Wizdom es el resultado de varios años de investigación y desarrollo, en los cuales se logró un conjunto de soluciones que incorporan las nuevas tendencias en tecnología y principalmente las necesidades funcionales de las organizaciones en un mercado globalizado.. Las opciones de configuración incorporadas en Wizdom permiten que se adapte fácilmente a su organización. OPTEC desarrolla, genera y respalda soluciones tecnológicas. Nuestras soluciones le ayudarán a lograr una administración eficiente y costo efectiva, requisitos indispensables para competir hoy día. Brindamos soluciones fáciles de usar con muy alta funcionalidad que permiten una rápida implementación al alcance de su presupuesto. Ofrecemos productos desarrollados con tecnología de punta, nuestras aplicaciones son multiplataforma y corren con independencia de la base de datos. Nuestras soluciones se componen de: Plataforma de base de datos (capacidad de operación sobre SQL Server, Oracle y Sybase), Licencias de uso de nuestras poderosas soluciones Consultoría de implementación. Servicio de Asistencia Técnica y Actualización. Cada una de nuestras soluciones las configuramos de acuerdo a las necesidades de su organización, con lo que usted adquiere una solución de acuerdo con sus necesidades. Debido a la alta funcionalidad de nuestras soluciones y la fácil configuración de las mismas, ofrecemos proyectos de implementación rápidos y oportunos. En OPTEC respaldamos los proyectos y el servicio post instalación con consultores con amplia experiencia en el mundo empresarial y tecnológico, lo que nos ayuda a garantizar proyectos exitosos y la satisfacción de nuestros clientes. Una de las grandes ventajas que obtiene al utilizar nuestra tecnología en su organización es que podrá recibir las nuevas versiones de nuestros productos e instalarlas con poco esfuerzo y sin perder las personalizaciones que se hayan hecho en su instalación.
WIZDOM Modelo Conceptual La solución WIZDOM Sector Publico abarca las áreas de planificación, presupuesto, tesorería, finanzas, proveeduría y almacén Cada una de estas áreas está soportada por un conjunto de aplicaciones, las cuales se encuentran totalmente integradas, pero a la vez disponen de mecanismos para que interactúen fácilmente con aplicaciones de otros proveedores, aplicaciones desarrolladas a la medida o internamente por la organización. La tecnología Wizdom permite al cliente seleccionar aquellas partes que más se adapten a sus necesidades y conectarlas a otras soluciones ya existentes en la organización..
Módulos de WIZDOM A continuación se detalla la funcionalidad más importante de cada uno de los módulos de Wizdom para esta configuración: Presupuesto: ##%& ' '## &' #)!!! %!! ) "# $% ( *!! %## WIZDOM Presupuesto integra los diferentes subsistemas y etapas del proceso presupuestario, facilitando al usuario el desarrollo de sus funciones y seguimiento de políticas, procedimientos y normas. Dentro de las principales funciones están: Módulo de Presupuesto: Soporte a presupuestos de tipo Base Contable y de tipo Base Efectivo (Base Cero) Permite la creación de varios presupuestos para un mismo periodo contable. Periodicidad configurable para la definición del presupuesto (Anual y Mensual) Posibilidad de especificar el presupuesto en miles. Definición y administración de presupuestos de ingresos y egresos. Manejo de catálogos de objetos de gastos, partidas presupuestarias (Catálogo de la Contraloría General de la República programas, subprogramas y partidas etc) Integrado con el catálogo contable, lo que permite conservar la misma estructura de cuentas y centros de contabilidad, con el fin de realizar comparaciones. Además, la
definición de cuentas y centros presupuestarios no necesariamente tienen que hacerse al último nivel. Definición variable de estructura de cuentas (partidas, sub-partidas, ) y de centros (programas, sub programas, ) Permite especificar el modo de modificación por presupuesto (directo o por movimientos) Administración de los estado de presupuesto: Pendiente, Formulación, Aplicados (en proceso), Modificación, Cerrados. Soporte al cierre de presupuesto para realizar liquidación de presupuesto no ejecutado. Permite la definición de tipos de movimientos para modificación según las necesidades de la organización. Soporta movimientos de modificación (interno, externos y extraordinarios). Permitir la ejecución del presupuesto a través de tres estados: Reservado, Comprometido y Gastado (gasto real, Compromiso, Saldo Disponible). Soporta la definición de tipos de movimientos de reserva, compromiso y ejecución presupuestaria. Aunque el sistema de presupuesto se encuentra integrado con los demás módulos, se permite el ingreso de movimientos directamente en el módulo. Permite la administración y control del contenido presupuestario Proceso para realizar automáticamente los ajustes por diferencia cambiara de aquellos movimientos de reserva y compromiso realizados en otra moneda a la de registro contable. Permite la consulta del presupuesto a cualquier nivel cuenta (partida, subpartida,) y centro (programa, subprograma). Permite la consulta del detalle origen de los montos de reserva, compromiso y ejecución paca cualquier cuenta y centro. Permite crear escenarios presupuestarios partiendo de un presupuesto anterior y que el usuario pueda excluir cuentas, indicar un cambio porcentual en el monto presupuestado ya sea de incremento o disminución. Administración del presupuesto por usuarios. Control presupuestario integrado con Planificación (POI). Integración con módulos Desde las etapas tempranas de la adquisición, los usuarios pueden visualizar el presupuesto disponible en las partidas que se verán afectadas. En aprovisionamiento, las partidas son determinadas de acuerdo al ítem solicitado y el centro de compras que se encuentra procesando la solicitud. Los programas son determinados por el nodo del organigrama al cual pertenece el empleado solicitante. Estos valores también pueden ser editados durante el proceso. Los movimientos de reserva son generados automáticamente a partir de la aprobación de las solicitudes de compra. Las reservas se realizan con un precio de referencia que es sugerido por el sistema a partir de catálogo de precios de los proveedores. Luego del proceso de cotización y adjudicación, en la generación de órdenes de compra, el sistema convierte automáticamente las reservas en movimientos de compromiso. Cuando la orden de compra se encuentra en proceso de recepción, el sistema asocia los compromisos a las facturas que se están relacionando a la compra. Al realizar los pagos, el sistema automáticamente realiza movimientos de ejecución a partir de los compromisos de las facturas que se están pagando. En la Cuenta por Pagar y el Sistema de Bancos, el sistema solicita las partidas y programas presupuestarios que se están afectando, siempre y cuando no se puedan generar automáticamente. Para los ingresos, el presupuesto tiene integración con el módulo de Cuentas por Cobrar. Soporte a Contabilidad para registrar en los asientos movimientos de ejecución presupuestaria.
Planificación Establecimiento de la estructura jerárquica de planificación para establecer productos, objetivos estratégicos y objetivos específicos. Establecimiento de las fuentes de financiamiento. Definición del plan operativo siguiendo la estructura de planificación y creación de metas presupuestas. Establecimiento de actividades por metas. Seguimiento del plan operativo. Integración con el sistema de presupuesto. Permita el registro documental de los avances en el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades del POI, permitiendo la generación de reportes especiales, que vinculen la ejecución física con la ejecución financiera. Integración con módulos Planificación está íntimamente ligado con los movimientos de presupuesto y procesos que ejecutan el presupuesto, para que de una forma oportuna se establezca la relación entre las metas y la ejecución del presupuesto Los usuarios puedan disponer de información oportuna de los logros en su plan operativo y de ejecución presupuestarias. Contabilidad General: Multicompañía con períodos contables configurables Catálogo de cuentas y de centros multi-nivel configurables, (Catálogo de la contabilidad Nacional) Registro de movimientos en moneda de registro contable. Conversión de Estados Financieros a múltiples monedas siguiendo estándares internacionales. Plantillas y movimientos recurrentes para facilitar el ingreso de las transacciones contables Administración de movimientos recurrentes. Control de diferencial cambiario de saldos en múltiples monedas y múltiples cuentas. Soporte para la generación automática de movimientos para la distribución costos Generador de reportes financieros con conversión de saldos en múltiples monedas. Ingreso movimientos contables en períodos adelantados y obtención de Estados Financieros. Prevé controles cruzados de cuentas empleadas en los módulos auxiliares como por ejemplo, inventario, activos fijos, bancos, nómina y recurso humano y presupuesto. Permite llevar una contabilidad por centros de costo. Permite la definición de formularios para el control del consecutivo de cada uno de los asientos de diario. Permite la generación automática de cierres mensuales. Permite la generación automática de cierres de período fiscal. Ofrece consultas que permiten el análisis de los saldos de las cuentas contables Tesorería: Multicompañia Configuración de múltiples cuentas contables y multimoneda Administración individual de cada una de las cuentas, lo que permite el cierre del auxiliar por cuenta. Administración automática de transacciones en múltiples monedas afectando la cuenta correspondiente. Administración de referencias a documentos con diferentes monedas.
Integración con Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Contabilidad. Aplicación desde la solicitud a facturas del proveedor Administración de formularios y definición de diferentes formatos por cuenta Control de saldo en cartera y control de sobregiro en las cuentas. Cheques posfechados. Administración de solicitudes de pago. Pago a proveedores por transferencia. Administración de pagos fijos o recurrentes. Administración de viáticos a empleados vía cuenta movimientos de Bancos. Integración con el presupuesto para su ejecución. Conciliaciones bancarias: Conciliación automática, por identificador del documento y monto, por tipo de documento y monto, y por fecha del documento. Conciliación manual Carga automática del extracto bancario o por medio de carga manual Generación del extracto a partir de los movimientos de la compañía. Ajuste de los montos durante del proceso de conciliación automática. Diferentes presentaciones del resultado de la conciliación (Saldos ajustados, Libros a bancos y Bancos a libros). Conciliación diaria Caja Chica: Administración de múltiples cajas asociadas de diferentes unidades Manejo de comprobantes de entrada y salida Reimpresión de movimientos Anulación de movimientos Reintegro de caja Arqueo de caja Cierre de caja Control de vales pendientes por liquidar Integración con el presupuesto para su ejecución Cuentas por pagar: Administración de múltiples compañías. Administración de proveedores. Administración de saldos de los proveedores en múltiples monedas. Registro de transacciones en múltiples monedas. Integración automática de Contabilidad, Bancos y Compras. Aplicación de saldos a favor y ajuste automático de saldos menores. Administración de descuentos por pronto pago. Administración de las solicitudes de pago. Configuración del análisis de antigüedad de saldos. Administración del seguimiento de documentos. Integración con el presupuesto para la generación de compromisos de pago Activos Fijos: Multicompañía Administración de activos depreciables y no depreciables. Métodos de depreciación por línea recta, suma de dígitos y unidades de producción. Integrado con contabilidad y compras.
Administración de activos grupales y componentes Administración de activos por leasing financiero y operativo. Clasificación multi-nivel configurable de activos. Control de activos mediante asignación de responsables, custodio y ubicación física. Movimientos de ingreso, traslado, reevaluación, mejoras, cambio de la vida útil, salidas, cambios de información y desechos. Facilidad de registro de activos iguales mediante copia del registro anterior Distribución del gasto de depreciación por centros de costos. Toma física de activos. Control físico de activos y proceso de toma física de Activos Fijos Interfaz para el sistema móvil Integración con SIBINET. Control de componentes. Control de pólizas Control de garantías Integración con el AutoServicio para la consulta de activos asignados Catálogo de ítems: Administración centralizada de la información del ítem de acuerdo al tipo. Definición de unidades de medida y factores de conversión. Control de unidades discretas. Administración de múltiples códigos para un mismo producto. Estructuras y clasificaciones configurables. Asociación de múltiples clasificaciones a un mismo producto. Definición de propiedades de usuario para los ítems de acuerdo al área funcional. Control de ítems por medio de atributos extendidos. Administración de diferentes tipos de relaciones entre ítems, incluyendo la explosión de materiales. Proveeduría: Manejo de las solicitudes de bienes y servicios Integración con el presupuesto para la generación de reservas y compromisos Múltiples compañías con posibilidad de definir varios centros de compras. Administración del catálogo de ítems por proveedor Contempla solicitud de compras para ítems no tangibles. Especificación de certificaciones necesarias para la compra. Selección automática de proveedores para cotizar o comprar. Considera en la selección las certificaciones de proveedor para hacer una sugerencia adecuada. Configuración del proceso de compras (abreviado o con cotización). Agrupamiento automático de información para aprovechar descuentos por volumen. Envío automático de documentos al proveedor. Control de solicitudes de cotización enviadas y cotizaciones recibidas. Soporte a los procesos de selección y adjudicación. Proceso para compras locales e internacionales Manejo de garantías Control de precios de proveedores. Multimoneda en el registro de cotizaciones y órdenes de compra. Integrado con los módulos de gestión de inventarios y recepción de mercadería Integrado con los módulos de presupuesto y planificación Soporte en los movimientos de códigos alternos y conversión de unidades de medida. Consultas para el seguimiento y control de las solicitudes de compra, cotizaciones y órdenes de compra.
Recepción de Mercadería: Múltiples compañías con posibilidad de definir varios puntos de recepción. Definición de fases para el proceso recepción. Configuración de costos, gastos e impuestos. Asociación de múltiples facturas, gastos y costos a una o varias ordenes de recepción. Prorrateo automático del costo por peso, volumen, precio y cantidad. Permite recibir parciales y ordenes programadas. Manejo de información de embarques. Integración con inventario, compras, activos fijos y cuentas por pagar. Soporte de documentos en varias monedas. Soporte de códigos alternos y conversión de unidades de medida.
Características generales de Wizdom Wizdom es un sistema adaptable, diseñado para soportar las necesidades de su organización Las características generales de las aplicaciones Wizdom son: Multi-organización: En todas las aplicaciones Wizdom se pueden definir múltiples organizaciones e incluso, en algunos módulos, se permite definir una unidad de control más pequeña, como por ejemplo, centros de distribución en Inventarios. La información de cada una de las organizaciones se administra de forma centralizada evitando la inconsistencia, duplicidad de los datos y facilitando el proceso de administración de la misma. Multi-Moneda: Las aplicaciones Wizdom permiten llevar saldos y realizar transacciones en varias monedas. El sistema no tiene límite en la cantidad de monedas que el cliente desea administrar y se puede llevar un registro de tipos de cambio por diferentes clases de cambio. Conversión de Estados Financieros: Wizdom permite realizar la conversión de estado financieros de la moneda de registro contable a cualquier otra moneda, siguiendo los procedimientos definidos en los estándares internacionales (FASB-52 o NIC-21). Información Centralizada: Con el fin de lograr una mejor administración de la información y eliminar mantenimiento redundante de la información, Wizdom centraliza información utilizada en todos los módulos, como por ejemplo, la información de las personas física y jurídicas, localidades y regiones, empleados, proveedores, clientes, instrumentos de pago, ítems, formularios, etc. Períodos Contables configurable: Existen algunos casos en los cuales las organizaciones necesitan llevar un control contable en periodos de tiempo diferentes a meses. Wizdom provee de una opción para adaptar las fechas de los periodos contables. Reversión de cierres: Todas las aplicaciones Wizdom disponen de la opción para reversar los procesos de cierre. Esto permite mayor flexibilidad y reducción de errores en la información. Configuración de movimientos: Wizdom, en cada uno de los módulos, permite la configuración de los tipos de movimientos por compañía. Esta característica, permite adaptar rápidamente los módulos a los tipos de transacciones que cada empresa administra. Reversión de aplicación de transacciones: Wizdom ayuda a los usuarios a minimizar errores permitiendo en la mayoría de las transacciones poder realizar la reversión de la aplicación del movimiento. Facilidad de consulta y extracción de información: Además, de las consultas y reportes que provistos en Wizdom, se ofrecen al usuario funciones que permiten extraer los datos según sus propias necesidades, sin depender de un programa en particular. También, todos los reportes permiten la exportación de los datos a Excel de Microsoft. Interfaz para carga de documentos de otros módulos: Wizdom provee mecanismos que permiten integrase con soluciones de otros proveedores y además, dispone de interfaces para que esas otras soluciones envíen la información a Wizdom. Seguridad: Aparte de los esquemas de seguridad que ofrecen las bases de datos, Wizdom dispone de un sistema de seguridad, en la cual se puede restringir el acceso por usuario a las diferentes funciones ofrecidas por las aplicaciones. Además, permite restringir el acceso por compañía, por tipo de transacción y estación de trabajo Auditoria: Wizdom provee un registro de los usuarios que realizan y modifican las transacciones de las aplicaciones y además, mantiene un rastro de quiénes ejecutaron los procesos sobre estos movimientos.
Se pueden modificar los productos? A pesar del amplio alcance funcional y el alto grado de configuración de Wizdom, OPTEC desarrolló en Wizdom una tecnología única que permite realizar modificaciones al producto exclusivas del cliente sin que éstas afecten a la versión base. De esta forma, el cliente asegura la inversión realizada en los cambios en los programas, sin perder el soporte y actualización de nuevas versiones. Se pueden adquirir partes de Wizdom? Sí. Debido a la forma en la cual fue diseñado Wizdom, el cliente puede elegir las partes de Wizdom que mejor se adapten a sus necesidades, y mediante las facilidades provistas en la aplicación, es posible lograr fácilmente conectividad con otras soluciones. Además, OPTEC ofrece soluciones constituidas por conjuntos de aplicaciones y versiones de acuerdo a las características de cada organización. Comuníquese con nosotros, será un gusto atenderle. OPTEC es una empresa dedicada a la generación, respaldo y servicio de soluciones tecnológicas. Por más de diez años OPTEC ha brindado servicio de investigación y desarrollo para tecnologías de avanzada y ofrece a las organizaciones más importantes de la región soluciones tecnológicas innovadoras, poderosas y económicas en múltiples plataformas tecnológicas y los servicios correspondientes de Consultoría, Soporte y Actualización de sus clientes. info@optecsistemas.com www.optecsistemas.com Central:(506) 2280-6355 Fax: (506) 2280-6354 Apdo. 761-2350