Semana 04 BPR Reingeniería de Procesos de Negocio Medición del rendimiento (tiempos, calidad, costos, rendimiento TI) Mejora continua Desplegar / Instalar tecnología desarrollada Establecer cambios en el proceso Monitoreo del proceso Reconstrucción Visión del nuevo proceso Iniciando el cambio Diagnosticar el proceso Soporte directivos Oportunidades Tecnologías disponibles Alineado estrategia Armar equipo Bosquejar metas de rendimiento Escenarios alternativos Nuevos procesos Arquitectura RRHH Plataforma IT Rediseño Describir procesos actuales Descubrir patologías BPR Reingeniería de Procesos de Negocio Personalización Reingeniería de Procesos Costo bajo Costo alto Impacto bajo Impacto alto Tiempo Corto Tiempo Largo Adecuación Cambio de Proceso 1
BPM Procesos Rediseño BPM Personas Organigrama Manual de Operaciones y Funciones Procedimientos Tecnología Tecnologías de Soporte Estrategia VALOR BPM VALOR Procesos VALOR Tecnología Definición Reingeniería es la y el de procesos para alcanzar en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como. Hammer y Champy, 1994 2
FUNDAMENTAL RADICAL ESPECTACULAR PROCESOS 27/08/2010 Pilares de la Reingeniería Objetivos Básicos Reducir costos operativos Aumentar la calidad del producto Beneficios Mejorar el servicio al cliente Inicios La reingeniería empieza en la y cada vez se escucha más en los medios empresariales y académicos. Algunos empresarios aseguran haber encontrado en ella la mejor que se requiere para optimizar su producción. 3
Antes de Empezar El mejor contacto es el contacto personal Solo el experto puede tomar decisiones complejas Romper Paradigmas La publicidad tiene que ser masiva Sobre el profesor recae el éxito de un curso Los paradigmas son malos? Los paradigmas resultan muy útiles pues evitan que las personas tengan que evaluar en repetidas ocasiones una misma problemática. Si las situaciones son similares, el paradigma le ahorra al individuo el análisis detallado de la situación y le da las pistas para tomar una decisión adecuada en forma casi instantánea. Reingeniería y Paradigmas De acuerdo a Michel Hammer, la reingeniería es empezar de cero, en una hoja en blanco, porque se considera que prácticamente todo lo que hacíamos antes, como empresas, parecería estar mal hecho, considerando los resultados obtenidos. 4
Conceptos Básicos Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco. Consiste en cambios radicales, brutales, espectaculares. Está enf ocada a procesos. Tiene una v isión holística. La div isión del trabajo y a no f unciona. Es enemiga de la especialización. Es multiespecialización (generalista). Se apoy a en el principio de la incertidumbre (Teoría del Caos). Su herramienta principal es la destrucción creativ a. No hay un "modelo de reingeniería". No hay un plan preestablecido. Lo más importante es un cambio de mentalidad o de enf oque. En un primer momento debe realizarse de arriba hacia abajo. En un segundo momento, la reingeniería requiere un impulso en sentido inv erso, de abajo hacia arriba. Si uno no está conv encido es mejor no hacer reingeniería. Conceptos distintos a Reingeniería Automatización Mejora continua Reingeniería Reestructuración o rediseño Reducir de tiempos o costos Justificación Por qué haces lo que haces? Cómo puedes hacer mejor lo que haces? Cómo puedes hacer mas rápido lo que estás haciendo? Cómo puedes hacer a menos costo lo que haces? 5
Ejemplo Escenario Pre - Reingeniería El jefe siempre tiene la razón El trabajador no debe perder el tiempo pensando como mejorar. Sólo debe obedecer. La empresa hace al mercado, y lo deshace también. El cliente se somete a las ofertas de la empresa. Lo importante es que cada trabajador cumpla su trabajo en el horario establecido. El asunto es vender, no importa la calidad. Escenario Post - Reingeniería El Director busca soporte en su equipo Hay que capacitar al trabajador a fin de que aporte nuevas ideas. El mercado se hace en relación al cliente El cliente, tiene la razón El trabajo se realiza en equipo La calidad del producto es la base fundamental en toda empresa. Qué debemos evitar? Tratar de corregir un proceso en lugar de cambiarlo No concentrarse en los procesos No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados. Conformarse con resultados de poca importancia Abandonar el esfuerzo antes de tiempo Dejar que las culturas y las actitudes corporativas existentes impidan que empiece la reingeniería Confiar el liderazgo a una persona que no entiende de reingeniería Disipar la energía en un gran número de proyectos No distinguir la reingeniería de otros programas de mejora Métodos para realizar la Reingeniería Estructurado Engloba todos aquellos sistemas básicamente complejos que sirven para la identificación de los procesos de gestión. Sistemas informatizados y los sistemas más o menos estructurados. Lo que tienen en común todos estos sistemas es que los mismos están diseñados por personas expertas. Normalmente su implantación requiere de algún tipo de asistencia externa. Creativo Engloba a todos aquellos métodos que las empresas están ideando e implantado de forma interna. Normalmente motivadas por las nefastas experiencias y/o por la ineficiencia del método anterior. 6
Metodología Rápida RE PREPARACION TRANSFORMACION IDENTIFICACION SOLUCION VISION Preparación Reconocer necesidades Desarrollar consenso ejecutivo Capacitar al equipo Planificar el cambio Identificación Modelar clientes Definir y medir rendimiento Definir entidades Modelar procesos Identificar actividades Extender modelo de procesos Correlacionar recursos Fijar prioridades de procesos 7
Visión Entender estructura y flujo del proceso Identificar actividades de valor agregado Referenciar rendimiento Determinar impulsores de rendimiento Calcular oportunidad Visualizar el ideal (externo - interno) Integrar visiones Definir subdivisiones Solución Modelar relaciones de entidades Instrumentar e informar Consolidar interfaces e informacion Redefinir alternativas Reubicar y reprogramar controles Especificar implantacion Aplicar tecnología Planificar implementación Diseño Técnico Facultar a los empleados La formación de equipos Equipos de trabajos autodirigidos Especificar la estructura gerencial y rediseñar fronteras organizacionales Especificación de los cargos Recompensas y los incentivos a empleados Diseño Social Transformación Completar diseño del sistema Ejecutar diseño técnico Desarrolla planes de prueba y de introducción Evaluar al personal Construir sistema Capacitar al personal Hacer pruebas piloto del nuevo proceso Refinamiento y transición Mejora continua 8
Ejemplo de aplicación de tecnología destructiva Base de datos compartidas Antes: La información puede aparecer solamente en un lugar a la vez Después La información puede aparecer simultáneamente en tantos lugares como sea necesario. Redes de comunicaciones Antes: Los negocios tienen que elegir entre centralización y descentralización Después: Los negocios pueden obtener simultáneamente los beneficios de la centralización y de la descentralización Instrumentos de apoyo a decisiones (acceso a base de datos, modelos SIG, DSS) Antes: Los gerentes toman las decisiones. Después La toma de decisiones es parte del oficio de todos. 9