FACTURACIÓN ELECTRÓNICA (NORMATIVA LEGAL Y USO DE LA HERRAMIENTA ) Lic. José Antonio Flores López. Gerente de Operaciones y comercial.
Qué es la Factura electrónica? Es un documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico (XML extensible Markup Languaje), ésta sustituye por igual a la ya tradicional factura en papel y la puede utilizar cualquier tipo de empresa.
Facturación Tradicional
Desventajas Tiempo y recursos del proceso de facturación (generación, entrega, copiado, etc). Costo de almacenamiento. Búsqueda de información. Deterioro de los documentos.
Facturación Electrónica
Facturación Electrónica Costa Rica 2003 Primer acercamiento de la DGT para realizar la facturación Electrónica con la resolución Nº DGT 04-03 (No define el formato). 2007 Se emite la primera resolución Nº DGT 22-07, el 17 de setiembre de 2007, como la primera normativa sobre uso de la tecnología para la emisión y recepción de documentos electrónicos. 2009 La resolución DGT R 02 09 es publicada derogando la resolución anterior y establece nuevos requisitos. 2011 La DGT R 02 09 se actualiza con las resoluciones DGT R 19 11 y R 24-11.
Facturación Electrónica Costa Rica 2013 Inicia el Plan Piloto de Facturación Electrónica de la Administración Tributaria. 2014 Se prevé la obligación de los profesionales independientes de emitir facturación electrónica.
Facturación Electrónica Costa Rica Se realiza el comité de Facturación Electrónica por medio de GS1, temas de importancia (versión gratuita, grandes contribuyentes ver resolución, interoperabilidad entre proveedores.)
Normativa DGT-02-09 Disposiciones Generales
DGT 02-09 a. Emisor-Receptor Electrónico: Persona física o jurídica registrada en la Administración Tributaria para emitir y recibir documentos electrónicos. b. Receptor Electrónico-No emisor: Sujetos pasivos acogidos a regímenes especiales que no realizan ventas en el territorio aduanero nacional y que reciben documentos electrónicos por las compras efectuadas en el mercado local. c. Receptor manual: Persona física o jurídica que por la compra de bienes o servicios recibe como comprobante de la transacción realizada, la impresión de la factura electrónica y sus documentos electrónicos asociados y que será el que ampare el respectivo asiento contable.
DGT 02-09 d. Proveedor de solución de facturación en sitios Web: Las personas físicas o jurídicas interesadas en ofrecer el servicio de facturación electrónica mediante sitios Web.
Principales Artículos Eficacia jurídica y fuerza probatoria Los documentos electrónicos que se mencionan en esta resolución, para los efectos tributarios, tendrán la eficacia jurídica y fuerza probatoria en las mismas condiciones que los documentos físicos. (Art. 4) Numeración consecutiva: el sistema asignará de forma automática y consecutiva, la numeración para cada tipo de documento electrónico, la cual debe ser controlada por quien la emite e iniciará en 1 (uno). (Art. 5 Inciso C). Almacenamiento y conservación Los documentos electrónicos generados, enviados y recibidos, así como las comunicaciones asociadas, se deben almacenar y conservar en soporte electrónico indeleble por el plazo de cuatro años (Art. 7)
Principales Artículos Anulación o corrección. Se puede efectuar la anulación o corrección de una factura electrónica emitida, únicamente mediante nota de crédito o de débito electrónicas, prevaleciendo inalterable el documento original y su correspondiente número consecutivo, el cual no podrá ser reutilizado. (Art. 8) Impresión de la factura electrónica y otros. La emisión autorizada de documentos electrónicos, no exime al contribuyente de la obligación de imprimir y entregar al comprador o cliente, cuando éste así lo requiera (Art. 9).
DGT 02-09 Capítulo II «Registro de emisores-receptores electrónicos, receptores electrónicos no emisores, proveedores de solución de facturación en sitios Web y sus obligación» De los artículos 11 al 14.
Requisitos Emisor-Receptor
Esquema Actual
Esquema Futuro
LEY DE FIRMA DIGITAL 8454
Ley 8454 Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos Nº. 8454 Gaceta Nº. 197 del 13 de octubre de 2005. Vigencia: A partir de su publicación. Esta Ley se aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles [ ]. (Art. 1)
Firma Digital Artículo 8º Alcance del concepto. Entiéndese por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.
Ley 8454 Artículo 9º - Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita.
Código de comercio Artículo 460 Versión del artículo: 1 de 1 460 ARTÍCULO 460.- La factura será título ejecutivo contra el comprador por la suma en descubierto, si está firmada por éste, por su mandatario o por su encargado, debidamente autorizado por escrito y siempre que se le agregue timbre fiscal en el acto de presentarla al cobro judicial. El valor del timbre será el que correspondería a un pagaré y se cargará al deudor como gastos de cobro. La suma consignada en una factura comercial, se presume cierta y las firmas que la cubren, auténticas.
Transitorio #1 DGT-02-09
Uso de la herramienta de Facturación Electrónica FACEL.
Registro Para iniciar el proceso de registro en Facel debemos de ingresar en el sitio web: http://www.facelcr.com/
Inicio de Sesión Se debe de ingresar en la dirección: http://www.facelcr.com/ y hacer clic en el enlace Iniciar Sesión.
En la pantalla de inicio de sesión a Facel, se solicitan los datos de Cuenta, Usuario y Contraseña. Cabe destacar que estos datos son enviados por el sistema vía correo electrónico.
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Emisión de Facturas
Al dar click en el botón de vista previa podemos ver como se va ver la factura. En esta opción no se muestra un número consecutivo de factura ya que no hemos generado la factura. Al dar click en esta opción podemos guardar nuestra factura recurrente y asignarle un periodo. Al marcar o desmarcar esta opción le decimos al sistema si deseamos firmar o no la factura al momento de generar la factura, de no hacerlo podemos firmarlo después
Menú de Facturación Ver: Muestra la factura electrónica de manera visual en una nueva pestaña del explorador. Correo: Envía por correo el archivo pdf de la factura a los correos seleccionado. Firmar: Esta opción solo esta habilitada si la factura se encuentra pendiente y me permite firma la factura.
Estado de las Facturas Emitida: La factura se genero en el sistema y se almaceno en la base de datos y se envió por correo. Firmada: La factura además de adquirir las propiedades de emitida, se ha firmado electrónicamente. Aprobada: El usuario de FACEL o el cliente que recibió la factura aprobaron la misma. Rechazada: El usuario de FACEL o el cliente que recibió la factura rechazaron la misma y puede que dieran un motivo. Pagada: La factura no tiene saldo en el FACEL.
Notas de Crédito
Nota Débito
Recibo de pago electrónico
Recepción Documentos XML
Aceptación/ Rechazo de Factura Electrónica.
Mis Documentos (Xml)
Muchas Gracias