TERMINOS DE REFERENCIA Diseño de un Protocolo que facilite el proceso de intercambio de información y la colaboración entre el INEC y la CNE antes, durante y después de una emergencia derivada de desastres naturales 1. Justificación La política de gestión del riesgo constituye un eje transversal de la labor del Estado Costarricense, articula los instrumentos, los programas y los recursos públicos en acciones ordinarias y extraordinarias institucionales y sectoriales, orientadas a evitar la ocurrencia de los desastres y la atención de emergencias en todas sus fases. La Ley N 8488 Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo, establece que: una vez declarado el estado de emergencia corresponderá a la Comisión Nacional de Emergencias (CNE) planear, coordinar, dirigir y controlar las acciones orientadas a resolver las necesidades urgentes, ejecutar programas y actividades de protección, salvamento y rehabilitación. El Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) con la realización del Censo Nacional 2011brindará a los usuarios, la Cartografía Digital de Costa Rica y la Base de Datos con los resultados de dicho censo, información relevante para la prevención y atención de emergencias. Las necesidades de un país como Costa Rica, expuesto a diferentes efectos de la naturaleza y del cambio climático (inundaciones, deslizamientos y terremotos), requiere de un abordaje de las implicaciones de una emergencia antes, durante y después de la misma, en la que la disponibilidad, uso y actualización de datos censales se vuelve fundamental para la toma de decisiones. Basado en lo anterior el INEC pretende apoyar al país en cuanto a la disponibilidad de datos estadísticos y cartográficos previo a un desastre natural; agilizar el trámite de recepción, procesamiento y entrega de información cartográfica y estadística a la CNE en el momento que se declare una emergencia; y facilitar la actualización cartográfica y/o estadística, de los sectores afectados por una emergencia (aspecto que con recursos económicos de la declaratoria de emergencia podrían financiar al INEC), por lo que se requiere de un protocolo de acceso, disponibilidad y actualización de información entre el INEC y el CNE, que incluya la solicitud y entrega de información, así cómo determinar otros campos de colaboración entre ambas instituciones 1
2. Objetivo de la contratación 2.1 Elaborar un protocolo de disponibilidad, acceso y actualización de datos cartográficos y estadísticos entre el INEC y la CNE. 3. Objetivos específicos: 3.1 Realizar un análisis de la situación en que se encuentra la información cartográfica de ambas entidades y sus metadatos. 3.2 Determinar el resguardo de información ante una eventual emergencia nacional. 3.3 Lograr un documento técnico (protocolo) que norme la forma de intercambiar datos en el momento que se declare un estado emergencia 3.4 Definir la forma de colaboración posterior a una emergencia para cada institución en materia de levantamiento de nuevos datos cartográficos o de población. 4. Productos 4.1 Elaboración de un Plan de Trabajo para el desarrollo de esta consultoría y una Guía de Análisis de los datos cartográficos del INEC y la CNE. 4.2 Elaborar un informe diagnostico del resguardo de información ante una situación de crisis y de los resultados del análisis de los datos cartográficos del INEC y la CNE. 4.2.1 Resguardo de la información ante una situación de emergencia nacional 4.2.2 El contenido de dicho documento debe contemplar al menos los siguientes elementos: -Descripción de capas e insumos -Descripción de metadatos -Diferencias, -Necesidades -Brechas de capacidad, Causas y efectos -Recomendaciones técnicas -Líneas de acción y alternativas de solución 4.3 Realizar un documento denominado Protocolo de disponibilidad, acceso y actualización de datos cartográficos y estadísticos entre el INEC y la CNE. 4.3.1 Acuerdos para la disponibilidad de datos previo a una emergencia (quien, dónde, y cómo sería un depositario de la información censal del país) 4.3.2 Intercambio de datos y levantamiento de información ante la declaratoria de una emergencia: -Recomendaciones técnicas -Aportes de cada institución (capas, insumos, equipos) - Solicitud de datos por parte del CNE: -Medios para solicitar los datos -Parámetros de entrega -Características de los datos solicitados (incluida división por sexo, edad, etc.) -Área geográfica de donde se requiere 2
-Responsables, formas de contacto -Actividades a realizar durante y después de la emergencia 4.3.3 Solicitud de recursos por parte del INEC, para actualizar datos cartográficos y estadísticos: -Recomendaciones técnicas -Aportes de cada institución (capas, insumos, equipos) - Solicitud de datos por parte del CNE: -Medios para solicitar recursos -Machote de solicitud -Responsables, formas de contacto -Actividades después de la emergencia 5. Actividades 5.1 Diseño de una propuesta de trabajo basada en la metodología de análisis de la cartografía, y las declaratorias de emergencia que oriente la elaboración de un protocolo de cooperación interinstitucional 5.2 Realizar al menos dos sesiones de trabajo en cada institución. 5.3 Realizar una presentación y sesión de trabajo con funcionarios del INEC y la CNE con los de resultados del análisis de los datos cartográficos del INEC y la CNE para el respectivo análisis e incorporación de las observaciones. 5.3 Presentación de la propuesta Protocolo de intercambio de datos y levantamiento de información ante la declaratoria de una emergencia; a los funcionarios de la CNE e INEC, para el respectivo análisis e incorporación de las observaciones. 5.4 Elaboración de un documento de los resultados del Análisis de la cartografía de cada institución. 5.5 Elaboración de un documento denominado Protocolo de intercambio de datos y levantamiento de información ante la declaratoria de una emergencia. 5.6 Incorporación de observaciones y presentación del producto final de la consultoría al INEC; CNE y UNFPA 6. SUPERVISIÓN Y LUGAR DE TRABAJO La ejecución de esta consultoría es responsabilidad de la persona contratada, quien trabajará bajo la coordinación y supervisión de la Coordinadora Institucional del Plan Anual de Trabajo del INEC-UNPFA, Sra. Elizabeth Solano, quien será la persona responsable de aprobar los productos respectivos y de gestionar los pagos correspondientes ante el UNFPA. Por su parte, el UNFPA brindará acompañamiento, asesoría y supervisión técnica durante el proceso. La persona contratada podrá trabajar desde su propia oficina y deberá contar con disponibilidad de tiempo para participar en reuniones de coordinación cuando así se requiera, con las instancias 3
del INEC, CNE, y/o UNFPA que se consideren pertinentes; esto, con el fin de facilitar la orientación y coordinación de su trabajo. El INEC gestionará la convocatoria, la logística y organización de las reuniones. La Coordinadora Institucional del Plan Anual de Trabajo del INEC-UNFPA, Sra. Elizabeth Solano se compromete a mantener informado al UNFPA acerca del avance del trabajo y de cualquier inconveniente que pudiera presentarse, a efecto de tomar las acciones pertinentes para su solución. 7. PLAZO DE LA CONTRATACIÓN Y FORMA DE PAGO 7.1 Este contrato entrará en vigencia el día de su firma y expirará cuando concluyan satisfactoriamente los servicios antes señalados, pero en ningún caso más allá del día 15 de noviembre del 2011. 7.2 Como remuneración total por los servicios prestados por la contraparte, el UNFPA pagará el monto correspondiente de la oferta seleccionada en 2 tractos, conforme al siguiente detalle: 7.3 Primer tracto: 40% del monto de la oferta seleccionada, 10 días hábiles después de recibido y aprobado, por parte de INEC, los productos 4.1 y 4.2 mencionados en estos Términos de Referencia. Estos productos deben ser entregados a más tardar 15 días hábiles después de la firma del contrato. 7.4 Segundo tracto: 60% del monto de la oferta seleccionada, 10 días hábiles después de recibido y aprobado por parte de INEC, el producto 4.3 mencionado en estos Términos de Referencia. Este producto debe ser entregado a más tardar 26 días hábiles después de la firma del contrato. 7.5 Para el trámite de cada pago, se requiere nota de recepción y aprobación de los productos respectivos por parte de INEC. 8. Obligación y responsabilidades del Consultor o la Consultora 8.1 El o la consultora seleccionada no representa de ningún modo al INEC o CNE por lo que se abstendrá de ostentar tal representación. 8.2 El o la consultora seleccionada tendrá todas las obligaciones y responsabilidades técnicas que, de acuerdo con la sana práctica profesional, sean inherentes a la naturaleza de los servicios requeridos, aún cuando no se mencionen de manera expresa en los presentes Términos de Referencia. 8.3 El o la consultora seleccionada será totalmente responsable del personal seleccionado y proveído por él/ella para la realización de los trabajos, incluyendo el pago de sus salarios, viáticos, prestaciones sociales y cualquier otro tipo de gasto en que tenga que incurrir durante el desarrollo de sus servicios en cumplimiento de la legislación nacional vigente. 8.4 El o la consultora seleccionada deberá estar anuente a responder a las consultas que le formulen funcionarios del INEC y la CNE durante la realización de la presente consultoría. 8.5 El o la consultora seleccionada se compromete a realizar las correcciones y responder a las consultas generadas por el INEC y la CNE al menos hasta 3 meses después de la entrega y aprobación de su trabajo. 8.6 El o la consultora seleccionada se compromete a guardar confidencialidad sobre la información interna de la que se le provea durante la realización del trabajo. 4
8.7 El o la consultora seleccionada conservará los derechos morales, más no los patrimoniales de cualquier tipo de propiedad intelectual derivada de su trabajo. Esos derechos pertenecerán al MIDEPLAN, por lo que en este acto la empresa seleccionada los cede expresamente. 9. AUTORÍA DE LOS DOCUMENTOS E INFORMES La información generada mediante esta consultoría es propiedad del INEC y UNFPA, podrá ser modificada según las necesidades del instituto y no podrá ser utilizada ni divulgada por la persona contratada. Así mismo la información generada y productos finales deberán quedar respaldados en archivos electrónicos, debidamente organizados y en formatos que permitan su modificación por parte del INEC o el UNFPA en caso necesario. Estos archivos deberán ser respaldados y entregados en CD a la coordinación del proyecto. 10. Perfil del consultor o consultora Educación: Grado Académico mínimo: licenciatura universitaria con formación en el área de la Geografía y afines. Experiencia Laboral: Experiencia de trabajo comprobada en el uso de paquetes SIG Experiencia de trabajo comprobada en el diseño y facilitación de procesos participativos de planificación. Conocimiento y experiencia de trabajo comprobada en temas relacionados los desastres naturales Experiencia en la utilización de datos estadísticos Otras habilidades: Dominio de paquetes de cómputo en ambiente Windows (Word, Excel y powerpoint). Experiencia y disponibilidad para el trabajo en equipo. Experiencia y habilidad en el diseño y conducción de procesos participativos. Experiencia en sistematización de información y elaboración de informes técnicos. 11. Criterios de Evaluación Para la calificación de las ofertas se considerarán los siguientes tres criterios: a. Formación académica (20%). b. Experiencia profesional demostrada (50%). c. Oferta económica (30%) (la oferta debe ser remitida en colones) 5
12. Escala de evaluación: a. Formación académica: Factor Porcentaje Evaluación Formación académica profesional: Universitario(a) con formación en el área de la Geografía o afines 20% Maestría y otros grados superiores: 20% Licenciatura: Bachillerato: 5% SUB-TOTAL 20% b. Experiencia demostrada: Factor Porcentaje Evaluación b.1experiencia demostrada el uso de paquetes SIG Experiencia en 4 o más paquetes SIG: Experiencia en 3 paquetes SIG: 11% Experiencia en al menos 2 paquetes SIG: 6% b.2conocimiento y experiencia de trabajo comprobada en el diseño y facilitación de procesos participativos de planificación 6 o más años de experiencia: 4 a 5 años de experiencia: 8% 2 a 3 años de experiencia: 4% b.3conocimiento y experiencia de trabajo comprobada en temas relacionados los desastres naturales 6 o más años de experiencia: 4 a 5 años de experiencia: 11% 2 a 3 años de experiencia: 6% b.4conocimiento y Experiencia en la utilización de datos estadísticos 6 o más años de experiencia: 4 a 5años de experiencia: 8% 2 a 3años de experiencia: 4% SUB-TOTAL 50% 6
c.oferta económica Evaluación de oferta económica 30% ( * ) TOTAL 100% ( * )Metodología de calificación de la oferta económica (20%) El porcentaje del Factor Precio se determinará por medio de la aplicación de la siguiente fórmula, en la cual, la oferta económica más baja recibirá la puntuación más alta: min 1 Px P FP *30 min P Donde: FP= Porcentaje obtenido por el oferente para el factor precio. Px= Precio total ofrecido por la oferta en evaluación. Pmin = Precio total de la oferta con el monto más bajo 7