PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 7
1. OBJETIVO Este procedimiento tiene como objetivo determinar la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad a partir de criterios y lineamientos para la programación, planificación, preparación, ejecución y registro de las auditorías internas de calidad, generar los informes necesarios con el fin de verificar si se cumplen las disposiciones preestablecidas con respecto a la norma ISO 9001, si ésta se aplica en forma eficaz y si es apta para alcanzar los objetivos de la institución. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de CECAR. 3. RESPONSABLE 3.1 El Coordinador de Gestión de Calidad de la institución es responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento. NOTA: Las auditorías internas pueden ser contratadas externamente. En estos casos, deben cumplir con todos los requisitos especificados en este procedimiento. 3.2 Los Auditores internos de Calidad son los responsables de la preparación, ejecución y registro de las auditorías internas de Calidad. 4. DEFINICIONES 4.1 Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea adecuado, por medición, ensayo/prueba u otros medios. 4.2 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión o grado en que se cumplen los criterios de auditoria. Las auditorías internas pueden construir la base para la autodeclaración de conformidad de la institución. Página 2 de 7
4.3 Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo auditorías. 4.4 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. 4.5 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. 4.6 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora. 4.7 Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. 4.8 Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría. 4.9 Auditado: Organización que es auditada 4.10 Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría. Los atributos personales pertinentes a un auditor se describen en la Norma ISO 19011. 4.11 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo si es necesario de expertos técnicos. Un auditor del equipo auditor se designa como auditor líder del mismo (generalmente como auditor jefe del equipo). El equipo auditor puede incluir auditores en Página 3 de 7
formación (y, cuando sea preciso, expertos técnicos. Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo. 4.12 Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor (Con respecto a la materia que se vaya a auditar). 4.13 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. 4.14 Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto. 5. POLITICAS 5.1 Se pueden realizar auditorías adicionales a las programadas por solicitud de la Rectora. Las auditorias se programan preferiblemente empezando por los procesos cuyos resultados sean deficientes o en los que hayan presentado el mayor número de no conformidades o haya un cambio en el proceso, teniendo en cuenta los resultados de las auditorias anteriores. 5.2 Los auditores no deben auditar su propio trabajo, cumpliendo así el principio de independencia. 5.3 Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y administran de acuerdo con el Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa 6. DESARROLLO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN 6.1 PROGRAMACIÓN: El Coordinador de Gestión de Calidad prepara anualmente el Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad con un mínimo de una (1) auditoría tanto para los procesos estratégicos como para los de apoyo; dando prioridad a los que hayan reportado mayor número de no conformidades en auditorías previas. Página 4 de 7
Adicionalmente, se pueden programar otras auditorías, con base en los análisis de las no conformidades detectadas en un proceso, un producto o servicio; la no obtención de algún objetivo de la institución propuesto o la solicitud formal del Responsable de un proceso. Para cada auditoría el Coordinador de Gestión de Calidad define, de común acuerdo con el Cliente de la auditoría, el objetivo y el alcance de la auditoría y los criterios de auditoría; selecciona el Equipo Auditor, asegurándose que sus miembros sean independientes de los procesos a auditar y designa el Auditor Líder con base en la experiencia y el conocimiento del proceso a auditar. Así mismo, envía copia del Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad a los Responsables de los procesos y a los Auditores al momento de su emisión, notificándoles posteriormente cualquier cambio o inclusión adicional. 6.2 PLANIFICACIÓN: Durante la etapa de planificación el Coordinador de Gestión de la Calidad coordina con el Equipo de Auditores para que se elabore el Plan y reporte de auditoría Interna, donde se establecen entre otros: Objetivo, alcance, criterios, así como la agenda detallada con fechas, hora, empleado a entrevistar y lugar de la auditoria, lo cual se envía al responsable del proceso a auditar para su debida aprobación, con copia al Representante de la Dirección. Lo anterior se debe realizar una semana antes, como mínimo, a la fecha de inicio programada de la auditoria. 6.2.1 Elaborar lista de verificación: El equipo auditor revisa la documentación y elabora la lista de verificación en el formato Lista de Verificación para Auditorías Internas, usada como guía durante su ejecución y para dejar registro de la conformidad de los aspectos auditados. 6.3 EJECUCIÓN: Durante la ejecución de la auditoría interna se deben desarrollar las siguientes actividades: 6.3.1 Reunión de apertura: Entre el Equipo Auditor y los Responsables de los procesos a auditar, para dar inicio a la auditoría y reconfirmar el plan o ajustarlo en caso de ser necesario, por imprevistos de última hora. Página 5 de 7
6.3.2 Entrevistas: Al responsable del proceso que se está auditando y a los responsables de las diferentes actividades del proceso; asimismo, se realiza observación directa cuando se considere necesario. 6.3.3 Recolección de Evidencias: Revisión y análisis de los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad aplicables a los procesos, con el fin de recolectar evidencias. 6.3.4 Reunión de cierre: Se realiza entre el equipo auditor y los responsables de proceso. En esta reunión se indican los aspectos favorables y aspectos por mejorar en los procesos, también se informan los hallazgos de la auditoría y se confirman las no conformidades, si las hay. Las no conformidades se reportan en el formato Solicitud de Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para el manejo de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora. 6.3.5 Informe: El Auditor Líder elabora el Informe de auditoría interna donde se formalizan las conclusiones de la auditoría, y lo entrega al Coordinador de Gestión de Calidad junto con el Plan y reporte de auditoría interna, la Lista de verificación para auditorías internas y la Solicitud de Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora, si las hay. El coordinador de gestión de calidad en conjunto con el Representante de la Alta Dirección del SGC y responsables de proceso, analizan las no conformidades, si las hay, para la definición e implementación, sin demora injustificada, de las respectivas correcciones y acciones correctivas, según lo establecido en el Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 7. SEGUIMIENTO: El Coordinador de Gestión de Calidad realiza seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora que se hayan identificado en la auditoria interna, hasta el cierre de las mismas. 8. EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA: Los Responsables de Proceso, una vez hayan revisado los informes de auditoría, aplican el formato Evaluación de Página 6 de 7
Auditoria Interna con el propósito de evaluar la ejecución de la Auditoria Interna a través de la valoración de las actividades que realiza el equipo auditor. Nota: Este registro debe ser entregado al Coordinador de la Calidad sin demora injustificada. 9. DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 10. REGISTROS Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad Plan y reporte de auditoría interna Lista de verificación para auditorías internas Reporte de auditoria interna Reporte y tratamiento de producto o servicio no conforme (PSNC) Informe de auditoría interna Evaluación de Auditoria Interna Elaborado por Aprobado por Nombre Martha Buelvas Marino Piedad Martínez Carazo Cargo Coordinador de Gestión de calidad Rectora Firma Página 7 de 7