DISEÑO DE DIAGRAMAS DE FLUJO EN LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 DISEÑO DE DIAGRAMAS DE FLUJO EN LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Organización y Racionalización Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

2 II. DISEÑO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

3 UNA IMAGEN VALE MÁS QUE MIL PALABRAS

4 Y SI ES UNA IMAGEN CON UNAS CUANTAS PALABRAS, MUCHO MEJOR

5 Pautas para el diseño de Diagrama de Flujo El Diagrama de Flujo es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades para obtener un resultado; este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

6 Pautas para el diseño de Diagramas de Flujo PERMITE: Detectar cuellos de botella. Racionalizar la documentación. Simplificar/Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor. Determinar la secuencia de los procesos de realización. Ver un proceso o parte de él.

7 Ventajas de los Diagramas de Flujo Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. Son un excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

8 Símbolos que se emplean en los Diagramas de Flujo INICIO / TERMINO BASE DE DATOS ACTIVIDAD ARCHIVO FISICO DOCUMENTO DECISIÓN SUB PROCESO ESPERA o DEMORA CONECTOR DENTRO DE PAGINA CONECTOR FUERA DE PAGINA

9 Notas para el diseño de los Diagramas de Flujo Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre de a dependencia o entidad, y del procedimiento. El inicio del procedimiento y final del mismo se representa con el siguiente símbolo: Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida. Ejemplo:

10 Notas para el diseño de los Diagramas de Flujo Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos. Ejemplo:

11 Notas para el diseño de los Diagramas de Flujo Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas; en caso necesario se utilizan ángulos rectos. Ejemplo:

12 Notas para el diseño de los Diagramas de Flujo Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situación especial. Ejemplo: La redacción del contenido del símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en presente de la tercera persona, ejemplo: recibe, deriva, supervisa, registra, etc.

13 DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Organización y Racionalización Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

14 III. DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

15 Definición de Procedimiento

16 Pautas para documentar procedimientos 1. Describe los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad. 2. Incluye los cargos y dependencias de la organización que intervienen en su desarrollo precisando su responsabilidad. 3. Contiene información relacionada con tiempo, formatos, autorizaciones o documentos necesarios, software, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que defina el correcto desarrollo de las actividades dentro de una organización. PERMITE: Facilitar las labores de auditoria, de evaluación y control interno. Generar conciencia en los trabajadores y en sus jefes que el trabajo se está realizando adecuadamente.

17 Documentación de procedimientos en el MTC

18 Documentación de procedimientos en el MTC CÓDIGO P R OCE S O Indicar el código de acuerdo al Listado Detalle del P roc edimiento Indicar la denominación del Proceso y Subproceso S UB P R OCE S O 1. DE NOMINACION DE L P R OCE DIMIE NT O (S e debe s eñalar en forma clara y precis a el nombre del procedimiento ) 2. OB J E T IVO (P recisar los beneficios (propósitos) que se pretenden alcanzar con el P rocedimiento) 3. AL CANCE (S e describe brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento, es decir a quienes afecta o que limites e influencia tiene) 4. B AS E L E GAL (S e citarán aquellos dis pos itivos legales y/o normas que regulan en forma directa la ejecución del procedimiento) 5. P OL IT ICAS (S on criterios que guiarán una o varias de las actividades descritas, que aunque no sean normas formalmente establecidas debe seguirse para obtener un res ultado s atis factorio) 6. R E S P ONS AB IL IDADE S (Identificar los pàrticipantes y definir su responsabilidad en la ejecución de procedimientos. La identificación se hará por nivel de responsabilidad, asegurándose que queden establecidos los limites de su actuación. La identificación debe consignar el cargo)

19 Documentación de procedimientos en el MTC 7. P R ODUCT OS O S E R VICIO (S e debe indicar el resultado del procedimiento, responde a la razón de para que se realiza?) 8. INDICADOR E S (S e debe expresar cuantitativamente el grado del cumplimiento del producto o s ervicio obtenido o la capacidad del procedimiento) 9. F OR MAT O Y/O INS T R UCT IVO (Detallar código y nombre) (Debe detallar las herramientas complementarias para la captura o sistematizacion de datos, asi como las instrucciones para la ejecución de los pasos del procedimiento)

20 Documentación de procedimientos en el MTC Indicar la Unidad Orgánica Indicar el Nº de Paso Consignar el cargo Consignar la descripción del paso Consignar el documento que se elabora en el paso

21 EJEMPLO PARA DOCUMENTAR

22 DOCUMENTACIÓN PROCEDIMIENTO : VIAJES INTERNACIONALES Unidad Orgánica : Dirección General de Aeronáutica Civil USUARIO - OACGD - MESA DE PARTES MESA DE PARTES DGAC DSA / DCA DIRECCION GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL COORDINACIÓN TÉCNICA DSA (OPERACIONES) COORDINACIÓN TÉCNICA DCA (CERTIFICACIONES) PROGRAMACIÓN Y CONTROL COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DESPACHO VICEMINISTERIAL DE TRANSPORTES INICIO PRESENTA REQUISITOS RELACIONADOS A PROCEDIMIENTOS TUPA N 5, 10, 11, 12, 14 Y 16 TECNICO, RECIBE Y VERIFICA DOCUMENTACIÓN TECNICO, RECIBE, DECRETA Y DERIVA EN EL SID A PROGRAMACIÓN Y CONTROL ENCARGADA, RECIBE DOCUMENTACIÓN Y REVISA REQUISITOS REQUISITOS VA AL PROCEDIMIENTO: SUBSANACION DOCUMENTAL LEY Nº No. CUMPLE CON REQUISITOS? ES CONFORME? Si No SOLICITA VIA MAIL DOCUMENTOS FALTANTES DENTRO DE 2 DIAS HABILES Si COORDINA DESIGNACIÓN DE INSPECTOR CON LOS COORDINADORES TECNICOS REGISTRA Y DERIVA EN EL SID A LA DGAC COORDINADOR TÉCNICO, VERIFICA DISPONIBILIDAD DE INSPECTOR Si ES CHEQUEO DE OPERACIONES? SID SISTEMA INTEGRADO DOCUMENTARIO COORDINADOR TÉCNICO, VERIFICA DISPONIBILIDAD DE INSPECTOR No HAY INSPECTOR? Si No AUTORIZA DESIGNACIÓN DE INSPECTOR EDE O DESIGNADO Y DE SER EL CASO REPROGRAMA INSPECCIÓN HAY INSPECTOR?. No REPROGRAMA INSPECCIÓN Y COMUNICA AL USUARIO DESIGNAN INSPECTOR A Si DESIGNAN INSPECTOR Y REMITE VÍA MAIL DENTRO DE 2 DÍAS HÁBILES LAS ACTIVIDADES A REALIZAR A ENCARGADA, ELABORA INFORME Nº 1, PROY. INFORME Nº 2, PROY. MEMORÁNDUM Y ENTREGA PARA VISACION Y FIRMA DOCUMENTACIÓN DIRECTOR, FIRMA INFORME Nº 1, MEMORANDUM Y PONE V B EN INFORME N 2 DOCUMENTACIÓN SECRETARIA, NUMERA MEMORANDUM Y DEVUELVE DOCUMENTOS ENCARGADA, PREPARA EXPEDIENTE CON DOCUMENTOS Y DERIVA EN EL SID PARA FIRMA POR DIRECTOR GENERAL GESTOR DIRECTOR GENERAL, FIRMA INFORME Nº 2, PONE V B EN CUADRO RESUMEN Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN ENCARGADA, SOLICITA CON MEMORÁNDUM AFECTACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTAL MEMORÁNDUM SISTEMA GESTOR RECIBE REQUERIMIENTO Y ACCESA AL SISTEMA GESTOR Y TRAMITA AFECTACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTAL MEMORÁNDUM TECNICO, NUMERA INFORME N 2, DERIVA EN EL SID Y DEVUELVE DOCUMENTOS ENCARGADA, CONSOLIDA EXPEDIENTE Y DERIVA EN EL SID AL VMT PARA FIRMA DE RESOLUTIVO DOCUMENTACIÓN ELABORA MEMORÁNDUM DE RESPUESTA A PROGRAMACIÓN y CONTROL ADJUNTADO LA AUTORIZACIÓN AFECTACIONDE CREDITO PRESUPUESTAL SID SISTEMA INTEGRADO DOCUMENTARIO VA AL PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE RESOLUTIVOS TERMINO LEYENDA INICIO / TERMINO ACCIÓN O PASO DOCUMENTO DECISIÓN MENSAJE AL USUARIO PROCEDIMIENTO PREDEFINIDO BASE DE DATOS ARCHIVO FÍSICO CONECTOR DENTRO DE PAGINA CONECTOR FUERA DE PAGINA

23 MUCHAS GRACIAS ELBERT PANTA SALDARRIAGA Director de Organización y Racionalización Oficina General de Planeamiento y Presupuesto