Técnicas de planeación y control
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 1 Sesión No. 8 Nombre: La planeación y el presupuesto maestro Contextualización La planeación es la acción de trazar o formar un plan de obra o proyectos. Es una actividad previa que se realiza con la finalidad de decidir por adelantado lo que se va a ejecutar. Una de las actividades de planeación que toda organización debe realizar es el diseño del presupuesto maestro. Este tipo de presupuesto tiene que ver con cuestiones operativas y económicas de la empresa, resumiendo en su contenido los ingresos y egresos que percibirá la organización. El presupuesto maestro se caracteriza por ser el presupuesto de los presupuestos pues reúne en su contenido las actividades de todos los demás presupuestos (el de compras, ventas, producción, recursos humanos, etcétera). En las próximas tres semanas vamos a revisar la definición y las características del presupuesto, para posteriormente analizar con más detalle los principios del presupuesto maestro. En esta primera semana vamos a contextualizar la planeación estratégica, que es de donde parte toda organización para plantear sus futuras actividades, y los presupuestos, donde identificaremos sus ventajas y desventajas así como su relación con la planeación.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 2 Introducción al Tema La planeación estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así, como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro. La planeación estratégica se caracteriza por tener un enfoque global es decir, que se aplica para toda la empresa, por lo que sus objetivos y estrategias planteadas son generales. A simple vista, podrían parecer simples y genéricas, pero en realidad impacta a distintas áreas de las empresas.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 3 Explicación Planeación estratégica En la planeación estratégica deberán participar las personas que se encuentran en la cúpula de la empresa, los cuales están comprometidos con lo que se establezca; además, debe considerar una visión a largo plazo (cinco a diez años aproximadamente). Aunque en la práctica, la planeación estratégica, por lo regular, opera para un periodo de tres a cinco años debido a los cambios constantes del mercado. El autor señala que en la planeación estratégica deben considerarse preguntas como: Cuáles son los objetivos globales de la organización?, Los mercados para sus productos son locales, regionales, nacionales o mundiales?, Qué tendencias afectan sus mercados?, Cómo se ve afectada la organización por la economía, su industria y sus competidores?, Qué formas de organización y estructuras financieras sirven mejor a la organización?, Cuáles son los riesgos de estrategias opcionales y cuáles son los planes de contingencia de la organización si su plan preferido fracasa? Concepto e importancia de los presupuestos El presupuesto es una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un período determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia. Los presupuestos reflejan, en lo financiero, muchos temas relacionados con la contabilidad de costos y la administrativa.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 4 Ventajas y desventajas de los presupuestos Los presupuestos son una característica importante en la mayoría de los sistemas de control administrativos. Cuando se administran en forma inteligente, los presupuestos: Refuerzan la planeación, al incluir la puesta en práctica de los planes. Proporcionan criterios de desempeño. Fomentan la coordinación y la comunicación dentro de la organización. Los presupuestos tienen que administrarse de forma cuidadosa e inteligente por parte de la administración. De acuerdo con el autor Luis Muñiz, las principales ventajas de los presupuestos radican en que: Indica cuántos recursos monetarios se necesitan para llevar a cabo las distintas actividades. Obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de las diferentes actividades. Indica cuándo y cuántos recursos se necesitarán para llevar a cabo las diferentes actividades. Otras ventajas de los presupuestos son que facilita el control administrativo, propicia la integración de diferentes áreas de la organización, optimiza los recursos, propician la definición de una estructura organizacional, hace más eficientes las operaciones, fomenta el auto-análisis. El papel de los presupuestos en la planeación En párrafos anteriores hemos indicado que la planeación y los presupuestos van de la mano pues uno favorece al otro para llevar a cabo los objetivos
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 5 institucionales de la organización. El presupuesto se convierte en la expresión cuantitativa de la planeación estratégica y un medio para controlar el progreso de ésta. De manera específica, la importancia del presupuesto para la planeación radica en: La necesidad de presupuestar para planear los recursos económicos que se requieren para el desarrollo de las actividades planeadas. Contar con un instrumento que permita programar, ejecutar, controlar y coordinar las actividades. Permite medir la eficiencia y las responsabilidades señaladas en la planeación. Es un instrumento que permite la asignación de los recursos y favorecer el desarrollo. Uno de los presupuestos más importantes que se diseña al interior de la organización, es el presupuesto maestro el cual resume los objetivos de las distintas áreas de la organización como: ventas, producción, distribución, finanzas, etcétera. Además, podríamos decir que un presupuesto maestro es: El punto de partida para determinar las metas de la organización. Una herramienta de control. Un factor para la evaluación del desempeño. Cuando se realiza la planeación estratégica se incluyen tanto las metas como los objetivos globales de la organización; el presupuesto maestro es el instrumento que resume las actividades planeadas de todas las áreas de toda la organización. 92
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 6 Conclusión Debido a que el presupuesto es una herramienta de planificación determina la base de varias secciones determinante en el desarrollo de un producto o servicio, este integra y coordina áreas y actividades, departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un período determinado para cumplir con los objetivos establecidos anteriormente en el estudio de mercado o metas de ventas. Cuando el presupuesto no es fijo es necesario buscar una asociación y determinar nuevamente un análisis y realizar nuevas formulas de producción para conocer el numero de unidades que se realizaran con determinada cantidad de materia prima. Cuando el presupuesto se cumple es mas fácil realizar un nuevo análisis o determinar el ya realizado si cumple o no con la expectativa de costos y precios.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 7 Para aprender más Es importante señalar, que una planeación estratégica puede sufrir modificaciones cuando sea necesario, y que éstos surgen después de análisis periódicos del macroambiente y del microambiente. De acuerdo con Horngren, el presupuesto es más útil cuando se integra a la estrategia de la organización. La estrategia describe cómo la organización empata sus propias capacidades con las oportunidades en el mercado, para lograr sus objetivos globales. La comprensión del comportamiento del costo permite a los gerentes predecir mejor como afectan a los costos totales presupuestados los diferentes niveles de producción proyectados. Asimismo, la comprensión de la identificación del costo y el prorrateo del costo permite a los gerentes mostrar cómo diferentes importes de ingresos y costos proyectados afectarán el estado de resultados y el balance general presupuestado. Técnicas de planeación y control o Presupuesto de ventas o Presupuesto de producción o Presupuesto de compras o Presupuesto de costos de producción o Presupuesto de inventarios iniciales y finales o Presupuesto del costo de artículos vendidos o Presupuesto de estados de resultados
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar un resumen en donde consideres la Planeación estratégica. Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo como formato PDF, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Esta actividad equivale al 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Introducción Contenido 3 puntos 7 puntos 10 puntos 25 puntos 55 puntos
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 9 Referencias Amaya, J. (). Gerencia: Planeación & Estrategia. Consultado en Diciembre 2009, en: http://books.google.com/books?id=8flzg6f8dosc&pg=pt24&dq=definici %C3%B3n+de+%22planeaci%C3%B3n+estrat%C3%A9gica%22&lr=&a s_brr=3&hl=es#v=onepage&q=definici%c3%b3n%20de%20%22planea ci%c3%b3n%20estrat%c3%a9gica%22&f=false Horngren, C., Foster, G. y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. México: Pearson Educación. Jiménez Boulanger, J., Jiménez, J. y Espinoza, C. (2007). Costos industriales. Costa Rica: Editorial Tecnológica. Muñiz, L. (2009). Control presupuestario. Barcelona: Bresca Editorial.