OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INFORME TRIMESTRAL VIGENCIA 2008 FRANCISCO JAVIER PEREZ CADENA JEFE CONTROL INTERNO JULIO 16 DE 2008
INFORME TRIMESTRAL OFICINA DE CONTROL INTERNO JULIO 16 DE 2008 OBJETIVO GENERAL Conocer el estado y efectividad del Sistema de Control Interno de nuestra entidad; mediante la evaluación de la calidad de cada una de las actividades y tareas correspondientes a cada dependencia de la administración central, con miras de coadyuvar a la consecución de los fines perseguidos. OBJETIVOS ESPECIFICOS Cotejar que la información proporcionada sea evidente. Asegurar el correcto gerenciamiento del manejo y protección de los recursos de la entidad. Elaborar las recomendaciones precisas para aquellas falencias encontradas. Realizar el seguimiento necesario para optimizar las falencias encontradas.
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN POR DEPENDENCIAS Técnicas utilizadas. CUESTIONARIO: Se aplicó un cuestionario en base al Manual de Control Interno y Administración de Riesgos. INDAGACIÓN: Se realizaron varios sondeos a empleados y personas involucradas en cada proceso. OBSERVACION DIRECTA: A través de visitas se observaron los procesos y procedimientos llevados a cabo en cada dependencia. CLASE DE CONTROL Detectivo Disciplinario: Con el objeto de inspeccionar cualquier error, desatención o anomalía y controlar el resultado del sistema, disciplinando las funciones y las personas.
Hallazgos generales encontrados 1. Aún la Misión de nuestra Alcaldía, no se encuentra en un lugar visible, y algunos colaboradores la desconocen. 2. Las dependencias de la entidad, no tienen una manifestación expresa de una misión, visión, objetivos y metas en su ámbito de competencia. 3. Tampoco han definido un Plan de Actividades que incluya objetivos, metas e indicadores de gestión. 4. La entidad no cuenta con un Organigrama actualizado. 5. Los recursos físicos y logísticos con que cuenta la entidad no son suficientes para cumplir con sus funciones. 6. El personal que labora en cada área es suficientemente idóneo para ejercer sus tareas y actividades. 7. Pero algunos funcionarios no tienen claramente definidas sus funciones. 8. Algunas dependencias no cuentan con archivos de documentos y normas debidamente organizados. 9. Para la custodia y conservación de activos, registros, documentos y otros; no existen las medidas de seguridad necesaria. 10. No existe un Plan de capacitación institucional. 11. La entidad está atrasada en el avance de implementación y diseño del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 12. El proceso de implementación y cumplimiento de la norma técnica de Calidad NTCGP 1000 no se ha iniciado. 13. La entidad no ha definido la situación jurídica del señor CRISTO MANUEL ARCIA GONZALEZ. 14. El Sistema de Control Interno es deficiente y con vulnerabilidad de riesgo alta.
ÁREA: RECURSOS HUMANOS 1. La responsabilidad de las actas de posesión están bajo un solo funcionario. 2. Los pagos Parafiscales y de Seguridad Social se están realizando oportunamente a través del SOI. 3. Se cuenta con un Manual de Funciones y Requisitos Mínimos para cada uno de los cargos con que cuenta la entidad, pero no está actualizado. 4. Existen mecanismos para supervisar la liquidación y elaboración de la nómina. 5. El programa de Bienestar para los empleados de la entidad aún no está formulado. 6. No se cuenta con un programa de Salud Ocupacional según lo establecido por la normatividad vigente. 7. El archivo de hojas de vidas no se encuentra debidamente organizado. 8. El personal de la entidad se encuentra afiliado a Pensiones, Salud y Riesgos Profesionales. 9. Se dejó de llevar el control de entrada y salida de los funcionarios. 10. Las ausencias laborales se solicitan en forma escrita. 11. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
AREA: SECRETARIA DE SALUD 1. Se está inspeccionando, vigilando y controlando a las entidades que prestan los servicios de salud en el Municipio. 2. Se está realizando la vigilancia y control en todo lo concerniente a Salud Pública. 3. Pero algunas quejas sobre higiene, realizadas por habitantes del municipio no han sido atendidas oportunamente. 4. La Vigilancia Epidemiológica se está llevando a cabo en conjunto con la ESE CAMU. 5. Se tienen establecidos programas para prevenir y controlar enfermedades transmisibles, agudas y crónicas. 6. El Plan Anual de Caja de los Ingresos y Gastos de salud no se encuentra elaborado. 7. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
AREA: TESORERIA 1. Los manuales de Estatuto Tributario y de Procedimiento, aún no se han actualizados. 2. Aún se deben los cuatros periodos del año 2007 a la DIAN, y aunque los desembolsos actuales son regulares; ya se llegó a un acuerdo de pago con dicha entidad. 3. Los Libros de Banco y Presupuesto se están llevando en forma sistematizada. 4. Las conciliaciones bancarias se están elaborando periódicamente. 5. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
AREA: SECRETARIA DEL INTERIOR 1. Se tiene a cargo la coordinación del CLOPAD Municipal, el cual se encuentra debidamente organizado. 2. Se documenta por medio de actas las reuniones de trabajo (Consejo de Política Social, Consejo de Seguridad, entre otros). 3. Se está llevando un control a los sacrificios de ganado porcino. 4. Cuenta un libro de registro para los Hierros y Herretes debidamente organizado. 5. Los actos administrativos que se realizan cuentan con la ayuda de un Asesor Jurídico. 6. El Libro de Decretos y Resoluciones se está llevando debidamente. 7. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
AREA: SECRETARIA DE EDUCACION 1. Participación activa y acompañamiento en la organización y funcionamiento del Centro de Recursos Educativos Municipales CREM. 2. Los programas para la Promoción y Fomento de la Educación están definiéndose. 3. Se está coordinando el programa de capacitación tendiente a preparar a los alumnos para la presentación de las pruebas ICFES. 4. Los estudios y análisis para la administración, control y optimización de la calidad educativa están en proceso de definición. 5. Se ha gestionado ante la Presidencia de la República para obtener la vinculación de nuestro municipio en el Plan Padrino. 6. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
AREA: PLANEACION MUNICIPAL 1. Se aplican mecanismos de coordinación entre la Planeación y el Presupuesto. 2. Se tienen conformado los Consejos Territoriales de Planeación. 3. Para cada uno de los Planes y Programas de la entidad se están fijando políticas y metas. 4. Para la formulación de los Proyectos se ha establecido como elemento básico un proceso de diagnóstico. 5. Se le está realizando el respectivo seguimiento a todas las Obras Públicas. 6. El Banco de Proyecto de Inversión Municipal es manejado por un solo funcionario. 7. Las leyes se están haciendo valer en relación a la delimitación de los espacios públicos. 8. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
AREA: PRESUPUESTO MUNICIPAL 1. Se informa a tiempo sobre los traslados y adiciones tendientes a evitar el desequilibrio presupuestal. 2. Los Estados Financieros se evalúan y se analizan con el objeto de conocer la situación financiera, económica y social de nuestro municipio. 3. Las disponibilidades presupuestales se están certificando. 4. Se expide el respectivo registro presupuestal. 5. Como mecanismo para la ejecución y liquidación presupuestal de ingresos y gastos, se está utilizando el programa ARIES. 6. La oficina no tiene privacidad y no cuenta con un archivo seguro para la información.
RECOMENDACIONES Publicar en un lugar visible la Misión y los Valores que profesa nuestra entidad. Elaborar aquellas dependencias que aún no lo han establecido, un Plan de Actividades que incluya objetivos, metas e indicadores de gestión. Realizar cada dependencia una manifestación expresa de su misión, visión, objetivos y metas en su ámbito de competencia. Actualizar la Estructura Orgánica de nuestra entidad. Dotar de recursos físicos y logísticos a cada una de las dependencias, para el efectivo cumplimiento de sus funciones. Elaborar un Plan de Capacitación Institucional. Implementar los programas de Bienestar Social (Decreto Ley Nº 1567 de 15 de Agosto de 1998 Art. 16) y Salud Ocupacional para nuestra entidad. (Decreto 1295 de 1994). Definir la situación jurídica del señor CRISTO MANUEL ARCIA GONZALEZ, debido a que esta situación le puede causar un deterioro a los recursos de nuestro municipio. Definir los programas para la promoción y fomento de la Educación y realizar estudios y análisis para la administración, control y optimización de la calidad educativa. Actualizar los Manuales de Estatuto Tributario y de Procedimiento, así como también el Manual de Funciones y Requisitos por Cargos. Realizar oportunamente los pagos a la DIAN, aún se deben los cuatro periodos anteriores. Implementar medidas de seguridad para custodia y conservación de activos, registros, documentos, entre otros. Sistematizar el Archivo. Avanzar en la implementación del MECI y la norma técnica de calidad NTCGP 1000. Francisco Javier Pérez Cadena Jefe Control Interno