CONTABILIDAD Cierre Contable NOTA TÉCNICA 0717 r 1.2 MBA 3 16
Proceso para el Cierre Contable Para efectuar el procedimiento de cierre contable, se deberán efectuar los siguientes pasos: Conciliación bancaria Generación de ajuste de Costos. (Si aplica) Revalorización del costo del inventario Conversión de pólizas contables Diferencial cambiario Cierre contable 1. Conciliación Bancaria Este proceso tiene como finalidad confirmar que todos los registros incluidos en los estados bancarios se encuentren reflejados en el sistema. Para efectuar una conciliación bancaria se debe seguir los siguientes pasos: I. Ingresar a la opción de conciliación bancaria d el Sistema Ruta: Administración/Bancos/Conciliar Cuentas II. Seleccionar el banco, en datos Conciliacion se le indica la fecha y el monto al que se debe llegar en el proceso de conciliación. Soporte Técnico 1
III. Muestra los ingresos y egresos (Depósitos, Cheques, transferencias, etc.) en el cual se deberán seleccionar con los aprts (>>) según la información presente en el estado enviado por el banco, IV. Si existe información adicional en el estado bancario o diferencias en los valores, preceder a registrar estos cambios. V. Cuando el campo de diferencia se encuentre en cero, proceder a la confirmación correspondiente. 2. Generación de ajustes de costos Los ajustes de costos permiten el ajuste del valor de inventario en relación a nuevos valores que deben ser ingresados y que eran desconocidos en el momento de ingreso al sistema. Los ajustes de costos se generan principalmente sobre productos que tienen gastos adicionales como fletes, seguros, gastos aduanales. La asignación de estos valores a los costos del producto en vez de manejarlos como registros contables, es una potestad de manejo del cliente, y depende de las necesidades de información que se requiera. Para registrar ajustes de costos se debe: a) Ingreso a la opción de ajustes de costos Soporte Técnico 2
Ruta: Administración / Inventarios / Movimientos al inventario /Actualización de Costos b) Ingreso de productos y cuentas contables de provisión en las que se encuentran los valores que se requiere ajustar. c) Consideraciones El proceso de distribución puede ser importado de hojas de Excel cuando el sistema de costeo es PROMEDIO Si el sistema de costeo es UEPS o PEPS, se debe efectuar la asignación de valores de ajustes en la capa que se quiere corregir. d) Confirmación del ajuste de costos. Soporte Técnico 3
3. Revalorización del costo del inventario El proceso de revalorización de costo de inventario corrige el costo aplicado en una transacción, luego de que por efectos de ajuste de costo, devoluciones o nuevos ingresos de materiales, el costo promedio mensual o el costo de la capa cambia. Es importante mencionar que la revalorización ajusta las pólizas originales y no crea nuevos movimientos, por lo que el proceso debe ser realizado con cuidado. Para asegurar que no existan cambios en períodos anteriores, es importante efectuar periódicamente los cierres contables, ya que el sistema efectúa los procesos de revalorización solamente sobre los registros de períodos no cerrados aún. Puntos a considerar: a) Parametrización de la opción de revalorización El proceso de asignación de un nuevo costo promedio considera para su cálculo todos los ingresos (Compras, ajustes de inventario positivo, devoluciones), más menos ajustes de costos. Ruta: Administración del Sistema/Parámetros/Parámetros / Pestaña Revalorización. Soporte Técnico 4
Estos parámetros son los que el sistema sugiere, sin embargo son a consideración de las necesidades del usuario. b) El nuevo costo promedio del mes o de la capa, va a corregir los movimientos e facturación de clientes, en las líneas de inventario y costos de ventas y los ajustes de egresos de inventario (Ajustes, consumos de materias primas, egresos de inventario). c) Ingresar al proceso de revalorización de inventarios. Ruta: / Opciones/ Revalorización de costos de ventas Indica que Este proceso Revaloriza el Costo del Inventario en Ventas de acuerdo a las transacciones históricas y procederá a Modificar los Asientos contables ya generados. Está seguro que desea continuar? Al aceptar el mensaje ahora nos indica lo siguiente: Si no está seguro de la función y resultados de este proceso debería primero consultar con su Administrador del Sistema. Está Seguro que desea continuar? Soporte Técnico 5
d) El proceso debe generarse por un solo usuario conectado al sistema, y debe seleccionarse los productos sobre los cuales queremos que se genere el nuevo costo promedio o capa. 4. Conversión de pólizas contables Una vez terminado el proceso de revalorización, es necesario convertir las pólizas para obtener la información contable total. Es importante acentuar que la información contable gerencial y administrativa total se obtiene solo cuando se efectúa los procesos de conversión y se obtienen los estados financieros, mayores y balanzas en la moneda convertida. Para el proceso de conversión es importante: a) Ingresar el tipo de cambio en forma diaria en la tabla de cotizaciones y se pueden añadir los días con el icono de agregar o se pueden eliminar. Ruta: /Opciones/Cotización de Monedas/Ver-Editar Cotización. Soporte Técnico 6
b) Ingresar a la opción de conversión de monedas Ruta: /Opciones/Conversión de monedas Soporte Técnico 7
c) Seleccionar la opción de conversión considerando las fechas de cierre de períodos anteriores d) Confirmar el movimiento. El sistema informa sobre las fechas en las que no se encuentra ingresada una cotización pero que tienen pólizas contables aplicadas, y enviará un reporte del detalle de la conversión de monedas que se realizó. 5. Diferencial cambiario El proceso de diferencial cambiario ajusta el saldo de los registros de una moneda en relación de la cotización de cierre. Es importante definir las que cuentas contables se va a efectuar el proceso de diferencial cambiario. En la mayoría de los casos, el diferencial cambiario se genera sobre cuentas de banco, clientes y proveedores en moneda extranjera y otras cuentas de activo que se tengan registrados bimonetarios. Las cuentas de depósitos en tránsito y transferencias en tránsito, no deben ser procesadas en forma automática por el diferencial cambiario. El proceso para generar el diferencial cambiario es el siguiente: I. Solo por una ocasión se deben definir las cuentas automáticas que se refieren al Diferencial cambiario. Ruta: / Catálogo de cuentas contables / Cuentas Automátiacas / Pestaña Generales Soporte Técnico 8
II. Presionar la opción de diferencial cambiario. Ruta: /Opciones/ Diferencial cambiario/ Procesar diferencial. NOTA: Es importante que para esta opción se tengan definidas las cuentas automáticas para el Diferencial Cambiario III. IV. Seleccionar las cuentas contables sobre las cuales se va a efectuar el proceso de diferencial cambiario. (Se puede utilizar las opciones de guardar la selección para no tener que seleccionar las cuentas cada vez que se quiera correr el proceso). Ingresar la fecha para que se asigne la cotización a la cual se requiere ajustar el saldo de la segunda moneda. Soporte Técnico 9
V. Generar el proceso de diferencial cambiario. En este instante, el sistema presenta mensajes de alerta sobre problemas en las cuentas contables, de por qué no pueden corréese sobre ellas el diferencial cambiario, la final enviará un reporte del detalle del proceso. VI. El sistema despliega los valores que van a ser ajustados para que se seleccione que movimiento se requiere diferenciar. Una vez seleccionados, se debe presionar la opción de confirmar el registro y se genera el movimiento de diferencial cambiario correspondiente y la asignación de valores contra utilidad o pérdida cambiaria. 6. Cierre del periodo Una vez terminado los procesos de cierre, es necesario bloquear el período contable para que no se cambien en forma posterior los registros que ya se consideran defini tivos. Si es necesario ajustar estos valores en forma posterior, se debe cambiar la fecha de bloqueo, efectuar los ajustes y generar de nuevo los procesos de cierre mencionados. El bloqueo de períodos se maneja de la siguiente forma: I. Presionar la opción de cierre de período de control. Ruta: /Opciones /Control de periodos / Cierre de Período control, en la ventana que muestra, se asigna la fecha de control y se confirma el bloqueo II. El sistema lleva historiales, y puede abrirse este con trol cuando sea necesario. Soporte Técnico 10
El bloqueo de período tiene prioridad sobre control de registros por fechas y cualquier autorización temporal. En caso de que la situación aún no haya sido resulta o de contar con cualquier inquietud adicional, no dude en comuni carse con nosotros, estaremos gustosos de atenderle. Soporte Técnico 11