lo muestra la siguiente imagen: Importante: Este procedimiento debe realizarse por cada tipo de cliente, es decir, después de marcar en la casilla los tipos de contacto para Emisor, debe dar clic en el botón Depositante y marcar los tipos de contacto para Depositante. El sistema controlará un número máximo de contactos asignados por cada tipo de cliente, de acuerdo con la siguiente tabla: Tipo de Contacto Depositantes Emisores Contacto Continuidad del Negocio 3 3 Contacto de Riesgos 1 1 Contacto Operativo 3 3 Vicepresidente Financiero 1 1 Vicepresidente Jurídico 1 1 Directivo Operaciones 1 1 Facturación 1 1 Presidente 1 1 Vicepresidente Comercial 1 1 Vicepresidente Operativo 1 1 Para consultar los contactos previamente almacenados para un tipo de cliente, puede utilizar el botón de la lupa En el campo Rango debe escoger entre las opciones Doctor y Doctora según el caso y adicionalmente en el campo Saludo deberá escoger el término más
indicado al momento de emitir un comunicado desde el sistema, estas opciones son: Apreciado y Apreciada. Antes de finalizar, verifique que todos los campos obligatorios han sido diligenciados y luego oprima el botón nuevo contacto. para confirmar la creación del Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación. En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y la descripción del error. Estos campos se mostrarán resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso. 10.3 Editar un Contacto El sistema brinda la opción de editar los datos de un contacto, previamente asignado. El usuario debe seleccionar un contacto del listado ubicado en la parte inferior y oprimir el botón. Al dar clic en el botón Editar Contacto el sistema despliega el siguiente formulario:
Debe marcar simultáneamente todos los roles asignados al contacto, para esto haga clic sobre uno de los botones, como lo muestra la siguiente imagen:
Importante: Este procedimiento debe realizarse por cada tipo de cliente, es decir, después de marcar en la casilla los tipos de contacto para Emisor, debe dar clic en el botón Depositante y marcar los tipos de contacto para Depositante. El sistema controlará un número máximo de contactos asignados por cada tipo de cliente, de acuerdo con la siguiente tabla: Tipo de Contacto Depositantes Emisores Contacto Continuidad del Negocio 3 3 Contacto de Riesgos 1 1 Contacto Operativo 3 3 Vicepresidente Financiero 1 1 Vicepresidente Jurídico 1 1 Directivo Operaciones 1 1 Facturación 1 1 Presidente 1 1 Vicepresidente Comercial 1 1 Vicepresidente Operativo 1 1 Para consultar los contactos previamente almacenados para un tipo de cliente, puede utilizar el botón de la lupa En el campo Rango debe escoger entre las opciones Doctor y Doctora según el caso y, adicionalmente en el campo Saludo deberá escoger el término más indicado al momento de emitir un comunicado desde el sistema, estas opciones son: Apreciado y Apreciada.
Antes de finalizar, verifique que todos los campos obligatorios estén correctamente diligenciados y luego oprima el botón contacto. para confirmar la edición del Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación: En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y descripción del error. Estos campos se mostrarán resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso. 10.4 Eliminar un Contacto El aplicativo tiene la opción para eliminar un contacto asignado previamente. El usuario debe seleccionar el contacto a eliminar, del listado que aparece registrado en la parte inferior y luego oprimir el botón Eliminar Contacto. El sistema le solicitará confirmación antes de eliminar el registro. Una vez el usuario ha confirmado la operación; el sistema automáticamente retira de la lista de contactos asignados el registro eliminado.
Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación: En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y la descripción del error. Estos campos se mostrarán resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso. Nuevo canal habilitado para la gestión de la actualización de sus datos. Puede consultar la opción disponible en el Menú de Servicios ubicado en la parte izquierda del sitio.
Al ingresar a esta opción, el sistema le presentará un formulario con los datos básicos del cliente y en la parte inferior una lista de los contactos asociados. Este menú le permite actualizar los datos básicos, consultar los contactos registrados en Deceval, crear nuevos contactos, modificar datos de los contactos y eliminarlos. A continuación se presenta el detalle de cada una de estas opciones: 10.5 Actualizar Datos Básicos del Cliente A través de un sencillo formulario el usuario puede realizar la actualización de sus datos básicos: dirección, ciudad, teléfono, entre otros. Para habilitar los campos a modificar haga clic en el botón. El campo ciudad corresponde a la ciudad donde se encuentra la sede principal del cliente. Para realizar una búsqueda más rápida, puede digitar las primeras letras de la ciudad y el sistema reducirá la lista con las coincidencias encontradas. De igual forma, cuenta con un campo habilitado para escribir observaciones adicionales.
Cuando haya modificado los campos deseados, haga clic en el botón para confirmar los cambios en el sistema. Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación. En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y descripción del error. Estos campos se mostrarán resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso. 10.6 Crear un Contacto Brinda la opción de crear un contacto a un usuario del Portal Web de Deceval registrado como Emisor o Depositante. Para crear un contacto oprima el botón siguiente formulario:, el sistema muestra el
Si el cliente está registrado como Emisor y Depositante, en el campo Tipo Cliente dejará ver dos botones; en caso contrario solo presentará uno de los dos tipos. Debe marcar simultáneamente todos los roles asignados al contacto, para esto haga clic sobre uno de los botones: Importante: Este procedimiento debe realizarse por cada tipo de cliente. El sistema controlará un número máximo de contactos asignados por cada tipo de cliente, de acuerdo con la siguiente tabla: Tipo de Contacto Depositantes Emisores Contacto Continuidad del Negocio 3 3 Contacto de Riesgos 1 1 Contacto Operativo 3 3 Vicepresidente Financiero 1 1 Vicepresidente Jurídico 1 1 Directivo Operaciones 1 1 Facturación 1 1 Presidente 1 1 Vicepresidente Comercial 1 1 Vicepresidente Operativo 1 1 Para consultar los contactos previamente almacenados para un tipo de cliente, puede utilizar el botón de la lupa Antes de finalizar, verifique que todos los campos obligatorios estén diligenciados; luego oprima el botón para confirmar la creación del nuevo contacto. Cuando el registro es exitoso, el sistema muestra un mensaje de confirmación.
En caso de presentar algún error durante el proceso de validación de datos, el sistema le mostrará una ventana con el detalle de los campos y descripción del error. Estos campos se verán resaltados en el formulario para que la información sea corregida según sea el caso. 10.7 Editar un Contacto Brinda la opción de modificar los datos de un contacto, previamente asignado. Para modificar un contacto, debe seleccionar un contacto del listado ubicado en la parte inferior y oprimir el botón Editar Contacto. Las validaciones y comportamiento general del formulario es el mismo que para la opción Crear Contacto. 10.8 Eliminar un Contacto Para eliminar un contacto asignado previamente, debe seleccionar un contacto del listado ubicado en la parte inferior y debe oprimir el botón Eliminar Contacto. El sistema le solicitará confirmación antes de eliminar el registro. Si Usted ha confirmado la operación, al retornar a la lista el contacto eliminado no será mostrado en la lista de contactos asignados.
11. CAPACITACIONES Encuentre la opción disponible en la parte izquierda del sitio. En la sección capacitaciones encontrará el módulo básico de aprendizaje para operar en el aplicativo SIIDJ. Este desarrollo se constituye en el paso previo a la solicitud de capacitación presencial que tramita con el área de Help Desk Operativo. Diligencie la evaluación del módulo como paso previo a la solicitud de capacitación.
12. CÓMO LEER SU FACTURA Puede consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. En esta opción encuentra un módulo especial a través del cual el depósito explica de manera general la factura que se envía a los clientes y los principales cobros asociados.
13. ESTADÍSTICAS Puede consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. En esta opción encuentra un completo resumen de su actividad en el depósito a partir de los servicios contratados. De igual forma encontrará las principales estadísticas relacionadas con el proceso de facturación. La información presenta corte al cierre del mes anterior.
14. ADMINISTRACION DE USUARIOS (Depositantes Perfil Administrador) Una vez logueado en el sistema como usuario administrador depositante, podrá observar en el menú ubicado a la izquierda de la pantalla, un conjunto de opciones entre las que se encuentra Administración de Usuarios. Al hacer clic sobre la opción de menú Administración de Usuarios, el sistema muestra la pantalla principal del módulo. Lista de usuarios asociados al depositante El módulo de Administración de Usuarios Depositantes permite realizar las siguientes operaciones: Consultar y/o Modificar usuarios depositantes Crear usuarios depositantes Eliminar usuarios depositantes 14.1 Consultar y/o Modificar Usuarios Depositantes Para consultar y/o modificar un usuario debe estar logueado en el sistema como administrador depositante e ingresar a la opción de menú Administración de Usuarios. En la pantalla inicial se encuentra una tabla con el listado de todos los usuarios asociados al depositante. Es posible que encuentre usuarios que han sido asociados previamente. Para consultar y/o modificar un usuario debe hacer click sobre el icono que se encuentra en la columna Acciones del registro deseado.
Click aquí para consultar y/o modificar el usuario depositante Al hacer click sobre el icono los datos del usuario. el sistema muestra una nueva pantalla con todos Click aquí para regresar a la pantalla principal del módulo Click aquí para modificar el usuario Para modificar un usuario debe ingresar los datos en los campos Nombre, E-Mail y luego hacer Click sobre el botón Modificar Usuario Depositante. Mensaje de confirmación de la modificación del usuario
Una vez modificado el usuario, el sistema muestra un mensaje informando que la operación se realizó con éxito. Nota: El campo Identificación del usuario no puede ser modificado. Para regresar a la pantalla principal del módulo o cancelar la operación antes de oprimir el botón Modificar Usuario Depositante, debe hacer click sobre el botón Regresar. 14.2 Crear Usuarios Depositantes Para crear un usuario debe estar logueado en el sistema como administrador depositante e ingresar a la opción Administración de Usuarios. Una vez ubicado en la pantalla principal del módulo debe hacer click sobre el botón Crear Usuario Nuevo. Click aquí para crear un nuevo usuario Al hacer click sobre el botón Crear Usuario Nuevo el sistema muestra un formulario con los campos necesarios para crear el usuario.
Para crear el usuario debe diligenciar todos los campos del formulario y hacer click sobre el botón Crear Usuario Depositante. Click aquí para crear el depositante Al hacer click sobre el botón Crear Usuario Depositante el sistema muestra un mensaje de confirmación de la operación informando el ID asignado al usuario. Al crear un usuario, el sistema envia automaticamente a la cuenta e-mail ingresada al momento de su creación los siguientes correos: Uno con archivo adjunto cifrado que contiene el ID y la contraseña de ingreso al Portal El segundo informando la contraseña para abrir el archivo adjunto del primer correo Mensaje de confirmación de la creación del usuario El sistema no permite la creación de usuarios cuyos campos Identificación, Nombre y Apellidos ya se encuentren asignados a otro usuario. En caso de presentarse esta situación el sistema muestra un mensaje informando dicho error.
Una vez creado un usuario puede limpiar el formulario y crear otro. Para regresar a la pantalla principal del módulo debe hacer click sobre el botón Regresar Click aquí para regresar a la pantalla principal del módulo 14.3 Eliminar Usuarios Depositantes Para eliminar un usuario debe estar logueado en el sistema como administrador depositante e ingresar a la opción Administración de Usuarios. En la pantalla inicial de este módulo en la parte inferior se encuentra una tabla con el listado de todos los usuarios asociados al depositante, para eliminar estos usuarios debe hacer click sobre el icono Acciones del registro deseado. que se encuentra en la columna
Click aquí para eliminar el usuario Al hacer click sobre el icono la operación. el sistema muestra un mensaje de confirmación de Click aquí para confirmar la eliminación del usuario depositante Para confirmar la eliminación del usuario debe hacer click sobre el botón Aceptar del mensaje. Al hacer click sobre el botón Aceptar del mensaje, el sistema elimina en forma definitiva el usuario.
Para cancelar el proceso de eliminación solo debe hacer click sobre el botón Cancelar del mensaje de confirmación. 14.4 Reporte Usuarios 14.4.1 Ingreso al Módulo de Reporte Usuarios Una vez logueado en el sistema, podrá observar en el menú ubicado a la izquierda de la pantalla, un conjunto de opciones entre las que se encuentra Reporte Usuarios. Al hacer clic sobre la opción de menú Reporte Usuarios el sistema muestra la pantalla principal del módulo.
14.4.2 Generar Reporte Usuarios Para generar un reporte debe estar logueado en el sistema como administrador depositante e ingresar a la opción Reporte Usuarios. La pantalla inicial de este módulo muestra por defecto los datos del usuario logueado que serán tomados como filtro para generar el reporte. Para generar el reporte debe hacer Click sobre el botón Generar Reporte. Click aquí para generar el reporte Nota: El reporte mostrará todos los usuarios asociados al depositante. Al hacer click sobre el botón Generar Reporte el sistema muestra una ventana donde solicita al usuario seleccionar la operación que desea realizar Abrir o Guardar el reporte. Ventana para abrir o guardar el reporte
Al seleccionar la opción Guardar Archivo el sistema genera el reporte en archivos.csv. En caso que el depositante tenga más de 20.000 usuarios asociados, se genera un archivo.csv cada 20.000 registros. 15. SERVICIO PORTAFOLIO En este enlace encuentra la descripción del servicio de consulta de portafolio en T- 1. También encuentra las recomendaciones de seguridad para el uso del servicio Portafolio en T-1 - Estado de cuenta.
16. ENCUESTA Puede consultar la opción disponible en el Menú de servicios ubicado en la parte izquierda del sitio. Exprese su opinión sobre los temas planteados en nuestra encuesta y conozca la tendencia en las respuestas a partir de los resultados parciales. 17. OLVIDO DE LOS DATOS DE INGRESO Si olvidó su contraseña el Administrador de Usuarios de la entidad debe enviar a mservicios@deceval.com.co, el formato F-ME-GQ 465 GESTIÓN DE USUARIOS DEL PORTAL WEB, indicando en el tipo de servicio: Restablecer contraseña. 18. CONTACTOS En caso de dudas y/o problemas técnicos, por favor comunicarse con el Área de Atención y Canales de Deceval, en Bogotá al número: 3765460 o al email servicioalcliente@deceval.com.co