INSTRUCTIVO PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS ESTÍMULOS POR CONCURSO Estimado beneficiario, éste documento ha sido elaborado con el fin de especificar los requisitos para la presentación de los informes financieros que usted entregará en virtud del contrato regulador de condiciones suscrito con Proimágenes Colombia mediante el cual se otorga el estímulo del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y las obligaciones irrevocables que usted asume para recibir su desembolso.
NO OLVIDE QUE La cuenta bancaria informada deberá destinarse única y exclusivamente para el manejo de los recursos del estímulo otorgado por el FDC en las modalidades en las que aplique. Si su proyecto es de realización, usted puede presentar un presupuesto definitivo de acuerdo con la nueva situación de su proyecto antes del primer desembolso del estímulo o al finalizar la etapa de desarrollo (si aplica), el cual NO es sujeto de modificaciones posteriores relacionadas con la inclusión de rubros ni la variación de montos. Una vez radicado el informe financiero en Proimágenes, la entidad cuenta con seis (6) días hábiles para revisarlo. En caso de cumplir los requisitos exigidos, se presentará para aprobación por parte del Comité de Pagos que se realiza todos los miércoles. Los desembolsos del FDC se hacen a través de Fiducolombia. De acuerdo con sus procedimientos internos el dinero tarda tres (3) días hábiles en abonarse en su cuenta. Los desembolsos del estímulo del FDC se harán sólo si hay conformidad de PROIMÁGENES con los informes o avances que usted presente, lo cual no implica aceptación de cumplimiento parcial o total del Contrato. Ante cualquier situación de duda relativa a los informes que usted presente, PROIMÁGENES no realizará los desembolsos hasta tanto la situación se aclare. La suspensión de desembolsos en estos casos no podrá alegarse en su favor como razón para la no culminación del PROYECTO, ni excusará su incumplimiento. Los pagos realizados a sus proveedores con los recursos del estímulo, que superen los cinco millones de pesos ($5.000.000) deberán hacerse mediante transferencia electrónica o cheque de la cuenta destinada para el manejo de los recursos del estímulo del FDC.
GENERALIDADES PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS 1. Los soportes contables que presente el beneficiario para acreditar el uso del estímulo del FDC deben corresponder a gastos discriminados en el presupuesto definitivo del proyecto y ser diferentes a los reportados por el mismo proyecto para la deducción tributaria para inversionistas consignada en la Ley 814 de 2003. 2. Las facturas y cuentas de cobro deben estar a nombre del beneficiario. 3. Sólo se aceptará hasta un cincuenta por ciento (50%) del valor de la factura o cuenta de cobro correspondiente para los gastos administrativos y de oficina y para el personal administrativo y servicios. 4. No se aceptan gastos por compra de activos, imprevistos, viáticos, bebidas alcohólicas, tabaco, elementos de aseo y droguería y ningún otro no relacionado en el presupuesto del proyecto. En cualquier caso todos los gastos deben corresponder a actividades directamente relacionadas con la preproducción, producción y posproducción del proyecto. 5. Para facturas en moneda extranjera se aplicará la tasa de cambio de la fecha de expedición de la misma. En caso de haber realizado el pago por transferencia electrónica será válido el valor en pesos colombianos registrado en el extracto de la cuenta. 6. Se aceptarán cuentas de cobro únicamente por concepto de honorarios y prestación de servicios o en el caso de los derechos de guion y solo si el prestador del respectivo servicio o emisor de la cuenta es persona natural del régimen simplificado. Cualquier otro bien o servicio requiere factura.
GENERALIDADES PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS 7. No podrá incluirse en la acreditación de gastos la póliza de garantía estipulada en el Contrato ni la tarifa de la productora (fee). 8. No se reembolsarán gastos cubiertos por eventos internacionales o incluidos en la postulación a estímulos automáticos del FDC. 9. Para acreditar la ejecución de recursos no se recibirán facturas ni cuentas de cobro por valores inferiores a cien mil pesos ($100.000). Se podrán presentar reembolsos de facturas inferiores a $100.000 únicamente para gastos de: o papelería y fotocopias o alimentación o taxis y buses, gasolina, peajes y parqueos o compras de ambientación, escenografía, utilería, vestuario y maquillaje En este caso se deberán presentar cuentas de cobro superiores a cien mil pesos ($100.000) a nombre de un integrante del equipo designado soportadas con facturas o recibos de caja emitidos por el proveedor que contengan los datos de identificación y localización, siempre a nombre del beneficiario y cuyo valor unitario no supere las 4 UVT*. Cualquier documento presentado que no cumpla con éstos requisitos no será tenido en cuenta. Se aceptaran recibos de caja menor solo para gastos por taxis y buses. *Monto mínimo para aplicar retención en la fuente para el 2015 $113.000
GENERALIDADES PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS 10. Para los estímulos de la Convocatoria de Ficción, categorías 1 y 2 en la etapa de desarrollo se establecen los siguientes ítems y topes: RUBRO ITEM % límite** DESGLOSE Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y DEL PLAN DE RODAJE Cuenta de Cobro Honorarios 10% Si Si Honorarios del productor de campo 10% Si Si BÚSQUEDA DE LOCACIONES Alojamientos por fuera de la ciudad del domicilio o residencia, transportes, alimentación para el productor, director, asistente de dirección, productor de campo 10% No Si SELECCIÓN DE CABEZAS DE EQUIPO Y/O ACTORES PRINCIPALES BÚSQUEDA DE ALIADOS ESTRATÉGICOS Y/O RECURSOS DE OTROS FONDOS Cassettes o discos duros. 10% No Si Honorarios 10% Si Si Diseño de piezas promocionales 10% Si Si Tiquetes clase económica para Productor, Director y/o Guionista 10% No Si Hospedaje de Productor, Director y/o Guionista 10% No Si Honorarios 10% Si Si REALIZACIÓN DEL TEASER DE LA Alquiler de equipos 10% No Si PELÍCULA Transporte y alimentación 10% No Si **se refiere al % del valor total asignado en el estímulo para la Etapa de Desarrollo Si se solicita reembolso por conceptos de guión o por elaboración de materiales u otros documentos debe entregarse copia de éstos a PROIMÁGENES para el respectivo desembolso. Si se trata del Teaser, debe suministrarse copia editada y con duración máxima de quince (15) minutos. Para traducciones se acepta un valor máximo de doscientos pesos (COP$200) por palabra.
CONTENIDO DEL INFORME FINANCIERO Para la solicitud de los desembolsos/reembolsos, el beneficiario deberá presentar en medio físico un informe que incluya: Carta remisoria firmada por el beneficiario o representante legal. Formato de relación de gastos diligenciado y firmado por Contador Público o Revisor Fiscal (ER-FO-9 Relación de gastos estímulos por concurso), el cual será enviado por correo electrónico. Copia de la tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal y certificado vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores. Extracto bancario o movimiento de la cuenta asignada para el manejo de los recursos del FDC. Originales de todos los documentos enviados en el informe financiero o copia digitalizada de los mismos. Fotocopia de las facturas y cuentas de cobro que soporten los gastos debidamente legajados que cumplan con los siguientes requisitos:
CONTRATISTA Honorarios DOCUMENTOS REQUERIDOS BENEFICIARIO NATURAL JURIDICA NATURAL Contrato de prestación de servicios Cuenta de cobro Cédula de ciudadanía Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de salud, pensión y ARL pagada Contrato de prestación de servicios Comprobante de egreso Cuenta de cobro Documento equivalente a factura Cédula de ciudadanía Certificado de afiliación a ARL Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de salud, pensión y ARL pagada.. JURIDICA Contrato de prestación de servicios Contrato de prestación de servicios Comprobante de egreso Contrato de prestación de servicios: Debe incluir objeto, valor por concepto de honorarios, forma de pago, tiempo de ejecución de las actividades contratadas y las causas de terminación del contrato. Tenga en cuenta que los pagos deben corresponder con lo pactado en el contrato. Cuenta de cobro: Debe incluir fecha, quién debe con NIT, a quién deben con NIT, concepto, periodo de pago si aplica, valor, firma, número de cédula, dirección, teléfono y ciudad. : Debe corresponder a la actividad económica relacionada con la prestación del servicio pagado actualizado de acuerdo con la Resolución 000139 del 21 de noviembre de 2012 expedida por la DIAN. Certificado de afiliación a ARL: Según Decreto 723 del 15 de abril de 2013 expedido por el Ministerio de Salud y la Ley 797 de 29 de enero de 2003 Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de salud, pensión y ARL: Planilla pagada, de acuerdo con el Decreto 1703 del 2 de agosto de 2002 y la Ley 797 de 29 de enero de 2003 de venta: Debe incluir los requisitos legales establecidos en el Art 617 del Estatuto Tributario
CONTRATISTA Alquileres DOCUMENTOS REQUERIDOS BENEFICIARIO NATURAL JURIDICA NATURAL Contrato de alquiler Cuenta de cobro Cédula de ciudadanía Contrato de alquiler Comprobante de egreso Cuenta de cobro Documento equivalente a factura Cédula de ciudadanía JURIDICA Contrato alquiler Contrato de alquiler Comprobante de egreso Contrato de alquiler: Debe incluir objeto, costo del alquiler, forma de pago, fechas del alquiler. Tenga en cuenta que los pagos deben corresponder con lo pactado en el contrato. Cuenta de cobro: Debe incluir fecha, quién debe con NIT, a quién deben con NIT, concepto, periodo de pago si aplica, valor, firma, número de cédula, dirección, teléfono y ciudad. : : Debe corresponder a la actividad económica relacionada con la prestación del servicio pagado actualizado de acuerdo con la Resolución 000139 del 21 de noviembre de 2012 expedida por la DIAN. de venta: Debe incluir los requisitos legales establecidos en el Art 617 del Estatuto Tributario.
PROVEEDOR DOCUMENTOS REQUERIDOS Compras y gastos generales BENEFICIARIO NATURAL JURIDICA NATURAL NO APLICA NO APLICA JURIDICA Comprobante de egreso : Debe estar denominada expresamente como factura de venta, e incluir lo siguiente apellidos y nombre, o razón y NIT del vendedor, apellidos y nombre, o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, fecha de expedición, descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, valor total de la operación, el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (si es en papel, debe ser el nombre de la litografía, si es por computador el nombre del software), ), indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, indicar responsabilidad frente al impuesto de renta (No contribuyente, Régimen tributario Especial, Gran contribuyente, Auto-retenedor). Para compras de tiquetes aéreos se debe adjuntar itinerario.
FORMATO DE RELACIÓN DE GASTOS 10
DEFINICIONES: BENEFICIARIO: Concursante cuyo proyecto resulte adjudicatario de un estímulo previsto en la convocatoria del FDC. CUENTA DE COBRO: Documento que cumple la función de comprobante de un servicio prestado por una persona de régimen simplificado. DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA EN ADQUISICIONES EFECTUADAS POR RESPONSABLES DEL RÉGIMEN COMÚN A S NATURALES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO: El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales del régimen simplificado, debe expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; apellidos y nombre o NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; fecha de la operación; concepto; valor de la operación; discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación. FACTURA: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra y venta. Este documento deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario Colombiano. REINTEGRO: Restitución o devolución de una cantidad de dinero que se debe. SOPORTE DE PAGO EN EFECTIVO: Documento en el que el prestador del servicio deja evidencia mediante firma la recepción del pago que le corresponda. SOPORTE DE PAGO EN CHEQUE: Se debe presentar movimiento de la cuenta o extracto bancario en el que sea posible identificar el cobro del cheque girado. SOPORTE DE PAGO POR TRASFERENCIA ELECTRÓNICA: Documento donde se evidencia el traslado de dinero de la cuenta del beneficiario del estímulo hacia la cuenta del prestador del servicio. SOPORTE DE PAGO POR CONSIGNACION: Formato con sello o timbre de entidad financiera donde se evidencie el abono en cuenta al prestador del servicio. SOPORTE DE PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO: Se debe presentar movimiento o extracto bancario en el que sea posible identificar el pago y el titular de la misma.