DIAGRAMA DE PROCESOS COSTOS Javier Cifuentes Wilches / Diego Guerrero

Javier Cifuentes Wilches / Diego Guerrero

TABLA DE CONTENIDO 1-Definicion del proceso de costos 2-Sub procesos de Costos 2.1-Interface Chronosoft 2.2-Cortes Inventario MP 2.3-Cortes Cambio CIIF 2.4-Maquila Granel 2.5-Informes Inventarios 2.6-Comparativo Pre mezclas 2.7-Adelanto Producto Terminado 2.8-Revision Chronosoft vs Siesa 2.9-Traslado MP 2.10-Traslado PT, Bonificaciones, Obsequios, Muestras 2.11-Traslado Madroño 2.12-Ensaques 2.13-Importaciones 2.14-Analisis de Contribucion 2.15-Cortes 2.16-Fluctuaciones del Costo 2.17-Cierre Importaciones 2.18-Produccion Mensual 2.19-Sack off 2.20-Costeo Formulas Page 2 of 24

PROCESO DE Para ITALCOL S.A, el proceso de costos tiene gran importancia ya que es una compañía con gran variedad de negocios que hacen un poco complejo el entendimiento y cálculo de los mismos. Entre las diferentes líneas de negocios que impactan de forma directa este proceso podemos destacar (Gallinas, Pollos, Peces, Cerdos, Cosechas, Pre-Mesclas, Maquilas entre otros). Cada uno de estos negocios especiales cuenta con diferentes sub procesos que integran de manera directa grandes procesos como (Compras, Almacén, Importaciones, Manufactura, Facturación, Financiero entre otros), los cuales están documentados de manera independiente y complementada con manuales de usuario para su mejor entendimiento. En este proceso intervienen herramientas tecnológicas que optimizan las operaciones como es el caso de CHRONOSOFT, CONTROL BASCULA y el mismo ENTERPRISE, razón por la cual mencionaremos su participación e impacto en este ciclo. A continuación hablaremos de los sub procesos que contribuyen a la consecución de costos en la compañía así: INTERFAZ CHRONOSOFT, Sub proceso donde se genera la interfaz de Chronosoft primero se validan las órdenes de producción de producto terminado con sus respectivas cantidades y vacíos, seguido a esto la comparación entre costos actuales y anteriores arroja el dato si existen inconsistencias a nivel del coste final. Al tener estos datos se liquidan las planillas de consumo y Sack Off las que posteriormente serán reportadas dentro de SIESA ENTERPRISE en un archivo plano que será cargado con toda la información contenida en dichas órdenes de producción. Finaliza el cargue del archivo y según su estado, se realizarán documentos de ajuste si existen diferencias en estos dos listados. Page 3 of 24

CORTES INVENTARIO MATERIA PRIMA, Sub proceso de corte de materia prima que se realiza periódicamente según cronograma programado en la planta se realiza le mismo procedimiento que se mencionó en la INTERFAZ CHRONOSOFT hasta el punto de los ajustes en SIESA ENTERPRISE allí se ejecuta una consulta adicional de inventario de materia prima y en caso que existan saldos de este inventario se harán los traslados de dichos saldos, en la cantidades designadas hasta que crucen las dos consultas mencionadas. Page 5 of 24

CORTES CAMBIO CIF, Sub proceso que registra procedimiento de los cambios a los costos indirectos de fabricación se consulta en el sistema CHRONOSOFT validando las órdenes de producción que estén liquidadas en interfaces previas generadas, para las faltantes por liquidar se crea un nuevo proceso de interfaz en Crhonosoft. Page 7 of 24

MAQUILA GRANEL, Sub proceso en donde la maquila a granel se crea la interfaz con los productos a granel que ingresan en Crhonosoft y se hace un documento de salida reportándolo en SIESA ENTERPRISE. Page 8 of 24

INFORME DE INVENTARIOS, Sub proceso en donde se realiza una consulta de los inventarios de todos los ítems relacionados al costo dependiendo de la planta y se reporta tal informe al asistente financiero para que realice su respectiva gestión a nivel de seguros. Page 9 of 24

COMPARATIVO PREMEZCLAS, Sub proceso en donde confrontamos las cantidades físicas versus las existencias en el sistema SIESA ENTERPRISE generando un reporte, que en caso de existir diferencias se harán los ajustes necesarios para las Kardex y poder conciliar el módulo de inventario virtual con el físico en bodegas. Page 10 of 24

ADELANTOS PRODUCTO TERMINADO, Sub proceso que inicia recibiendo los requerimientos de los adelantos por parte de los operarios de la bodega, este requerimiento se analiza y se programa junto con producción para ejecutarlo en los tiempos programados, allí se determina el costo de los adelantos y se efectúa una entrada adelantada reportando a almacén. Page 11 of 24

REVISIÓN CHRONOSOFT VS SIESA ENTERPRISE, Sub proceso que permite validar información en general en cuanto a existencias, Sack Off, consumos y costos en Chronosoft debe cruzar con la información contenida dentro del sistema de información empresarial SIESA ENTERPRISE, por estos se crean las dos consultas de en cada sistema y se comparan si existen diferencias se determinarán sus causas y se harán los ajustes pertinentes. Page 12 of 24

TRASLADOS DE MATERIA PRIMA, Sub proceso que inicia cuando se recibe una notificación desde la dependencia de ventas indicando los CIF, empaques y fletes una vez cuenten con este reporte se efectúa un documento de traslado desde materias primas hasta producto terminado y si en este traslado se requieren materiales de empaque se ajustan los CIF por consumo de materiales. Page 14 of 24

TRASLADOS PT, BONIFICACIONES, OBSEQUIOS, MUESTRAS Se recibe la solicitud del área respectiva y en el sistema de información empresarial SIESA ENTERPRISE se realiza el traslado dependiendo el caso que se presente, asumiendo la compañía tal costo, por último se informa al área que solicitó que su traslado ya se ejecutó. Page 15 of 24

TRASLADOS MADROÑO, Sub proceso que realizar los traslados a madroño el departamento de costos recibe una solicitud aprobada previamente, en esta solicitud verificará si requieren alguna transformación y así calcular sus sobrecostos cargados por el traslado generado. ENSAQUE, Se recibe una solicitud desde almacén que reporta las cantidades a realizar el proceso de ensaque, seguido a esto se creará una cuenta por pagar como un servicio de sobrecosto cargado a esas materias primas y se notifica al solicitante. Page 16 of 24

IMPORTACIONES. Las importaciones afectan los costos de manera significativa y se debe tener un control establecido. Se recibe una orden de compra con sus respectivos anexos de los documentos de importación, allí el departamento de costos realiza la entrada respectiva a esa materia prima nacionalizada, realizando al mismo tiempo una provisión de bodegaje, para finalizar el subproceso se entregan estos documentos a compras que son quienes validan la información. Page 17 of 24

ANALISIS CONTRIBUCIÓN. Se generan reportes desde SIESA ENTERPRISE para verificar las variaciones y comportamientos del costo, se analiza y se identifican los puntos más notorios en el reporte. Page 18 of 24

CORTES. Los cortes de inventarios son a modo de control para conciliar el costo dentro de SIESA ENTERPRISE y los físicos, realizando los ajustes previamente aprobados, donde se notifica al departamento solicitante. BAJA COSTO, SUBE COSTO. Un subproceso que inicia cuando contabilidad le reporta a costos una inconsistencia o diferencia con el proveedor, en este caso de crea una cuenta por pagar a dicho proveedor para regular los cambios en el costo, y se cargan los valores al producto en cuestión. Page 19 of 24

CIERRE IMPORTACIONES. El departamento de costos identifica el costo total de la importación generada, realizando una entrada al inventario de las cantidades que vienen en camino, con las facturas generadas en el transcurso de la importación, posteriormente contabilidad realizará las causaciones pertinentes a estas factura con una devolución de la provisión ingresándolas como un servicio y dejando la importación en cero y se da por cerrada. Page 20 of 24

PRODUCCIÓN MENSUAL. Se genera un reporte mensual de la producción realizada durante el periodo, y se adiciona a las novedades reportadas durante el mes esto con el fin de alimentar el informe de producción. Page 21 of 24

SACK OFF. Se genera un reporte mensual de Sack Off realizado durante el periodo, y se adiciona a las novedades reportadas durante el mes esto con el fin de alimentar el informe de Sack Off para ser enviado a producción. Page 22 of 24

COSTEAR FORMULAS. La etapa de costeo de fórmulas inicia cuando la dependencia nutrición reporta la fórmula a utilizar, allí costos genera un reporte de costos, allí de manera manual se halla el costo real determinando la variación de la fórmula, informado los costos,, las variaciones y su margen, y finaliza reportándolo a nutrición. Page 23 of 24