HOTEL PLAYA CLUB CARTAGENA CAPACIDAD OPERATIVA La Agencia de viajes del Hotel Playa Club, cuenta con el Talento Humano Idóneo para la atención de sus clientes. Básicamente se compone del Gerente General, Jefa recepción y reservas, y 2 conserjes. Quienes poseen las competencias requeridas para asumir sus cargos. A continuación se detalla la estructura orgánica del establecimiento, haciendo énfasis en el área correspondiente a agencia (color verde).
A continuación se detallan las competencias que se requiere y tiene el personal. Cargos: GERENTE GENERAL Dirigir y controlar las actividades administrativas, comerciales, financieras y operativas del Hotel Playa Club, con la aplicación de herramientas gerenciales y de gestión, orientadas al cumplimiento del plan estratégico Nivel de educación Profesional en Administración Hotelera, Administración de empresas, Ingeniería Industrial, y/o afines. Especialización en Gestión Empresarial y/o a fines. Inglés B2. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa Velar porque los miembros de la Organización actúen de acuerdo al logro de los objetivos trazados en el plan estratégico del Hotel Playa Club, garantizando las condiciones laborales propicias para alcanzar niveles de desempeño alto. Estudiar los resultados de evaluación de desempeño en conjunto con RRHH, y desarrollar planes de acción de acuerdo al estado de cada área del Hotel Playa Club, relacionados con el establecimiento de ascensos, bonificaciones, incentivos y todo lo referente al bienestar de los empleados. Planear, supervisar y garantizar la seguridad y el óptimo funcionamiento de la planta física del Hotel. Coordinar las compras de Activos Fijos y de operación. Establecer junto con el área Financiera, los presupuestos a asignar en las diferentes áreas que componen el Hotel, al igual que su ejecución y cumplimiento. Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo, en conjunto con el comité de mercadeo establecer metas de venta, ocupación y satisfacción del cliente. Presentar informes de gestión de manera a la junta directiva de manera mensual, que contengan análisis de los estados de resultados y los planes de mejora. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas. Evaluar una estructura administrativa que considere la situación actual y la proyección del Hotel Playa Club y que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción. Aprobar las necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa. Coordinar, supervisar y autorizar los ingresos y pagos, resultantes de la operación del Hotel. Controlar las actividades planificadas, comparando los resultados reales con los planes y estándares para detectar las desviaciones o diferencias con base en el programa de indicadores de gestión por áreas y global. Revisión y control de las cuentas por cobrar. Servicio al cliente Paquete office Zeus Hoteles Marketing Gestión de personal Coaching CRM Técnicas de negociación Presupuesto y pronóstico de ventas Finanzas Ingles b2 JEFE DE RESERVAS La persona que ocupe este cargo tendrá bajo su responsabilidad el buen desempeño de todo el proceso de reservas del hotel, así como lograr la excelencia en la prestación de servicios al momento del brindar el servicio de alojamiento. Nivel de educación Estudios Tecnológicos o Universitarios en Hotelería y Turismo o carreras afines con certificados que demuestren la formación requerida. Dominio del idioma inglés. Lograr nuevos negocios a través de contactos telefónicos. Atender las reservas de grupos que lleguen por los diferentes medios (teléfono, fax, email, página y portales de las diferentes plataformas). Realizar cotizaciones de tarifas solicitadas por clientes.
Confirmación de reservas. Ingresar en el módulo de reservas de Zeus las reservas de grupos y agencias. Asignación de habitaciones en el proceso de pre-reservas o reservas garantizadas. Monitorear la disponibilidad de habitaciones en el rack gráfico, forecast y Room to sell. Preparación de los informes sobre ocupación de grupos, los cuales deben ser presentados de manera constante, el cual es enviado a gerencia general especificando saldo pendientes y depósitos efectuados. Enviar por intranet la lista de llegadas de planes y grupos a los departamentos de recepción, restaurante, ama de llaves y gerencia operativa. Llevar el control de las solicitudes y cotizaciones de reservaciones hechas por agencias de viajes, empresas afiliadas, empresas nuevas, personas naturales. Promocionar y vender los servicios del Hotel de acuerdo a los protocolos de servicios establecidos por el hotel. Mantener contacto continuo con los clientes mediante llamadas periódicas, para confirmar pagos, número de personas a recibir en la llegada de los grupos, prever posibles cambios en las acomodaciones previamente realizadas. Reportar a contabilidad los pagos por medio de consignaciones y los pagos no presenciales (tarjetas de crédito). Ingresar al sistema los depósitos de pagos de reserva a excepción de efectivo. Elaboración de pre-registros de grupos. Realización de pagos no presencial con tarjeta de crédito. Actualización de tarifas vigentes a clientes. Liquidación de cuentas interna. Parametrizar la información de tarifas y paquetes de los planes en Zeus. Liquidación de cuentas por cobrar. Revisar y modificar las tarifas de las habitaciones por descuentos o cortesías con previa autorización de gerencia general. Asegurar que todas las reservaciones de grupo sean manejadas acorde con el procedimiento. Dar seguimiento a los no show. Manejo de sobre-ventas. Diligenciar los registros hoteleros y entregar la documentación a recepción sin tachones, ni enmendaduras y sin datos faltantes por diligenciar. Dominio del entorno de Windows y Microsoft Office (Word, Power Point,
Excel) e Internet. Dominio de ZEUS Agencia. Formación en Servicio al Cliente. CONSERJE.: Recibir, asistir y brindar información personalizada a los huéspedes, pasajeros y clientes acerca de receptivos, toures, restaurantes y turismo de la región, durante su estancia en el hotel Playa Club, siendo un centro de atención e información tanto para éstos, como para trabajadores del Hotel y público en general. Nivel de educación. Técnico o Tecnólogo en Gestión Hotelera. Ingles B2. Orientación al cliente Lealtad y sentido de pertenencia Comunicación Aprendizaje continuo Disciplina Relaciones interpersonales Adaptación al cambio Conocimiento del entorno Autoevaluación y autocrítica. Creatividad e Innovación Calidad en el trabajo. Trabajo en equipo Gestión de la información Relaciones interpersonales Ética profesional. Tolerancia a la presión. Cumplimiento de parámetros de trabajo Responsabilidad Servicio al cliente Paquete office CRM Técnicas de negociación Manejo de Zeus