UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A ANALISIS DEL PROCESO CONTABLE QUE REALIZA LA EMPRESA PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A PARA EL REGISTRO DE SUS COSTOS LABORALES MENSUALES. Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública Tutor Académico: Lic. Luis Moreno. Tutor Industrial: Lic. Yormary Perez Realizado por: Alejandra Márquez C.I. 19.474.183 Puerto Ordaz, Septiembre de 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A ANALISIS DEL PROCESO CONTABLE QUE REALIZA LA EMPRESA PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A PARA EL REGISTRO DE SUS COSTOS LABORALES MENSUALES. Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública Luis Moreno Tutor Académico Yormary Pérez Tutor Industrial Puerto Ordaz, Septiembre de 2011
ÍNDICE Introducción 5 Desarrollo Descripción de la empresa Nombre de la Compañía Identidad Corporativa Misión Visión Objetivo General Problemas observados Objetivos de la pasantía Plan de trabajo Logros Facilidades y dificultades Aporte a la empresa Apreciación sobre los conocimientos adquiridos Conclusiones 25 Recomendaciones 26 Referencias Bibliográficas 27 Anexos Anexo 1 Plan de trabajo inicial Anexo 2 Proceso para la contabilización de los Costos Laborales Pág. 7 7 7 8 8 8 10 12 13 15 20 21 22 29 31
Anexo 3 Asiento de Nómina y Reporte de Recursos Humanos Anexo 4 Conciliación del Departamento de Recursos Humanos Vs el Departamento de Contabilidad 35 51
INTRODUCCIÓN En la actualidad el Departamento de Contabilidad es fundamental debido a que es el encargado de verificar en los estados financieros todas las transacciones mercantiles de una compañía, controlar los resultados y analizar la situación económica de la misma para tomar decisiones oportunamente. Se ejecutó la pasantía en la compañía PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, (P.M.G). S.A, en el Departamento de Contabilidad ubicado en Puerto Ordaz, Estado Bolívar desde el 02 de noviembre de 2010 hasta el 06 de mayo de 2011, con el objetivo de adquirir y ampliar los conocimientos ya vistos en la etapa académica: Uno de los procesos primordiales que se realiza en el Departamento de Contabilidad es el registro de la nómina, ya que es el pasivo obligatorio que se le asigna a los trabajadores, denominado remuneración por la prestación de servicio a la compañía y el reconocimiento de otros beneficios laborales establecidos en la Ley Orgánica del Trabajo y su reglamento, así como en la convención colectiva vigente de la compañía. Durante el periodo de pasantías se desempeñaron actividades tales como análisis de los procedimientos contables que realiza la Sociedad, para el registro de sus Costos Laborales Mensuales. 5
Obteniendo un logro en la pasantía de apreciar de forma directa y practica las actividades que se desarrollan específicamente dentro del Departamento de Contabilidad en el transcurso de la pasantía. A continuación la estructura del presente informe el cual presenta un análisis sobre los procedimientos contables de la compañía PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G. S.A, en el registro de los Costos Laborales Mensuales: 1. Descripción de la empresa, identificando su misión, visión y objetivo. 2. Los problemas observados en la empresa. 3. Los objetivos de la pasantía y las actividades del plan de trabajo establecido. 4. Logros del plan de trabajo. 5. Facilidades y dificultades durante la pasantía y los aportes a la empresa. 6. Apreciación de la pasante sobre los conocimientos adquiridos en el desarrollo de la pasantía. Y finalmente se muestran las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron después de haber realizado el análisis sobre los procedimientos contable que lleva a cabo la empresa. 6
DESARROLLO Descripción de la Empresa Nombre de la Compañía Promotora Minera de Guayana P.M.G, S.A., Identidad Corporativa Promotora Minera de Guayana P.M.G, S.A., consciente de nuestro compromiso con el país, con nuestros trabajadores y con las comunidades sobre las que ejercemos influencia directa e indirecta y estando en conocimiento de que nuestras actividades productivas son estratégicas para el desarrollo de la Nación, hemos soportado toda nuestra plataforma de gestión acorde a los siguientes principios gestiónales: 1. Cumplimiento de todos las Obligaciones y Compromisos Legales y Contractuales. 2. Respetar y apoyar activamente las políticas del estado para contribuir al Desarrollo Integral de la Nación. 3. Procurar la sostenibilidad de nuestros proyectos en todas las fases, fomentando la Participación activa de las Comunidades. 7
4. Desarrollo Integral del Talento Humano Comunidad RUSORO (Trabajadores + Comunidades). 5. Mejora Continua de la Gestión Social, Ambiental y Productiva como Vector de Desarrollo Integral. 6. Promoción y Difusión de la Educación Ambiental. 7. Rehabilitación de Áreas Afectadas. 8. Fuerte Compromiso con el Deporte. 9. Apoyar e Impulsar campañas de Salud en la Comunidad RUSORO (Trabajadores + Comunidad). Misión Realizar actividades de exploración, desarrollo y explotación de minerales metálicos y no metálicos en las áreas designadas por el Estado Venezolano, en cumplimiento de la normativa legal vigente, de forma sustentable, minimizando o evitando los impactos ambientales y socioculturales que pudieran producir, y en concordancia con las políticas de desarrollo del Estado Venezolano. Visión Convertirnos en una empresa modelo en el desarrollo de actividades mineras en el país, debido a la implantación y cumplimiento de elevados estándares de gestión y con una sólida y armoniosa relación con nuestros trabajadores, las comunidades, el ambiente y el Estado Venezolano donde la 8
cooperación, la comunicación y la participación guíen y formen parte integral de estas relaciones. Objetivo General El objetivo primordial de la empresa es la exploración y explotación del mineral aurífero a cielo abierto en las concesiones mineras Chocó 4 y Chocó 10, está dividida en siete unidades de apoyo mencionadas a continuación: Planta de Procesamiento, Reservorio de Agua, Laguna de Cola, Área de Minas, Escombrera, Infraestructura de Apoyo y Líneas de Transmisión eléctrico 115 Kv. Para lograrlo se cuenta con la planta de procesamiento con una capacidad de 5400 toneladas/día que es alimentada a diario con material extraído de las minas Pisolita, Coacia, y Rosita, se pronostica una vida útil de 9 años con producción 810000 onzas de oro durante ese periodo. Además cuenta con un personal calificado y organizado para ejecutar sus actividades diariamente. 9
Problemas Observados En el entorno del estado Bolívar, se encuentra una compañía denominada PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A. dedicada a realizar actividades de exploración, desarrollo y explotación de minerales metálicos y no metálicos en las áreas designadas por el Estado Venezolano. La empresa P.M.G., S.A cuenta con un sistema automatizado denominado SunSystems, el cual tiene dos (2) aplicaciones: 1. SCORE 2. Vision Con el sistema SunSystems y sus aplicaciones se desarrollan actividades en diversos Departamentos tales como: Almacén, Activos Fijos, Costos, Compras, Cuentas por Pagar, Impuesto, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad. En el Departamento de Contabilidad el Sistema SunSystems es fundamental para el desarrollo de todas las actividades contables que requiere dicho departamento. En la compañía PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A. se encuentra el Departamento de Contabilidad el cual está encargado de realizar los registros contables y a su vez revisar y analizar cada una de las cuentas en las cuales se realizan operaciones diarias. Todas las actividades que se desarrollan en el Departamento de Contabilidad son importantes, pero una de las actividades primordiales es el registro de los Costos Laborales Mensuales ya que está compuesta de la 10
Nómina Mensual y es la que impulsa al desarrollo de las actividades en las cuales se desenvuelve la compañía. A través del sistema SunSystems se realiza las contabilizaciones de asientos de Nómina Mensual, basados en la información preparada por el Departamento de Recurso Humano mediante el uso del módulo de nómina del sistema Profit Plus. A pesar que la compañía PROMOTORA MINERA DE GUAYANA, P.M.G., S.A. efectúa de forma eficiente sus actividades contables dentro del Departamento de Contabilidad, en nuestros días no existe una conciliación entre el reporte de Nómina Mensual que emite el Departamento de Recursos humanos y la contabilización de asientos que registra el Departamento de Contabilidad, por lo que no se visualiza un enlace entre dichos departamentos, a su vez no existe una conciliación entre ambos departamentos para poder visualizar la razonabilidad de saldo en lo que se refiere a los Costos Laborales. No obstante al no existir una verificación de saldos, el trabajo de pasantía se enfoco en analizar el proceso contables para el registro de los Costos Laborales Mensuales, que se realiza a través SunSystems basados en la información preparada por el Departamento de Recurso Humano con el propósito de realizar una conciliación entre ambos Departamentos. 11
Objetivos de la Pasantía El objetivo primordial de esta pasantía es analizar el proceso contable que realiza la empresa Promotora Minera de Guayana, P.M.G., S.A para el registro de sus Costos Laborales Mensuales que se realiza a través del sistema SunSystems, con la finalidad de aplicar los conocimientos adquiridos en el transcurso de la etapa académica. De igual Forma, este proyecto abarca los siguientes objetivos secundarios: 1. Identificar los tipos de nóminas que se registran en el Departamento de Contabilidad de la empresa P.M.G., S.A 2. Evaluar la aplicación Vision del sistema SunSystems de la empresa P.M.G., S.A. 3. Distinguir los Costos Laborales que se contabilizan según el Reporte de Nómina Emitido por el Departamento de Recursos de la compañía P.M.G., S.A. 4. Definir los pasos a seguir para el Registro de la Nómina Mensual a través del sistema SunSystems de la empresa P.M.G., S.A. 5. Analizar cada uno de los tipos de nóminas después de haber cumplido el procedimiento, a fin de validar que el registro contable del sistema coincida con el Reporte de Recursos Humanos. 6. Conciliar el Saldo del Reporte del Departamento de Recursos Humanos vs la contabilización de los Costos Laborales del Departamento de Contabilidad. 12
Plan de trabajo La pasantía fue realizada en la empresa minera Promotora Minera de Guayana, P.M.G., S.A, en el Departamento de Contabilidad, bajo la tutoría de la Lcda. Yormary Pérez, Contador Público Colegiada, identificada con el N 64637. El desarrollo de las actividades comprendió un período de dieciséis (16) semanas iniciadas el 02 de noviembre de 2010, culminadas el 02 de Marzo de 2011 y una extensión de ocho (8) semanas adicionales interrumpidas por el proceso administrativo para las gestiones de extensión iniciadas el 21 de Marzo de 2011 hasta el 06 de Mayo de 2011 y distribuidas de la siguiente manera (ver anexo 1): Dotación, charla de seguridad industrial, recorrido por las áreas administrativas (semana 1) Inducción a las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad (semana 2) Inducción sobre las aplicaciones que contiene el sistema automatizado de la compañía (semana 3) Inducción a las actividades a través del Sistema a manejar (semana 4 y 5) Manejo del sistema usado en la empresa bajo las indicaciones de la tutora industrial (semana 6, 7 y 8) Inducción y practicas sobre el registro de los Costos Laborales, y los tipos de nómina que registra la compañía (semana 9) Registro de los Costos Laborales Mensuales bajo las indicaciones de la tutora industrial a través del sistema SunSystems (semana 10, 15 y 20) 13
Comparación de las Nóminas registradas en el sistema SunSystems con el Reporte de Recursos Humanos.(Semana 11, 16 y 21) Realizar el auxiliar de la cuenta de Sueldo y Salario por pagar y análisis de la razonabilidad de los saldos (semana 12, 13, 14). Extensión Verificar que los análisis y procedimientos para el registro de los Costos Laborales Mensuales se desarrollen y apliquen de manera adecuada. (semana 17, 18 y 19) Realizar la conciliación entre el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Recursos Humanos de la compañía P.M.G., S.A. (semana 22, 23 y 24) 14
Logros El objetivo esencial de esta pasantía- es Analizar el proceso contable que realiza la empresa Promotora Minera de Guayana, P.M.G., S.A para el registro de sus Costos Laborales Mensuales, el cual se realiza a través del sistema SunSystems con el uso de Vision como una de las aplicaciones del sistema en base al Reporte de Nómina que genera el Departamento de Recurso Humanos, aplicando los conocimientos adquiridos en el transcurso de la etapa académica, para ello se apreciaron de forma directa y practica las actividades que se desarrolla específicamente dentro del Departamento de Contabilidad en el transcurso de la pasantía. De igual manera se pudo observar y aplicar otras actividades contables para el cumplimiento de los objetivos secundarios de la pasantía, inducciones y explicaciones recibidas por la Licda. Yormary Pérez y de parte de otras personas que trabajan en el Departamento de Contabilidad, con el propósito de tener un entendimiento general de la situación de la empresa y para adquirir conocimientos prácticos sobre las actividades que se desarrollan en el área laboral en el transcurso de la pasantía. No obstante, se debe considerar que el logro más importante que se llevó a cabo dentro de la pasantía fue ejecutar en la práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante los estudios académicos, adquiriendo experiencia en el ámbito laboral dentro del área según la carrera que se ha estudiado, en este caso es el Departamento de Contabilidad. 15
También se pudo lograr dentro del desempeño de la pasantía los siguientes logros específicos del plan de trabajo que se estableció para la realización de la pasantía: La primera semana de la pasantía el personal de seguridad industrial en las instalaciones de la planta de la empresa ubicada en la Carretera El Callao El Manteco Km 15, Planta PMG, Sector El Choco, El Callao Edo. Bolívar, Venezuela, dirigieron una Charla de Seguridad industrial, con la finalidad dar a conocer las precauciones que se deben tener de la empresa y así evitar accidentes ocasionados por falta de conocimiento en este tema, así mismo hicieron entrega de la dotación que está constituida por botas de seguridad, blue jeans y camisas de la empresa que se deben usar dentro de las instalaciones de la planta Luego en la segunda semana en las oficinas Administrativas ubicadas en Puerto Ordaz, Estado Bolívar, la Licda. Yormary Pérez realizó un recorrido por los departamentos de Activos fijos, Auditoría Interna, Impuestos, Tesorería, Compras, entre otros, los cuales están ubicados dentro de las oficinas Administrativas, y finalmente dió a conocer el Departamento de Contabilidad donde se realizó la pasantía. En el transcurso de la semana fue explicando actividades que se realizaban dentro del mismo tales como: registro y amortizaciones de seguros prepagados, conciliaciones bancarias, registro de liquidaciones del personal, contabilización final de registros bancarios, contabilización de comprobantes de retención de impuestos municipales sobre las ventas que realiza la empresa al Banco Central de Venezuela, registro de Provisiones de costos de diferentes departamentos entre otras actividades. 16
En la tercera semana la Licda. Yormary Pérez dio a conocer el sistema utilizado en la empresa para el desarrollo de las actividades contables que se ejecutan en el Departamento de Contabilidad tales como: registros de asientos contables, generación de balance de comprobación, consultas de cuentas, realizar conciliaciones bancarias, cálculos de amortización para los gastos prepagados por anticipado entre otras actividades que se realizan a través del sistema. Para la cuarta y quinta semana la Licda. Yormary Pérez dió a conocer de manera práctica las actividades a través del sistema según las actividades ya mencionadas en la semana tres, de esta manera se observó cómo se desarrolla las actividades contables a través del sistema. En la sexta, séptima y octava semana se comenzó a usar el sistema bajo las indicaciones de la Licda. Yormary Pérez con la finalidad de familiarizarse con el sistema y las actividades contables como: realizar registros de asientos, consultar cuentas y generar balances de comprobación, de igual forma prestando apoyo al departamento con la realización de estas actividades. En lo que corresponde a la semana nueve la Licda. Yormary Pérez dió una introducción sobre la contabilización de los Costos Laborales Mensuales según el reporte del Departamento de Recursos Humanos y los tipos de nómina, como se clasifican a continuación: la nómina de obreros que se paga semanal y se contabiliza mensual, la nómina que corresponde a los Aprendices INCES que contiene la empresa, la nómina de Empleados, la nómina Caracas que está constituida por el personal que trabaja en la oficina ubicada en Caracas, la nómina de Gerentes, la nómina de Expatriados la 17
cual está integrada por un grupo de trabajadores extranjeros que cobran en otro tipo de moneda y así se les denomina. Luego de una introducción al tema a tratar, para la semana diez, quince y veinte se entró en materia a contabilizar los Asiento de Nóminas ya mencionadas bajo la supervisión e inducción de la Licda. Yormary Pérez a través de la aplicación Vision y del sistema SunSystems, aquí se llevó a la práctica toda la inducción acerca de las y nóminas de cómo contabilizar cada una de ellas. Siguiendo a las semanas once, dieciséis y veintiuno se continúo a realizar el análisis para verificar que lo contabilizado a través del sistema coincidiera con los Reportes de Nómina que envía el Departamento de Recursos Humanos, considerando a su vez que todas las deducciones y asignaciones de los trabajadores se hayan registrado en sus correspondientes cuentas contables. Para las semanas doce, trece y catorce la Licda. Yormary Pérez realizó una inducción sobre los auxiliares que se realizan para los pasivos laborales registrados en las nóminas tales como: las cuentas de Sueldos y Salarios por pagar, Provisión de bono vacacional y provisión de utilidades. Casi finalizando las pasantías, en el lapso de extensión, se realizó un análisis y verificación de los procedimientos contables que se llevan a cabo para realizar el registro de Nómina Mensual. (Ver Anexo 2) Y por último, como resultado de las inducciones y prácticas recibidas por la Licda. Yormary Pérez sobre el registro de Nómina mensual se obtuvo un mayor conocimiento y a su vez se analizó el proceso contable para el registro 18
de la Nómina Mensual con la finalidad de Conciliar los Costos Laborales con el Reporte de Nómina. (Ver Anexo 3 y 4) 19
Facilidades y Dificultades Facilidades En el desarrollo de las actividades realizadas dentro de la empresa P.M.G., S.A, desde el principio fueron realizadas bajo las indicaciones y asistencia de la Licda. Yormary Pérez, aplicando antes de cada actividad a ejecutar una inducción sobre el tema a tratar, por lo que al trabajar en la contabilización de nóminas a través del sistema se desenmarañaron de una manera fácil y fluida. En lo que se refiere a la materia, es decir a la contabilización de nómina a pesar que no se tenía práctica en el entorno laboral se hizo sencillo ya que se tenía conocimiento de términos asociados al tema. De igual forma el manejo del sistema se hizo sencillo ya que es un sistema de fácil manejo y la aplicación Vision es similar al programa Excel con el cual ya estaba familiarizada y por consecuencia se ejecuto con facilidad, así como también se conto con el apoyo de la Licda. Yormary Pérez y los conocimientos obtenidos en la carrera en lo que corresponde al proceso de contabilización de nómina, fue fácil y a su vez se adquirió más conocimientos sobre el tema realizado 20
Dificultades En la iniciación de las primeras actividades, después de las inducciones obtenidas por la Licda. Yormary Pérez surgieron dudas con respecto al análisis que se realiza después de la contabilización de la Nómina Mensual ya que era la primera vez que ejecutaba actividades practicas sobre la misma, así como también ocurrían en dados casos diferencia entre lo contabilizado y lo pagado por el departamento de tesorería, por lo que se torno un poco difícil el análisis de las diferencia ya que se presentaron casos reales los cuales son por primera vez observados. También al realizar la conciliación entre el Saldos del Reporte de Nómina y la Contabilización se tuvo que realizar repetidos análisis entre ambos soportes para obtener la conciliación sin diferencia y en caso de haberla se realiza otro análisis para detectar y soportar la causa de la diferencia. Aporte a la empresa El principal aporte a la empresa P.M.G., S.A fue Analizar el procedimiento contable que realiza la empresa Promotora Minera de Guayana, P.M.G., S.A para el registro de sus Costos Laborales Mensuales, con la finalidad de conciliar ambos departamentos. Así como también realizar determinados registros de asientos contables y distintas actividades solicitadas para la elaboración de diversas labores desarrolladas por el departamento, y así colaborando y apoyando al Departamento de Contabilidad en sus actividades cotidianas en los momentos requeridos en el tema de los Costos laborales. 21
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos En el periodo de pasantías se fortalecieron conocimientos teóricos ya percibidos en el transcurso de la etapa académica, así como el reconocimiento de los pasivos laborables que componen las nóminas mensuales de la empresa P.M.G., y cómo se debe realizar el análisis de las Nóminas mensuales, a fin de comprobar que los registros se encuentren contabilizados en sus cuentas correspondientes según su naturaleza y a su vez conciliar los Departamentos de Recursos Humanos y el Departamento de Contabilidad. Asimismo, con la realización de las pasantías se observó que los conocimientos adquiridos de manera teórica se pueden llevar a lo práctico y obtener los resultados correctos, es decir, lo que se obtuvo en el transcurso de la etapa académica es una base imprescindible para el desempeño en el área profesional y ejecutar de forma eficiente las actividades dentro del área Profesional. También se observo que la compañía P.M.G realiza la contabilización agrupada por centros de costos, no por empleados, para así ver en resumen sus costos laborales. Del mismo modo se adquirió el conocimiento de manera práctica sobre la definición de nómina y las asignaciones y deducciones qué la componen. Las nóminas mensuales son las asignaciones y deducciones que se le hacen a cada trabajador a fin de cada mes por remuneración del servicio prestado a la compañía las asignaciones y deducciones que las integran son: 22
Las asignaciones son: 1. Sueldo 2. Bono Nocturno 3. Horas Extras Diurnas por Turnos 4. Día Feriado Trabajado 5. Horas Extras Sexto Día Nocturnas 6. Seguro Social Obligatorio (Patrono) 7. Seguro Paro Forzoso (Patrono) 8. Ley de Política Habitacional (Patrono) 9. Provisión de Utilidades 10. Provisión de Bono Vacacional 11. Aporte Vivienda Patronal 12. Prestaciones Sociales Las Deducciones son: 1. Anticipo de sueldo 2. Seguro Social Obligatorio(empleado) 3. Seguro Paro Forzoso(Empleado) 4. Ley de Política Habitacional (Empleados) 5. Impuesto Sobre la Renta 6. INCES 0,5% Igualmente se apreció como se debe de analizar la contabilización de Nómina Mensual en base a los pasivos laborales que se contabilizaron, es decir, verificar que la Nómina Mensual cuadre con la contabilización que se realizo, se debe considerar que el saldo de las cuentas de pasivos laborales debe de cuadrar con el total registrado que corresponde a la Nómina 23
Mensual y el Reporte de Nomina. Una de las cuentas principales de pasivos laborales a analizar son las siguientes: 1. Sueldos y Salarios por pagar. 2. Provisión de Utilidades. 3. Provisión de Bono Vacacional. 4. Aporte Vivienda Patronal. 5. Prestaciones Sociales. También se pudo notar la importancia de realizar el análisis entre ambos departamentos, ya que nos ayuda a conocer la razonabilidad de los saldos. 24
CONCLUSIONES Después de haber concluido los objetivos primordiales de la pasantía se llegó a las siguientes conclusiones: Los procedimientos contables que realiza la empresa P.M.G., para registrar los Costos Laborales Mensuales se considera que está debidamente regida por los parámetros contables, es decir, de manera adecuada, quedando claro que se lleva una buena contabilización al registrar sus pasivos laborales y a su vez el sistema utilizado para la realización del registro de la Nómina se efectúa de manera eficiente y eficaz como se desea, agilizando el proceso y obteniendo una excelente contabilización. 1. El registro de la nómina a través del Sistema SunSystems brinda un gran apoyo, ya que se realiza de forma automatizada con tan solo realizar un procedimiento 2. La información es fiable ya que de parte del departamento de contabilidad no existe manipulación en los datos y se considera una ventaja ya que no se corre riesgos de introducir información errónea que puede tener como consecuencia el mal registro y a su vez un descuadre contable, que podría causar mayor trabajo para detectar el error y luego volver a realizar el registro de una forma correcta. 3. Los auxiliares que se realizan forman parte del análisis ya que permiten ver de manera detallada los registros en caso de diferencias. 25
RECOMENDACIONES Tomando en cuenta las conclusiones anteriormente realizadas, se recomienda: Se debe seguir desarrollando los procedimientos para el registro de la Nómina mensual a través del sistema SunSystems ya que es de manera correcta y por consecuencia se realiza de manera eficiente. También se recomienda que Aunque la empresa P.M.G., realice un buen procedimiento contable en la realización de sus registros de Nómina Mensual como se concluyo, y así mismo se debería realizar una conciliación entre el Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de Contabilidad que les permita tener la razonabilidad de ambos saldos y tener certeza de la información del interfaz entre ambos departamentos Al igual es conveniente que realicen los auxiliares de los pasivos laborales para realizar el análisis entre la contabilización y la Nómina y descartar cualquier error o diferencia que pueda surgir en ambas partes. 26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS LIBROS DE TEXTO Arias, Fidias. (2001).El Proyecto de Investigación: Guía para su elaboración. (3ra Edición). Editorial Espíteme. Caracas, Venezuela. 27
ANEXOS 28
Anexo 1: UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÈMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÒN DE PASANTÍAS FECHA DE INICIO : 02 NOV 2010 FECHA DE CULMINACIÒN: 06 MAY 2011 PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES 1.-Dotación, charla de seguridad industrial, recorrido por las áreas administrativas 2.-Inducción a las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad 3.-Inducción sobre las aplicaciones que contiene el sistema automatizado de la compañía 4.-Inducción a las actividades a través del Sistema a manejar 5.-Manejo del sistema usado en la empresa bajo las indicaciones de SEMANAS EXTENSION 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 29
la tutora industrial 6.-Inducción y practicas sobre el registro de los Costos Laborales, y los tipos de nómina ue registra la compañía 7.-Registro de los Costos Laborales Mensuales bajo las indicaciones de la tutora industrial través del sistema 8.-Comparación de las Nóminas registradas en el sistema SunSystems con el Reporte de Recursos Humanos. 9.-Realizar el auxiliar de la cuenta de Sueldo y Salario por pagar y análisis de la razonabilidad de los saldos 10.-Verificar que los análisis y procedimientos para el registro de los Costos Laborales Mensuales se desarrollen y apliquen de manera adecuada. 11.-Analizar el cuadre de los saldos de los Costos Laborales vs el Reporte de Nómina de la compañía P.M.G., S.A. Yormary Pérez Luis Moreno 30
Anexo 2: Proceso para la contabilización de los Costos Laborales: El proceso de contabilización se distribuye en tres etapas, tal como se muestra a continuación: 1. Validar que los saldos estén correctamente presentados: 1.1 Se solicita las plantillas para cada una de las nóminas al personal de sistemas (IT). 1.2 Se solicita los reportes de cierre contable al Departamento de Recursos Humanos de cada una de los tipos de Nóminas. 1.3 Se procede a comparar, los subtotales y cada una de las descripciones por nómina, para verificar que coincidan ambas informaciones. En caso de presentar diferencias, debe notificarle al personal de IT para que corrija las plantillas. Para presentar las plantillas en subtotales, se debe efectuar los siguientes pasos: 1.3.1 ubicarse en la pestaña denominada Asiento en la aplicación Vision. 1.3.2 Seleccionar la opción :Datos Subtotales 1.3.3 En el recuadro que aparecerá, se debe seleccionar: Para cada cambio en: Concepto Profit Usar la función: Suma Agregar subtotales en: Monto 1.3.4 Seleccionar la opción 2 que se muestra en la parte superior izquierda, la cual presentará los totales agrupados para cada ConceptoProfit. 1.3.5 Se procede a comparar, cada uno de los totales por ConceptoProfit, con el físico que envía el personal del 31
Departamento de Recursos Humanos; luego de haber confirmado que las plantillas se encuentran presentadas con los saldos correctos, se procede a cargar las mismas en la aplicación Vision. 2. Contabilizar las nóminas en el sistema. 2.1 Se ingresa en la aplicación Vision seleccionando la carpeta en la cual está contenida las plantillas enviadas por el Departamento de IT 2.2 Una vez cargada la plantilla, se proceder a introducir en la parte superior, los siguientes datos: 2.2.1 Codigo de la Empresa: (PMG).} 2.2.2 Periodo contable: Se debe colocar el año y mes. Ej.: 2011/003. 2.2.3 Referencia: Debe colocar el tipo de Nómina. 2.2.4 Se selecciona la opción: calcular asiento y luego enviar asiento. 2.2.5 Luego se debe ingresar al sistema SunSystems, y seguir las siguientes opciones: 2.2.5.1 Importar asiento. 2.2.5.2 Proceso de importación L/M 2.2.5.3 Selecciona la pestaña de Contabilización. 2.2.5.4 Escoger la opción de contabilizar. 32
Luego de haber realizados los anteriores paso el sistema SunSystems arroja el número de diario contabilizado correspondiente al asiento importado, de esta manera el proceso estaría concluido. 3. Análisis de cada uno de los tipos de nóminas. Para efecto de corroborar, los montos que el sistema registró según el asiento contabilizado sean los mismos que envió el Departamento de Recursos Humanos en los reportes físicos, y que no hayan sufrido modificaciones durante el proceso de interfaz que el sistema efectúa para el registro de las mismas, se debe efectuar una segunda revisión, la cuál se recomienda realizar de la siguiente manera: 3.1 Se debe exportar del sistema Vision, mediante la opción: Consulta de diario, cada uno de los Asientos contabilizados correspondientes a cada tipo de Nómina, y almacenarse en una hoja de Excel. 3.2 Insertar una columna la cual denominaremos Importe en Moneda Local, y estará constituida por el neto entre créditos y débitos para cada uno de los movimientos. 3.3 Se debe diseñar, una tabla dinámica para cada uno de los diarios de nómina, la cual mostrará, el monto total para cada uno de los tipos de cuenta. 4. Con este cuadro resumen, se procederá a efectuar una última revisión, verificando que lo registrado para cada una de las cuentas corresponda con lo realmente causado. El propósito de este procedimiento, es identificar si se efectuaron registros en alguna de las cuentas que no correspondan, lo cual puede tener por 33
consecuencia una modificación en el monto total registrado causando una diferencia en la Cuentas de Salarios por Pagar, y por efecto secundario se tendrá que hacer el análisis correspondiente para la misma y realizar el ajuste oportuno. 34
Anexo 3: Asiento de Nómina Obreros: -X- Cuenta: Nombre de la Cuenta: Monto: 1102040100 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (33.297,35) 2101020200 OTRAS CUENTAS POR PAGAR (2.130,00) 2102010100 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR (1.395.706,76) 2102010400 PROVISIÓN UTILIDADES (508.741,75) 2102010500 PROVISIÓN BONO VACACIONAL (188.415,34) 2102020100 APORTE PATRONAL SEGURO SOCIAL (75.100,48) 2102020200 APORTE PATRONAL PARO FORZOSO (13.653,87) 2102020300 APORTE PATRONAL LPH (29.617,50) 2102020400 APORTE PATRONAL INCE (29.898,08) 2102020500 APORTE PATRONAL PLAN DE AHORRO (40.393,68) 2102020600 Aporte de Vivienda Contractual (104.780,00) 2102030101 RETENCIÓN SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO (27.309,63) 2102030102 RETENCIÓN PARO FORZOSO (3.413,50) 2102030103 RETNCIÓN LPH (14.808,62) 2102030201 RETENCIÓN PENSIÓN ALIMEN. (909,44) 2102030202 RETENCIÓN CREDITICIA (19.552,00) 2102030203 RETENCIÓN PLAN DE AHORRO (40.393,68) 2102030304 RETENCIONES UNTRAMIGUA (1.558,00) 2102040002 ISLR RETENIDO POR PAGAR (659,65) 2102060204 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR (447.063,40) 5012001001 SALARIOS TIEMPO NORMAL 773.591,03 5012001002 TIEMPO EXTRA 86.833,66 35
-X- Cuenta: Nombre de la Cuenta: Monto: 5012001003 RECARGOS DOMIN.NOCTURNO 137.582,50 5012001004 FONDO DE AHORRO MENSUAL 40.393,68 5012001007 BONO NOCTURNO 106.720,83 5012001008 TIEMPO DE VIAJES 92.827,58 5012002002 BONO VACACIONAL 188.415,34 5012002003 ANTIGÜEDAD Y CESANTIA 447.063,40 5012002005 UTILIDADES 508.741,75 5012002006 PAGAS EXTRAORDINARIA 900,00 5012003001 BONO DE PRODUCCION 296.006,28 5012004001 AYUDAS SOCIALES 45.431,75 5012004014 OTROS GASTOS DE PERSONAL (155,00) 5012004019 APORTE VIVIENDA CONTRACTUAL 104.780,00 5012006001 SEGURIDAD SOCIAL 75.100,48 5012006002 INSTIT. GUBERNAMENT.DE CAPAC. (INCE) 29.898,08 5012006003 APORTES AL PARO FORZOSO 13.653,87 5012006004 APORTES A FONDOS PARA VIVIENDA 29.617,50 Total general (0,00) 36
Reporte del Departamento de Recursos Humanos (Obreros): Asiento: Cuenta: Nombre de la Cuenta: Monto: 1102040100 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (820,00) 2101020200 OTRAS CUENTAS POR PAGAR (60,00) 2102010100 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR (51.302,88) 2102010400 PROVISIÓN UTILIDADES (18.460,57) 2102010500 PROVISIÓN BONO VACACIONAL (6.922,76) APORTE PATRONAL SEGURO 2102020100 SOCIAL (3.669,99) APORTE PATRONAL PARO 2102020200 FORZOSO (667,23) 2102020300 APORTE PATRONAL LPH (1.107,62) 2102020400 APORTE PATRONAL INCE (1.107,62) APORTE PATRONAL PLAN DE 2102020500 AHORRO (1.369,52) 37
Asiento de Nómina Aprendices INCES: -XX- Cuenta: Nombre de la Cuenta: Monto: 2102030101 RETENCIÓN SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO (1.334,55) 2102030102 RETENCIÓN PARO FORZOSO (166,83) 2102030103 RETNCIÓN LPH (553,80) 2102030203 2102030203 RETENCIÓN PLAN DE AHORRO (1.369,52) 2102060204 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR (13.460,84) 5012101001 SALARIOS TIEMPO NORMAL 35.954,08 5012101008 TIEMPO DE VIAJES 4.446,72 5012104001 AYUDAS SOCIALES 225,88 5012103001 BONO DE PRODUCCION 14.980,90 5012101004 FONDO DE AHORRO MENSUAL 1.369,52 5012106001 SEGURIDAD SOCIAL 3.669,99 5012106003 APORTES AL PARO FORZOSO 667,23 5012106004 APORTES FONDOS PARA VIVIENDA 1.107,62 5012106002 INSTIT. GUBERNAMENT. DE CAPAC.(INCE) 1.107,62 5012102005 UTILIDADES 18.460,57 5012102002 BONO VACACIONAL 6.922,76 5012102003 ANTIGÜEDAD Y CESANTIA 13.460,84 Total general 0,00 38
Reporte del Departamento de Recursos Humanos (Aprendices INCES): 39
Asiento de Nómina Empleados: -XXX- Cuenta Nombre de la Cuenta Monto: 1102040100 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (35.324,25) 2101020200 OTRAS CUENTAS POR PAGAR (3.300,00) 2102010100 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR (2.468.473,32) 2102010400 PROVISIÓN UTILIDADES (1.006.904,15 2102010500 PROVISIÓN BONO VACACIONAL (358.853,43) 2102020100 APORTE PATRONAL SEGURO SOCIAL (145.819,72) 2102020200 APORTE PATRONAL PARO FORZOSO (26.512,54) 2102020300 APORTE PATRONAL LPH (52.415,82) 2102020400 APORTE PATRONAL INCE (53.702,58) 2102020500 APORTE PATRONAL PLAN DE AHORRO (98.933,98) 2102020600 APORTE DE VIVIENDA CONTRACTUAL (125.190,00) 2102030101 RETENCIÓN SEGURO SOCIAL OBLIG. (53.025,41) 2102030102 RETENCIÓN PARO FORZOSO (6.628,13) 2102030103 RETNCIÓN LPH (26.207,94) 2102030201 RETENCIÓN PENSIÓN ALIMENTARIA. (1.334,03) 2102030202 RETENCIÓN CREDITICIA (19.681,00) 2102030203 RETENCIÓN PLAN DE AHORRO (98.933,98) 2102030304 RETENCIONES UNTRAMIGUA (1.128,00) 2102040002 ISLR RETENIDO POR PAGAR (52.234,65) 2102060204 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR (771.412,59) 5012101001 SALARIOS TIEMPO NORMAL 1.613.683,54 5012101002 TIEMPO EXTRA 92.619,49 5012101003 RECARGOS DOMIN.NOCTURNO 141.065,96 40
-XXX- Cuenta Nombre de la Cuenta Monto: 5012101004 FONDO DE AHORRO MENSUAL 98.933,98 5012101007 BONO NOCTURNO 109.984,91 5012101008 TIEMPO DE VIAJES 196.380,04 5012102002 BONO VACACIONAL 358.853,43 5012102003 ANTIGÜEDAD Y CESANTIA 771.412,59 5012102005 UTILIDADES 1.006.904,15 5012102006 PAGAS EXTRAORDINARIAS 7.650,00 5012103001 BONO DE PRODUCCION 546.043,71 5012104001 AYUDAS SOCIALES 59.140,59 5012104014 OTROS GASTOS DE PERS (297,53) 5012104019 APORTE VIVIENDA CONTRACTUAL 125.190,00 5012106001 SEGURIDAD SOCIAL 145.819,72 5012106002 INCE 53.702,58 5012106003 APORTES AL PARO FORZOSO 26.512,54 5012106004 APORTES FONDOS PARA VIVIENDA 52.415,82 Total general (0,00) 41
Reporte del Departamento de Recursos Humanos (Empleados): 42
Asiento de Nómina Caracas: -XXXX- Cuenta: Nombre de la Cuenta: Monto: 1102040100 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (1.816,67) 2102010100 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR (65.489,86) 2102010400 PROVISIÓN UTILIDADES (24.399,52) 2102010500 PROVISIÓN BONO VACACIONAL (9.149,83) 2102020100 APORTE PATRONAL SEGURO SOCIAL (3.932,00) 2102020200 APORTE PATRONAL PARO FORZOSO (714,92) 2102020300 APORTE PATRONAL LPH (1.463,98) 2102020400 APORTE PATRONAL INCE (1.463,98) 2102020500 APORTE PATRONAL PLAN DE AHORRO (2.410,50) 2102020600 Aporte de Vivienda Contractual (2.340,00) 2102030101 RETENCIÓN SEGURO SOCIAL OBLIG. (1.429,82) 2102030102 RETENCIÓN PARO FORZOSO (178,72) 2102030103 RETNCIÓN LPH (731,99) 2102030203 RETENCIÓN PLAN DE AHORRO (2.410,50) 2102040002 ISLR RETENIDO POR PAGAR (1.141,01) 2102060204 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR (17.791,31) 5012106004 APORTES FONDOS PARA VIVIENDA 1.463,98 5012101001 SALARIOS TIEMPO NORMAL 47.275,00 5012101007 BONO NOCTURNO 1.682,39 5012101008 TIEMPO DE VIAJES 5.991,89 5012103001 BONO DE PRODUCCION 13.281,24 5012101003 RECARGOS DOMIN.NOCTURNO 3.322,98 5012101004 FONDO DE AHORRO MENSUAL 2.410,50 43
-XXXX- Cuenta: Nombre de la Cuenta: Monto: 5012106001 SEGURIDAD SOCIAL 3.932,00 5012106003 APORTES AL PARO FORZOSO 714,92 5012106002 INCE 1.463,98 5012102005 UTILIDADES 24.399,52 5012102002 BONO VACACIONAL 9.149,83 5012104019 APORTE VIVIENDA CONTRACTUAL 2.340,00 5012102003 ANTIGÜEDAD Y CESANTIA 17.791,31 5012101002 TIEMPO EXTRA 1.645,07 Total general 0,00 44
Reporte del Departamento de Recursos Humanos (Caracas): 45
Asiento de Nómina Gerentes: -XXXXX- Cuenta Nombre de la Cuenta Monto: 1102040100 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 5.625,00 2102010100 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR (273.024,49) 2102010400 PROVISIÓN UTILIDADES (109.475,99) 2102010500 PROVISIÓN BONO VACACIONAL (41.053,51) 2102020100 APORTE PATRONAL SEGURO SOCIAL (16.970,80) 2102020200 APORTE PATRONAL PARO FORZOSO (3.085,60) 2102020300 APORTE PATRONAL LPH (5.985,23) 2102020400 APORTE PATRONAL INCE (5.985,23) 2102030101 RETENCIÓN SEGURO SOCIAL OBLIG. (6.171,20) 2102030102 RETENCIÓN PARO FORZOSO (771,40) 2102030103 RETNCIÓN LPH (2.992,21) 2102040002 ISLR RETENIDO POR PAGAR (18.051,05) 2102060204 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR (79.826,24) 5012201001 SALARIOS TIEMPO NORMAL 295.846,25 5012206001 SEGURIDAD SOCIAL 16.970,80 5012206003 APORTES AL PARO FORZOSO 3.085,60 5012206004 APORTES A FONDOS PARA VIVIENDA 5.985,23 5012206002 INSTIT. GUBERNAMENT.(INCE) 5.985,23 5012202005 UTILIDADES 109.475,99 5012202002 BONO VACACIONAL 41.053,51 5012202003 ANTIGÜEDAD Y CESANTIA 79.826,24 5012203001 BONO DE PRODUCCION 3.415,10 2102030202 2102030202 RETENCIÓN CREDITICIA (3.816,00) 46
-XXXXX- Cuenta Nombre de la Cuenta Monto: 5012204014 OTROS GASTOS DE PERSONAL (60,00) Total general 0,00 47
Reporte del Departamento de Recursos Humanos (Gerentes): 48
Asiento de Nómina Expatriados: -XXXXXX- Cuenta Nombre de la Cuenta Monto: 2102010100 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR (23.028,78) 2102010400 PROVISIÓN UTILIDADES (4.645,84) 2102010500 PROVISIÓN BONO VACACIONAL (1.798,61) 2102020100 APORTE PATRONAL SEGURO SOCIAL (736,47) 2102020200 APORTE PATRONAL PARO FORZOSO (113,31) 2102020300 APORTE PATRONAL LPH (480,00) 2102020400 APORTE PATRONAL INCE (480,00) 2102030101 RETENCIÓN SEGURO SOCIAL OBLIGA. (226,59) 2102030102 RETENCIÓN PARO FORZOSO (28,32) 2102030103 RETNCIÓN LPH (240,00) 2102040002 ISLR RETENIDO POR PAGAR (1.555,35) 2102060204 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR (5.074,07) 5012201001 SALARIOS TIEMPO NORMAL 24.000,00 5012202002 BONO VACACIONAL 1.798,61 5012202003 ANTIGÜEDAD Y CESANTIA 5.074,07 5012202005 UTILIDADES 4.645,84 5012202006 PAGAS EXTRAORDINARIAS 1.079,04 5012206001 SEGURIDAD SOCIAL 736,47 5012206002 INSTIT. GUBERNAMENT.(INCE) 480,00 5012206003 APORTES AL PARO FORZOSO 113,31 5012206004 APORTES A FONDOS PARA VIVIENDA 480,00 Total general (0,00) 49
Reporte del Departamento de Recursos Humanos (Expatriados): 50
Anexo 4 Conciliación Reporte del Departamento de Recursos Humanos Vs El Asiento del Departamento de Contabilidad. Nómina Total Pagado según Sueldo por pagar Recursos Humanos Según Contabilidad Diferencia Obreros 1.395.706,76 1.395.706,76 - Aprendices INCES 51.302,88 51.302,88 - Empleados 2.468.473,32 2.468.473,32 - Caracas 65.489,86 65.489,86 - Gerentes 273.024,49 273.024,49 - Expatriados 23.028,78 23.028,78 - Total 4.277.026,09 4.277.026,09-51