MAPEO DE PROCESOS
El Modelo de Transformación Transformación Es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto. Recursos INPUT OUTPUT Productos y Servicios
Qué son los procesos? Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo a los objetivos de la organización. Un proceso es simplemente un grupo de actividades estructuradas y medidas, designadas para producir una salida específica, para un cliente o mercado en particular. Un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que existen para conseguir un resultado bien definido dentro del negocio; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una salida. Los procesos son cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente externo o interno.
Qué son los procesos? Elementos de entrada (Inputs) Los materiales, equipos, información, personas, dinero o condiciones ambientales requeridas para llevar a cabo el proceso. PROCESO Secuencia de pasos o de actividades que transforman elementos de entrada en un resultado. Un proceso de trabajo agrega valor a los elementos de entrada cambiándolos o usándolos para producir algo nuevo. Resultados (Outputs) El producto o servicio que es creado por el proceso y que es entregado al cliente (interno o externo)
Qué son los procesos? MACROPROCESO PRODUCTOS Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 RECURSOS
Qué son los procesos? Macro Proceso: Proceso amplio y de largo alcance que frecuentemente atraviesa límites funcionales, de manera que muchos miembros de la organización son requeridos para completarlo. Algodón, productos químicos, tecnología, operadores, etc. PRODUCCION DE TELAS Telas tipo A, B, C, etc.
Qué son los procesos? Micro Proceso: Un proceso limitado compuesto de pasos y actividades detallados. Puede ser completado por sólo una persona. Algodón. HILADO Hilo.
Ejemplos de Procesos Hilo Teñido y Engomado, tecnología, operadores, etc. TEJIDO Denim Mineral de Hierro, caliza y carbón mineral. PRODUCCIÓN DE ACERO Laminados, zincalum, barras, etc.
En resumen: Los procesos de trabajo convierten Entradas en Resultados, agregándoles valor a las Entradas. Algunos Resultados son entregados a clientes externos y otros a clientes internos. Procesos grandes que atraviesan muchas funciones e involucran muchas personas son llamados macro procesos. Los altos ejecutivos de una organización se enfocan en el mejoramiento de estos macro procesos.
En resumen: Procesos pequeños que atraviesan pocas o sólo una función son llamados micro procesos. Los empleados de base desarrollan micro procesos. Todas las organizaciones tienen cientos y miles de procesos de trabajo. Una manera de manipular y/o gestionar los Macro procesos es quebrándolos en varios micro procesos, de manera que se puedan mejorar estos uno por uno.
Mapeo de Procesos El mapeo de procesos es una herramienta utilizada en la Ingeniería Industrial para: El diseño y definición de planes, programas y proyectos. El diseño, integración, organización, dirección y control de sistemas. La optimización del trabajo. La evaluación de resultados. Establecimiento de normas de calidad. El aumento y control de la eficiencia.
Mapeo de Procesos Misión y objetivos (del proceso) Proveedores Dueño del proceso Salidas Mapear el proceso significa determinar: Clientes Entradas Actividades límite y comprendidas
Mapas o Diagramas de Proceso Diagrama de flujo/dop. Técnica Snakes and Ladders. Diagramas SIPOC. Value Stream Map. Entre otros
Diagrama de Flujo
Diagrama de Flujo DESCRIPCIÓN Representación gráfica de las etapas de un proceso, obteniéndose una descripción detallada de cómo funciona el mismo, es útil en la investigación de oportunidades para la mejora. Ayuda a establecer el tipo de relaciones y el flujo de cualquier tipo de recursos. APLICACIÓN En la descripción de un proceso existente. En el diseño de un nuevo proceso.
Diagrama de Flujo P R O C E D I M I E N T O DESCRIBIENDO UN PROCESO EXISTENTE:»Identificar el inicio y el final de un proceso.»visualizar todo el proceso de principio a fin.»definir etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas).»elaborar un borrador del flujo p/representar el proceso.»revisar el flujo de cualquier recurso por etapas (gente).»realizar acciones de mejora y definir flujo del proceso.»verificar el diagrama de flujo contra proceso actual.
Diagrama de Flujo PROCEDIMIENTO DISEÑANDO UN NUEVO PROCESO:»Identificar el objetivo del proceso.»identificar el inicio y el final de un proceso.»visualizar las etapas que deben cumplirse en el proceso.»definir etapas (entradas, decisiones, entradas, salidas).»elaborar borrador del diagrama de flujo para el proceso.»revisar el flujo de cualquier recurso por etapas (gente).»tomar acciones de mejora de procesos y flujo de datos.»indicar fecha del diagrama para referencia y uso futuro.
Inicio Solicitud al área de compras Envió al almacén NO Solicitud de pedido de mesa bancos Comprobación de existencias Son suficientes? SI En el almacén se separan los solicitados Llenado de documentación Baja de existencia Se entrega al plantel Diagrama de Flujo
SÍMBOLO Símbolos del Diagrama de Flujo ACTIVIDAD INICIO - FIN ACTIVIDAD Es un rectángulo redondeado con las palabras inicio o fin dentro del símbolo. Indica cuando comienza y termina un proceso. Es un rectángulo dentro del cual se describe brevemente la actividad o proceso que indica. DECISIÓN SI NO Es un rombo con una pregunta dentro. A partir de éste, el proceso se ramifica de acuerdo a las respuestas posibles (generalmente son sí y no). Cada camino se señala de acuerdo con la respuesta. FLECHA (FLUJO) Líneas de flujo o fluido de dirección, son flechas que conectan pasos del proceso. La punta de la flecha indica la dirección del flujo del proceso. CONECTOR Se utiliza un círculo para indicar el fin o el principio de una página que conecta con otra. El número de la página que precede o procede se coloca dentro del círculo.
Ejemplo: Diagrama de Flujo (proceso de fotocopiado) INICIO 1 VERIFICAR FUNCIONA- MIENTO DE LA COPIADORA COLOCAR DOCUMENTO OPERA CORRECTAMENTE LA MAQUINA? SI NO EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE CORREGIR LA FALLA INDICAR NUMERO DE COPIAS SE ATORARON LAS HOJAS? SI EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE DESATORAR HOJAS NO INICIAR COPIADO TIENE ALGÚN PROBLEMA CON INSUMOS? SI EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE VERIFICAR INSUMOS 1 NO FIN
Diagrama de Flujo. ejercicio: Siguiendo los pasos para elaborar un diagrama de flujo realice lo siguiente: a. Diagrama correspondiente: Procedimiento para contestar un examen escrito de cualquier materia. a. Diagrama correspondiente: Procedimiento para poner en operación un televisor. a. Diagrama correspondiente: Procedimiento de trabajo de su propia área (actividades que desempeña).
DOP El proceso de embotellado comienza con el lavado de la botella ( 3 min),inspeccionado de la misma ( 2 min) y luego el envasado ( 5 min) para posteriomente encapsular (poner tapa 2 min),la tapa pasa por el proceso de lavado ( 2 min) e inspección ado ( 2 min),para su puesta en la botella a través del encapsulado. Efectuar el DOP del proceso con el cuadro resumen correspondiente
Técnica Snakes and Ladders Muestra la relación entre el macroproceso y los subprocesos. A B C D B 1 B 2 B 3 B 4 B 31 B 32 B 33 B 34
Técnica Snakes and Ladders Ejemplo:
Diagrama SIPOC S I P O C SUPPLIER PROCESS CUSTOMERS Persona o grupo que provee información, materiales u otros recursos al proceso. INPUT Serie de pasos que transforman e idealmente agregan valor al Input. OUTPUT Persona, grupo o proceso que recibe el Output.
Diagrama SIPOC Planilla para registrar los datos del proceso: Suppliers Inputs Process Outputs Customers
Ejemplo Diagrama SIPOC
Value Stream Map Santista Textil Brasil Pedido contra stock Pedido cada 15 días Actualización diaria Atención post venta Proveedores Clientes Adquisiciones Gerencia Planificación y Control de la Producción Servicio al Cliente CARDAS MANUARES HILADORAS URDIDORAS Inventario Espera T = 0.44 [hr/partida] R A =73.93% R C =73.93% P = 1735.7 [kg/hr] TC =12.48 [hrs/p] Máquinas: 32 Inventario Espera T = 0.46 [hr/partida] R A =61.93% R C =56.58% P = 1544.3 [kg/hr] TC = 14.03 [hrs/p] Máquinas: 7 Espera T = 0.08 [hr/partida] R A =98.77% R C =81.55% P = 1606.0 [kg/hr] TC = 13.49 [hr/p] Máquinas: 13 45% a Urdidoras 65% a Tejeduría Espera T = 0.26 [hr/partida] R A = 32.34 % R C = 31.05 % P = 2934 [kg/hr] TC = 7.38 [hr/p] Máquinas: 3 Opera Lunes a Sábado TEÑIDO Y ENGOMADO TEJEDURÍA SANFORIZADORA TEPA CONTROL DE CALIDAD Espera T =0.34 [hr/partida] R A =74.81% R C =74.81% P = 1476 [kg/hr] TC = 14.68 [hr/p] Máquinas: 2 Espera T = 0.74 [hr/partida] R A =101.0% R C = 90.66% P = 1769.4 [kg/hr] TC = 12.24 [hr/p] Máquinas: 88 R A = 91.61 % R C = 91.61 % P = 1285.4 [kg/hr] TC = 12.85 [hr/p] Máquinas: 1 TC =[hrs/partida]
Ejercicio 1. Diagrama de Flujo. Proceso de Atención a Pacientes Hospitalizados Los pacientes que serán hospitalizados son ingresados en la sección de Admisión, que es parte de la Administración del Hospital. Luego, la enfermera recibe al paciente en el Servicio de Hospitalización y toma signos vitales. El médico realiza la Anamnesis y Examen Clínico, y posteriormente da Indicaciones al paciente. Estas indicaciones pueden ser: a) Intervención Quirúrgica, que son realizadas en Pabellón Quirúrgico y en donde se genera un informe de Intervención Quirúrgica, para la reevaluación médica. b) Toma de Examen, que son realizados en Servicios de Apoyo Diagnóstico. Una vez tomado el examen se genera un Informe que será utilizado por el médico para la reevaluación del paciente. Una vez realizada la indicación dada por el médico, éste reevalúa al paciente para observar cómo ha evolucionado. Con la reevaluación el médico decidirá si da nuevas indicaciones o si es dado de alta del Servicio de Hospitalización. Si el paciente es dado de alta, entonces el médico generará un Informe de Alta y el paciente sale del Sistema de Hospitalización.
Ejercicio 1. Diagrama de Flujo. PARTICIPANTES ACTIVIDADES DECISIONES DOCUMENTOS
Ejercicio 2. Diagrama de Flujo. Proceso de Atención en Unidad de Emergencia. El proceso de atención en una Unidad de Emergencia comienza con la llegada del paciente a la ventanilla de Admisión para entregar sus datos. Luego, una enfermera llamará y recibirá al paciente para tomar sus signos vitales. Posteriormente, el médico llevará a cabo el proceso de TRIAGE, que consiste en la clasificación del paciente de acuerdo a su nivel de gravedad. Con este proceso el médico determinará si corresponde que el paciente sea atendido en la Unidad de Emergencia o sea derivado a Atención Ambulatoria. Si el paciente es atendido en Unidad de Emergencia, el médico realizará la Anamnesis y un examen clínico, con lo que puede dar las siguientes Indicaciones al paciente: 1. Tomar un Examen, que se realizará en la Unidad de Apoyo Diagnóstico. La toma de examen implica la generación de un informe que luego será entregado al médico para su Reevaluación. 2. Procedimiento (cirugías menores), realizado por la Enfermera, que luego generará un informe de resultados para la Reevaluación médica. Una vez que sean realizados el Procedimiento o el Examen, el médico hará una Reevaluación del paciente, con lo que podría dar nuevas indicaciones, es decir, repetir procedimientos o pedir nuevos exámenes, o bien, dar indicaciones de hospitalización. Finalmente, el médico dará indicaciones al egreso, como por ejemplo, reposo, régimen alimenticio, etc., y puede dar una orden de medicamentos, los que posteriormente son retirados por el paciente en la farmacia.