MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES PROCESO COMPRA DE BIENES PROCEDIMIENTO REVISADO POR APROBADO POR Director Servicios Universitarios Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
1. OBJETIVO Definir la programación para la realización de las compras de bienes con base en los requerimientos planeados por parte de las unidades, para dar cumplimiento a los niveles de servicio acordados, relacionados con: disponibilidad, mejores precios, oportunidad en la entrega y calidad, identificando tipos de compra de bienes a ser negociados a través de la creación de convenios que buscan establecer relaciones de largo plazo con los proveedores y que arrojen beneficios para la Universidad. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de los requerimientos de bienes por parte de las unidades hasta la aprobación de la programación des compras por parte de la Junta de Compras. 3. DEFINICIONES No aplican definiciones. 4. CONDICIONES GENERALES La programación de las compras de bienes se regirán por los lineamientos definidos en el Manual de normas y lineamientos generales de contratación (LE-P11-MN01). La Oficina de realizará anualmente la programación de las compras de bienes. Planeación de las compras La Oficina de solicitará a las unidades de la Universidad el envío de la información relacionada con el estimado de bienes que requerirán para el siguiente año a través del formato Planeación de compras de las unidades (BS-P11-F25), basados en el histórico de consumo y en el presupuesto aprobado para la unidad. La Oficina de, a partir de la información enviada por las unidades, realizará la programación de las compras y las negociaciones comerciales con los proveedores. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 7
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 PROGRAMACIÓN DE COMPRAS DE LA COMPRA DE BIENES No. 1 DESCRIPCIÓN Consolida la información de los formatos Planeación de compras de las unidades (BS- P11-F25) entregados por las unidades. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Jefe Oficina de 2 Define los roles y las responsabilidades de cada uno de los Auxiliares de Compras de la Oficina de. Jefe Oficina de 3 Identifica en el maestro de proveedores o en el mercado, los proveedores que pueden ofrecer esos bienes. Auxiliares de Compras 4 Relaciona las necesidades de bienes de las unidades con la lista de proveedores que ofrecen los bienes solicitados. Oficina de Auxiliares de Compras Desarrolla junto con el Director de Servicios 5 Universitarios el plan de negociación con los proveedores teniendo en cuenta el presupuesto de las unidades y realiza reuniones para llegar a Auxiliares de Compras acuerdos. Entrega el consolidado de la programación de 6 compras a la Junta de Compras para su aprobación, previa negociaciones comerciales con los Jefe Oficina de proveedores. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 7
6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última una página y la primera de la siguiente. actividad de Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 7
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INICIO Consolida la información de los formatos de Planeación de compras de las unidades (BS-P11-F25) entregados por las unidades. Desarrolla la estrategia general de adquisiciones con base en las necesidades recibidas e identificadas por las unidades. Define los roles y las responsabilidades de cada uno de los funcionarios de la unidad de suministros. Identifica en el maestro de proveedores o en el mercado, los proveedores que pueden ofrecer esos bienes y servicios. Integra la lista de necesidades de las unidades con la lista de proveedores que ofrecen los bienes y servicios solicitados. Desarrolla junto con el Director Financiero el plan de negociación con los proveedores teniendo en cuenta el presupuesto de las unidades y realiza reuniones para llegar a acuerdos. Entrega el consolidado de la programación de compras a la Junta de compras. FIN Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 7
7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO Planeación de compras de las unidades BS-P11-F25 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE INTERNO EXTERNO Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 7