UNIDAD III: CONOCER LAS FORMAS DE ORGANIZAR Y LAS TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN PROF. LIMETT LUGO
UNIDAD III: ORGANIZACIÓN Y TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN EN LA DOCUMENTACIÓN Archivos de documentación o de proyecto Referencias cruzadas. Técnicas de documentación Flujogramas Flujograma de procedimientos manuales, Ejemplo Flujogramas de sistemas computarizados, Ejemplo. Narrativos Contenido Elementos que lo componen, Ejemplo
ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN O PROYECTO Y REFERENCIAS CRUZADAS ARCHIVOS DE PROYECTOS: Mediantes estos archivo la organización puede conocer la situación actualizada del desarrollo del sistema en desarrollo y proporciona un medio de comunicación entre los equipos. Contiene documentos para archivar, la última versión de documentos aprobados(calendario por ejemplo), ya que es un archivo de trabajo, dibujos, ideas y documentación preliminar de la tarea en marcha. La sistemática subdivisión de este archivo, que comprende un capitulo o sección para cada tema o aspecto especifico, es esencial para su organización y mantenimiento. Por ello, el archivo se organizara con anterioridad para acomodar en los epígrafes apropiados la documentación que se prepara para el proyecto. Esto asegura la progresiva conversión de la documentación dinámica del proyecto en documentación para el usuario.
ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN O PROYECTO Y REFERENCIAS CRUZADAS ARCHIVOS DE PROYECTOS: De igual forma, que van cambiando los datos, lo irá haciendo el contenido del archivo de proyecto. Los documentos provisionales irán siendo reemplazados sucesivamente hasta llegar por fin a la última versión; los informes periódicos por publicaciones definitivas; los cambios serán promovidos y puestos en práctica. Cuando, por cualquier motivo, un documento sea separado del archivo del proyecto, este será llevado al archivo histórico, que por tanto contendrá toda la documentación no actual. REFERENCIAS CRUZADAS: Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar de un documento; por ejemplo: puede crear referencias cruzadas para títulos, pie de página, marcadores y párrafos numerados. Hipervinculos, etc.
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN TECNICA NARRATIVA TECNICA DEL FLUJOGRAMA TECNICA NARRATIVA: CONSISTE EN LA DESCRIPCIÒN DETALLADA DE UN PROCEDIMIENTO Y TODOS LOS PASOS QUE LO COMPONEN. ESTE DOCUMENTO NARRATIVO SE ENCUENTRA INSERTO POR LO GENERAL DENTRO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ELLOS PUEDEN SER UTILIZADOS PARA DOCUMENTAL INFORMACIÒN QUE SE ESTÁ LEVANTANDO PARA UN SISTEMA DEL CUAL SE ESTÁ REALIZANDO ALGÚN ANÁLISIS. OBJETIVO: DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO EN FORMA DETALLADA Y ALTAMENTE DESCRIPTIVA, PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ES NECESARIO QUE SE CONSIDERE: Las tareas involucradas en ellos. Donde se realizan las tareas Quien es el responsable directo de cada tarea Cuandosedebenllevaracabo Los requerimientos de los recursos
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN TECNICA NARRATIVA Los procedimientos deben ser escritos en forma clara, sencilla, de facil lectura, entendimiento y seguimiento. ELEMENTOS QUE COMPONEN LA TECNICA NARRATIVA: El titulo o nombre del procedimiento El propósito del procedimiento u objetivo del mismo El procedimiento en sí (considerando iniciar cada clausula u párrafo con un verbo en imperativo o empleando voz activa) El procedimiento debe ser presentado en tres columnas la primera indica el departamento responsable, la segunda el cargo de la persona responsable de la ejecución del procedimiento, y la tercera la acción o paso que debe ejecutar la persona
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN REGLAS GENERALES QUE SE DEBEN CONSIDERAR A LA HORA DE DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO A TRAVÉS DE LA TÉCNICA NARRATIVA: a) Evitar emplear términos especiales y palabras que no sean de uso común b) Utilizar verbos que reflejen una acción concreta y evita la utilización de adjetivos o adverbios, sobre todo cuando estos no amplían la descripción o significado de la acción. c) Escribir las oraciones en tiempo presente del imperativo, recuerda que le estas diciendo a la gente que debe hacer en el momento y no lo que hicieron en el pasado o harán en el futuro d) Utilizar oraciones cortas y evita el uso de paréntesis, las personas entienden mejor las oraciones cortas. e) No introduzcas ideas, conceptos o explicaciones dentro del procedimiento, recuerda que un procedimiento debe indicar los pasos o tareas que deben realizarse para completar un trabajo, en el se describe quien hace qué, y donde, no la razón por la que lo hace.
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TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO Los diagramas de flujo -también conocidos como flujogramas- son una representación gráfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada cual. Es decir, son una mezcla de símbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda más fácilmente.
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO Criterios para el diseño de los diagramas de flujo Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios: Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información: Nombre de la institución. Título, diagrama de flujo. Denominación del proceso o procedimiento. Denominación del sector responsable del procedimiento. Fecha de elaboración. Nombre del analista que realizó el trabajo. Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables. Simbología utilizada y su significado.
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones: Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama. Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. No cruzar las líneas de flujo, emplear los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas. Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha. En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida. Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad. Cada flecha representa el flujo de una información.
American National Standard Institute(ANSI) FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense ANSI por sus siglas en inglés- es una organización privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluación de conformidad en los Estados Unidos. El ANSI ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos EDP- con el propósito de representar los flujos de información, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa, dicha simbología se muestra a continuación:
American National Standard Institute(ANSI) FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO
TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN flujograma
TECNICAS DE DOCUMENTACIÓN Flujograma: