2016 MANUAL SYS APOLO - FACTURACION SYS SOFTWARE Y SOLUCIONES Ltda. Nit 900107246-0 01/01/2016
COMO INGRESAR AL PROGRAMA Se debe ingresar al programa con el usuario y la contraseña como muestra la imagen: Realizada la conexión haga clic en el botón este presentará la siguiente ventana (ver imagen) para ingresar al programa y El sistema cuenta con una serie de ventanas las cuales se deben configurar para dar inicio al funcionamiento del programa. 1. CONFIGURACIÓN En esta ventana se pueden apreciar todas las funcionamiento del módulo de Facturación. opciones que son necesarias para el
Para el funcionamiento del Módulo de Nómina se debe empezar por configurar las siguientes opciones: 1.1 ESTRATOS Esta opción nos permite crear los estratos en que se clasifica los barrios. Se selecciona la ventana estratos y esta muestra la siguiente ventana. NUEVO Para crear los estratos se da clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el sistema le muestra una ventana donde se debe de ingresar la información solicitada. MODIFICAR Para modificar se selecciona el estrato a modificar y se ingresa el nuevo concepto. ELIMINAR Para eliminar un estrato se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
1.2 USOS NUEVO Para crear los usos se da clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el sistema le muestra la ventana donde se debe ingresar la información solicitada luego se le da aceptar y ya queda creada. MODIFICAR Para modificar se selecciona el uso a modificar y se ingresa el nuevo se da clic en aceptar ELIMINAR Para eliminar un uso se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
1.3 CONCEPTOS NUEVO Para crear los conceptos se da clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el sistema le muestra la ventana donde se debe de ingresar la información solicitada luego se le da aceptar y queda creada. MODIFICAR Para modificar seleccione el concepto a modificar ingrese el nuevo concepto luego se le da aceptar para guardar la información. ELIMINAR Para eliminar un concepto se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
1.4 RUTAS Permite crear las rutas para la distribución de las facturas o sea los barrios en que está dividida la ciudad. Para parametrizar la opción de rutas se da clic en sistema le despliega una ventana como la siguiente. y el NUEVO Se da clic en nuevo para crear las rutas de distribución luego aceptar para guardar la información. MODIFICAR Seleccionar la ruta a modificar e ingresar la nueva información dar aceptar para que guarde la información nueva. ELIMINAR
Para eliminar una ruta se selecciona y se la elimina. 1.5 SERVICIOS En esta opción se configura los servicios que la entidad prestara. Dar clic en la opción servicios y el programa la mostrara una ventana donde se pueden apreciar los servicios ya creados. Nuevo Esta opción permite crear nuevos servicios dando clic en la opción nuevo el sistema le despliega una ventana para la digitación de la información solicitada.
En esta ventana ingrese el servicio, el nombre del servicio, si afecta contabilidad se chequea la opción se digitan las cuentas debito y las crédito (la cuenta crédito es la que arrastra la configuración con presupuesto se da aceptar para que guarde la información. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo y haga clic en la opción herramientas y el registro quedara eliminado. de la barra de 1.6 PERÍODOS DE COBRO Permite crear los periodos de cobro del servicio NUEVO Para crear los periodos de cobro se seleccionar la opción nuevo y el sistema le muestra una ventana donde se debe ingresar las fechas siempre del 01 hasta el 30 o 31 de cada mes y la fecha límite de pago se da aceptar para guardar la información.
MODIFCAR Para modificar un periodo de cobro se da clic en la opción información. y se cambia la ELIMINAR Se selecciona la sección y se da clic en. 1.7 BARRIOS Permite crear los barrios en que está dividida la ciudad. NUEVO Para parametrizar los barrios se da clic en la opción nuevo y el sistema le muestra una ventana para ingresar la información solicitada dar aceptar para guardar la información.
MODIFICAR Para modificar la configuración de los barrios se da clic en el icono barra de herramientas. Y se modifica las opciones necesarias. en la ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono de la barra de herramientas y el sistema le muestra un mensaje donde le pregunta si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.8 PUNTOS DE PAGO Haga clic en punto de pago y el programa le despliega una ventana en la cual se debe ingresar la información que allí solicita. NUEVO
Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear los puntos de pago el nombre del punto de pago y la cuenta de banco donde se verá reflejado el recaudo. Dar aceptar para guardar la información. MODIFICAR Para modificar un punto de pago ya creado se da clic en el icono le despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el sistema ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.9 INTERES DE MORA
Haga clic en opción interés de mora y el programa le despliega una ventana en la cual se debe ingresar la información que allí solicita. NUEVO Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear los interese de mora ingresando los datos que solicita. El mes y el % del interés a cobrar. MODIFICAR Para modificar un interés de mora ya creado se da clic en el icono sistema le despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.10 TIPOS DE MATRICULAS En esta opción permite crear los tipos de matriculas combinando los conceptos los estratos y usos.
Haga clic en opción tipo de matriculas y el programa le despliega una ventana en la cual se debe ingresar la información que allí solicita. NUEVO Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear los tipos de matriculas ingresando los datos que solicita. MODIFICAR Para modificar un tipo de matricula ya creado se da clic en el icono sistema le despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 2. SUSCRIPTOR 2.1 SUSCRIPTOR NUEVO
Esta opción nos permite crear suscriptores dando clic en la opción nuevo, para que nos muestre la ventana donde ingresaremos la información solicitada. MODIFICAR Para modificar se selecciona elsuscriptor a modificar y se ingresa los nuevos datos o correcciones y posteriormente damos clic en aceptar ELIMINAR Para eliminar seleccionamos el suscriptor, sin embargo se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
2.2 MATRICULAS Al ingresar a la opción de matrículas el sistema me permite realiza la creación, modificación, eliminación y búsquedas de las matrículas. NUEVO Para crear las matriculas ingresaremos a la opción nuevo que se halla en la parte superior izquierda y el sistema me muestra la ventana donde ingresaremos la información que ahí se solicita, como datos del suscriptor, matricula, conceptos, descripción y observaciones
MODIFICAR Para modificar se selecciona la matricula a realizar cambios y se ingresa los nuevos datos. ELIMINAR Para eliminar una matrícula se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
IMPRIMIR Esta opción permite realizar la impresión del listado de las matriculas registradas, para realizar este proceso debemos dar clic en buscar para visualizar la información y posteriormente daremos imprimir y escogemos entre las opciones que la herramienta nos presenta.
2.3 HISTORIAL. Esta opción permite visualizar el historial de los suscriptores a través de diferentes herramientas de búsqueda que el sistema presenta, además que permite exportar la información desde la opción
2.4 Matricula Activa/Congelada Esta opción permite realizar el cambio de estado ya sea activación o bloqueo de una determinada matricula, el sistema presenta la siguiente ventana donde debemos ingresar el número de la matricula a modificar su estado. 2.5 Matricula uso/estrato.
Esta opción permite realizar el cambio de estrato y uso de una determinada matricula, el sistema presenta la siguiente ventana donde debemos ingresar el número de la matricula a modificar su estado. 3. TARIFAS Esta opción permite registrar las tarifas de cobro del servicio. 3.1 CONCEPTOS NUEVO Para crear los conceptos se da clic en la opción nuevo y el sistema le muestra la siguiente ventana la cual tiene una serie de iconos los cuales se deben tener en cuenta para la parametrizacion.
MODIFICAR Para modificar un concepto ya creado se da clic en el icono despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el sistema le ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 3.2 SERVICIOS NUEVO Para crear un servicio se da clic en la opción nuevo y el sistema le muestra una ventana para digitar la información solicitada. Ver imagen
Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo ya haga clic en la opción herramientas y el registro quedara eliminado. de la barra de 4. FACTURACIÓN En esta opción se genera la facturación de los periodos después de haber configurado el sistema. 4.1 GENERAR FACTURA Para generar la factura de un periodo de da clic en generar facturación y el sistema le despliega una ventana en la cual se escoge el periodo a facturar y se debe digitar el día de la facturación se da acepta y el sistema le genera toda la facturación.
4.2 IMPRIMIR FACTURACIÓN Después de la generación de la facturación se da clic en la opción imprimir facturación y el sistema le muestra una ventana en la cual se puede escoger la forma de imprimir la factura como se ve en la imagen. Se puede imprimir por número de factura, por número de matrícula, número de ruta, por identificación o cualquier otra opción de la pantalla se en aceptar y el sistema ya le imprime la factura. 4.3 REFACTURAR En esta opción permite refacturar las facturas modificadas por algún concepto y el sistema toma la misma factura y la vuelve a facturar.
4.4 CERRAR PERÍODO ACTUAL Esta opción cierra el periodo el cual ya se facturo y se realizo el descargue de los pagos efectuados por los usuarios. Se da clic en la opción cerrar periodo actual y el sistema le muestra un mensaje el cual advierte que este paso es irreversible por lo tanto se debe tener mucho cuidado al cerrarlo, antes de realizar este paso siempre se debe descargar todas las facturas que hayan tenido pagos en ese periodo.
4.5 FACTURA ABONO Permite realizar los abonos a las facturas con saldos altos y que los usuarios soliciten abonar. Se da clic en la opción factura abono y el sistema le muestra una ventana como la siguiente. NUEVO Para crear una factura abono haga clic en la opción de la barra de herramientas y el programa presenta una ventana donde se debe ingresar la información solicitada.
Se debe ingresar la factura a la cual se le va hacer el abono y el sistema le muestra la información luego se digita la fecha del pago y el valor abona haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. 4.6 FACTURACIÓN INDIVIDUAL Esta opción permite facturar matriculas nuevas después de haber facturado el período o mes actual.
Nuevo Para crear una factura nueva haga clic en la opción de la barra de herramientas y el programa presenta una ventana donde se debe ingresar la información solicitada luego de esto ya se genera la factura. 5. FINANCIACION.
5.1 Otros Conceptos. Esta opción permite realizar dos clases de documentos entre los que encontramos financiación, y refinanciación (Acuerdo de Pago). NUEVO 5.1.1 FINANCIACION. Para crear un acuerdo de pago nos dirigimos a nuevo y desplejamos la fecha donde encontraremos la opción financiaciones damos clic y el sistema me presenta una ventana donde ingresaremos el concepto por el cual se realiza este documento y posteriormente el número de la matrícula. MODIFICAR Para modificar realizamos la búsqueda del acuerdo y se ingresa las correcciones que la entidad ha de realizar.
Una vez realizado este procedimiento daremos clic en modificar y en la ventana nos muestra los datos que se crearon para ser modificados. ELIMINAR Para eliminar una entidad se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción. 5.1.2 REFINANCIACION. Para crear nos dirigimos a nuevo y desplejamos la fecha donde encontraremos la opción Refinanciacion damos clic y el sistema me presenta una ventana donde ingresaremos el número de financiación creado anteriormente e ingresaremos los datos solicitados.
5.2 Recibo de Pago. Esta opción permite realizar los recibos de pago para la cancelación de las cuotas de los acuerdos de financiación creados NUEVO Para crear un Recibo de pago nos dirigimos a nuevo damos clic y el sistema me presenta una ventana donde ingresaremos el No de financiación y posteriormente en buscar Para visualizar la información y diligenciar los datos requeridos.
MODIFICAR Para modificar realizamos la búsqueda del recibo de pago, teniendo en cuenta que este no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción. ELIMINAR De igual manera para eliminar un recibo de pago se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción. IMPRIMIR Esta opción permite realizar la impresión del listado de financiación, para realizar este proceso debemos dar clic en buscar para visualizar la información y posteriormente daremos imprimir.
6. PROCESOS Esta opción permite registrar las Suspensiones y las re conexiones por el servicio. Haga clic en la opción procesos y el programa le presenta la siguiente ventana. 6.1 SUSPENSIONES Cuando la empresa suspende el servicio, el usuario queda imposibilitado temporalmente para disfrutar del servicio, en este caso el sistema permite generar el listado de suspensiones como se indica a continuación: Se selecciona por barrio y por cantidad de facturas a trazadas para la suspensión y se le asignan a las personas encargado de las suspensiones. 6.2 IMPRIMIR SUSPENSIONES Esta opción permite visualizar el listado de los usuarios a los cuales se les hará la suspensión se imprime este listado y se les entrega al personal encargado de la suspensión.
7. REPORTES Permite sacar los reportes necesarios para verificar la información que sea de utilidad en la entidad 7.1 INGRESOS Este reporte muestra todos los ingresos que la entidad ha recibido por los conceptos de los servicios prestados en la facturación.
7.2 FACTURAS CANCELADAS 7.3 FACTURAS CANCELADAS CONCEPTO Este reporte le muestra todas las facturas que se han cancelado en un período por cualquier concepto que necesiten verificar.
7.4 FACTURACION Este reporte genera el resumen de la facturación por cualquier concepto (alcantarillado, acueducto y aseo) como se puede visualizar en la siguiente ventana. 7.5 REPORTES SUI Este reporte lo puede generar para entrega de informes a los entes de control según los formatos que requiera la entidad, como se puede observar en las imágenes.
7.6 MATRICULAS En este reporte se pueden consultar las matriculas por los conceptos, estratos, usos, barrios o estado de matricula a la fecha que la entidad requiera, como se puede visualizar en la siguiente imagen.
7.7 MOROSOS En este reporte se pueden visualizar los morosos por los conceptos, estratos, usos, barrios o tipo de matricula a la fecha que la entidad requiera, como se puede visualizar en la siguiente imagen.
7.8 FACTURAS CANCELADAS ABONO En este reporte se puede visualizar las facturas canceladas por concepto de abonos. 7.9 FINANCIACION RECIBOS DE PAGO En este reporte se puede ver los pagos por las financiaciones que la empresa le hace a sus suscriptores por conceptos de matriculas.
7.10 RESUMEN FACTURACION En este reporte se genera un resumen por cada concepto de facturación (estrato o uso) según la fecha requerida por el usuario.
7.11 RELACION Y REPORTE DE MATRICULAS En este reporte puede generar las matriculas de todos los servicios prestados por la entidad y a la fecha que lo requieran imprimir. 7.12 FACTURACION/INGRESOS En este reporte genera todos los ingresos relacionados con los servicios prestados por la entidad, lo puede imprimir por concepto, periodo, estrato y uso, como se mira en la siguiente ventana.
7.13 REPORTE CARTERA POR EDADES En este reporte se visualiza la cartera por edades de los morosos según el periodo solicitado por el usuario. 7.14 RELACION MATRICULAS POR SERVICIO En este reporte se puede visualizar todas las matriculas que están registradas en la entidad y por los servicios prestados.
9. HERRAMIENTAS. 9.1 Reconectar. Cuando falla la conexión de red o se desconecta el servidor, esta opción le permite volver a conectarse para poder seguir trabajando. 9.2 Reversar Factura. Esta opción permite reversar las facturas que fueron descargadas ingresando el número de dicha factura que se desea cambiar el estado.
Una vez ingresemos a esta opción el sistema me presenta la ventana donde debemos diligenciar el número de la factura a reversar y posteriormente clic en aceptar para confirmar los cambios. 9.3 Reversar Factura abono Esta opción permite reversar las facturas de abono que fueron descargadas ingresando el número de dicha factura de abono que se desea cambiar el estado. Una vez ingresemos a esta opción el sistema me presenta la ventana donde debemos diligenciar el número de la factura de abono a reversar y posteriormente clic en aceptar para confirmar los cambios
9.4 Actualizar Factura. Esta opción permite actualizar el pago de la factura que fue ingresada, y de la cual se desea cambiar alguno dato. 9.5 Actualizar Cupón. Esta opción permite actualizar el cupón de la factura o abono que fue ingresada, y de la cual se desea cambiar alguno dato. Una vez ingresado a esta opción seleccionamos entre los dos conceptos factura o abono y posteriormente ingresamos el número según corresponda, para generar el nuevo cupón.
10. USUARIO 10.1 Modificar Datos de Usuario. Esta opción le permite al usuario cambiar la contraseña como se observa a continuación (Ver Imagen). 11. VENTANA. Esta opción permite tener un acceso más práctico si se tiene varios documentos abiertos a la vez para poderlos visualizar sin necesidad de volver a llamarlos.