MULTINET Versión: 1303
CONTENIDO CONTENIDO... 2 1. RENOVACIONES POR SALA DE VENTAS... 3 2. ESTADO GASTOS LEGALES... 13 3. ANULACIÓN DE RECIBOS DE CAJA... 15 4. IMPUESTO HOTELERO EN IVR... 18 5. ADMINISTRACIÓN DE FILTROS EN EMAIL MASIVOS... 20 6. ADMINISTRACIÓN DE PLANTILLAS HTML PARA EMAIL MASIVOS... 23 POSIBLES ERRORES Y MENSAJES... 8 2
1. RENOVACIONES POR SALA DE VENTAS Requerimiento: Todas las renovaciones de contratos, queden en el acumulado de cada sala de ventas en donde se origine la renovación. El único ítem que quedará con Renovación, será todos aquellos contratos que se generen en el área operativa (servicio al cliente, call center); en ese orden de ideas, cada país debe tener un ítem de renovaciones exclusivo para estos contratos, los demás serán acumulados en cada sala de acuerdo al origen de la venta. Solicitado por: Nancy y. Torres Sánchez Para este requerimiento se mejora el formulario actual de generación de contratos, siendo más amigable y sobre todo permitiendo llevar un control más seguro de los datos del contrato. Es necesario revisar y validar completamente el ingreso de contratos acorde a las necesidades del negocio. El procedimiento para crear un NUEVO CONTRATO es el siguiente: 1. En S.A.C > Generar Contrato 2. Buscar la Asistencia y dar clic en Realizar Contrato: 3
Si el Socio no cuenta con un número telefónico de contacto se mostrará el siguiente mensaje: Si el Socio no cuenta con una dirección de residencia activa se mostrará el siguiente mensaje: En estos casos es necesario especificar la información telefónica y de residencia del socio: 4
3. Aparecerá el nuevo formulario para la creación del contrato: A. INFORMACIÓN DEL SOCIO Se listan los socios que se encuentra asociada a la asistencia seleccionada. B. DATOS DEL CONTRATO Información básica del contrato. C. RESERVA DEL PROGRAMA Si se encuentra algún tipo de abono al contrato, aparecerán los Recibos de Caja de dicho pago. Esto se le descontará automáticamente del Pickup. D. PRIMER PAGO Corresponde al primer pago para concretar el contrato. Lo mínimo para poder realizar el contrato es dejar pago los gastos legales. Si en Valor Inicial USD se coloca un monto menos a los gastos legales aparecerá el siguiente mensaje de error: 5
El pago mínimo sería: E. FORMAS DE PAGO Se especifica la(s) manera(s) en que se efectuó el pago a) Valor: El valor pago por ese medio de pago en USD b) Valor Moneda Local: La conversión de Valor a Moneda Local c) Total: El valor total que se debe ver reflejado en Formas de Pago. Esto expresado en Moneda Local d) Faltante: Lo que queda pendiente por registrar. Para ir agregando más pagos, dar clic en el ícono del correspondiente y agregar el pago 6
Si queda un monto activo en Faltante el sistema mostrará la siguiente alerta: El Faltante debe siempre quedar en cero: F. PICKUP El valor del Pickup se puede diferir en varias cuotas. Su faltante siempre debe dar cero (0.0) en caso contrario saldrá el siguiente mensaje de error: 7
El sistema también verifica que la fecha de la primera cuota de pickup sea menor a la fecha de la segunda o la cuota superior del pickup, de lo contrario arroja la siguiente alerta: G. FINANCIACIÓN Aquí muestra la información del total de la financiación y el valor de cada cuota según las cuotas diferidas. Tener en cuenta la Fecha Inicial Pagar esta no puede ser inferior a la última fecha registrada en el pickup, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje de error: H. RECIBO DE CAJA Se registra las observaciones del recibo que internamente se genera. Si el contrato se ha generado correctamente, le mostrará la siguiente confirmación: 8
El procedimiento para RENOVAR CONTRATOS es el siguiente: 1. En S.A.C > Consultar Contrato 2. En la pestaña Financiación, en la parte inferior hay un botón Generar Renovación : Este botón es configurable, es decir, se puede asignar o no a un perfil determinado. Una vez pulsado el botón Generar Renovación, Se despliega el siguiente formulario: 9
Las letras señaladas en rojo de la imagen anterior representan las opciones que tiene el formulario de Contrato de Renovación. Las letras (C, D, E, F, G, y H) aplican el mismo concepto para la creación de un contrato nuevo, como se explicó anteriormente. A. INFORMACIÓN DE SOCIOS Se listan todos los socios que pertenecen al Contrato Base. a. CONTRATO BASE: Muestra el contrato original como base para hacer la renovación. b. OTROS CONTRATOS: Muestra los contratos que tiene actualmente el socio. c. INCLUIR: Para la renovación de contratos es obligatorio que al menos unos de los socios del Contrato Base estén incluidos en el Contrato de Renovación. Al menos se debe checkear uno, de lo contrario saldrá el siguiente mensaje de error: 10
Si Ud. agrega sólo un socio, este pasará a ser el Titular. Si Ud. agrega los dos socios, el titular será el mismo que aparece en el Contrato Base. B. DATOS DEL CONTRATO El funcionamiento es igual al de la creación de un nuevo contrato. Exceptuando por el valor de los gastos legales (señalado en la imagen anterior). Para configurar el valor de los gastos legales cuando se trata de un Contrato de Renovación es el siguiente: Ir a Administración > Parámetros > Generales > MV y Salas Seleccionar el Multivacaciones correspondiente y dar clic en Salas 11
Seleccionar la Sala correspondiente y dar clic en Gas. Legales Se abre la pantalla de Gastos Legales. Para agregar el valor de los Gastos Legales para un contrato de Renovación, dar click en el botón Agregar. Se abre el formulario para agregar un nuevo registro: Tipo Contrato: Seleccionar Renovación. 12
Valor Inicial: Rango de Valor inicial que se tomará en cuenta para que aplique. Valor Final: Rango de Valor Final que se tomará en cuenta para que aplique. Valor Gastos Legales: El valor que representarán estos gastos. Fecha Inicial: Rango de Fecha Inicial en la que aplica el valor de Gastos Legales. Fecha Final: Rango de Fecha Final en la que aplica el valor de Gastos Legales. Si No se tienen gastos legales para una renovación se debe seleccionar Tipo Contrato = Renovación y poner el valor en 0, o simplemente no ingresarlo. Esto aplicaría si la dirección de Multivacaciones desea ingresar un valor diferente a 0 para las renovaciones en un futuro. Los campos señalados en rojo son obligatorios, de lo contrario se mostrará el siguiente mensaje: 2. ESTADO GASTOS LEGALES Requerimiento: Se solicita la creación de un nuevo estado para los contratos generados en el sistema Multinet, el cual se nombraría como "gastos legales". Este estado se deberá asignar automáticamente a los contratos generados desde el 0% hasta con el 9.99% de procesabilidad más los derechos de afiliación al programa, de igual forma, se solicita que cuando se ingrese el valor correspondiente para que el contrato quede desde el 10% en adelante procesable, el sistema cambie automáticamente el estado del mismo a "Activo". Se requiere que este tipo de contrato, no se contemplen para la generación de ningún informe. Solicitado por: Johanna Gil Sierra En S.A.C > Consultar Contrato 13
En la pestaña Socios, cuando un contrato se crea menor al 10% pago (correspondiente a los gastos legales) el contrato NO queda como Activo sino que queda con el nuevo estado Gastos Legales. Esta información se ve reflejada en la sección de Estados del Contrato Tan pronto se realicen pagos que sean mayores o iguales al 10% de procesabilidad de un contrato, este automáticamente pasa a estado Activo, registrándolo en el historial de Estados del Contrato. También al momento de anular un recibo y si el porcentaje procesable queda igual o inferior al 10%, el sistema automáticamente cambiará el estado el contrato a gastos legales y lo reflejará en el historial de Estados del Contrato: 14
3. ANULACIÓN DE RECIBOS DE CAJA Caso: Al momento de anular un recibo de caja, el sistema realiza éste proceso bajo el número del recibo, dejando abierta la posibilidad, si llegase a existir números de recibos iguales, que al anular alguno de estos recibos afecte el equivocado Reportado por: Tecnología Se han realizado los ajustes al sistema, para que realice el proceso de anulación únicamente al recibo de caja deseado, estas modificaciones se hicieron para las opciones del menú anulaciones de recibos de caja del día y anular recibos de días anteriores. Actualmente cuando se presenta el caso de recibos de caja con igual consecutivo se solicita la intervención de tecnología para proceder con la anulación. El procedimiento para anular recibos de caja no ha sido afectado en lo absoluto. Para el caso en particular expuesto en este requerimiento, un flujo del proceso podrá ser: Si existe duplicidad de números de recibo: En este caso se observa como dos recibos de caja con el mismo número hacen referencia a pagos diferentes de contratos diferentes. Al momento de anular alguno de estos recibos de caja:
En la pantalla de anulación de recibos de caja, para estar completamente seguro que se está anulando el recibo deseado, es necesario dar clic sobre el número del recibo de caja, con esto se desplegara la información adicional de éste: Al asegurarse que el recibo de caja sea el indicado se debe dar clic sobre el botón Anular de la pantalla de anulación de recibos de caja: Al hacer esto el sistema anulará automáticamente el recibo de caja y desplegará una ventana con la información detallada del recibo que ha anulado. Para el caso en cuestión el recibo anulado afectaba al contrato BU2082, se verifica que si afectó a ese contrato. DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 16
El otro recibo de caja con el mismo número, afecta al contrato BU2080, se verifica que éste contrato no se hubiese visto afectado por la anulación del otro recibo de caja. DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 17
4. IMPUESTO HOTELERO EN IVR Requerimiento: En las cotizaciones aparezca el concepto de Impuesto Hotelero. En pagos IVR tenga la opción del concepto Impuesto Hotelero Solicitado por: Sandra Saldaña. Para mostrar el concepto Impuesto Hotelero en el IVR, ir a: Administración > Parámetros > Pagos > Tipo de Pago DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 18
En el Módulo de Creación y Configuración de Tipos de Pagos buscar Impuesto Hotelero y dar clic en Editar : En el formulario de Edición, hay una opción llamada Mostrar en IVR Si está checkeado, el Tipo de Pago aparecerá en el IVR. Si NO está checkeado, el Tipo de Pago No aparecerá en el IVR Verificando en el IVR: A la hora de agregar un pago, se selecciona el Tipo de Pago y se ve activo Impuesto Hotelero : DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 19
El valor del concepto Impuesto hotelero se puede observar en Multinet y en la página de Socios: 5. ADMINISTRACIÓN DE FILTROS EN EMAIL MASIVOS Requerimiento: Implementación de cargar archivos HTML con información para envíos masivos para el nuevo Reglamento de Condiciones para el uso y operación del programa y todos los comunicados que se pretendan dar a conocer al cliente para ser distribuido por medio de envío masivo a través del aplicativo Multinet en la opción Administración=>Emails Masivos. Incluir en los filtros de envío la Ciudad del socio, vencimiento de cartera, % de procesabilidad del contrato. Caso Solicitado por: Diseñador Gráfico Se ha modificado el formulario al crear u editar una plantilla de mail masivo. La ventana de inicio del nuevo módulo es: Al presionar el botón Agregar u editar tendremos el formulario de edición de la plantilla a enviar. DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 20
Al abrir la pestaña Datos de Registro el desplegara un formulario para la primera configuración de correo masivo. Este formulario cuenta con un nuevo campo llamado Contrato de Verificación que tiene el propósito de hacer la prueba con un contrato real que le envía al Email de Verificación y así saber si la plantilla que se ha realizado esta de forma correcta. DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 21
Para el manejo de filtro solo fue aplicado en la regla de correo País Año (actual) Mes(Actual) donde este desplegara nuevos campos de filtro en la pestaña de Parámetros de Selección de Direcciones. En este nuevo formulario de parametrización de correos se agregaron los siguientes filtros: Tipo de Cartera, Ciudad de residencia y porcentaje de procesabilidad. Se eliminó el campo Valor Saldo ya que este no se utilizaba y por defecto enviaba el valor 0. En caso de no usar los filtros se dejan en su estado original seleccione Para la validación de los filtros se agregó un botón en la parte inferior llamado Validar Filtros. DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 22
Al presionar este botón validara los filtros seleccionados el mostrará el siguiente resultado donde solo traerá 10 registros para probar que se está cumpliendo. Después de consultar se puede cerrar esta ventana con presionar el botón Cerrar Ventana. 6. ADMINISTRACIÓN DE PLANTILLAS HTML PARA EMAIL MASIVOS Requerimiento: Implementación de cargar archivos HTML con información para envíos masivos para el nuevo Reglamento de Condiciones para el uso y operación del programa y todos los comunicados que se pretendan dar a conocer al cliente para ser distribuido por medio de envío masivo a través del aplicativo Multinet en laopción MIni ist ción=>emails Masivos. Caso Solicitado por: Juan Carlos Díaz/ Paola Murcia El problema que se presentaba para este requerimiento, es que a los usuarios no pueden visualizar el correo, ya que algunos administradores de correo bloquean las imágenes de nuestro servidor. Ejemplo : DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Version: 1302 23
Para darle solución a este problema usamos una nueva forma de enviar correos, entramos nuevamente a la parte de edición o agregar plantilla. En el momento de diseñar nuestra plantilla en la parte inferior se encuentra un botón llamado variables este permite manejar las variables de la plantilla que estamos modificando. 4
Al presionar este botón el sistema nos mostrara la siguiente ventana que permite manejar las variables de una forma más sencilla. Esta ventana nos mostrara una tabla con las variables disponibles para nuestra plantilla. Al seleccionar elegir el pondrá en la pestaña cuerpo del documento y en donde esté ubicado el cursor pondrá la variable que hemos elegido. 5
Nota : La variable $visualizar_html al momento de enviar el mensaje traerá la siguiente frase Para visualizar mejor este correo, haga Clic Aquí. Recuerde para poder guardar se debe validar primero el diseño y luego si guardar como se venía haciendo anteriormente. Nota: Para presentaciones en FLASH u objetos.swf no es posible verlos directamente en el mensaje, aun así se deben incluir en la plantilla y usando la variable $visualizar_html lo permite mostrar en el browser. La siguiente imagen muestra la prueba del correo, lado izquierdo la plantilla con las variables y a lado derecho el mensaje como llega al administrador de correo. 6
Plantilla con Variables Mensaje del correo como llega Al presionar click aquí en el mensaje que llega al correo, este nos abrirá una pagina web donde podrá visualizar el mensaje completo como si fuera una pagina web. En la opción de parametrización en Email de Verificación al momento de ser ejecutado en el cron del servidor para comenzar a enviar los correos masivos, al finalizar el proceso el sistema enviara 2 correos una al administrador de Soporte y el otro al correo que este asignado en esta opción con un resumen detallado del proceso de ejecución El sistema adjuntará un archivo llamado log_emailmasivos.txt donde contendra una lista de correos al cual no pudo entregar con fecha y hora de salida. 7
POSIBLES ERRORES Y MENSAJES Los posibles errores que el sistema genere son: Si se da click en guardar sin llenar en el formulario país y país de residencia socio el sistema mostrara el siguiente mensaje de error. El botón validar filtro solo funcionara cuando se parametriza en la opción parámetros de selección de direcciones. Si no el sistema mostrara otro mensaje. 8
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